Beschaffungsprojekt-Ergebnisse präzise bewerten

Ein systematischer Ansatz zur Bewertung der Endergebnisse eines Beschaffungsprojekts hilft Ihnen, Stärken und Schwächen in Ihrem Beschaffungsansatz, bei Ihren Lieferanten und vielen weiteren Geschäftsaspekten zu identifizieren. Annahmen ohne gründliche Analyse führen nur weiter in die Irre – daher ist es wichtig, dass Sie jeden der vier Hauptbereiche unseres Beschaffungsprojekt-Ergebnis-Scorecards untersuchen. Um zu verstehen, wonach Sie suchen und was Sie erwarten können, führt Sie dieser Analyseleitfaden durch jeden Bereich und seine Nuancen:

Qualität

An erster Stelle prüfen Sie die Qualität der erhaltenen Waren. Nichts sonst wiegt viel, wenn Sie feststellen, dass Sie das Gelieferte nicht nutzen können oder sich um langfristige Auswirkungen in puncto Sicherheit, Kundenreaktion etc. sorgen. Hier einige Einzelpunkte zur Qualitätsbewertung:

• Gesamtqualität. Also die grundlegende Eignung der erhaltenen Waren für ihren ursprünglichen Zweck. Betrachten Sie dies nicht als binären Zustand „gut genug“ oder „nicht gut genug“. Berücksichtigen Sie die Nuance: Ist sie besser als erwartet? Schlechter, aber noch brauchbar? Erwarten Sie Qualitätsverbesserungen?
• Konsistenz. Inkonsistenz ist in vielerlei Hinsicht ein schlechteres Ergebnis als generell niedrige Qualität; mindere Qualität kann durch Verbesserungen adressiert werden, Inkonsistenz kann auf tiefere Probleme im Beschaffungsprozess hindeuten.
• Details. Feindetails eines Projekts ändern sich oft angesichts der Beschaffungsrealitäten – wie sehen sie im aktuellen Projekt aus?
• Qualität/Kosten-Verhältnis. Man bekommt, wofür man zahlt – oder sollte es zumindest. Qualität oder Kosten isoliert zu bewerten, bringt wenig Nutzen für die Projektbewertung. Sehen Sie auf Ihren ROI hier.

Zusammenarbeit mit dem Lieferanten

Beschaffung läuft letztlich auf Kommunikation hinaus. Mit den richtigen Werkzeugen und dem richtigen Lieferanten sollte der Prozess für alle schmerzlos sein, Qualität liefern, die Budget und Zielen entspricht, und schnelle Problemlösung ermöglichen. Um Ihre Lieferantenbeziehung und damit Ihr aktuelles Beschaffungsprojekt besser zu bewerten, betrachten Sie diese Teilaspekte:

• Kommunikationsklarheit. Ein simpler Konzept: Bleiben Sie und der Lieferant problemlos auf demselben Stand?
• Erreichbarkeit. Wie schwer ist es, die richtige Person ans Telefon zu bekommen, um ein Problem zu lösen oder eine Änderung zu besprechen?
• Professionalität. Werden Termine eingehalten, fühlen Sie sich in der Kommunikation wohl, und können Sie Ehrlichkeit erwarten?
• Effizienz. Zeichnet sich Ihre Kommunikation durch ziellose, ineffektive Gespräche aus – oder durch präzise Interaktionen, gestützt durch passende Tools? Wochenlanges Telefongespräch-Pingpong zur Klärung kleiner Details sollte mit dem richtigen Ansatz unnötig sein.

Termingerechte Lieferung

Kamen alle beschafften Artikel planmäßig an? Wenn nicht, warum? Ein Versagen hier ist sicherlich nicht gut, aber es ist wichtig, die Ursache zu identifizieren – oder inakzeptable Opfer, die für den Erfolg gebracht wurden. Betrachten Sie termingerechte Lieferung nicht als rein binäres Pass/Fail-Kriterium, trotz seiner Wichtigkeit.

Angebotskosten vs. Endkosten

In Beschaffungsprojekten sollten wenige Dinge mehr Alarmglocken läuten lassen als Diskrepanzen zwischen Angebotskosten und Endkosten. Zuschläge aus schlechter Planung oder unredlichen Geschäftspraktiken sind inakzeptabel. Liegt das Problem auf Ihrer Seite – durch unklare Kommunikation oder andere Probleme –, ist es durch verbesserte Kommunikation zu lösen. Natürlich können Probleme, die oberflächlich Ihre Schuld scheinen, auf geringe Erreichbarkeit und andere Lieferantenprobleme zurückgehen; bewerten Sie diesen Punkt sorgfältig.