Die wichtigsten Funktionen von Inventarsoftware für optimiertes Wartungsmanagement

Kennen Sie das Gefühl, wenn Sie Ihre Autoschlüssel nicht finden können? Schlechtes Inventarmanagement ist dieses Gefühl mal hundert, gestreckt über Ihre gesamte Arbeitswoche.

Die Standarddefinition für gutes Inventarmanagement lautet: die richtigen Bestände in der richtigen Menge, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit und zu den richtigen Kosten vorzuhalten.

Für eine Wartungsabteilung ist das ein schwieriger Balanceakt, aber er ist machbar. Inventarmanagement-Software – oder noch besser das Inventarmodul eines leistungsfähigen Computerized Maintenance Management System (CMMS) – macht es möglich, jeden Teil dieses Ziels zu erreichen.

Einfache Berichte liefern das richtige Inventar

Egal wie oft Sie an einer Anlage mit minderwertigen Materialien und Teilen arbeiten – Sie reparieren sie nicht wirklich. Sie schieben das Problem nur etwas auf, füllen den Kalender der Wartungsabteilung mit weiteren Bedarfsaufträgen, ohne es zu merken.

Inventarverfolgung mit der richtigen Software macht viele Informationen leicht zugänglich, darunter:

• Aktuelle Bestandsstände
• Lieferanten
• Liefertermine
• Preise
• Serien- und Chargennummern
• Garantien

Jedes voll ausgestattete CMMS ermöglicht die Erstellung von Berichten mit nahezu beliebigen Datenkombinationen. Wenn Sie historische Arbeitsaufträge für eine Anlage analysieren und feststellen, dass die mittlere Zeit bis zum Ausfall (MTBF) gerade dann zu sinken begann, als Sie den Lieferanten wechselten, sind Materialien und Teile wahrscheinlich die Ursache. Sobald Sie die konstant unterperformenden Teile identifiziert haben, können Sie Ihr Inventar mithilfe von Serien- und Chargennummern schnell bereinigen und über Garantien Geld zurückfordern.

Anpassbare Schwellenwerte liefern die richtige Menge zum richtigen Zeitpunkt

Nun da Sie das richtige Inventar haben, brauchen Sie die richtigen Mengen. Sie müssen sicherstellen, dass Sie genug haben – aber nicht zu viel, was ein noch größeres Problem sein kann.

Inventar kostet Geld von Anfang bis Ende. Sie zahlen im Voraus dafür und dann für die Lagerung. Denken Sie an Ihren letzten Eis-Einkauf: Sie bezahlten an der Kasse (Anschaffungskosten), aber zu Hause legten Sie es in den Gefrierschrank – die nötige Infrastruktur, damit das Eis nicht zur Suppe wird. Die Lagerhaltungskosten waren ein Prozentsatz des Gefrierschrankpreises plus Stromkosten. Bis Sie das Eis aufaßen, zahlten Sie kontinuierlich dafür. Indem Sie nur das lagern, was Sie voraussichtlich benötigen, schieben Sie die Verantwortung zurück an die Lieferanten, die durch Skaleneffekte – auf Weise, die Sie nicht können – die Lagerkosten niedrig halten.

Es ist verlockend, das Problem der Lagerhaltungskosten zu ignorieren und sich stattdessen auf das Sicherheitsgefühl zu konzentrieren, das ein großer Bestand vermittelt. Man sagt sich: „Jetzt, wo ich so viel habe, muss ich mir nie wieder Sorgen machen, dass etwas ausgeht.“

Aber hier ist das andere Problem bei zu viel Inventar: Wenn Sie etwas zu lange haben, kann es seinen Wert完全 verlieren. Sie sammeln keine seltenen Münzen oder edlen Weine. In der Wartungsabteilung eines Fertigungsbetriebs verdirbt das Inventar entweder von selbst oder die dazugehörige Anlage erreicht das Ende ihrer Nutzungsdauer. Zurück zum Eis-Beispiel: Entweder erreichen Sie das Mindesthaltbarkeitsdatum, bevor Sie alles essen können, oder alle im Haus beschließen plötzlich, eine eisfreie Diät zu machen. Ihr Inventar ist nun wertlos.

Mit anpassbaren Nachbestellschwellenwerten sendet die Software automatisch eine Warnung, löst eine Bestellung aus – oder beides –, sobald der Bestand unter ein bestimmtes Niveau fällt. Dafür müssen Sie lediglich aktuelle Bestände, bevorzugte Schwellenwerte, Lieferantenkontakte und durchschnittliche Lieferzeiten eingeben. In einem voll ausgestatteten CMMS sind Materialien und Teile mit Arbeitsaufträgen verknüpft. Wenn ein Techniker einen Auftrag abschließt, berücksichtigt die Software den verbrauchten Bestand und aktualisiert die Datenbank automatisch.

Cloud-basierte Verfolgung liefert den richtigen Ort

Aktuelle, leicht zugängliche Bestandsstände platzieren Ihr Inventar dort, wo Sie es brauchen. Im Gegensatz zu Tabellenkalkulations- oder Papier-Systemen basiert moderne Inventarmanagement-Software auf einer zentralen Datenbank, die von jedem internetfähigen Desktop oder Mobilgerät aus zugänglich ist. Da alle auf dieselben Informationen zugreifen, sind diese immer aktuell. Sie müssen nie wieder durch alte E-Mails scrollen, um die neueste Version einer Datei zu finden.

Inventar richtig sortieren

Wenn Sie wissen wollen, wie man Inventar sortiert, denken Sie an Ihren Wintermantel. Je nach Jahreszeit hängt er entweder ganz vorne im Flur oder ganz hinten. Inventar lässt sich genauso sortieren: nach der Wahrscheinlichkeit, dass Sie es brauchen. Wird ein Schmierstoff in verschiedenen vorbeugenden Wartungsarbeiten (PMs) im Monat verwendet? Bewahren Sie ihn griffbereit auf. Und die Teile für den seltenen, aber budgetsprengenden Ausfall einer Schlüsselanlage? Die können weiter hinten liegen – leicht zu finden, aber aus dem Weg.

Inventar einfach teilen

Produktionsanlagen können riesige Komplexe sein, die in puncto Infrastruktur und Belegschaft kleinen Städten Konkurrenz machen. Selbst kleinere Betriebe umfassen oft mehrere, verstreute Gebäude. Cloud-basierte Inventarmanagement-Software schafft ein gemeinsames virtuelles Lager, das Techniker von überall einsehen können. Die standortübergreifende Teilung von Inventar ist besonders bei kritischen, teuren, aber selten genutzten Teilen hilfreich. Statt Duplikate über alle Standorte zu verteilen, kann die Wartungsabteilung einige wenige an einem zentralen Ort lagern, mit aktuellen Beständen, die jedem Techniker von überall zugänglich sind.

Zusammen liefern die Funktionen den richtigen Preis

Es ist nicht schwer zu erkennen, wie jede Funktion Geld spart.

Der Kauf des richtigen Inventars stellt sicher, dass Sie nicht endlose Reparaturen wiederholen. Wenn Pech zuschlägt und Sie schlechte Materialien oder Teile erhalten, können Sie Ihren Bestand schnell bereinigen, Ihre Garantien prüfen und anfangen, Ihr Geld zurückzubekommen.

Die automatische Aufrechterhaltung der Bestandsstände bedeutet, dass Sie haben, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen. Anpassbare Schwellenwert-Warnungen bedeuten, nie mehr für Expresslieferungen extra zahlen zu müssen. Lieferanten-Lieferzeiten sind in der Software hinterlegt, sodass Sie rechtzeitig bestellen und die wirtschaftlichste Versandart wählen können. Und weil Sie nie mehr lagern als nötig, bleiben Sie nicht auf den Kosten für die Lagerung sitzen, in der Hoffnung, dass das Inventar nicht unbrauchbar, verloren oder gestohlen wird, bevor Sie es nutzen können.

Cloud-basierte Verfolgung hält alles genau und aktuell, sodass Sie Inventar nach Häufigkeit der Nutzung lagern können. Und weil Ihre Daten jederzeit und von überall zugänglich sind, ist standortübergreifendes Inventar-Sharing möglich.

Inventarmanagement ist machbar

Das richtige Inventar in der richtigen Menge, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit und zum richtigen Preis zu haben, ist machbar – aber es braucht die richtigen Tools und etwas Vorarbeit. Sind Software und Datenbank einmal eingerichtet, können Sie den initialen Zeit- und Energieaufwand in echte Einsparungen bei Zeit, Geld und Stress umwandeln.

Erinnern Sie sich an die verlorenen Schlüssel vom Anfang? Sie haben sie gerade gefunden!