Fünf Schritte zu einer erfolgreichen CLM-Implementierung

Das Interesse an Software für das Vertragslebenszyklus-Management (CLM) steigt nach den beispiellosen Störungen im letzten Jahr, die gezeigt haben, wie kritisch der Echtzeitzugriff auf Vertragsdaten effektiv auf aufkommende Risiken und Chancen reagieren sollte.

Laut einer kürzlich durchgeführten Forrester-Umfrage hat sich CLM in einer Post-COVID-Welt allgemein von einem Nice-to-have zu einem Critical-to-have entwickelt. Dies ist nicht überraschend, wenn man bedenkt, dass Schätzungen von World Commerce &Contracting zufolge ein ineffizientes Vertragsmanagement Unternehmen mehr als 9 % des Jahresgesamtumsatzes kostet.

Verträge sind die Grundlage jeder Geschäftsbeziehung. Ein effektives Vertragsmanagementsystem kann Unternehmen helfen, Kosten zu senken und die Markteinführungszeit zu verkürzen, während gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften sichergestellt und Risiken minimiert werden. Wie bei jeder Technologie gibt es jedoch wichtige Entscheidungen, die den Wert bestimmen, den ein Unternehmen durch die Bereitstellung eines CLM-Systems erzielt.

Im Folgenden sind fünf Schritte aufgeführt, die ein Unternehmen unternehmen sollte, um eine erfolgreiche CLM-Implementierung sicherzustellen.

Legen Sie den Grundstein. Es wird oft gesagt, dass „ein Scheitern bei der Planung ein Plan zum Scheitern ist“. Jede erfolgreiche Technologiebereitstellung beginnt mit einer sorgfältigen Planung und einem klaren Verständnis der Auswirkungen der neuen Lösung auf das Geschäft. Da Verträge mehrere Interessengruppen in verschiedenen Regionen repräsentieren, von Beschaffung und Verkauf bis hin zu Recht und IT, muss ein Unternehmen sorgfältig überlegen, wer in den CLM-Auswahl-, Implementierungs- und Skalierungsprozess einbezogen wird. Jede Abteilung innerhalb der Organisation hat eine andere Perspektive auf CLM. Je mehr Zustimmung ein Unternehmen zu Beginn für den Prozess hat, desto wahrscheinlicher ist es, in die richtige Wahl zu investieren, und desto einfacher wird es sein, zukünftige Vertragsmanagementfunktionen zu skalieren, wenn das Unternehmen wächst und sich die Geschäftsanforderungen ändern.

Unternehmen müssen auch die aktuellen Vertragsprozesse verstehen, um vorherzusagen, wie sich ein CLM-System auf die Arbeitsabläufe auswirkt, bevor sie in es investieren. Die Bewertung des Vertragswesens im gesamten Unternehmen hilft dabei, ineffiziente Vertragsarbeitsabläufe aufzudecken, die ein CLM-System schnell lösen kann. Umgekehrt zeigt es auch Bereiche auf, in denen Contracting-Prozesse hochkomplex oder kleinteilig sind. Es ist ratsam zu warten, bis die Lösung skaliert ist, um diese Bereiche zu adressieren.

Unternehmen können dann damit beginnen, zu definieren, wie Erfolg aussieht, und Ziele für Verbesserungen festlegen, die die Stakeholder sehen möchten. Das Benchmarking von Key Performance Indicators (KPIs) wie Vertragsdurchlaufzeiten und das Melden von Verbesserungen in wichtigen Bereichen des Vertragsmanagements tragen dazu bei, Vertrauen in das System aufzubauen. Darüber hinaus hilft die Erstellung realistischer Stage Gates mit diskreten Meilensteinen für die CLM-Reise dabei, die Implementierungsteams auf Kurs zu halten und sicherzustellen, dass alle Parteien mit dem Fortschritt verbunden sind.

Wählen Sie die richtige Technologie aus. Wie bei jedem Technologiekauf sollten Unternehmen ein CLM-System als Investition betrachten. Das bedeutet, dass es Funktionen bieten sollte, die die unmittelbaren Bedürfnisse eines Unternehmens erfüllen und gleichzeitig fortschrittliche Technologien wie künstliche Intelligenz und Blockchain umfassen, um sicherzustellen, dass das System das Wachstum und die zukünftigen Anforderungen eines Unternehmens erfüllen kann.

Aber es ist mehr als nur die Technologie selbst; Unternehmen sollten nach einem CLM-Anbieter suchen, der als vertrauenswürdiger Berater und Partner dienen kann. Selbst die beste Software hat wenig Wert, wenn sie zu schwierig zu verwenden ist oder nicht die erforderlichen Ergebnisse liefert, um das Vertrauen der Interessengruppen zu sichern. Die Wahl eines erfahrenen CLM-Partners mit einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz bei schnellen und erfolgreichen Implementierungen kann Unternehmen helfen, einen schnellen Return on Investment zu erzielen.

Contracting ist die neueste Herausforderung, die Unternehmen auf ihrem Weg der digitalen Transformation in Angriff nehmen. Daher ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, einen CLM-Anbieter zu evaluieren und zu suchen, der weiterhin in sein Angebot investiert und dass sich diese Technologien nahtlos in vorhandene Unternehmenssysteme im gesamten Unternehmen integrieren, um den Betrieb zu optimieren und das Geschäft zu beschleunigen.

Investieren Sie in Schulungen. Es spielt keine Rolle, wie fortschrittlich ein Technologietool ist oder wie revolutionär seine Auswirkungen auf das Geschäft sein werden, wenn es niemand verwendet. Dies sollte im Vordergrund stehen, wenn Unternehmen mit der Einführung eines neuen CLM-Systems beginnen. Glücklicherweise gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Mitarbeiter effektiv und effizient zu schulen.

An erster Stelle steht der CLM-Anbieter. Experten für die Funktionalität ihrer Produkte sind am besten gerüstet, um Benutzern die erforderlichen persönlichen Schulungen und Benutzerhandbücher anzubieten, die eine reibungslose Einführung gewährleisten. Suchen Sie nach einem Technologiepartner, der „Train-the-Trainer“-Programme anbietet, die dabei helfen, ausgewählte Mitarbeiter in Kernfunktionsbereichen mit fundierten Produktkenntnissen vorzubereiten. Diese „Superuser“ können Kollegen helfen, das Beste aus der Technologie herauszuholen. Wenn Sie einen Servicepartner für die Implementierung in Anspruch nehmen, können Sie sich außerdem auf seine zertifizierten Trainer verlassen, um das Team zum Laufen zu bringen.

Darüber hinaus werden digitale Einführungstools, die kontextbezogene und personalisierte In-App-Anleitungen bieten, bei Unternehmen immer beliebter, die Schulungen beschleunigen und das Onboarding und die Produktivität der Endbenutzer verbessern möchten. Mitarbeiter können die Software erlernen, während sie tägliche Aufgaben erledigen, die für ihre verschiedenen Rollen im gesamten Unternehmen einzigartig sind.

Implementieren Sie eine zweigleisige Strategie. Timing ist alles, wenn es um die Bereitstellung von Technologie im gesamten Unternehmen geht. Stellen Sie sicher, dass an anderer Stelle in der Organisation keine anderen Technologieimplementierungen stattfinden, die die Mitarbeiter vom Erlernen des CLM-Systems ablenken könnten, was auch neue Workflows beinhalten kann.

Daher ermöglicht die Einführung einfacher Vertragsfunktionen im gesamten Unternehmen den Mitarbeitern, sich mit dem neuen System vertraut zu machen, ohne von Anfang an von komplexen Features und Funktionen überfordert zu werden. Diese vereinfachte Implementierung wird dazu beitragen, Vertrauen und Zustimmung bei Stakeholdern und Mitarbeitern gleichermaßen aufzubauen.

Gleichzeitig können ausgewählte „Superuser“, die zu einem früheren Zeitpunkt im Implementierungsprozess identifiziert wurden, die vollständigen Fähigkeiten teilen, da dies dazu beiträgt, ein Kernteam von CLM-Champions zu bilden, die das System anderen bekannt machen können. Sie fungieren auch als interne Systemexperten, die dazu beitragen können, die Akzeptanz sicherzustellen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Melden Sie Ihren Erfolg. Nach dem Rollout der Implementierung ist es wichtig zu prüfen, wie die Organisation ihre Ziele erreicht. Unabhängig davon, ob ein Unternehmen mit einem Projekt beginnt, bei dem es einen schnellen Erfolg erzielen kann, oder ein Problem angeht, das auf breiter Front problematisch war, wird der Nachweis schrittweiser Fortschritte dazu beitragen, das CLM-System in Schwung zu bringen.

Zum Beispiel ein multinationaler I.T. Dienstleistungsunternehmen implementierte CLM, um die Erfassung und Überwachung von Vertragsverpflichtungen zu verbessern, um das Endergebnis zu optimieren. Das Unternehmen hat die Vertragseinhaltung verbessert, indem es die Verwaltung von Service-Level-Agreements und Leistungserklärungen rationalisiert und automatisiert hat. Infolgedessen hat das Unternehmen seine bisherige Vertragslaufzeit von zwei Wochen um 50 % bis 60 % verkürzt und so die Markteinführungszeit verkürzt.

Was auch immer das Ziel ist, Unternehmen sollten mit ihrem CLM-Anbieter zusammenarbeiten, um nicht nur die anfänglichen KPIs, die im Planungsprozess identifiziert wurden, zu vergleichen, sondern auch 30-, 60- und 90-Tage-Berichte zu erstellen, um zu dokumentieren, wie sich diese KPIs seit der Bereitstellung des Systems verändert haben. Während sich diese Benchmarks weiterentwickeln, ist es unerlässlich, den Erfolg der Implementierung weiterhin zu demonstrieren, damit die Interessengruppen weiterhin den Wert der Investition erkennen.

Für Unternehmen, die ein CLM-System als Teil ihrer digitalen Transformation in Betracht ziehen, ist der richtige Zeitpunkt gekommen. Gartner schätzt, dass Vertragsverhandlungen bis 2023 aufgrund von Fortschritten in der Vertragsmanagementtechnologie um 30 % schneller werden.

Obwohl die Bereitstellung neuer Technologien entmutigend sein kann, hängt der Wert, den ein Unternehmen realisiert, von fünf Schlüsselfaktoren ab:

• Sorgfältige Planung, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten einbezogen werden und der Erfolg messbar ist,
• Auswahl des richtigen Technologiepartners
• Investitionen in die Ausbildung und Förderung interner Champions
• Ein zweigleisiger Ansatz für die Implementierung und
• Eine klare Möglichkeit, die Leistung anhand von KPIs zu melden.

Denken Sie daran, bei der Implementierung eines CLM-Systems hinsichtlich des Timings und der Erwartungen realistisch zu sein. Wenn ein Unternehmen diese Kernschritte befolgt, kann es einen frühen Wert für das Projekt nachweisen und sich die Zustimmung der wichtigsten Interessengruppen sichern, die sich für die kommenden Jahre auszahlen wird.

Bernadette Bulacan ist Vizepräsidentin und führende Evangelistin bei Icertis .