Das Auspeitschen von Bleistiften erklärt:Risiken, Auswirkungen und Präventionsstrategien

Bleistiftauspeitschen bedeutet  Arbeitsaufträge oder andere Aufgaben, die nicht ordnungsgemäß erledigt wurden, hastig abzeichnen. Dies kann das Risiko von Geräteausfällen, Bestandsproblemen, Sicherheitsrisiken und mehr für Ihr Unternehmen erhöhen.

Zu den häufigen Aufgaben, die unter der Bleistiftpeitsche leiden, gehören vorbeugende Wartung (PM), Bestandskontrollen, Versandabzeichnungen, Sicherheitsinspektionen und Schulungszertifizierungen.

Wo es bei der Wartung zu Bleistiftausschlägen kommt

Dies sind die häufigsten Wartungstätigkeiten, bei denen es zu Bleistiftausschlägen kommt, zusammen mit den Gründen, warum das Management die Bleistiftausschläge in diesen Bereichen unterbinden sollte.

1. Sicherheitsüberprüfungen

Bei Sicherheitskontrollen kommt es besonders häufig zu Bleistiftschlägen. Das liegt daran, dass sie sich wiederholen und häufig auftreten (oft wöchentlich oder sogar täglich), sodass Techniker sie möglicherweise als mühsam empfinden und bestrebt sind, sie schnell zu erledigen. Natürlich können unsachgemäße Sicherheitskontrollen große Gefahren mit sich bringen.

2. Geplante Prüfungen

Alle geplanten Kontrollen sind anfällig für Bleistiftpeitsche. Wenn Mitarbeiter Geräte regelmäßig und ohne offensichtliche Probleme verwenden, können sie davon ausgehen, dass die Geräte die Inspektion bestehen. Diese Annahme kann dazu führen, dass Kosten eingespart werden, indem Inspektionen übereilt durchgeführt oder übersprungen werden. Da Techniker die gleichen Geräte immer wieder mit Bleistift auspeitschen, kann es Wochen oder Monate dauern, bis diese Anlagen einer ordnungsgemäßen Inspektion unterzogen werden.

3. Bestandskontrollen

Lagermitarbeiter können Inventurformulare als mühsam oder entmutigend empfinden oder beides. Ob absichtlich oder versehentlich:Unvorsichtiges Handeln von Teammitgliedern kann zu Verzögerungen führen, Budgets beeinträchtigen und zu Fehlbeständen führen. Wiederholte Fehlzählungen können erhebliche Auswirkungen auf den Betrieb, die Kundenzufriedenheit und die KPIs haben – ganz zu schweigen vom Ruf Ihres Unternehmens.

4. Schulungszertifizierungen

Wenn ein erfahrener neuer Mitarbeiter Ihrem Team beitritt, verlangt das Management dann, dass er Schulungszertifizierungen für Aufgaben ablegt, die er bereits ausführen kann? Wenn nicht, verfälschen Sie ihr Training. Wenn sie ihre Kompetenz unter Beweis gestellt haben, mag dies für Manager harmlos erscheinen – ein Compliance-Prüfer würde jedoch anderer Meinung sein. Das Umgehen von Schulungszertifizierungen könnte sogar zu rechtlichen Problemen führen.

Warnzeichen und Beispiele für Bleistiftpeitsche

Achten Sie in Wartungsabteilungen auf die folgenden Muster:

• Ungewöhnliche Prüfgeschwindigkeit. Erfahrene Techniker arbeiten vielleicht schnell, aber manche Geschwindigkeiten sind unzumutbar. Suchen Sie nach langen Checklisten, die in wenigen Minuten fertiggestellt sind.
• Identische Fertigstellungszeiten. Hat ein Techniker vier Arbeitsaufträge mit demselben Zeitstempel abgeschlossen? Das ist ein Zeichen dafür, dass etwas nicht stimmt.
• Übersprungene Felder und Checklistenelemente. Leerstellen auf Wartungschecklisten weisen darauf hin, dass ein Techniker wesentliche Schritte ignoriert hat.
• Kopierte und eingefügte Kommentare. Wenn Sie in jedem Checklistenfeld oder in mehreren Checklisten den gleichen Hinweis sehen, ist das ein Zeichen dafür, dass jemand die Inspektion überstürzt oder ganz übersprungen hat.
• Wiederkehrende Probleme mit überprüften Vermögenswerten. Angenommen, eine Anlage fällt immer wieder aus, aber alle Sicherheitsüberprüfungen und Inspektionen scheinen positiv zu sein. Überprüfen Sie die Arbeitsaufträge genau, um Ungenauigkeiten zu erkennen.

Warum ist das Auspeitschen von Bleistiften ein Problem?

Das Auspeitschen mit dem Bleistift mag harmlos erscheinen. Aber wenn die Praxis alltäglich wird, kann es zu einem Schneeballeffekt kommen, der zu ernsthaften Problemen für Ihr Unternehmen führt. Unzureichende Inspektionen können beispielsweise zu unerwarteten und kostspieligen Reparaturen, Terminüberschreitungen, minderwertigen Produkten und verärgerten Kunden führen. Im schlimmsten Fall kann das Auspeitschen von Bleistiften sogar zu katastrophalen Geräteausfällen führen, die die Sicherheit der Mitarbeiter gefährden.

Wenn das Mittel nicht aktiviert wird, kann die Bleistiftpeitsche auch Probleme im Zusammenhang mit der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, der Beendigung des Arbeitsverhältnisses, teuren Bußgeldern oder sogar rechtlichen Problemen verursachen. Arbeitgeber können Arbeitnehmer strafrechtlich verfolgen, deren Handeln zu schweren Verletzungen führt. Auch betroffene Dritte können Schadensersatz verlangen. Aus diesem Grund ist es wichtig, das Auspeitschen des Bleistifts zu erkennen und zu verhindern.

Was verursacht Bleistiftpeitsche?

Das Auspeitschen von Bleistiften kann verschiedene Gründe haben – und Arbeitsfaulheit gehört in der Regel nicht dazu. Lesen Sie weiter, um mehr über die Hauptursachen für das Auspeitschen von Bleistiften zu erfahren.

Überlastete Mitarbeiter

Wenn zu wenigen Mitarbeitern zu viele Aufgaben zugewiesen werden, priorisieren sie oft das, was sie für am wichtigsten halten. Dies kann dazu führen, dass die Arbeit, die ihrer Meinung nach eine geringe Priorität oder ein geringes Risiko aufweist, mit Bleistift ausgepeitscht wird. Arbeitsauftragssoftware ist eine hervorragende Möglichkeit, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Aufzeichnungen zu automatisieren, sodass Ihren Mitarbeitern mehr Zeit für die Erledigung aller geplanten Wartungsaufgaben bleibt.

Ineffektives Management

Techniker und andere Mitarbeiter, die an vorbeugenden Wartungsarbeiten beteiligt sind, sollten wissen, warum sie die ihnen zugewiesenen Aufgaben erfüllen – und dies zu vermitteln, liegt in der Verantwortung der Wartungsmanager. Arbeitsauftragssoftware ermöglicht die Erstellung anpassbarer Vorlagen, die genau beschreiben, wie und warum bestimmte Arbeiten erledigt werden sollen. So bleiben Ihre Mitarbeiter über sich ändernde Prioritäten informiert und auf dem Laufenden und stellen gleichzeitig sicher, dass gemeinsame Standards von allen befolgt werden.

Druck zur Metrikverbesserung

Arbeitnehmer verspüren möglicherweise den Druck, ihrer Meinung nach unerreichbare Leistungsmetriken oder Key Performance Indicators (KPIs) zu erreichen, was manchmal dazu führt, dass sie Arbeitsaufträge mit Bleistift erhalten. Mit Arbeitsauftragssoftware kann Ihr Unternehmen alle Wartungsaktivitäten automatisch prüfen und analysieren und so potenzielle Verbesserungsbereiche identifizieren sowie realistische und erreichbare Ziele für Ihr Wartungsteam festlegen.

Problem der Arbeitskultur

Unabhängig von der Ursache:Wenn das Auspeitschen von Bleistiften in Ihrem Unternehmen eine gängige Praxis ist, kann es sich schnell ausbreiten und zu Ausfällen, Produktivitätsverlusten und Geldverschwendung führen. Aus diesem Grund müssen Prozesse eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter über die Werkzeuge verfügen, die sie benötigen, um alle vorbeugenden Wartungsarbeiten problemlos durchzuführen und zu dokumentieren. Mit Arbeitsauftragssoftware können Mitarbeiter schnell elektronische Unterschriften einreichen, anpassbare Formulare ausfüllen, den Überblick über ihre Wartungsaufgaben behalten und vieles mehr.

So vermeiden Sie Pencil Whip in Ihrem Unternehmen

Der beste Weg, Bleistiftpeitsche zu verhindern, besteht darin, Verantwortung, Transparenz und Feedback von allen Ihren Mitarbeitern zu fördern.

Wenn Mitarbeiter genau wissen, was von ihnen erwartet wird, über die Ressourcen verfügen, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, und über die Tools verfügen, mit denen sie problemlos mit dem Management kommunizieren können, sind sie produktiver, fühlen sich wertgeschätzter und neigen weniger dazu, mit dem Bleistift herumzupeitschen.

Kontingente neu bewerten oder entfernen

Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, eine Quote für die Fertigstellung von Arbeitsaufträgen einzuhalten, indem Sie einen Bonus oder eine Gehaltserhöhung als Anreiz erhalten. Würden Sie sich die Zeit nehmen, jede Aufgabe gründlich zu erledigen? Oder würden Sie sich ein wenig beeilen – insbesondere am Ende des Tages, am Ende der Woche oder kurz vor der Annahmeschlusszeit für Ihr Kontingent?

Unrealistische Quoten können dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben überstürzt erledigen. Einige überspringen möglicherweise bewusst Schritte, um Zeit zu sparen, während andere dies möglicherweise aus Versehen tun. Wenn es um Sicherheit und Betriebszeit geht, spielt es leider keine Rolle, warum sie Schritte überspringen. Die Folgen sind für Ihr Vermögen, Ihre Einrichtungen, Ihre Mitarbeiter und Dritte die gleichen.

Fragen Sie Mitarbeiter nach Pencil Whip

Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, das Auspeitschen von Bleistiften zu melden. Sie können Besprechungen mit allen Beteiligten abhalten, ein System für anonyme Trinkgelder einrichten oder mit Mitarbeitern Einzelgespräche führen. Ihre Arbeitsplatzkultur bestimmt den besten Ansatz.

Seien Sie direkt, aber verständnisvoll gegenüber allen Mitarbeitern, bei denen festgestellt wird, dass sie Bleistifte auspeitschen. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihr Verhalten zu korrigieren und zu verbessern. Dies zeigt Ihrem Team, dass es in Ordnung ist, Fehler zu machen, solange Sie Verantwortung übernehmen.

Führen Sie Stichprobenkontrollen durch

Um das Auspeitschen von Bleistiften zu verhindern oder frühzeitig zu erkennen, führen Sie stichprobenartige Kontrollen an Geräten und Vermögenswerten durch. Rufen Sie aktuelle Checklisten auf und vergleichen Sie sie mit Ihrer Live-Inspektion. Im besten Fall passt alles zusammen und Ihre Ausrüstung ist sicher. Und im schlimmsten Fall fängt man etwas ein, das einen kritischen Fehler verhindert.

Vertrauen Sie Ihrer CMMS-Software

Checklisten zeigen zwar eine gründliche Prüfung an, aber wenn Echtzeitdaten auf einen potenziellen Fehler hinweisen, wissen Sie, dass etwas nicht stimmt.

Leistungsstarke Arbeitsauftragssoftware, die in einem computergestützten Wartungsmanagementsystem (CMMS) wie eMaint enthalten ist, macht die Verwaltung Ihres Wartungsteams zum Kinderspiel. Da alle Informationen organisiert und in Echtzeit von jedem Smart-Gerät aus zugänglich sind, können Manager potenzielle Mängel in den aktuellen Wartungspraktiken schnell erkennen und beheben.

Das Auspeitschen von Bleistiften schleicht sich ein, aber Sie können es mit der richtigen CMMS-Software verhindern

Die Bekämpfung von Bleistiftpeitschen mit Hilfe von Arbeitsauftragssoftware hilft Ihrem Unternehmen dabei, wichtige Wartungsaufgaben schnell und korrekt auszuführen und so die Produktivität und Effektivität Ihres Wartungsteams zu maximieren.

Darüber hinaus können Sie dank der robusten Berichtsfunktionen der eMaint CMMS-Software beruhigt sein, denn Sie wissen, dass Sie über genaue, aktuelle Aufzeichnungen verfügen, die allen relevanten Standards entsprechen. Denn mit Arbeitsauftragssoftware wird jede Aktivität elektronisch dokumentiert und mit einem Zeitstempel versehen, sodass sie im Falle einer Prüfung leicht abrufbar ist.

Durch die Erhöhung der Anlagenverfügbarkeit, die Verringerung ungeplanter Ausfallzeiten, die Minimierung der Wartungskosten und die Automatisierung der Aufzeichnungen amortisiert sich Arbeitsauftragssoftware schnell.

Warten Sie nicht, nutzen Sie eMaint, um ganz einfach sicherzustellen, dass Ihre Arbeitsaufträge noch heute nicht mit dem Bleistift ausgepeitscht werden.