Bestandsverwaltungssoftware:Funktionen und Vorteile

Wenn die meisten Menschen an Bestandsverwaltungssoftware denken, denken sie an Einzelhandelsanwendungen. Die Software wird jedoch in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt, darunter in der Fertigung, im Gesundheitswesen, im Bildungswesen und in der Regierung. Bestandsverwaltungssoftware ist größer und besser als Sie denken.

Schauen wir uns also für diesen Artikel an, was Bestandsverwaltungssoftware ist, und dann ihre Funktionen und Vorteile.

Was ist Bestandsverwaltungssoftware?

Bestandsverwaltungssoftware ist ein Tool, mit dem Sie den Bestand und die Vermögenswerte Ihrer Einrichtung jederzeit und von überall aus verfolgen, verwalten und kontrollieren können. Bestandsverwaltungssoftware rationalisiert und zentralisiert den Prozess der Steuerung des Bestandsflusses und der Bestandspflege, um sicherzustellen, dass die richtige Bestandsmenge zur richtigen Zeit und zu den richtigen Kosten verfügbar ist. Es ist ein Tool zum Organisieren von Bestandsdaten, die zuvor im Allgemeinen auf Papier oder in Tabellenkalkulationen gespeichert wurden.

Funktionen der Bestandsverwaltungssoftware

Bestandsverwaltung

Bestandsverwaltungssoftware zentralisiert Ihre grundlegendsten und wichtigsten Lagerfunktionen. Damit kann Ihr Unternehmen vollständige Bestandsdetails wie Lagerbestände, Produkthistorie und andere Produktspezifikationen anzeigen. Wenn diese Daten mit allen anderen Teilen Ihres Systems synchronisiert werden, helfen Sie allen Ihren Abteilungen, mit denselben Informationen zu arbeiten. Sobald beispielsweise die Buchhaltung die Lagerbestände einsehen kann, kann sie besser planen und budgetieren. Die Arbeit mit denselben Informationen im selben Format gewährleistet eine viel stärkere Zusammenarbeit zwischen Ihren Teams, als wenn sie mit einzelnen Systemen arbeiten würden, was zu unvermeidlichen Datensilos führt.

Bestandsverfolgung

Die Bestandsverfolgung ist in jeder Phase wichtig. Ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem ermöglicht es Ihnen, Ihren Bestand anhand von Seriennummern, RFID-Tags und Barcodes zu verfolgen. Diese Tools erleichtern die schnelle Verarbeitung von Bestandsdaten, wenn der Bestand zum ersten Mal in Ihr Lager gelangt. Sie bieten auch eine Prüfung aller Bestandsbewegungen. Dies ist besonders wichtig für Branchen, die mit verderblichen Waren handeln. Wenn das Inventar verderblich ist, hat es ein definiertes Verwendungsdatum, und Geschäftsinhaber müssen den Bestandsbedarfszyklen mehr Aufmerksamkeit schenken als Geschäftsinhaber, die mit nicht verderblichen Artikeln handeln. Das Verfolgen von beispielsweise Eiern in einer Großbäckerei ist anders als das Verfolgen von Betonstahlpaletten.

Inventarwarnungen

Bestandsbenachrichtigungen, auch als Bestandsbenachrichtigungen bezeichnet, benachrichtigen Ihr Unternehmen, wenn sich die Bestandsniveaus erheblich geändert haben. Viele Unternehmen nutzen Benachrichtigungen zu niedrigen Lagerbeständen, aber es gibt auch andere Arten, einschließlich Benachrichtigungen für:

• Neue Sendungen
  Manager können diese Benachrichtigung abonnieren, um über Sendungen informiert zu bleiben, die verwaltet werden müssen.
• Bestandsnachbestellpunkt
  Manager können Warnungen bei niedrigem Lagerbestand einrichten, um ihren Lagerbestand im Auge zu behalten. Eine Benachrichtigung über niedrigen Lagerbestand ist der Schwellenwert, ab dem Sie mehr von einem Bestandsartikel nachbestellen sollten.

Welche Warnung für Sie am besten geeignet ist, hängt von der Art Ihrer Wartungsarbeiten ab. Beispielsweise verfügt das CMMS-Bestandsverwaltungssoftwaremodul von Hippo über eine Bestandswarnfunktion, die normalerweise eine Benachrichtigung an eine Einzelperson oder eine Gruppe von Personen sendet, wenn ein Artikel seine Mindestmenge erreicht.

Berichte und Analysen

Berichte und Analysen sind hervorragende Tools, die Sie beim Wachstum Ihres Unternehmens zur Hand haben sollten. Analysetools werten Muster in Ihren Prozessen aus und können so zur Vorhersage der zukünftigen Nachfrage verwendet werden, und die Vorhersage der Nachfrage ist eine Möglichkeit, Sicherheitsbestände und Lagerhaltungskosten zu reduzieren. Es ist nicht mehr notwendig, aus Sicherheitsgründen einen Vorrat zu führen, wenn Sie wissen, wie viel Sie wirklich benötigen. Sie können diese Daten auch verwenden, um Fehlbestände zu vermeiden, die dazu führen können, dass Gelegenheiten zur Wartung verpasst werden. Die Berichterstellung verwendet Rohdaten und liefert Erkenntnisse, die leicht zu verstehen und zu teilen sind.

Vorteile der Bestandsverwaltungssoftware

Verwaltete Lagerbestände

Überbestände können die Ressourcen Ihres Unternehmens aufzehren, indem Sie Geld ausgeben, um Inventar zu transportieren, das Sie nicht verwenden. Fehlbestände können zu unausgewogenen Wartungsaktivitäten führen. Sie schließen PMs nicht zum richtigen Zeitpunkt ab, weil Sie nicht die richtigen Teile und Materialien zur Hand haben. Um dies zu beheben, können Bestandsmanager auf CMMS-Daten verweisen, um sicherzustellen, dass sie wissen, wo sich die Bestandsebenen befinden, und dann die Teile und Materialien bereithalten, wenn sie sie benötigen.

Verbesserte Effizienz

Bestandsverwaltungssoftware verfolgt Daten im Laufe der Zeit, wodurch die Anlagen- und Wartungsvorgänge effizienter werden. Mit geeigneten Bestandsverwaltungsgeräten wie Barcode-Scannern kann Ihr Unternehmen seine Effizienz und Produktivität drastisch verbessern. Diese Geräte tragen dazu bei, manuelle Prozesse zu eliminieren, damit sich Ihre Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Beispielsweise ist es viel kostengünstiger, Techniker mit der Wartung zu beauftragen, anstatt Zeit mit der Suche nach Ersatzteilen zu verschwenden oder manuell nachzuverfolgen, wie viel von diesem oder jenem Material sie verbraucht haben.

Einfache Standortübertragung

Bestandsverwaltungssoftware ermöglicht es Unternehmen, ihren Bestand zu verfolgen, wenn er an verschiedene Standorte verschoben wird, und erleichtert dies. Im Gegensatz zu einem Tabellenkalkulationssystem stützt sich eine gute Bestandsverwaltungssoftware auf eine zentrale Datenbank, auf die von jedem mit dem Internet verbundenen Desktop oder Mobilgerät aus zugegriffen werden kann. CMMS-Software verwendet eine Bestandsverfolgung in Echtzeit, um alle Bestandsartikel (Teile und andere Materialien) aufzuzeichnen und den Benutzern zu helfen, immer zu wissen, wo sich die Dinge befinden.

Reduzierte Ausfallzeiten der Geräte

Das Bestandsverwaltungssystem verfolgt wichtige Informationen zu Ersatzteilen, die zur Wartung und Reparatur von Geräten verwendet werden. Durch die Bestimmung des Nachbestellpunkts für jedes Ersatzteil basierend auf Preis, Kritikalität, Vorlaufzeit für die Lieferung und Nutzungsgrad kann Ihnen ein gutes CMMS dabei helfen, den idealen Punkt zu ermitteln, an dem immer genügend Ersatzteile für die Anforderungen Ihres Unternehmens vorhanden sind, indem es die Nachbestellung bestimmt Punkt und Nachbestellmenge. Wenn Sie beispielsweise ein Teil pro Woche verbrauchen und es vier Wochen dauert, bis der Nachschub eintrifft, müssen Sie zu jedem Zeitpunkt vier dieser Teile auf Lager haben.

Schlussfolgerung

Jetzt, da Sie die Vorteile einer großartigen Bestandsverwaltungssoftware kennen, ist es an der Zeit zu sehen, wie Sie sie erreichen können. Um die richtige Bestandsverwaltungslösung für Ihre Einrichtung zu ermitteln, müssen Sie Ihre heutigen Anforderungen sowie Ihre Pläne für zukünftiges Wachstum bewerten. Kann Ihr Inventarsystem mitwachsen, wenn Ihr Unternehmen wächst? Bietet Ihr aktuelles System im Zuge der Weiterentwicklung Ihres Unternehmens die Flexibilität, die Sie benötigen, um Änderungen zu bewältigen?

Denken Sie daran, dass ein Teil des Entscheidungsprozesses darin bestehen sollte, mit Ihrem aktuellen CMMS-Anbieter zu sprechen. Sie sind nicht nur Fachgebietsexperten, sondern können Ihnen auch sagen, wie Sie ihre Software am besten verwenden. Wenn Sie noch kein CMMS haben, ist es jetzt an der Zeit, eines zu erwerben. Fangen Sie an, sich an Anbieter zu wenden. Sobald sie eine Vorstellung von Ihren Anforderungen haben, können sie mit Ihnen über Lösungen sprechen.