Contract Lifecycle Management meistern: 5 bewährte Schritte für nahtlose Implementierung

Interesse an Contract Lifecycle Management (CLM) Software steigt nach den beispiellosen Störungen des vergangenen Jahres – die aufzeigten, wie kritisch Echtzeit-Zugriff auf Vertragsdaten ist, um effektiv auf entstehende Risiken und Chancen zu reagieren.

Laut einer aktuellen Forrester-Umfrage: „CLM ist universell von Nice-to-Have zu Critical-to-Have in einer Post-COVID-Welt geworden.“ Nicht überraschend, schätzt World Commerce & Contracting, dass ineffizientes Vertragsmanagement Unternehmen mehr als 9 % des gesamten Jahresumsatzes kostet.

Verträge sind das Fundament jeder kommerziellen Beziehung. Ein effektives Vertragsmanagementsystem kann Unternehmen helfen, Kosten zu reduzieren und Time-to-Market zu beschleunigen – bei gleichzeitiger Compliance-Gewährleistung und Risikominimierung. Doch wie bei aller Technologie gibt es Schlüsselentscheidungen, die den Wert bestimmen, den eine Organisation aus der CLM-Implementierung realisiert.

Folgend fünf Schritte, die ein Unternehmen unternehmen sollte, um eine erfolgreiche CLM-Implementierung zu gewährleisten:

1. Grundlagen legen

Man sagt oft: „Wer nicht plant, plant zu scheitern.“ Jede erfolgreiche Technologie-Implementierung beginnt mit sorgfältiger Planung und klarem Verständnis der Auswirkungen der neuen Lösung auf das Business. Da Verträge mehrere Stakeholder über Geografien hinweg repräsentieren – von Procurement und Sales bis Legal und IT –, muss eine Organisation durchdacht sein, wer in CLM-Selektion, -Implementierung und -Skalierung einbezogen wird. Jede Division hat eine andere Perspektive auf CLM. Je mehr Buy-in eine Organisation initial in den Prozess hat, desto wahrscheinlicher investiert sie in die richtige Wahl und desto einfacher wird es, zukünftige Vertragsmanagement-Fähigkeiten zu skalieren, während das Unternehmen wächst und sich Business-Bedürfnisse wandeln.

Unternehmen müssen auch aktuelle Vertragsprozesse verstehen, um vorherzusehen, wie ein CLM-System Workflows beeinflussen wird, bevor investiert wird. Evaluierung des Vertragswesens über die Organisation deckt ineffiziente Workflows auf, die ein CLM-System schnell lösen kann. Umgekehrt offenbart es Bereiche, wo Vertragsprozesse hochkomplex oder low-volume sind. Es ist ratsam, zu warten, bis die Lösung skaliert ist, um diese Bereiche anzugehen.

Organisationen können dann definieren, wie Erfolg aussieht, und Ziele für Verbesserungen setzen, die Stakeholder sehen wollen. Benchmarking von KPIs wie Vertrags-Bearbeitungszeit und Reporting von Verbesserungen in Schlüsselbereichen des Vertragsmanagements baut Vertrauen in das System auf. Zusätzlich realistische Stage Gates mit diskreten Meilensteinen für die CLM-Reise zu erstellen, hält Implementation-Teams auf Kurs und stellt sicher, dass alle Parteien mit dem Fortschritt aligniert sind.

2. Die richtige Technologie wählen

Wie bei jedem Technologiekauf sollten Organisationen ein CLM-System als Investition betrachten. Das bedeutet: Es sollte Fähigkeiten bieten, die unmittelbare Bedürfnisse des Unternehmens adressieren, während es auch fortschrittliche Technologien wie KI und Blockchain einschließt, um sicherzustellen, dass das System zukünftige Anforderungen adressieren kann.

Aber es geht um mehr als nur die Technologie selbst; Organisationen sollten nach einem CLM-Provider suchen, der als vertrauenswürdiger Berater und Partner dienen kann. Selbst die beste Software hat wenig Wert, wenn sie zu schwierig zu bedienen ist oder nicht die nötigen Ergebnisse liefert, um Stakeholder-Vertrauen zu sichern. Die Wahl eines erfahrenen CLM-Partners mit bewährter Erfolgsbilanz bei schnellen und erfolgreichen Implementierungen kann Unternehmen zu einem schnellen ROI verhelfen.

Contracting ist die neueste Frontier, die Organisationen in ihrer Digital-Transformation-Journey angehen. Daher ist es vital, dass Unternehmen einen CLM-Provider evaluieren und suchen, der kontinuierlich in sein Angebot investiert – und dass diese Technologien nahtlos mit bestehenden Enterprise-Systemen über die Organisation integriert sind, um Operations zu optimieren und Business zu beschleunigen.

3. In Training investieren

Egal wie fortgeschritten ein Technologie-Tool ist oder wie revolutionär seine Business-Auswirkungen sein werden – wenn es niemand nutzt, nützt es nichts. Das sollte im Vordergrund bleiben, wenn Unternehmen ein neues CLM-System ausrollen. Glücklicherweise gibt es zahlreiche Optionen für effektives und effizientes Staff-Training.

An erster Stelle: Der CLM-Provider. Experten in ihrer Produkt-Funktionalität sind am besten gerüstet, um Nutzern notwendiges In-Person-Training und User Guides anzubieten, die smooth Adoption gewährleisten. Suchen Sie nach einem Technologiepartner, der „Train-the-Trainer“-Programme anbietet, die ausgewählte Mitarbeiter in Kernfunktionsbereichen mit tiefem Produktwissen vorbereiten. Diese „Super User“ können Kollegen helfen, das Maximum aus der Technologie herauszuholen. Zusätzlich, wenn ein Service-Partner für Implementation genutzt wird: auf dessen zertifizierte Trainer verlassen, um das Team up and running zu bringen.

Zusätzlich gewinnen Digital Adoption Tools, die kontextualisierte und personalisierte In-App-Guidance bieten, an Beliebtheit bei Unternehmen, die Training beschleunigen und End-User-Onboarding sowie Produktivität verbessern wollen. Mitarbeiter lernen die Software, während sie tägliche Aufgaben erledigen, die ihren verschiedenen Rollen über die Organisation einzigartig sind.

4. Zwei-Pronged-Strategie implementieren

Timing ist alles beim Deployen von Technologie über die Organisation. Stellen Sie sicher, dass keine anderen Technologie-Implementierungen anderswo in der Organisation ablaufen, die Mitarbeiter vom Lernen des CLM-Systems ablenken könnten – was auch neue Workflows einschließen kann.

Daher: Ein Rollout einfacher Vertragsfunktionen über das Business erlaubt Mitarbeitern, sich mit dem neuen System vertraut zu machen, ohne von komplexen Features und Funktionen überwältigt zu werden. Diese vereinfachte Implementierung baut Vertrauen und Buy-in unter Stakeholdern und Mitarbeitern gleichermaßen auf.

Gleichzeitig für die zuvor identifizierten „Super User“: Die kompletten Fähigkeiten teilen, da dies hilft, ein Kernteam von CLM-Champions zu schaffen, die das System anderen evangelisieren. Sie dienen auch als In-House-System-Experten, die Adoption sicherstellen und Verbesserungschancen identifizieren können.

5. Erfolg reporten

Nach dem Rollout der Implementation ist es vital, zu schauen, wie die Organisation gegen ihre Ziele performt. Ob ein Unternehmen mit einem Projekt startet, wo es einen Quick Win sichern kann, oder ein Problem angeht, das organisationweit problematisch war: Inkrementellen Fortschritt zu demonstrieren, hilft, Momentum für das CLM-System zu generieren.

Beispiel: Ein multinationales IT-Services-Unternehmen implementierte CLM, um die Art zu verbessern, wie vertragliche Commitments erfasst und überwacht werden, um die Bottom Line zu optimieren. Das Unternehmen verbesserte Vertrags-Compliance durch Straffung und Automatisierung des Managements von Service-Level-Agreements und Statement-of-Work-Commitments. Resultat: Der vorherige zweiwöchige Vertragszyklus wurde um 50 % bis 60 % reduziert – was Time-to-Market beschleunigt.

Was auch immer das Ziel: Organisationen sollten mit ihrem CLM-Provider nicht nur die initialen KPIs aus dem Planungsprozess benchmarken, sondern auch 30-, 60- und 90-Tage-Reports erstellen, um zu dokumentieren, wie sich diese KPIs seit Deployment verändert haben. Während sich diese Benchmarks entwickeln, ist es imperativ, den Implementationserfolg weiterhin zu zeigen – damit Stakeholder den Wert der Investition weiter sehen.

Für Unternehmen, die ein CLM-System als Teil ihrer Digital-Transformation-Journey in Betracht ziehen: Die Zeit ist jetzt. Gartner schätzt, dass Vertragsverhandlungen bis 2023 durch Fortschritte in Contract Management Technology 30 % schneller werden.

Während neues Technology-Deployen einschüchternd sein kann, hängt der Wert, den eine Organisation realisiert, von fünf Kernpunkten ab:

• Sorgfältige Planung, um sicherzustellen, dass alle Stakeholder involviert sind und Erfolg messbar ist,
• Den richtigen Technologiepartner wählen,
• In Training investieren und interne Champions kultivieren,
• Einen Two-Pronged-Ansatz für Implementation, und
• Einen klaren Weg, Performance gegen KPIs zu reporten.

Es ist wichtig, realistisch bezüglich Timing und Erwartungen bei der CLM-Implementierung zu bleiben. Wenn ein Unternehmen diese Kernschritte befolgt, wird es frühen Wert für das Projekt demonstrieren und Buy-in von Schlüssel-Stakeholdern sichern – was sich jahrelang auszahlt.

Bernadette Bulacan ist Vice President und Lead Evangelist bei Icertis.