Asset-Wert maximieren mit CMMS-Daten: Experten-Gastbeitrag

Exekutive Zusammenfassung

Dieser Artikel zielt darauf ab, CMMS-Daten an die breitere Asset-Management-Strategie der Organisation auszurichten. Er beginnt damit, das CMMS als wichtiges Informationssystem zu positionieren, das der Zeit und dem Aufwand der Organisation wert ist. Ich habe oft erklärt, dass es keine Software-Lösung gibt, die stark genug ist, einer unangemessenen Datenkultur standzuhalten. Oft, wenn Ihre Daten konsequent falsch sind, suchen Sie die Schuldigen in Ihrer Datenkultur. In diesem Artikel beschreibe ich Praktiken, die sich nicht dafür eignen, dass CMMS-Daten wirtschaftlichen Wert schaffen. Es folgt eine Beschreibung einiger Kernphilosophien und Praktiken, die in effektiven Datenkulturen vorhanden sind. Schließlich werde ich die Idee untersuchen, dass CMMS-Daten ein Asset sind, indem ich Wege identifiziere, wie sie Wert schaffen können, indem sie Asset-Management-Entscheidungen ermöglichen – weit über die Grenzen von Wartungsentscheidungen hinaus.

CMMS als Asset-Informationssystem

Das Computerized Maintenance Management System (CMMS) ist der häufigste Typ von Asset-Informationssystem in asset-abhängigen Unternehmen. Asset-Informationssysteme sind das Fundament von Asset Information Management Systems (AIMS), wie in Abbildung 1.0 dargestellt.

Abbildung 1: Komponenten des Asset Information Management Systems

Die Rolle des Informationssystems ist es, die Erstellung, Sammlung, Datenspeicherung, Analyse, Wartung, Übertragung, Abfrage und Präsentation von Asset-Informationen zu erleichtern. Ein CMMS enthält typischerweise Asset-Datensätze und Informationen, die darauf abzielen, die Umsetzung der Wartungsstrategie für Einrichtungen mit großem Asset-Bestand zu erleichtern. Die CMMS-Software besteht aus einer Reihe integrierter Anwendungen wie Asset-Register, Arbeitsauftragsmanagement, Inventarmanagement, Zeit- und Personalmanagement und Asset-Zustand (Abbildung 2.0). Es ist auch ziemlich üblich, geteilte Verantwortlichkeiten für das Inventarmanagement zu sehen, wenn ERP und CMMS unterschiedliche Software sind.

Abbildung 2: Beispiele für CMMS-Apps

Unangemessene Datenkultur

Es ist manchmal schwierig, eine unangemessene Datenkultur zu erkennen, aber sie wird meist durch Verhaltensweisen und Aktivitäten gekennzeichnet, die Risiken und Exposition für die Organisation schaffen. Einige davon sind:

• Fehlende Asset-Informationsstrategie – Die Strategie ist nötig, um Asset-Informationsmanagement-Bemühungen mit der Organisationsstrategie zu verbinden und zu definieren, wie die Informationen in der Entscheidungsfindung genutzt werden.

• Fehlende Organisationsstandards – Unzureichende Standards, um zu definieren, wie CMMS-Informationen aussehen sollen.

• Unzureichende Governance – Erlauben unregulierter Änderungen an CMMS-Daten ohne Aufsicht und Regeln.

• Unzureichende Geschäftsprozesse und Workflows – Workflows und Geschäftsprozesse sind nötig, um dem CMMS mitzuteilen, was es mit den Daten tun soll. So wird Wert geschaffen. Traurigerweise fehlen sie in vielen CMMS-Plattformen.

• Unangemessene Verantwortlichkeit – Dies resultiert aus unzureichender Partnerschaft zwischen Wartungs- und IT-Teams und manifestiert sich in einer von drei Arten:

  • Offene Verantwortung der IT für das CMMS und Reduzierung der Wartungsstimme, oder
  • Offene Verantwortung des Wartungsteams mit sehr wenig IT-Aufsicht, wodurch das Wartungsteam mit Netzwerk- und Cybersicherheitsfragen allein gelassen wird, oder
  • CMMS im Niemandsland mit fehlender Verantwortung.

• Übermäßige Abteilungsunabhängigkeit – Dies reicht von isolierten Abteilungen und Tochtergesellschaften, die ihre eigenen CMMS kaufen dürfen, bis hin zu Ineffizienzen durch Duplizierung von Informationen oder Verhinderung effizienten Austauschs von Geschäftsinformationen.

• Unzureichende Digitalisierung – Umgehung der CMMS-Rolle durch Erstellung und Nutzung manueller Daten. Dies passiert meist, wenn Vertrauen in die CMMS-Daten fehlt.

• Unterauslastung – CMMS nur auf die Erstellung von Arbeitsaufträgen oder die Zeiterfassung zu beschränken. Der durchschnittliche CMMS kann viel mehr der Informationswertschöpfungskette managen.

• Unangemessene Arbeitsauftragsprozesse – Nicht für jede Asset-Aktivität einen Arbeitsauftrag zu erstellen. Das raubt dem CMMS eine Kernaufgabe: die effiziente Erfassung von Asset- und Aktivitätskosten. Dies führt meist zu doppelten oder fehlenden Kosten, weil sie nicht korrekt erfasst werden oder in mehreren Tabellenkalkulationen ohne Beziehung zueinander existieren.

• Allheilmittel-Effekt (Panacea Effect) – Scope Creep erzeugen, indem das CMMS als „Allesfänger“ für jede Art von Information genutzt wird. CMMS sind normalerweise nicht dafür ausgelegt, As-Built-Zeichnungen zu verwalten, und können zum Stillstand kommen, wenn Sie O&M-Handbücher direkt auf jedes Asset hochladen.

Die richtige Datenkultur schaffen

Die richtige Datenkultur zu schaffen, ist der erste Schritt, um sicherzustellen, dass die richtigen Daten auf die effizienteste Weise gesammelt werden. Das ist eine Kombination aus guter Strategie, effektiven Organisationsstandards und robusten Daten- und Informationsmanagement-Praktiken. Eine angemessene Datenkultur ist leicht zu erkennen. Hier sind einige Kernphilosophien und Praktiken, die vorhanden sind, wenn eine Organisation die richtige Datenkultur hat:

• AIMS – Die Organisation hat ein dokumentiertes Managementsystem für Asset-Informationen, das die Philosophien und Standards beschreibt, die zur Datenverwaltung verwendet werden.

• Interoperabilität – Die in einem Bereich des Unternehmens erzeugten Informationen werden in einem anderen Teil ohne signifikante Manipulation genutzt. Zum Beispiel: Wenn das CMMS das System of Record für das technische Asset-Register ist, dann ist es die Single Source of Truth für Asset-Datensätze.

• Verantwortlichkeit (Ownership) – Das CMMS und andere Informationssysteme gehören den Geschäftsbereichen mit Aufsicht für die zugehörigen Organisationsentscheidungen, mit IT als wichtigem Geschäftspartner. Daher besitzt Finance das ERP beispielsweise und Maintenance das CMMS. Das bedeutet auch, dass diese Geschäftsverantwortlichen für die Etablierung des AIMS mit Unterstützung der IT verantwortlich sind.

• Governance & Datenmanagement – Rollen und Verantwortlichkeiten, Zugriffsprotokolle, klare Regeln für das Management von Änderungen und regelmäßige Audits sind vorhanden. Governance und Datenmanagement richten sich auch nach Organisationsfunktionen. Zum Beispiel: Wo ein Wartungsmanager der Hüter des CMMS ist, enthält das Organigramm auch eine Position des Wartungsmanagers, der die relevanten Standards entwickelt und dessen Autorisierung erforderlich ist, um Daten zu ändern.

• Organisationskultur – Es gibt Beweise für gute Governance in der breiteren Organisationskultur, die die Etablierung einer effektiven Datenkultur unterstützt. Die Datenkultur ist ein Mikrokosmos der breiteren Organisationskultur und die Einstellung der Organisation zu Prozessdisziplin wird sich in der Datenkultur widerspiegeln.

• Top-Management-Beteiligung – Die Beteiligung des Top-Managements ist evident durch ihre allgemeine Aufsicht, Prüfung von Auditergebnissen und Zuweisung von Ressourcen zur Korrektur von Daten-Nichtkonformitäten.

Eine angemessene Kultur zu etablieren, ermöglicht es, die richtigen Daten auf die effizienteste Weise zu sammeln, was zu effektiver Entscheidungsfindung führt. Daten- und Informationsanforderungen zu definieren, ist ein Schlüsselschritt, um Daten richtig zu machen. Dieser Prozess sollte immer beim Informationskonsumenten beginnen, der Geschäftsentscheidungen trifft. Abbildung 3.0 demonstriert drei Schlüssel-Datenrollen und ihre Verantwortlichkeiten bei der Entwicklung und Erfüllung von Datenanforderungen.

Abbildung 3: Haupttypen von Asset-Informationen im CMMS

Für eine praktische Demonstration dieses Konzepts betrachten wir eine Stakeholder-Map für Asset- und Wartungskosten. In Abbildung 4.0 beginnen wir mit der Identifikation des Informationskonsumenten und arbeiten uns zurück zum Informationsproduzenten.

Abbildung 4: Beispiel einer Stakeholder-Map für Asset- und Wartungskosten

Auf diese Weise diktiert die Art der Entscheidungen die Charakteristika der Information, und der Informationsproduzent produziert Informationen, die den Anforderungen des Konsumenten und den vom Hüter gesetzten Standards entsprechen. Gemeinsam definieren die Stakeholder kollaborativ Anforderungen und stellen sicher, dass produzierte Daten fit-for-purpose sind.

Fazit – Daten als Asset

ISO 55000:2014 definiert ein Asset als alles, was (oder die Fähigkeit hat) Wert für die Stakeholder der Organisation bereitzustellen. Daten sind ein Asset, weil Daten und Informationen die Quelle von Asset-Strategien sind – und Strategien sind der Weg, wie Wert realisiert wird.

Dennoch bleibt die Tatsache: Ungenutzte Daten tun nichts und haben daher keinen intrinsischen Wert. Damit Daten ein Asset sind, müssen sie aktiv in der Entwicklung der Strategien zum Asset-Management genutzt werden. Zum Beispiel: Zu wissen, dass die Kritikalität eines Assets 5 ist, nützt der Organisation nichts – bis jemand es nutzt, um Pannenarbeiten oder Kapitalprojekte zu priorisieren. Die Frage wird also: Sobald Daten im CMMS gesammelt werden, was können Unternehmen damit tun, um Wert daraus zu schaffen.

Bei der Erfüllung seiner Kernfunktionen liefert das CMMS Schlüsselinformationen, um Asset-Management-Entscheidungen zu ermöglichen, wie in den Beispielen in der Tabelle unten gezeigt. Dies ist keine exhaustive Liste, aber für die Zwecke dieses Artikels wurden einige Arten von Asset-Informationen zur Analyse gegen typische Entscheidungen verschiedener Abteilungen ausgewählt.

Asset-Informationen werden in allen Phasen des Asset-Lebenszyklus generiert. Sie sind der physischen Präsenz des Assets voraus und reichen sogar über dessen Außerbetriebnahme hinaus. Es gibt viele Quellen von Asset-Informationen – faktisch hat ein einzelnes Asset viele Quellen, die gemanagt werden müssen. Viele dieser Informationen und Daten sind im CMMS enthalten. Asset-Informationsmanagement zielt darauf ab, qualitativ hochwertige Informationen für die Entscheidungsfindung zu generieren. Asset-Informationen zu managen, erfordert bewusstes Handeln der Organisation – es wird nicht organisch passieren. Dies wurde mit vielen Facetten des Geschäfts der Organisation erkannt, wie Qualität, Umwelt, Sicherheit und Asset Management. Ähnlich ist für Asset-Informationen auch ein Managementsystem erforderlich. Das Ziel des Managementsystems ist es, die Effektivität von Asset-Management-Entscheidungen basierend auf genauen Asset-Performance-, Kosten- und Risikoinformationen zu verbessern.

Während die Themen rund um Kultur und Informationsmanagement Zeit brauchen, um gelöst zu werden, ist es meine Hoffnung, dass dieser Artikel Sie inspiriert hat, die Wichtigkeit des CMMS zu erkennen und Schritte einzuleiten, um den Nutzen und Wert Ihrer CMMS-Daten zu steigern.

Trivia-Frage: Was ist in Ihrem CMMS?

Antwort: Alles, was Sie hineingeben.

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Ihr Buch: Risk-based Asset Criticality Assessment Handbook

Ihre kommenden Kurse:

1. Executive Leadership in Asset Management (Winnipeg)
2. Essentials of Asset Management & ISO 5500x (Winnipeg)
3. Essentials of Asset Management & ISO 5500x (Online)