Was ist ein Arbeitsauftrag? Grundlagen und Best Practices

Wenn Sie damit beauftragt werden die Verantwortung für die Überwachung des Betriebs einer oder mehrerer Fertigungs- oder Schwerindustrieanlagen haben Sie zweifellos viel zu tun. Sie möchten Zeit für die kritischsten Aufgaben und, wenn möglich, Strategien für langfristige Verbesserungen entwickeln – aber Sie müssen diese Wünsche mit der Realität Ihrer täglichen Arbeitsbelastung in Einklang bringen. Arbeitsaufträge machen einen großen Teil dieser Arbeitsbelastung aus.

Die Nutzung von Arbeitsauftragssoftware und EAM-Tools (Enterprise Asset Management) kann dabei eine große Hilfe sein Situationen. Aber es ist ebenso wichtig, ein wirklich umfassendes Verständnis dafür zu haben, wie der ideale Arbeitsauftrag erstellt und an die entsprechenden Empfänger verteilt werden sollte, um die Effizienz zu verbessern.

Was ist ein Arbeitsauftrag?

Im Zusammenhang mit Facility Management ist ein Arbeitsauftrag eine Anfrage, die von einer beliebigen Einheit des Unternehmen mit einem Reparatur- (oder routinemäßigen Wartungs-) Bedarf jeglicher Art und an die Wartungsabteilung weitergeleitet werden. (Dies sollte nicht mit einer Bestellung verwechselt werden, die später kommt, wenn Ersatzteile oder Werkzeuge beschafft werden müssen, um die betreffende Wartung durchzuführen.) Vor Jahren wurden Arbeitsaufträge ausschließlich auf Papier niedergeschrieben – und Papieraufträge werden immer noch verwendet von zahlreichen produzierenden Unternehmen in bestimmten Kontexten – aber sie müssen auch in digitalen Formaten verfügbar sein, damit sie leicht zugänglich sind.

In den meisten Arbeitsauftrags- oder EAM-Softwaresystemen fallen die Aufträge selbst in verschiedene Kategorien. Diese lauten wie folgt:

• Inspektion: Diese Art von Arbeitsanfrage wird gesendet, wenn eine bestimmte Komponente, ein Gerät, eine Maschine oder ein System auf Probleme überprüft werden muss – normalerweise in Verbindung mit einem vorher festgelegten Zeitplan. (Regierungsbehörden verlangen regelmäßige Inspektionen für alle potenziell gefährlichen Geräte; in anderen Fällen haben Sie den Zeitplan auf eigene Faust erstellt.) Inspektionen können durchaus keine Probleme aufdecken, aber sie sind für die Sorgfaltspflicht von entscheidender Bedeutung.
  
  
  
• Vorbeugende Wartung :Wie bei Inspektionen werden vorbeugende Wartungsaufträge nicht unbedingt als Reaktion auf ein offensichtliches Problem mit einer Maschine angefordert, sondern eher, um Störungen oder Fehlern vorzubeugen, bevor sie auftreten. (Es ist im Wesentlichen das genaue Gegenteil der reaktiven Wartung, bei der ein Wartungsauftrag für ein Gerät erst nach einem Ausfall ergeht.)
  
  
  
• Sicherheit: Wenn ein Sicherheitsarbeitsauftrag angefordert wurde, bedeutet dies, dass die Geschäftseinheit, die diese Anforderung stellt, möchte, dass sich das Wartungsteam auf Aktualisierungen und Reparaturen konzentriert, die speziell der persönlichen physischen Sicherheit von Arbeitern zugute kommen, die eine bestimmte Maschine oder ein bestimmtes System verwenden, anstatt sich darauf zu konzentrieren die Lebensdauer der Geräte.
  
  
  
• Gefahrenspezifische Anordnungen: Wartungsarbeiten, die mit bestimmten (und besonders gefährlichen) Gefahren verbunden sind, erfordern einen bestimmten Arbeitsauftrag. Wenn die Reparatur beispielsweise Geschick und Erfahrung mit fehlerhaften Kabeln, Schaltungen und anderen elektrischen Komponenten erfordert, würde ein elektrischer Arbeitsauftrag an das Wartungsmanagement gehen. Wenn Heißarbeiten, Leitungsunterbrechungen, beengte Räume oder schwere Maschinen betroffen sind, muss der Arbeitsauftrag dies ebenfalls widerspiegeln. (Außerdem muss ein Wartungstechniker eine ebenso spezifische Arbeitserlaubnis beantragen.)
  
  
  
• Notfall: Eine Notfallanordnung wird angefordert, wenn aus Gründen der Arbeitssicherheit oder der Gerätegesundheit eine sofortige Wartung erforderlich ist. Wenn die Situation ernst und unmittelbar genug ist, kann der Arbeitsauftragsprozess ignoriert werden, um das Reparaturpersonal sofort zum Einsatz zu bringen (nach Ermessen des Wartungsmanagers).
  
  
  
• Sonderbestellung: Diese Art von Auftrag deckt alles ab, was in keine der zuvor genannten Kategorien passen würde:Ersatz von Altanlagen, Installation neuer Ausrüstung zur Verbesserung der allgemeinen Wartungssituation und so weiter.
  
  
  

Der ideale Arbeitsablauf für Arbeitsaufträge

Oberflächlich gesehen sieht der interne Arbeitsauftrags-Workflow ziemlich einfach aus:Eine Abteilung innerhalb des Unternehmens stellt eine Arbeitsanfrage an die Wartungsabteilung, die diese entweder genehmigen oder ablehnen kann. Wenn dies genehmigt wird, wird der Auftrag geplant, und dann wird ein weiterer formeller Arbeitsauftrag an den Techniker gesendet, der für die Erledigung der in der ursprünglichen Anfrage aufgeführten Aufgabe verantwortlich ist. Diese Person führt die erforderliche Wartung durch. Dann gilt der Arbeitsauftrag als abgeschlossen und wird zur späteren Bezugnahme archiviert.

Natürlich ist an keinem dieser Schritte etwas auszusetzen. Es kann jedoch ratsam sein, das Arbeitsauftragsmanagement fokussierter und ganzheitlicher zu denken. Betrachten Sie die folgenden Schritte:

• Identifizieren: Erfahrene Produktionsmitarbeiter und Techniker sollten das Problem identifizieren und es in Arbeitsaufträgen präzise beschreiben (z. B. „Gabelstapler-Aktuator kann Hydraulik nicht aktivieren und Gabeln anheben“).
  
  
• Priorisierung: Ist dies das dringendste Problem bei der korrektiven Wartung, das das Team angehen muss, oder sollte es zurückgestellt werden? Beantworten Sie die Frage basierend auf Faktoren wie Asset-Kritikalität, Produktionsanforderungen, Sicherheitsanforderungen und Qualität.
  
  
• Plan: Wartungsmanager müssen detaillierte Pläne für Teammitglieder erstellen, die komplexe Aufgaben bewältigen. Fügen Sie zusätzlich zu den Anweisungen für notwendige Aufgaben alle relevanten Sicherheitsanforderungen hinzu, insbesondere die Schritte, die für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften erforderlich sind.
  
  
• Planen und zuweisen: Finden Sie den idealen Zeitpunkt für die Wartung und beauftragen Sie einen Techniker mit entsprechender Erfahrung. Behalten Sie Prioritäten im Auge – weisen Sie den anspruchsvollsten Aufträgen die erfahrensten Techniker zu und überlassen Sie die routinemäßige Wartung denjenigen mit weniger Erfahrung.
  
  
• Ausführen: Schließen Sie die Arbeit rechtzeitig ab (ohne Qualitätseinbußen).
  
  
• Auswerten :Sehen Sie sich an, was bei der Bestellung richtig oder falsch gelaufen ist, was hätte besser oder schneller gemacht werden können, welche Teile verwendet wurden und so weiter.

Vermeidung üblicher Kopfschmerzen beim Bestellvorgang

Niemand ist perfekt und Fehler können in jeder Phase des Arbeitsauftragslebenszyklus auftreten. Die wahrscheinlichsten Fehler sind Tippfehler auf einem Arbeitsauftragsformular. Für so etwas ist es keine große Sache, wenn es die Techniker nicht daran hindert, zu verstehen, was von ihnen verlangt wird. Fehlende, unvollständige oder falsche Informationen sind dagegen ein viel größeres Problem.

Der Auftrag sollte zumindest die Aufgabe so detailliert wie nötig beschreiben, identifizieren wer anfordern, den mit der Ausführung beauftragten Techniker benennen, einen Ort angeben, eine geschätzte Fertigstellungszeit angeben und alle Werkzeuge, Sicherheitsausrüstungen und Teile aufzählen, die für die Arbeit erforderlich sind. Selbst ein ungenaues oder fehlendes Element in dieser Liste kann den Wartungsprozess verzögern, eine Verzögerung, die Zeit und (letztendlich) Geld kostet.

Beachten Sie die folgenden Vorgehensweisen, um das Auftreten von Fehlern in Arbeitsaufträgen zu minimieren:

• Verwenden Sie eine Vorlage für Arbeitsaufträge, die Felder für alle relevanten Informationen enthält und für Techniker einfach zu befolgen ist.
• Automatisieren Sie den Prozess wo immer möglich.
• Sorgen Sie während des gesamten Prozesses für Transparenz, damit Sie Probleme schnell erkennen und beheben können, bevor sie zu größeren Problemen werden.
• Verfolgen Sie Bestellungen anhand relevanter Metriken, einschließlich der durchschnittlichen Zeit bis zum Ausfall, der durchschnittlichen Zeit bis zur Reparatur oder zum Austausch, der Gesamteffizienz der Ausrüstung und der Kosten.

Einsatz agiler Software für hervorragende Arbeitsaufträge

Sie müssen nicht lange suchen, um Softwarelösungen für Arbeitsaufträge à la carte zu finden, die die Prozesse verwalten können oben beschrieben – oder dass sie behaupten können. Aber es ist unwahrscheinlich, dass diese Tools oder Field Service Management (FSM)-Tools genügend Funktionalität bieten, um die Kosten wirklich wert zu sein.

Sie sind am besten dran, wenn Sie die Arbeitsauftragsverwaltungstools verwenden, die in einer computergestützten Wartung verfügbar sind Managementsystem (CMMS) neben einem hochmodernen EAM-Tool wie Dynaway, das nahtlos in Microsoft Dynamics 365 integriert ist. Dieser Ansatz rationalisiert nicht nur den Arbeitsauftragsprozess für effektivere und effizientere Ergebnisse von der ersten Anfrage bis zum Auftragsabschluss. Es integriert diese Funktion auch vollständig in alle anderen Facility-, Inventar- und Asset-Management-Prozesse, wodurch Ihr Unternehmen eine umfassendere Übersicht erhält.

Um mehr über die Hauptfunktionen von Dynaway zu erfahren, kontaktieren Sie uns oder werfen Sie einen Blick auf eines unserer neuesten Webinare.