Effizienz maximieren: Funktionen & Vorteile von Inventarmanagement-Software

Wenn die meisten Menschen an Inventarmanagement-Software denken, denken sie an Einzelhandelsanwendungen. Aber die Software wird in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt, darunter Fertigung, Gesundheitswesen, Bildung und Behörden. Inventarmanagement-Software ist größer und besser, als Sie denken.

Für diesen Artikel schauen wir uns an, was Inventarmanagement-Software ist und dann ihre Funktionen und Vorteile.

Was ist Inventarmanagement-Software?

Inventarmanagement-Software ist ein Tool, das es Ihnen ermöglicht, das Inventar und die Assets Ihrer Einrichtung jederzeit und von überall zu verfolgen, zu verwalten und zu kontrollieren. Inventarmanagement-Software strafft und zentralisiert den Prozess der Steuerung des Flusses und der Instandhaltung von Inventar, um sicherzustellen, dass die richtige Menge an Inventar zur richtigen Zeit und zu den richtigen Kosten verfügbar ist. Es ist ein Tool zur Organisation von Inventardaten, die zuvor allgemein in Papierform oder in Tabellenkalkulationen gespeichert waren.

Funktionen von Inventarmanagement-Software

Inventarverwaltung

Inventarmanagement-Software zentralisiert Ihre grundlegendsten und notwendigsten Lagerfunktionen. Damit ist Ihre Organisation in der Lage, vollständige Inventardetails wie Bestandsstände, Produkthistorie und andere Produktspezifikationen einzusehen. Diese Daten, wenn sie mit allen anderen Teilen Ihres Systems synchronisiert sind, helfen all Ihren Abteilungen, auf denselben Informationen zu arbeiten. Zum Beispiel kann die Buchhaltung, sobald sie die Bestandsstände sieht, besser planen und budgetieren. Mit denselben Informationen im selben Format zu arbeiten, stellt die Zusammenarbeit zwischen Ihren Teams auf einen viel höheren Grad sicher als wenn sie mit Einzelsystemen arbeiten würden, was unweigerlich zu Datensilos führt.

Inventarverfolgung

Inventarverfolgung ist in jeder Phase wichtig. Ein Computerized Maintenance Management System (CMMS) ermöglicht es Ihnen, Ihr Inventar über Seriennummern, RFID-Tags und Barcodes zu verfolgen. Diese Tools machen es einfach, Inventardaten schnell zu verarbeiten, wenn Inventar zum ersten Mal in Ihr Lager gelangt. Sie bieten auch einen Audit-Trail aller Inventarbewegungen. Das ist besonders wichtig für Branchen, die mit Verderblichkeit umgehen. Wenn das Inventar verderblich ist, hat es ein definiertes Verbrauchsdatum, und Geschäftsinhaber müssen den Inventarbedarfzyklen mehr Aufmerksamkeit schenken als Inhaber, die mit nicht verderblichen Artikeln handeln. Die Verfolgung von Eiern in einer Industriebäckerei unterscheidet sich von der Verfolgung von Paletten Bewehrungsstahl.

Inventarwarnungen

Inventarwarnungen, auch als Bestandswarnungen bezeichnet, benachrichtigen Ihre Organisation, wenn es eine signifikante Änderung der Bestandsstände gab. Viele Unternehmen nutzen Niedrigbestandswarnungen, aber es gibt auch andere Arten, einschließlich Warnungen für:

• Neue Lieferungen
  Manager können diesen Alarm abonnieren, um über Lieferungen informiert zu bleiben, die verwaltet werden müssen.
• Inventar-Nachbestellpunkt
  Manager können Niedrigbestandsalarme einrichten, um ihre Bestände im Auge zu behalten. Ein Niedrigbestandsalarm ist der Schwellenwert, bei dem Sie mehr von einem Inventarartikel nachbestellen sollten.

Welcher Alarm für Sie am besten ist, hängt von der Art Ihrer Wartungsabläufe ab. Zum Beispiel hat Hippos CMMS-Inventarmanagement-Software-Modul eine Bestandswarnungsfunktion, die typischerweise eine Benachrichtigung an eine Person oder Gruppe sendet, wenn ein Artikel seine Mindestmenge erreicht.

Reporting und Analytik

Reporting und Analytik sind hervorragende Werkzeuge, die Sie zur Hand haben sollten, während Sie Ihr Geschäft ausbauen. Analytik-Tools bewerten Muster in Ihren Prozessen und können so zur Prognose zukünftiger Nachfrage genutzt werden – und die Nachfrageprognose ist ein Weg, Sicherheitsbestände und Lagerhaltungskosten zu reduzieren. Inventar einfach nur für den Fall der Fälle vorzuhalten, ist nicht mehr nötig, wenn Sie Einblick haben, wie viel Sie wirklich brauchen. Sie können diese Daten auch nutzen, um Stock-outs zu verhindern, die zu verpassten Wartungsgelegenheiten führen können. Reporting nimmt Rohdaten und liefert Erkenntnisse, die leicht zu verstehen und zu teilen sind.

Vorteile von Inventarmanagement-Software

Gemanagte Inventarstände

Überbestand kann die Ressourcen Ihrer Organisation aufzehren, indem Geld für Inventar ausgegeben wird, das Sie nicht nutzen. Stock-outs können zu unausgewogenen Wartungsaktivitäten führen. Sie schließen PMs nicht zum richtigen Zeitpunkt ab, weil Sie die richtigen Teile und Materialien nicht vorrätig haben. Um das zu beheben, können Inventarmanager auf CMMS-Daten verweisen, um sicherzustellen, dass sie wissen, wo die Inventarstände sind, und die Teile und Materialien bereit haben, wenn sie sie brauchen.

Verbesserte Effizienz

Inventarmanagement-Software verfolgt Daten über die Zeit, was Facility- und Wartungsabläufe effizienter macht. Mit geeigneten Inventarmanagement-Geräten wie Barcode-Scannern kann Ihre Organisation Effizienz und Produktivität drastisch steigern. Diese Geräte helfen, manuelle Prozesse zu eliminieren, damit sich Ihre Mitarbeiter auf wichtigere Arbeit konzentrieren können. Zum Beispiel ist es weitaus kosteneffektiver, Techniker an der Wartung arbeiten zu lassen, statt Zeit mit der Suche nach Ersatzteilen oder der manuellen Verfolgung zu verschwenden, wie viel von diesem oder jenem Material sie verwendet haben.

Einfacher Standorttransfer

Inventarmanagement-Software ermöglicht Organisationen, ihr Inventar zu verfolgen, während es an verschiedene Standorte und Einrichtungen bewegt wird. Im Gegensatz zu einem Tabellenkalkulationssystem basiert gutes Inventarmanagement-Software auf einer zentralen Datenbank, die von jedem internetfähigen Desktop oder Mobilgerät zugänglich ist. CMMS-Software nutzt Echtzeit-Inventarverfolgung, um alle Inventarartikel (Teile und andere Materialien) zu erfassen und Benutzern zu helfen, immer zu wissen, wo Dinge sind.

Reduzierte Geräteausfallzeiten

Inventarmanagement-Systeme verfolgen Schlüsselinformationen zu Ersatzteilen, die zur Instandhaltung und Reparatur von Geräten verwendet werden. Indem der Nachbestellpunkt für jedes Ersatzteil basierend auf seinem Preis, seiner Kritikalität, der Lieferzeit und dem Nutzungsgrad bestimmt wird, kann ein gutes CMMS Ihnen helfen, den Sweet Spot zu finden, an dem immer genug Ersatzteile für die Bedürfnisse Ihrer Organisation vorrätig sind – durch Bestimmung des Nachbestellpunkts und der Nachbestellmenge. Beispiel: Wenn Sie ein Teil pro Woche verbrauchen und die Nachschublieferung vier Wochen dauert, dann benötigen Sie vier dieser Teile zu jedem Zeitpunkt im Inventar.

Fazit

Nun da Sie die Vorteile großartiger Inventarmanagement-Software kennen, ist es an der Zeit zu sehen, wie Sie sie erreichen können. Die Bestimmung der richtigen Inventarmanagement-Lösung für Ihre Einrichtung erfordert die Bewertung Ihrer heutigen Bedürfnisse sowie Ihrer Pläne für zukünftiges Wachstum. Wenn Ihr Unternehmen wächst, kann Ihr Inventarsystem mitwachsen? Wenn sich Ihr Geschäft weiterentwickelt, bietet Ihr aktuelles System die Flexibilität, die Sie brauchen, um Veränderungen zu managen?

Denken Sie daran: Teil des Entscheidungsprozesses sollte sein, mit Ihrem aktuellen CMMS-Anbieter zu sprechen. Nicht nur sind sie Fachexperten, sondern sie können Ihnen auch sagen, wie Sie ihre Software am besten nutzen. Wenn Sie noch kein CMMS haben, ist jetzt die Zeit, eins zu besorgen. Fangen Sie an, Anbieter zu kontaktieren. Sobald sie eine Vorstellung von Ihren Bedürfnissen haben, können sie mit Ihnen über Lösungen sprechen.