Vermeiden Sie häufige Fallstricke bei der Auswahl einer CMMS-Wartungssoftware

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Wenn Ihr Unternehmen nach einer CMMS-/Wartungssoftwarelösung sucht? Wenn dies der Fall ist, müssen Sie sich der häufigen Fallstricke bewusst sein, die während des Auswahlprozesses auftreten können, und Ihre endgültige Entscheidung zu einem Albtraum machen. Abhängig vom Hintergrund der Person, die die Auswahl trifft, können eine oder mehrere dieser Fallstricke den Auswahlprozess stören. Die Auswahl der CMMS-Software kann von jemandem aus der IT-Abteilung, jemandem aus der Wartungsabteilung oder jemandem aus dem Betrieb/der Verwaltung durchgeführt werden. Wenn der Benutzer mit der CMMS-Software und ihren Einsatzmöglichkeiten nicht vertraut ist, kann dies dazu führen, dass der Benutzer bei der Auswahl blind gegenüber potenziellen Problemen ist, die dazu führen, dass die endgültig ausgewählte Software für das Unternehmen nicht sehr nützlich ist. In diesem zweiteiligen Beitrag besprechen wir häufige Auswahlfehler und wie man sie vermeidet.

Was sind diese Fallstricke?

1. Von den geringeren Kosten und der einfachen Bereitstellung eines webgehosteten CMMS überzeugt: Hier bietet ein Anbieter ein Wartungsmanagement-Softwareprodukt an, das als Service verfügbar ist (Software as a Service – SaaS). Die monatlichen Gebühren sind niedriger und richten sich nach der Anzahl der Benutzer. Die Bereitstellung ist einfacher, da Sie lediglich eine Internetverbindung und einen Webbrowser benötigen, um darauf zuzugreifen. Was gibt es daran nicht zu mögen! Das Problem besteht darin, dass Sie nun für immer an die Zahlung monatlicher Gebühren gebunden sind. Wenn Sie mehr Benutzer hinzufügen möchten, zahlen Sie deutlich mehr. Sie müssen die Kosten für die Zahlung einer einmaligen Lizenzgebühr mit den etwa dreijährigen Abonnementkosten einer gehosteten Lösung vergleichen, um eine Vorstellung von vergleichbaren Kosten zu erhalten. Sie müssen auch zukünftige Migrationskosten berücksichtigen. Was passiert mit Ihren Daten, wenn Sie sich für einen Wechsel zu einem anderen Anbieter entscheiden? Wie erhalten Sie Ihre Daten und wie können Sie diese in das neue System laden? Wem gehören Ihre Daten? Was passiert mit Ihnen, wenn der Anbieter sein Geschäft aufgibt oder andere Probleme bei der Bereitstellung von Dienstleistungen hat?
2. Eine großartig aussehende Lösung auswählen, die jede Menge Schnickschnack hat: Dies kann jemandem schaden, der sich mit Wartungsmanagement nicht so gut auskennt – typischerweise einer Person aus der IT-Abteilung oder der Verwaltung/dem Betrieb, die CMMS-Software auswählt. Stellen Sie in solchen Fällen sicher, dass Ihr Wartungsteam den von der CMMS-Software bereitgestellten Wartungsworkflow nutzen kann. Stellen Sie sicher, dass sie dadurch nicht gezwungen werden, ihre Wartungspraktiken vollständig zu ändern, um sie an die CMMS-Software anzupassen. Einige Änderungen in den Wartungspraktiken können hilfreich sein, um zukünftige Ziele zu erreichen, aber größere Änderungen sind in der Regel schwer umzusetzen und werden wahrscheinlich einfach ignoriert. Sie müssen solche Arbeitsabläufe mit dem Wartungsmanager, den Wartungsplanern und den Wartungstechnikern besprechen, um sicherzustellen, dass sie funktionieren.
3. Ich denke, dass Lösungen, die viel Schulung und praktische Unterstützung bieten, gut sein müssen. CMMS-Softwareprodukte, die vor der Verwendung geschult werden müssen, sollten ein Warnsignal darstellen – es handelt sich in der Regel um komplexere Produkte. Solche Produkte sind im Allgemeinen schwieriger zu verwenden und die Schulung wird viel Zeit in der Wartungsabteilung verschlingen! Was passiert, wenn Leute gehen und man neue Mitarbeiter an Bord holt – wer bezahlt die Ausbildung? Wird die Leistung der Wartungsabteilung beeinträchtigt, wenn neue Mitarbeiter mit der CMMS-Software vertraut gemacht werden?

Weitere Fallstricke stehen bevor (in Teil 2 besprochen)!

Im zweiten Teil dieses Beitrags „CMMS-Softwareauswahlfehler (Teil 2)“ behandeln wir einige weitere Fallstricke, die die besten Auswahlprozesse zum Scheitern bringen können. Vielleicht möchten Sie auch einen Blick auf unseren kürzlich aktualisierten CMMS/Wartungssoftware-Auswahlleitfaden werfen Weitere Hinweise und Ratschläge zur Auswahl der richtigen CMMS-Software für Ihr Unternehmen finden Sie hier.

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