Häufige Fallstricke bei der CMMS-Wartungssoftware-Auswahl vermeiden

Sucht Ihre Organisation nach einer CMMS/Wartungssoftware-Lösung? Wenn ja, müssen Sie sich häufiger Fallstricke bewusst sein, die während des Auswahlprozesses passieren können und Ihre finale Wahl zu einem Albtraum in der Nutzung machen können. Je nach dem Hintergrund der Person, die die Auswahl trifft, kann einer oder mehrere dieser Fallstricke den Auswahlprozess stolpern lassen. CMMS-Software-Auswahl kann von jemandem aus der IT-Abteilung, jemandem aus der Wartungsabteilung oder jemandem aus Produktion/Verwaltung getrieben werden. Nicht vertraut mit CMMS-Software und ihren Anwendungen zu sein, kann dazu führen, dass die Person, die die Auswahl trifft, potenzielle Probleme übersieht, die die finale Software für die Organisation nicht sehr nützlich machen. In diesem zweiteiligen Beitrag werden wir häufige Auswahlfehler und wie man sie vermeidet, besprechen.

Was sind diese Fallstricke?

1. Verführt durch die niedrigeren Kosten und einfache Bereitstellung eines gehosteten Web-CMMS: Hier bietet ein Anbieter ein Wartungsmanagement-Softwareprodukt an, das als Service verfügbar ist (Software as a Service – SaaS). Monatliche Gebühren sind niedriger und werden nach Nutzeranzahl berechnet. Die Bereitstellung ist einfacher, weil Sie nur eine Internetverbindung und einen Webbrowser benötigen, um darauf zuzugreifen. Was gibt es da nicht zu mögen! Das Problem ist, dass Sie jetzt für immer in monatliche Gebühren eingebunden sind. Wenn Sie mehr Nutzer hinzufügen möchten, zahlen Sie deutlich mehr. Sie müssen die Kosten einer einmaligen Lizenzgebühr gegen etwa drei Jahre der Abonnementkosten einer gehosteten Lösung vergleichen, um eine Vorstellung von vergleichbaren Kosten zu bekommen. Sie müssen auch zukünftige Migrationskosten berücksichtigen. Was passiert mit Ihren Daten, wenn Sie zu einem anderen Anbieter wechseln möchten? Wie bekommen Sie Ihre Daten und wie können Sie sie in das neue System laden? Wem gehören Ihre Daten? Was passiert mit Ihnen, wenn der Anbieter pleitegeht oder andere Probleme bei der Dienstbereitstellung hat?
2. Eine toll aussehende Lösung mit vielen Extras auswählen: Das kann jemanden beißen, der nicht allzu vertraut mit Wartungsmanagement ist – typischerweise eine Person aus der IT-Abteilung oder Verwaltung/Produktion, die CMMS-Software auswählt. In solchen Fällen stellen Sie sicher, dass der Wartungsworkflow, den die CMMS-Software bietet, etwas ist, das Ihr Wartungsteam nutzen kann. Stellen Sie sicher, dass er sie nicht zwingt, ihre Wartungspraktiken komplett zu ändern, um die CMMS-Software zu accommodieren. Einige Änderungen in Wartungspraktiken können hilfreich sein, um zukünftige Ziele zu accommodieren, aber größere Änderungen sind meist schwer umzusetzen und werden wahrscheinlich einfach ignoriert. Sie müssen solche Workflows mit dem Wartungsmanager, Wartungsplanern und Wartungstechnikern überprüfen, um sicherzustellen, dass sie funktionieren.
3. Denken, dass Lösungen, die viel Schulung und praktische Unterstützung bieten, gut sein müssen. CMMS-Softwareprodukte, die Schulung vor der Nutzung erfordern, sollten ein Warnsignal sein – sie sind typischerweise komplexere Produkte. Solche Produkte sind generell schwerer zu bedienen und die Schulung wird viel Wartungsabteilungszeit fressen! Was passiert, wenn Leute gehen und Sie neue Mitarbeiter an Bord bekommen – wer zahlt für die Schulung? Wird die Leistung der Wartungsabteilung leiden, wenn neue Mitarbeiter auf die CMMS-Software eingearbeitet werden?

Weitere Fallstricke folgen (in Teil 2 besprochen)!

Im zweiten Teil dieses Beitrags „CMMS Software Selection Mistakes (Part 2)“ decken wir einige weitere Fallstricke ab, die die besten Auswahlprozesse stolpern lassen können. Sie möchten vielleicht auch einen Blick auf unseren kürzlich aktualisierten CMMS/ Maintenance Software Selection Guide werfen für zusätzliche Hinweise und Ratschläge zur Auswahl der richtigen CMMS-Software für Ihre Organisation.