Inventarsoftware:Top-Funktionen für das Wartungsmanagement

Kennst du das Gefühl, wenn du deine Autoschlüssel nicht finden kannst? Schlechtes Bestandsmanagement ist ein hundertfaches Gefühl, das sich über Ihre gesamte Arbeitswoche erstreckt.

Die Standarddefinition einer guten Bestandsverwaltung besteht darin, den richtigen Bestand in der richtigen Menge, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit und zu den richtigen Kosten zu haben.

Es ist ein schwieriger Balanceakt für eine Wartungsabteilung, aber er ist machbar. Bestandsverwaltungssoftware oder besser noch das Bestandsverwaltungsmodul, das in ein gutes computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) integriert ist, macht es möglich, jeden Teil dieses Ziels zu erreichen.

Einfache Berichte liefern das richtige Inventar

Egal wie oft Sie mit minderwertigen Materialien und Teilen an einem Objekt arbeiten, Sie reparieren es nicht wirklich. Sie schieben das Problem nur ein wenig nach hinten und füllen den Kalender der Wartungsabteilung mit mehr On-Demand-Arbeitsaufträgen, ohne es überhaupt zu merken.

Die Bestandsverfolgung mit der richtigen Software macht viele Informationen leicht zugänglich, darunter:

• Aktuelle Werte
• Anbieter
• Liefertermine
• Preise
• Serien- und Chargennummern
• Garantien

Mit jedem CMMS mit vollem Funktionsumfang können Sie Berichte mit nahezu jeder Kombination von Datenpunkten erstellen. Wenn Sie sich historische Arbeitsaufträge für eine Anlage ansehen und feststellen, dass sich die mittlere Zeit bis zum Ausfall etwa zur gleichen Zeit zu verkürzen begann, als Sie den Anbieter gewechselt haben, sind Materialien und Teile wahrscheinlich die Schuldigen. Sobald Sie diejenigen gefunden haben, die dauerhaft unterdurchschnittlich abschneiden, können Sie schnell damit beginnen, Ihren Bestand anhand von Serien- und Chargennummern zu bereinigen und Ihr Geld mit Garantien wieder hereinzuholen.

Anpassbare Schwellenwerte liefern die richtige Menge zur richtigen Zeit

Jetzt, wo Sie das richtige Inventar haben, brauchen Sie die richtigen Mengen. Sie müssen sicherstellen, dass Sie genug, aber nicht zu viel haben, was ein noch größeres Problem sein kann.

Inventar kostet von Anfang bis Ende Geld. Sie müssen es im Voraus bezahlen und dann müssen Sie bezahlen, um sich darum zu kümmern. Denken Sie an das letzte Mal zurück, als Sie Eis gekauft haben. Sie haben im Laden bezahlt, was die Vorabkosten waren, aber sobald Sie nach Hause kamen, haben Sie es in den Gefrierschrank gestellt, was die Infrastruktur war, die Sie brauchten, um zu verhindern, dass das Eis zu Suppe wird. Die Kosten für den Transport des Inventars betrugen einen Prozentsatz des Preises des Gefrierschranks zuzüglich des Stroms für den Betrieb. Bis du das Eis fertig hattest, hast du kontinuierlich dafür bezahlt. Indem Sie nur das vorrätig halten, was Sie wahrscheinlich benötigen, verlagern Sie die Verantwortung zurück auf die Anbieter, die Größenvorteile nutzen können – auf eine Weise, die Sie nicht können –, um die Kosten niedrig zu halten.

Es kann verlockend sein, das Problem der Kostentragung zu ignorieren und sich stattdessen auf das Sicherheitsgefühl zu konzentrieren, das durch einen großen Lagerbestand entsteht. Wir sagen uns:„Jetzt, wo ich so viel habe, muss ich mir nie wieder Sorgen machen, dass mir das alles ausgeht.“

Aber hier ist das andere Problem mit zu viel Inventar:Wenn Sie etwas zu lange haben, kann es seinen Wert vollständig verlieren. Denken Sie daran, dass Sie keine seltenen Münzen oder erlesenen Weine sammeln. Für die Wartungsabteilung in einer Produktionsstätte verderben die Bestände entweder von selbst oder die dazugehörige Anlage erreicht das Ende ihrer Nutzungsdauer. Zurück zu unserem Eiscreme-Beispiel:Entweder Sie schlagen das Mindesthaltbarkeitsdatum ein, bevor Sie alles essen können, oder alle im Haus entscheiden sich plötzlich für diese neue eiscremefreie Diät. Ihr Inventar ist jetzt wertlos.

Wenn Sie anpassbare Nachbestellungsschwellenwerte haben und der Bestand unter ein bestimmtes Niveau sinkt, sendet Ihnen die Software automatisch eine Warnung, gibt eine Bestellung auf oder beides. Damit dies funktioniert, müssen Sie nur die aktuellen Füllstände, bevorzugten Schwellenwerte, die Kontaktinformationen der Anbieter und die durchschnittlichen Vorlaufzeiten eingeben. Mit einer CMMS-Software mit vollem Funktionsumfang werden Materialien und Teile Arbeitsaufträgen zugeordnet. Wenn ein Techniker einen schließt, berücksichtigt die Software den verwendeten Bestand und aktualisiert automatisch die Datenbank.

Cloud-basiertes Tracking liefert den richtigen Ort

Aktuelle, leicht zugängliche Ebenen platzieren Ihr Inventar dort, wo Sie es brauchen. Im Gegensatz zu tabellenbasierten oder Papier-und-Stift-Systemen stützt sich moderne Bestandsverwaltungssoftware auf eine zentrale Datenbank, auf die von jedem mit dem Internet verbundenen Desktop oder Mobilgerät aus zugegriffen werden kann. Da alle auf die gleichen Informationen zugreifen, sind diese immer aktuell. Sie müssen nie durch alte E-Mails scrollen, um nach der neuesten Version einer Datei zu suchen.

Inventar richtig sortiert

Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Inventar sortieren, denken Sie an Ihren Wintermantel. Je nach Jahreszeit steht er ganz vorne im Flurschrank oder ganz hinten. Das Inventar kann auf die gleiche Weise sortiert werden:nach der Wahrscheinlichkeit, dass Sie es benötigen werden. Wird im Laufe des Monats in verschiedenen PMs ein Schmiermittel verwendet? Bewahren Sie es irgendwo griffbereit auf. Und die Teile für den seltenen, aber kostenintensiven Ausfall eines wichtigen Vermögenswerts? Vielleicht können diese näher nach hinten gehen, wo sie leicht zu finden sind, aber immer noch nicht im Weg sind.

Inventar einfach teilen

Produktionsanlagen können riesige Komplexe sein, die es in Bezug auf Infrastruktur und Bevölkerung mit kleinen Städten aufnehmen können. Selbst kleinere Betriebe umfassen oft mehrere, verteilte Gebäude. Cloudbasierte Bestandsverwaltungssoftware erstellt ein gemeinsam genutztes virtuelles Lager, das Techniker von überall aus überprüfen können. Die Möglichkeit, Inventar standortübergreifend gemeinsam zu nutzen, ist besonders hilfreich, wenn es um kritische Teile geht, die teuer, aber selten verwendet werden. Anstatt Duplikate über die Einrichtungen verteilt zu haben, kann die Wartungsabteilung einige wenige an einem zentralen Ort haben, wobei die aktuellen Ebenen für jeden Techniker von überall aus verfügbar sind.

Alles in allem bieten die Funktionen den richtigen Preis

Es ist nicht schwer zu erkennen, wie Sie mit jeder Funktion Geld sparen.

Der Kauf des richtigen Inventars stellt sicher, dass Sie nicht endlos die gleichen Reparaturen durchführen. Wenn Sie Pech haben und schlechte Materialien oder Teile erhalten, können Sie Ihren Lagerbestand schnell löschen, Ihre Garantien überprüfen und Ihr Geld zurückerhalten.

Die automatische Verwaltung der Lagerbestände bedeutet, dass Sie das haben, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen. Anpassbare Schwellenwertwarnungen bedeuten, dass Sie nie mehr für Eillieferungen bezahlen müssen. Die Lieferzeiten der Lieferanten sind in der Software gespeichert, sodass Sie im Voraus bestellen und den günstigsten Versand wählen können. Und weil Sie nie mehr mit sich führen, als Sie brauchen, müssen Sie sich nicht um die Kosten für die Pflege des Inventars kümmern, in der Hoffnung, dass es nicht unbrauchbar wird oder verloren geht oder gestohlen wird, bevor Sie es verwenden können.

Cloudbasiertes Tracking hält alles genau und auf dem neuesten Stand, was bedeutet, dass Sie Inventar entsprechend dem speichern können, was am häufigsten verwendet wird. Und da Ihre Daten von überall und jederzeit zugänglich sind, ist es möglich, Inventar standortübergreifend gemeinsam zu nutzen.

Bestandsverwaltung ist möglich.

Das richtige Inventar in der richtigen Menge, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit und zu den richtigen Kosten zu haben, ist möglich, aber es erfordert die richtigen Werkzeuge und einige Vorarbeit. Aber sobald die Software und die Datenbank eingerichtet sind, können Sie beginnen, die anfänglichen Zeit- und Energieinvestitionen in echte Zeit-, Geld- und Stresseinsparungen zu verwandeln.

Erinnerst du dich an die verlorenen Schlüssel vom Anfang des Beitrags? Nun, du hast sie gerade gefunden!