Arbeitsauftragsmanagement beherrschen:Hauptvorteile und bewährte Best Practices

Das Arbeitsauftragsmanagement ist ein Prozess zur zeitnahen Ausführung, Dokumentation und Überprüfung von Arbeitsaufträgen. Dazu gehört die systematische Bearbeitung von Arbeitsanfragen, die Planung von Aufgaben, die Zuweisung von Ressourcen sowie die Überwachung des Fortschritts und der Erledigung dieser Aufgaben. Dieser Prozess ist für eine effiziente Arbeitsauftragsabwicklung, eine ordnungsgemäße Anlagenwartung und minimale Ausfallzeiten unerlässlich.

Ein Arbeitsauftrag ist ein formelles Dokument mit Informationen über die Fähigkeiten und Werkzeuge, die zur Durchführung genehmigter Wartungsaufgaben erforderlich sind. Hier erfahren Sie, welche Mitarbeiter befugt sind, die angeforderten Aufgaben auszuführen, welche Aufgaben der Arbeitsauftrag beinhaltet und vieles mehr.

Zu den kritischen Komponenten der Arbeitsauftragsverwaltung gehören:

1. Arbeitsauftragserstellung: Dabei geht es um die Generierung von Arbeitsaufträgen auf der Grundlage des Wartungsbedarfs, sei es präventiv, vorausschauend oder reaktiv. Arbeitsaufträge enthalten detaillierte Beschreibungen der Aufgaben, der beteiligten Anlagen und der Prioritätsstufe.
2. Planung: Sobald Arbeitsaufträge erstellt wurden, müssen diese entsprechend geplant werden, um eine rechtzeitige Ausführung sicherzustellen. Dazu gehört die Zuweisung von Personal, Werkzeugen und Materialien, die zur Erledigung der Aufgaben erforderlich sind.
3. Aufgabe: Die Zuweisung von Arbeitsaufträgen an das richtige Personal ist für die Effizienz von entscheidender Bedeutung. Dieser Schritt stellt sicher, dass Aufgaben an Techniker oder Teams mit den erforderlichen Fähigkeiten und der erforderlichen Verfügbarkeit vergeben werden.
4. Verfolgung und Überwachung: Es ist wichtig, den Fortschritt eines Arbeitsauftrags während seines gesamten Lebenszyklus zu verfolgen. Dazu gehört die Überwachung des Status der Arbeiten, die Erfassung aller aufgetretenen Probleme und die Sicherstellung, dass die Techniker die Arbeiten innerhalb des erwarteten Zeitrahmens abschließen.
5. Abschluss und Dokumentation: Nachdem Teams einen Arbeitsauftrag abgeschlossen haben, sollten sie die Ergebnisse zur späteren Bezugnahme und Analyse dokumentieren. Dazu gehört die Aufzeichnung aller verwendeten Teile, der aufgewendeten Zeit und aller erforderlichen Folgemaßnahmen.
6. Berichterstattung und Analyse: Effektive Arbeitsauftragsmanagementsysteme bieten robuste Berichts- und Analysefunktionen. Dies ermöglicht es Unternehmen, Trends zu erkennen, die Leistung zu messen und datengesteuerte Entscheidungen zu treffen, um Wartungsprozesse zu verbessern.

Teams verwenden häufig CMMS-Software (Computerized Maintenance Management System), um die Arbeitsauftragsverwaltung zu optimieren. CMMS-Software bietet Funktionen wie die automatisierte Arbeitsauftragserstellung, Echtzeitverfolgung und umfassende Berichtstools, die die Verwaltung und Optimierung von Wartungsvorgängen erleichtern.

Was ist der Arbeitsauftragsverwaltungsprozess? Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Das Arbeitsauftragsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil eines gut durchgeführten Wartungsprogramms und eine der besten Möglichkeiten für Unternehmen, ungeplante Ausfallzeiten zu vermeiden. Das Arbeitsauftragssystem sollte über optimierte, leicht verständliche Schritte verfügen, damit jeder im Team die gleichen Prozesse für die Erledigung und Aufzeichnung von Wartungsaufgaben befolgen kann.

So sieht ein typischer Arbeitsauftragsverwaltungsprozess aus.

1. Identifizieren Sie die Aufgabe :Der erste Schritt besteht darin, ein Problem zu identifizieren. Dies könnte beispielsweise passieren, wenn ein Mitarbeiter ein Leck meldet oder ein Sensor feststellt, dass die Temperatur eines Vermögenswerts höher ist, als sie sein sollte.
2. Erstellen Sie den Arbeitsauftrag :Der nächste Schritt besteht darin, den Arbeitsauftrag zu erstellen. Der Arbeitsauftrag enthält wichtige Informationen wie den Ort des Problems, die betroffene Anlage, Details zur Situation, den Verlauf früherer Wartungsarbeiten und andere Informationen, die ein Techniker möglicherweise zum Abschließen der Aufgabe benötigt.
3. Holen Sie sich die Genehmigung Ihres Managers :Arbeitsaufträge werden oft an das Management weitergeleitet, um Prioritäten zu setzen und alle benötigten zusätzlichen Informationen hinzuzufügen.
4. Weisen Sie den Arbeitsauftrag zu :Der Arbeitsauftrag wird dann einem Techniker zugewiesen, basierend auf den Fähigkeiten des Technikers, seiner Verfügbarkeit oder anderen Faktoren.
5. Schließen Sie den Arbeitsauftrag ab :Der Techniker schließt den Arbeitsauftrag ab und dokumentiert die geleistete Arbeit, die Zeit, die er für die Ausführung der Aufgabe aufgewendet hat, alle verwendeten Teile und andere wichtige Informationen.
6. Schließen Sie den Arbeitsauftrag :Sobald die Arbeit abgeschlossen ist, schließt der Techniker den Arbeitsauftrag. Bei Bedarf kann der Arbeitsauftrag zur Genehmigung durch den Manager oder zur Endkontrolle gesendet werden, bevor der Arbeitsauftrag abgeschlossen wird.

Vorteile der Arbeitsauftragsverwaltung

Ein starkes Arbeitsauftragsverwaltungssystem bietet Unternehmen erhebliche Vorteile, indem es die Planung, Nachverfolgung und Verwaltung von Wartungsaufgaben rationalisiert. Ein gut organisiertes Arbeitsauftragssystem:

• Stellt sicher, dass Teams Arbeitsaufträge richtig priorisieren, wodurch das Risiko von Verzögerungen verringert und Ausfallzeiten minimiert werden.
• Vereinfacht Wartungsprozesse, indem sichergestellt wird, dass Techniker die Informationen haben, die sie brauchen, wenn sie sie brauchen.
• Reduziert die Kosten, da die Techniker mehr Zeit für die Wartung und weniger Zeit für den Papierkram und die Nachverfolgung aufwenden müssen.
• Verbessert das Zeitmanagement, indem Arbeitsaufträge automatisch in den nächsten Schritt im Prozess verschoben werden.
• Reduziert Ausfallzeiten, indem Technikern die Informationen zur Verfügung gestellt werden, die sie zur effizienten und effektiven Ausführung von Aufgaben benötigen.
• Stellt sowohl dem Techniker, der die Wartung durchführt, als auch zukünftigen Technikern, die möglicherweise an derselben Anlage arbeiten müssen, eine detaillierte Dokumentation zur Verfügung.
• Bietet revisionssichere Wartungsverfolgung für Organisationen, die den Compliance-Vorschriften der zuständigen Behörden unterliegen.

Arten von Arbeitsaufträgen

Während Arbeitsaufträge ein breites Spektrum an Aufgaben abdecken können, fallen sie normalerweise in eine von drei Kategorien.

Reaktive Wartungsarbeitsaufträge

Teams erstellen reaktive Wartungsarbeitsaufträge als Reaktion auf Probleme, die die Leistung einer Anlage aktiv beeinträchtigen. Diese sind vielleicht das Erste, was einem in den Sinn kommt, wenn man sich Arbeitsaufträge vorstellt, aber sie können für Techniker auch die größte Herausforderung darstellen. Reaktive Arbeitsaufträge können von etwas so Einfachem wie der Reinigung eines verstopften Luftfilters bis hin zu so komplizierten Aufgaben wie der Reparatur einer größeren Anlage nach einem Totalausfall reichen. Da reaktive Arbeitsaufträge erst dann erstellt werden, wenn etwas kaputt geht, sind möglicherweise Fehlerbehebungen oder andere zeitaufwändige Aufgaben erforderlich, bevor ein Techniker sie beheben kann. Reaktive Arbeitsaufträge haben oft Vorrang vor anderen Arten von Arbeitsaufträgen.

Arbeitsaufträge für vorbeugende Wartung

Bei Arbeitsaufträgen für die vorbeugende Wartung handelt es sich um regelmäßig anfallende Aufgaben, die dazu beitragen, den Bedarf an kostspieliger reaktiver Wartung zu reduzieren. Zu den Beispielen für Arbeitsaufträge zur vorbeugenden Wartung gehören die Durchführung von Schmierungen, nachdem eine Anlage eine bestimmte Anzahl von Stunden in Betrieb war, oder der Austausch eines Filters alle paar Monate. Für Unternehmen, die CMMS-Software verwenden, kann diese Art von Arbeitsauftrag automatisch nach einem Zeitplan generiert werden.

Arbeitsaufträge für die vorausschauende Wartung

Arbeitsaufträge für die vorausschauende Wartung werden geplant, wenn ein Gerät, beispielsweise ein Temperatursensor oder ein Vibrationssensor, anzeigt, dass eine Anlage außerhalb ihrer idealen Parameter arbeitet. Mit dieser Art von Arbeitsauftrag können Techniker ein sich entwickelndes Problem wie eine Fehlausrichtung oder einen Lagerausfall beheben, bevor das Problem zu einem Totalausfall der Anlage und ungeplanten Ausfallzeiten führt. Mit einem CMMS können diese Arbeitsaufträge automatisch geplant werden, wenn ein Maschinenzustandsparameter wie Vibration oder Temperatur einen voreingestellten Schwellenwert erreicht.

Best Practices für das Arbeitsauftragsmanagement

1. Klassifizieren Sie Arbeitsaufträge in verschiedene Vorlagen

Um umfassende Berichte zu verfassen, müssen Sie entscheiden, welche Elemente in ein Arbeitsauftragsformular gehören. Eine Standard-Checkliste für die vorbeugende Wartung sollte die folgenden Details enthalten:

• Die Kontaktinformationen des Antragstellers
• Beschreibung der auszuführenden Arbeiten
• Standort des angegebenen Assets
• Geschätzte Zeit bis zur Fertigstellung
• Welche Teile und Teile werden verwendet?

Zu den Arbeitsauftragskriterien gehören PM-Aufgaben, Sicherheit, Inspektion, Reparatur und Notfall. Beispielsweise könnte ein elektrischer Arbeitsauftrag die Überprüfung der Verkabelung eines Geräts umfassen, während Reparaturaufträge die für die Wiederherstellung eines Industrieroboterarms erforderlichen Werkzeuge detailliert beschreiben könnten.

2. Verwenden Sie ein CMMS für die Arbeitsauftragsverwaltung

Ein CMMS ist eine Art Arbeitsauftragssoftware, die einen besseren Einblick in Ihre Wartungsmanagementstrategie bietet. Es ist ein Beispiel für eine automatisierte Softwarelösung für Arbeitsaufträge. Mit der CMMS-Software können Sie regelmäßige Wartungsaktivitäten planen und Ihr Team benachrichtigen, wenn diese abgeschlossen werden müssen. Von dort aus können Sie die Prioritätsstufe bewerten, Ersatzteile und Ausrüstung anfragen und Bilder oder Videos an das Anfrageticket anhängen.

Eine CMMS-App – sowohl für den Desktop als auch für Mobilgeräte – überwacht den Fortschritt von Aufgaben und benachrichtigt Sie, wenn Maschinen ausfallen. Es hilft Ihnen, zu verfolgen und Berichte darüber zu erstellen, wie viele Stunden für Arbeitsaufträge aufgewendet werden, um die effizientesten Abschlussmethoden zu verstehen. Eine weitere Funktion der meisten CMMS-Apps ist die Erstellung von Rechnungen für Kapitalausgaben eines aktuellen Anbieters oder Herstellers. Es macht Daten auch über eine schnelle Dashboard-Suche zugänglich.

3. Berichten Sie ausführlich über jedes Verfahren

Natürlich möchten Sie, dass Ihr Arbeitsauftragsverwaltungssystem organisiert ist. Arbeitsaufträge sollten zusammen mit den anderen Dateien einer Anlage gespeichert werden, um einen Wartungsverlauf zu erstellen, der Fehlermuster identifiziert. Mit einem CMMS können Sie Ihren Technikern alle Informationen, die sie für den Erfolg benötigen, auf einer einzigen Plattform zur Verfügung stellen, sei es Reparaturanweisungen für eine bestimmte Maschine oder Wartungsempfehlungen des Herstellers.

Als Wartungsmanager sollten Sie transparente Verfahren erstellen, die den FDA- und EPA-Vorschriften entsprechen, um ein anlagenweites Audit mit Bravour zu bestehen. Verwenden Sie Remote-Geräte, um diese Vermögenswerte kontinuierlich zu überwachen und genaue Berichte zu erstellen. Unter anderem sollte jedes Kriterium die genauen Daten, Orte und IDs der abgeschlossenen Arbeitsaufträge anzeigen.

4. Integrieren Sie die Anlagenkritikalität in Arbeitsauftragsverwaltungsprotokolle

Kategorisieren Sie Assets unmittelbar nach der Inbetriebnahme eines Arbeitsauftrags in separate Prioritätstypen. Dadurch werden Arbeits- und Materialkosten eingespart, sodass Sie keine überschüssigen Ressourcen für Aufgaben mit niedriger Priorität ausgeben, die in die Routine integriert sind. Bedenken Sie andererseits, dass es riskant ist, sicherheitsrelevante Arbeitsaufträge zu ignorieren, da dies zu gefährlichen Betriebsumgebungen führt.

Die beste Strategie besteht darin, die Auswirkungen auf die Produktivität zu ermitteln, um zu verhindern, dass sich Rückstände anhäufen. Überprüfen Sie während der Arbeitsauftragsanalyse, ob die Kernfunktionalität abnormale Leistungsindikatoren (KPIs) für die Wartung aufweist, z. B. die mittlere Zeit zwischen Ausfällen (MTBF), um zu vermeiden, dass der Abschluss mit fehlerhaften Berichten endet.

5. Bewerten Sie die Fähigkeiten Ihres Teams

Auf den ersten Blick, w Beim Ork-Auftragsmanagement geht es vielleicht hauptsächlich um die Zuweisung von Aufgaben an Ihr Team, aber es erfordert auch die Bewertung seiner Stärken und Schwächen, um qualifiziertes Personal für die Aufgabe auszuwählen. Konzentrieren Sie sich bei jedem Mitarbeiter auf seine technischen Fähigkeiten, die von Erfahrung mit Hochleistungsgeräten bis hin zu Kenntnissen technischer Prinzipien reichen.

Ermutigen Sie sie, sich auf bestimmte Bereiche zu spezialisieren, damit sie sich mit der Zeit verbessern. Dies ist ein praktischerer Ansatz, als sie nach dem Zufallsprinzip auszuwählen, um eine Notfallanfrage zu bearbeiten.

6. Vergessen Sie Stift und Papier

Der Versuch, einen Arbeitsauftragsverwaltungsprozess manuell auszuführen, macht angesichts der Größe moderner Unternehmen keinen Sinn mehr. Das Verstauen von Dokumenten in einem Schrank macht es schwieriger, sie zu finden, und Papierkram ist anfällig für menschliches Versagen – so dass frühere Aufzeichnungen nicht aktualisiert werden, um veränderte Bedingungen widerzuspiegeln. Während sich Tabellenkalkulationen hervorragend zum Berechnen einfacher Formeln eignen, können Sie diese Werte nicht einfach in Analysen umwandeln oder sie mit Ferndetektoren harmonisieren. Die Implementierung von CMMS-Software ist anders, da sie die Arbeitsauftragsverwaltung rationalisiert, indem sie jedem autorisierten Benutzer auf der Plattform Administratorfunktionen bietet.

7. Fügen Sie beschreibende Abschlussnotizen hinzu

Das Abschließen eines Arbeitsauftrags bedeutet nicht, dass Ihr Team ihn nie wieder überprüfen muss. Selbst bei PMs müssen Sie immer noch die Risiken der Arbeit gegen den Nutzen abwägen, indem Sie die Kosteneinsparungen im Vergleich zum Zeitaufwand berücksichtigen. Ermutigen Sie Ihre Techniker, sich Notizen zur Grundursache oder zur Qualität der Arbeit zu machen und zusätzliche Probleme für zukünftige Untersuchungen zu notieren.

Arbeitsaufträge zielen darauf ab, den Zustand einer Anlage zu beurteilen und zu ermitteln, welche Teile gewartet werden müssen, damit Sie einen zuverlässigen Plan für die Zukunft haben. Um ein erfolgreiches Arbeitsauftragsverwaltungsprogramm aufzubauen, ist es wichtig, dass Sie wissen, wie Sie in einer kontrollierten Umgebung auf reaktive, präventive und vorausschauende Anfragen reagieren.  Das beginnt mit der Anwendung der Best Practices des Arbeitsauftragsmanagements.