Pencil Whipping erklärt: Risiken, Auswirkungen und Präventionsstrategien

Pencil Whipping bedeutet, Arbeitsaufträge oder andere Aufgaben hastig abzunicken, die nicht ordnungsgemäß abgeschlossen wurden. Dies kann das Risiko von Geräteausfällen, Bestandsproblemen, Sicherheitsgefahren und mehr für Ihre Organisation erhöhen.

Zu den häufigen Aufgaben, die unter Pencil Whipping leiden, gehören vorbeugende Wartung (PM), Bestandsprüfungen, Versandabnahmen, Sicherheitsinspektionen und Schulungszertifizierungen.

Wo Pencil Whipping in der Wartung auftritt

Dies sind die häufigen Wartungsaktivitäten, in denen Pencil Whipping auftritt, sowie Gründe, warum das Management Pencil Whipping in diesen Bereichen unterbinden sollte.

1. Sicherheitsprüfungen

Sicherheitsprüfungen sind besonders anfällig für Pencil Whipping. Das liegt daran, dass sie repetitiv und häufig sind (oft wöchentlich oder sogar täglich), sodass Techniker sie als lästig empfinden und sie schnell beenden möchten. Natürlich können unsachgemäße Sicherheitsprüfungen große Gefahren darstellen.

2. Geplante Prüfungen

Alle geplanten Prüfungen sind anfällig für Pencil Whip. Wenn Mitarbeiter Geräte regelmäßig und ohne offensichtliche Probleme nutzen, gehen sie möglicherweise davon aus, dass die Geräte die Inspektion bestehen. Diese Annahme kann dazu führen, dass Inspektionen hastig durchgeführt oder übersprungen werden. Wenn Techniker dieselben Geräte wiederholt „pencil-whippen“, können diese Assets Wochen oder Monate lang ohne ordnungsgemäße Inspektion bleiben.

3. Bestandsprüfungen

Lagermitarbeiter finden Bestandsformulare möglicherweise lästig, einschüchternd oder beides. Ob absichtlich oder versehentlich, sorglose Teammitglieder können Verzögerungen verursachen, Budgets beeinflussen und Fehlbestände auslösen. Wiederholte Fehlzählungen können den Betrieb, die Kundenzufriedenheit und KPIs erheblich beeinträchtigen – ganz zu schweigen vom Ruf Ihres Unternehmens.

4. Schulungszertifizierungen

Wenn ein erfahrener neuer Mitarbeiter Ihrem Team beitritt, verlangt das Management, dass er Schulungszertifizierungen für Aufgaben durchläuft, die er bereits beherrscht? Wenn nicht, „pencil-whippen“ Sie seine Schulung. Wenn er seine Kompetenz bewiesen hat, mag dies für Manager harmlos erscheinen – aber ein Compliance-Prüfer würde widersprechen. Das Umgehen von Schulungszertifizierungen könnte Sie sogar in rechtliche Schwierigkeiten bringen.

Warnsignale und Beispiele für Pencil Whip

In Wartungsabteilungen achten Sie auf folgende Muster:

• Ungewöhnliche Prüfgeschwindigkeit. Erfahrene Techniker arbeiten vielleicht schnell, aber manche Geschwindigkeiten sind unvernünftig. Achten Sie auf umfangreiche Checklisten, die in wenigen Minuten abgeschlossen werden.
• Identische Abschlusszeiten. Hat ein Techniker vier Arbeitsaufträge mit demselben Zeitstempel abgeschlossen? Das ist ein Zeichen, dass etwas nicht stimmt.
• Übersprungene Felder und Checklistenelemente. Leere Felder auf Wartungschecklisten zeigen an, dass ein Techniker wesentliche Schritte ignoriert hat.
• Kopierte Kommentare. Wenn Sie dieselbe Notiz in jedem Checklistenfeld oder über mehrere Checklisten hinweg sehen, ist das ein Zeichen dafür, dass jemand die Inspektion überstürzt oder ganz übersprungen hat.
• Wiederkehrende Probleme bei geprüften Assets. Sagt ein Asset immer wieder aus, aber alle Sicherheitsprüfungen und Inspektionen scheinen positiv? Prüfen Sie die Arbeitsaufträge genau, um Ungenauigkeiten zu erkennen.

Warum ist Pencil Whipping ein Problem?

Pencil Whipping mag harmlos erscheinen. Aber wenn die Praxis alltäglich wird, kann sie sich aufschaukeln und ernsthafte Probleme für Ihre Organisation verursachen. Zum Beispiel können unzureichende Inspektionen zu unerwarteten und kostspieligen Reparaturen, verpassten Fristen, minderwertigen Produkten und verärgerten Kunden führen. Im schlimmsten Fall kann Pencil Whipping sogar zu katastrophalen Geräteausfällen führen, die die Sicherheit der Mitarbeiter gefährden.

Wenn es unkontrolliert bleibt, kann Pencil Whip auch Probleme im Zusammenhang mit regulatorischer Compliance, Kündigung, teuren Bußgeldern oder sogar rechtlichen Schwierigkeiten verursachen. Arbeitgeber können Mitarbeiter strafrechtlich verfolgen, deren Handlungen zu schweren Verletzungen führen. Betroffene Dritte können ebenfalls Schadensersatz fordern. Deshalb ist es entscheidend, Pencil Whipping zu erkennen und zu eliminieren.

Was verursacht Pencil Whip?

Pencil Whipping tritt aus verschiedenen Gründen auf – und typischerweise ist Arbeitsfaulheit nicht einer davon. Lesen Sie weiter für die Hauptursachen von Pencil Whipping.

Überlastete Mitarbeiter

Wenn zu wenigen Mitarbeitern zu viele Aufgaben zugewiesen werden, priorisieren sie oft basierend auf dem, was sie als am wichtigsten erachten. Dies kann dazu führen, dass sie die Arbeit, die sie als niedrige Priorität oder geringes Risiko wahrnehmen, „pencil-whippen“. Arbeitsauftragssoftware ist eine hervorragende Möglichkeit, Workflows zu straffen und die Aufzeichnung zu automatisieren, was Ihren Mitarbeitern mehr Zeit gibt, all ihre geplanten Wartungsaufgaben zu erledigen.

Ineffektives Management

Techniker und andere Mitarbeiter, die in vorbeugender Wartung involviert sind, sollten wissen, warum sie die ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigen – und diese Vermittlung ist die Verantwortung der Wartungsmanager. Arbeitsauftragssoftware ermöglicht die Erstellung anpassbarer Vorlagen, die genau beschreiben, wie und warum bestimmte Arbeiten durchgeführt werden sollen, was Ihren Mitarbeitern hilft, informiert und auf dem neuesten Stand zu bleiben, während sich Prioritäten verschieben, und sicherstellt, dass gemeinsame Standards von allen eingehalten werden.

Druck zur Metrikverbesserung

Mitarbeiter können Druck verspüren, das zu erreichen, was sie als unerreichbare Leistungsmetriken oder Key Performance Indicators (KPIs) empfinden, was manchmal zu „pencil-whippten“ Arbeitsaufträgen führt. Mit Arbeitsauftragssoftware kann Ihr Unternehmen alle Wartungsaktivitäten automatisch auditieren und analysieren, was Ihnen hilft, potenzielle Verbesserungsbereiche zu identifizieren sowie realistische und erreichbare Ziele für Ihr Wartungsteam zu setzen.

Arbeitskultur-Problem

Unabhängig von der Ursache, wenn Pencil Whipping in Ihrem Unternehmen gängige Praxis ist, kann es sich schnell ausbreiten und zu Ausfällen, Produktivitätsverlust und verschwendetem Geld führen. Deshalb müssen Prozesse eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die Werkzeuge haben, um all ihre vorbeugenden Wartungsarbeiten einfach zu erledigen und zu dokumentieren. Mit Arbeitsauftragssoftware können Mitarbeiter schnell elektronische Unterschriften leisten, anpassbare Formulare ausfüllen, ihre Wartungsaufgaben verfolgen und mehr.

Wie man Pencil Whip in der Organisation vermeidet

Der beste Weg, Pencil Whip zu verhindern, ist, Verantwortung, Transparenz und Feedback von allen Mitarbeitern zu fördern.

Wenn Mitarbeiter genau wissen, was von ihnen erwartet wird, die Ressourcen haben, um ihre Aufgaben zu erledigen, und die Werkzeuge besitzen, um einfach mit dem Management zu kommunizieren, sind sie produktiver, fühlen sich wertgeschätzt und neigen weniger zu Pencil Whipping.

Quoten überdenken oder entfernen

Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, ein Kontingent für Arbeitsauftragsabschlüsse zu erfüllen, incentiviert durch einen Bonus oder eine Gehaltserhöhung. Würden Sie sich Zeit nehmen, jede Aufgabe gründlich zu erledigen? Oder würden Sie ein wenig hetzen – besonders am Ende des Tages, der Woche oder kurz vor dem Kontingentschluss?

Unrealistische Quoten können Ihre Mitarbeiter dazu bringen, ihre Aufgaben zu überstürzen. Einige mögen bewusst Schritte überspringen, um Zeit zu sparen, andere tun es versehentlich. Leider spielt es für Sicherheit und Betriebszeit keine Rolle, warum sie Schritte überspringen. Die Konsequenzen sind dieselben für Ihre Assets, Einrichtungen, Mitarbeiter und Dritte.

Mitarbeiter nach Pencil Whip fragen

Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, Pencil Whipping zu melden. Sie könnten Vollversammlungen abhalten, ein System für anonyme Hinweise schaffen oder Einzelgespräche führen. Ihre Arbeitskultur wird den besten Ansatz diktieren.

Seien Sie direkt, aber verständnisvoll mit Mitarbeitern, die beim Pencil Whipping erwischt werden. Geben Sie ihnen die Chance, ihr Verhalten zu korrigieren und sich zu verbessern. Dies zeigt Ihrem Team, dass es okay ist, Fehler zu machen, solange man Verantwortung übernimmt.

Zufällige Kontrollen durchführen

Um Pencil Whipping zu verhindern oder frühzeitig zu erkennen, implementieren Sie zufällige Kontrollen an Geräten und Assets. Rufen Sie kürzliche Checklisten auf und vergleichen Sie sie mit Ihrer Live-Inspektion. Im besten Fall stimmt alles überein, und Ihre Geräte sind sicher. Im schlimmsten Fall decken Sie etwas auf, das einen kritischen Ausfall verhindert.

Ihrer CMMS-Software vertrauen

Checklisten mögen gründliche Inspektion zeigen, aber wenn Echtzeitdaten einen potenziellen Ausfall kennzeichnen, wissen Sie, dass etwas nicht stimmt.

Leistungsstarke Arbeitsauftragssoftware, die in einem Computerized Maintenance Management System (CMMS) wie eMaint enthalten ist, macht die Verwaltung Ihres Wartungsteams zum Kinderspiel. Mit allen Informationen, die in Echtzeit von jedem Smart Device organisiert und zugänglich sind, können Manager potenzielle Mängel in aktuellen Wartungspraktiken schnell identifizieren und beheben.

Pencil Whipping schleicht sich ein, aber Sie können es mit der richtigen CMMS-Software verhindern

Die Bekämpfung von Pencil Whip mit Hilfe von Arbeitsauftragssoftware hilft Ihrer Organisation, kritische Wartungsaufgaben schnell und korrekt durchzuführen, was die Produktivität und Effektivität Ihres Wartungsteams maximiert.

Außerdem erhalten Sie mit den robusten Berichtsfunktionen der eMaint CMMS-Software die Gewissheit, dass Sie genaue, aktuelle Aufzeichnungen haben, die allen relevanten Standards entsprechen. Denn mit Arbeitsauftragssoftware wird jede Aktivität elektronisch dokumentiert und zeitgestempelt, was eine einfache Abfrage im Falle eines Audits ermöglicht.

Durch Erhöhung der Asset-Betriebszeit, Verringerung ungeplanter Ausfallzeiten, Minimierung von Wartungskosten und Automatisierung der Aufzeichnung amortisiert sich Arbeitsauftragssoftware schnell.

Warten Sie nicht, holen Sie sich eMaint, um heute einfach sicherzustellen, dass Ihre Arbeitsaufträge nicht „pencil-whippt“ werden.