Was kostet CMMS-Software? Ein praktischer Leitfaden

Die Entscheidung, das Wartungsmanagement eines Unternehmens von einer Tabellenkalkulation auf ein Computerized Maintenance Management Software (CMMS) System umzustellen, kann ein langer und oft schwieriger Prozess sein. Veränderung kann schwierig sein – selbst wenn sie zum Besseren ist. Bedenken konzentrieren sich typischerweise darauf, wie schwierig der Prozess sein wird, wie gut das Wartungspersonal es aufnehmen wird, wie viel Zeit die Implementierung dauern wird und natürlich, was die CMMS-Kosten sein werden.

Die Dinge können noch herausfordernder werden, sobald die Suche nach dem richtigen und kosteneffektivsten CMMS für Ihr Unternehmen beginnt. Wartungsmanagement-Software ist in den letzten Jahren zu einer boomenden Branche geworden. Da die Nachfrage nach effizienteren Wegen der Unternehmensführung wächst, reagieren CMMS-Anbieter weiterhin, indem sie verschiedene Optionen, Funktionen und Preisliste anbieten. Eine flüchtige Google-Suche nach dem Keyword „CMMS companies“ ergab 625.000 Website-Links. Kein Wunder, dass Unternehmensinhaber und Manager den Prozess der Recherche von Wartungsmanagement-Software als entmutigend empfinden. Die folgenden Tipps zielen darauf ab, die Verwirrung und Frustration aus Ihrer CMMS-Suche zu nehmen.

Die Bedürfnisse Ihres Unternehmens kennen

Keine zwei Unternehmen sind gleich, da Unterschiede in Größe, Betriebsmethoden, Anlagenstruktur und Personalbestehen. Um die beste CMMS-Software für Ihr Unternehmen zu finden, ist es am besten, zunächst mit einem Team von Personen zu beraten, die in den Betrieb Ihrer Anlage involviert sind. Dies können Personen sein, die in der Wartung arbeiten und/oder externe Auftragnehmer und Lieferanten sind. Diese Personen werden in der besten Position sein, um Ihnen zu helfen, die Funktionen zu bestimmen, die benötigt werden, um 100 % Ihres Wartungsmanagement-Betriebs auf ein automatisiertes Softwaresystem zu übertragen. Als Team können Sie eine Liste der erforderlichen Funktionen sowie eine sekundäre Wunschliste erstellen, die andere Funktionen enthält, die Sie hilfreich, aber nicht notwendig finden würden. Hier sind einige häufig angeforderte Funktionen:

• Verfolgung monatlicher oder vierteljährlicher Wartungsreparaturkosten
• Reduzierung von Geräteausfallzeiten mit präventiven Wartungstools
• Beseitigung der Notwendigkeit für Papier
• Einfaches Work-Order-Management und Arbeitsauftragsanfrageformulare
• Fähigkeit, Arbeitsaufträge mit mobilen Geräten zu verarbeiten
• Methode zur Verfolgung des Standorts von Geräten und Teilen
• Kalendersystem für die Planung von Wartungsaktivitäten
• Verbesserung der Kommunikation zwischen Teammitgliedern und nach oben zum Management, falls erforderlich

Mit Ihren Funktionslisten abgeschlossen, können Sie nun CMMS-Anbieter suchen, die die Funktionen anbieten, die Sie suchen.

Entscheidung über eine CMMS-Bereitstellung

Die nächste Entscheidungsebene beinhaltet die Bestimmung, welches CMMS-Format am besten zu Ihren Unternehmensbedürfnissen passt. Obwohl es erhebliche Überschneidungen in den CMMS-Produkten gibt, können sie am einfachsten durch ihre Plattformen unterschieden werden, als entweder „cloud-basiert“ oder „on-premise“. Einfach ausgedrückt: Cloud-basierte Systeme verlassen sich darauf, dass der Anbieter Daten auf seinen eigenen Servern hostet, während On-Premise-Systeme ein Unternehmen erfordern, seine Daten auf eigener Ausrüstung vor Ort zu installieren und zu hosten. Das erstere verlässt sich auf den Anbieter zur Systemwartung, während das letztere auf die interne Wartung des Systems und der Hardware durch einen IT-Spezialisten angewiesen ist.

Jede Plattform kommt mit Vorteilen sowie Nachteilen. Viele Kunden fühlen sich zu cloudbasierten CMMS hingezogen aus zwei Hauptgründen: niedrigere Kosten und keine Wartung. Andere Kunden bevorzugen On-Site-Systeme, weil sie Wartungsmanagern volle Kontrolle und Anpassbarkeit ihrer Daten und des Systems bieten. On-Premise-Systembetreiber können ihre Systemwartung und -Upgrades nach ihrem eigenen Zeitplan planen, während cloudbasierte Wartung und Upgrades nach dem Zeitplan des Anbieters durchgeführt werden. Zusätzlich bieten cloudbasierte Plattformen mobile Zugänglichkeit, während On-Site-Plattformen dies nicht tun. Schließlich gibt es einen erheblichen Kostendifferenz zwischen den beiden CMMS-Plattformen, wobei On-Premise-Plattformen viel höhere Vorabkosten haben.

CMMS-Software-Kosten

Wie angemerkt, gibt es Unterschiede in CMMS-Software basierend auf den ausgewählten Funktions- und Service-Optionen sowie nach Systemplattformen. Beginnen wir mit den Letzteren: On-Premise-Plattformen neigen dazu, das Dreifache der jährlichen Lizenzgebühr webbasierter Systeme zu kosten. Allerdings ist diese Wartungsmanagement-Softwarekosten eine einmalige Zahlung, da keine zusätzlichen Systemgebühren anfallen. Andererseits ist der Anfangskosten für ein cloudbasiertes System niedriger, aber langfristig sind die mit Lizenzgebühren verbundenen Kosten höher (z. B. jährliche Abonnement-/Lizenzgebühr geschätzt auf 1500 $ pro Jahr für eine kleine Wartungsabteilung). In Bezug auf damit verbundene und/oder laufende Kosten erfordern On-Premise-CMMS-Plattformen Hardware, Firewalls und Antivirensoftware sowie einen IT-Mitarbeiter, der alle Aspekte der Systemfunktionalität einschließlich Installation, Dateneingabe, Upgrades, Sicherheit und Mitarbeiterschulung wartet und verwaltet. Cloudbasierte CMMS erfordern diese zusätzlichen Kosten nicht, da Systemunterstützungen Software-Updates, System-Upgrades, Sicherheit und technischen Support beinhalten. Als Warnung: Wenn Sie sich über ein cloudbasiertes System erkundigen, stellen Sie sicher, ob Preisangebote auf Pay-per-User, Pay-per-Modul (z. B. präventive Wartung, Bestandsmanagement), Pay-per-Work-Order oder eine Gebühr basierend auf einer einmaligen Lizenzgebühr basieren. Es gibt erhebliche Kostenunterschiede zwischen diesen verschiedenen Preismodellen.

Zusätzliche CMMS-Softwarekosten umfassen interne Dateneingabe und Online-Tutorials für Mitarbeiter-Onboarding. Einige Anbieter bündeln diese in ihre jährlichen Lizenzgebühren, aber diese Systeme neigen dazu, teurer als Basis- oder Bare-Bones-CMMS zu sein. Viele Anbieter bieten auch Vor-Ort-Inventur-Audits und Mitarbeiter-Onboarding an, wieder zu zusätzlichen Kosten. Im Allgemeinen gilt: Je mehr Optionen auf einer der Wartungsmanagement-Plattformen ausgewählt werden, desto kostspieliger werden sie sein. Am Ende sollte man sich daran erinnern, dass während On-Premise-Systeme CMMS-Käufern vollständige Unabhängigkeit bieten, cloudbasierte Systeme einer laufenden Anbieterbeziehung unterliegen, um die Datenverfügbarkeit zu erhalten.

Fazit

Der Wechsel zu einem CMMS kann ein verwirrender, frustrierender, stressiger und teurer Prozess sein. Da die CMMS-Softwarepreisliste stark variiert je nach ausgewählten Funktionen und Plattform – von 500 $ bis 8000 $ für Lizenzgebühren und laufende monatliche Abonnementgebühren von 50 $ bis 250 $ – ist es wichtig, die Bedürfnisse, Ressourcen und das Budget Ihres Unternehmens zu ermitteln. Die richtigen Informationen vor Ihrer Entscheidung zu haben, wird die Aufgabe, das System mit der richtigen Passform zu finden, viel einfacher machen. Indem Sie sich die Zeit nehmen, eine gründliche Überprüfung der im Wartungsmanagement-Marktplatz gefundenen Produkte durchzuführen, haben Kunden die beste Chance, eine CMMS-Lösung zu finden, die zu erhöhter organisatorischer Effizienz, reduzierten Kosten und gesteigerten Gewinnen führt.