Arbeitsauftragsmanagement meistern: Wichtige Vorteile & bewährte Best Practices

Arbeitsauftragsmanagement ist ein Prozess zur Ausführung, Dokumentation und Überprüfung von Arbeitsaufträgen. Es umfasst das systematische Bearbeiten von Arbeitsanfragen, die Terminierung von Aufgaben, die Zuweisung von Ressourcen sowie die Überwachung des Fortschritts und der Erledigung dieser Aufgaben. Dieser Prozess ist essenziell für effiziente Arbeitsauftragsabwicklung, ordnungsgemäße Anlagenwartung und minimale Ausfallzeiten.

Ein Arbeitsauftrag ist ein formelles Dokument mit Informationen über die benötigten Fähigkeiten und Werkzeuge zur Erledigung genehmigter Wartungsaufgaben. Er legt fest, welche Mitarbeiter die Befugnis haben, die angeforderten Arbeiten auszuführen, welche Aufgaben der Arbeitsauftrag umfasst und mehr.

Kritische Komponenten des Arbeitsauftragsmanagements umfassen:

1. Arbeitsauftragserstellung: Dies beinhaltet die Generierung von Arbeitsaufträgen basierend auf Wartungsbedarf, ob präventiv, vorausschauend oder reaktiv. Arbeitsaufträge enthalten detaillierte Beschreibungen der Aufgaben, der betroffenen Assets und der Prioritätsstufe.
2. Terminierung: Sobald Arbeitsaufträge erstellt sind, müssen sie angemessen terminiert werden, um eine rechtzeitige Ausführung zu gewährleisten. Dies umfasst die Zuweisung von Personal, Werkzeugen und Materialien, die zur Aufgabenerledigung erforderlich sind.
3. Zuweisung: Die Zuweisung von Arbeitsaufträgen an das richtige Personal ist entscheidend für Effizienz. Dieser Schritt stellt sicher, dass Aufgaben Technikern oder Teams mit den notwendigen Fähigkeiten und Verfügbarkeit zugewiesen werden.
4. Verfolgung und Überwachung: Es ist wichtig, den Fortschritt eines Arbeitsauftrags während seines gesamten Lebenszyklus zu verfolgen. Dies umfasst die Überwachung des Arbeitsstatus, die Erfassung etwaiger Probleme und die Sicherstellung, dass Techniker die Arbeit innerhalb des erwarteten Zeitrahmens abschließen.
5. Abschluss und Dokumentation: Nachdem Teams einen Arbeitsauftrag abgeschlossen haben, sollten sie die Ergebnisse für zukünftige Referenzen und Analysen dokumentieren. Dies beinhaltet die Aufzeichnung verwendeter Teile, aufgewendeter Zeit und erforderlicher Folgemaßnahmen.
6. Reporting und Analyse: Effektive Arbeitsauftragsmanagementsysteme bieten robuste Reporting- und Analysefunktionen. Dies ermöglicht Organisationen, Trends zu erkennen, Leistung zu messen und datenbasierte Entscheidungen zur Verbesserung von Wartungsprozessen zu treffen.

Teams nutzen häufig Computerized Maintenance Management System (CMMS) Software, um das Arbeitsauftragsmanagement zu optimieren. CMMS-Software bietet Funktionen wie automatische Arbeitsauftragsgenerierung, Echtzeitverfolgung und umfassende Reporting-Tools, was die Verwaltung und Optimierung von Wartungsoperationen erleichtert.

Was ist der Arbeitsauftragsmanagement-Prozess? Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden

Arbeitsauftragsmanagement ist eine kritische Komponente eines gut geführten Instandhaltungsprogramms und einer der besten Wege, wie Organisationen ungeplante Ausfallzeiten vermeiden können. Das Arbeitsauftragssystem sollte optimierte, leicht verständliche Schritte haben, damit jeder im Team dieselben Prozesse für die Erledigung und Aufzeichnung von Wartungsaufgaben befolgen kann.

So sieht ein typischer Arbeitsauftragsmanagement-Prozess aus:

1. Aufgabe identifizieren: Der erste Schritt ist die Identifizierung eines Problems. Dies könnte geschehen, wenn ein Mitarbeiter einen Leck meldet oder ein Sensor feststellt, dass die Temperatur eines Assets höher ist als sie sein sollte.
2. Arbeitsauftrag erstellen: Der nächste Schritt ist die Erstellung des Arbeitsauftrags. Der Arbeitsauftrag enthält wichtige Informationen wie den Standort des Problems, das betroffene Asset, Details zur Situation, Historie über vorherige Wartung und andere Informationen, die ein Techniker zur Aufgabenerledigung benötigen könnte.
3. Manager-Genehmigung einholen: Arbeitsaufträge werden oft über das Management geleitet, um zu priorisieren und zusätzliche benötigte Informationen hinzuzufügen.
4. Arbeitsauftrag zuweisen: Der Arbeitsauftrag wird dann basierend auf dem Fachwissen, der Verfügbarkeit oder anderen Faktoren einem Techniker zugewiesen.
5. Arbeitsauftrag ausführen: Der Techniker führt den Arbeitsauftrag aus und dokumentiert die durchgeführte Arbeit, die aufgewendete Zeit, verwendete Teile und andere wichtige Informationen.
6. Arbeitsauftrag schließen: Sobald die Arbeit abgeschlossen ist, schließt der Techniker den Arbeitsauftrag. Falls erforderlich, kann der Arbeitsauftrag zur Manager-Genehmigung oder einer endgültigen Inspektion gesendet werden, bevor er geschlossen wird.

Vorteile des Arbeitsauftragsmanagements

Ein starkes Arbeitsauftragsmanagementsystem bietet Organisationen erhebliche Vorteile, indem es die Planung, Verfolgung und Verwaltung von Wartungsaufgaben optimiert. Ein gut organisiertes Arbeitsauftragssystem:

• Stellt sicher, dass Teams Arbeitsaufträge korrekt priorisieren, was das Risiko von Verzögerungen reduziert und Ausfallzeiten minimiert.
• Vereinfacht Wartungsprozesse, indem sichergestellt wird, dass Techniker die Informationen haben, die sie benötigen, wann sie sie benötigen.
• Reduziert Kosten, indem Techniker mehr Zeit für Wartung und weniger für Papierkram und Verfolgung aufwenden.
• Verbessert das Zeitmanagement, indem Arbeitsaufträge automatisch zum nächsten Prozessschritt weitergeleitet werden.
• Reduziert Ausfallzeiten, indem Technikern die Informationen bereitgestellt werden, die sie benötigen, um Aufgaben effizient und effektiv auszuführen.
• Bietet detaillierte Dokumentation sowohl für den Techniker, der die Wartung durchführt, als auch für zukünftige Techniker, die möglicherweise am selben Asset arbeiten müssen.
• Bietet audit-sichere Wartungsverfolgung für Organisationen, die Compliance-Vorschriften von Aufsichtsbehörden unterliegen.

Arten von Arbeitsaufträgen

Während Arbeitsaufträge ein breites Aufgabenspektrum abdecken können, fallen sie typischerweise in eine von drei Kategorien.

Reaktive Wartungsarbeitsaufträge

Teams erstellen reaktive Wartungsarbeitsaufträge als Reaktion auf Probleme, die die Leistung eines Assets aktiv beeinträchtigen. Dies sind oft die ersten, die man sich bei Arbeitsaufträgen vorstellt, aber sie können auch die anspruchsvollste Art für Techniker sein. Reaktive Arbeitsaufträge können von so einfachen Aufgaben wie dem Reinigen eines verstopften Luftfilters bis hin zu so komplexen wie der Reparatur eines größeren Assets nach einem kompletten Ausfall reichen. Da reaktive Arbeitsaufträge erst erstellt werden, wenn etwas kaputtgeht, können sie Fehlersuche oder andere zeitaufwändige Aufgaben erfordern, bevor ein Techniker sie korrigieren kann. Reaktive Arbeitsaufträge werden oft vor anderen Arten von Arbeitsaufträgen priorisiert.

Präventive Wartungsarbeitsaufträge

Präventive Wartungsarbeitsaufträge sind für regelmäßig wiederkehrende Aufgaben gedacht, die die Notwendigkeit kostspieliger reaktiver Wartung reduzieren. Beispiele für präventive Wartungsarbeitsaufträge sind das Schmieren nach einer bestimmten Betriebsstundenzahl eines Assets oder der Filterwechsel alle paar Monate. Für Unternehmen, die CMMS-Software nutzen, kann diese Art von Arbeitsauftrag automatisch nach einem Zeitplan generiert werden.

Vorausschauende Wartungsarbeitsaufträge

Vorausschauende Wartungsarbeitsaufträge werden terminiert, wenn ein Gerät, wie ein Temperatursensor oder Vibrationssensor, anzeigt, dass ein Asset außerhalb seiner idealen Parameter arbeitet. Diese Art von Arbeitsauftrag ermöglicht es Technikern, ein sich entwickelndes Problem wie Fehlausrichtung oder Lagerausfall zu beheben, bevor es zum totalen Anlagenausfall und ungeplanten Ausfallzeiten führt. Mit einem CMMS können diese Arbeitsaufträge automatisch terminiert werden, wenn ein Maschinenzustandsparameter wie Vibration oder Temperatur einen voreingestellten Schwellenwert erreicht.

Best Practices für das Arbeitsauftragsmanagement

1. Arbeitsaufträge in verschiedene Vorlagen klassifizieren

Um umfassende Berichte zu erstellen, müssen Sie entscheiden, welche Elemente in ein Arbeitsauftragsformular gehören. Eine Standard-Präventivwartungs-Checkliste sollte folgende Details enthalten:

• Kontaktdaten des Anforderers
• Beschreibung der durchzuführenden Arbeit
• Standort des angegebenen Assets
• Geschätzte Zeit für die Fertigstellung
• Welche Teile und Komponenten verwendet werden

Arbeitsauftragskriterien umfassen PM-Aufgaben, Sicherheit, Inspektion, Reparatur und Notfall. Beispielsweise könnte ein elektrischer Arbeitsauftrag die Inspektion der Verkabelung eines Apparats beinhalten, während Reparaturarbeitsaufträge die für die Wiederherstellung eines Industrieroboterarms benötigten Werkzeuge detaillieren könnten.

2. CMMS für Arbeitsauftragsmanagement nutzen

Ein CMMS ist eine Art Arbeitsauftragssoftware, die größere Transparenz in Ihre Instandhaltungsmanagementstrategie bietet. Es verkörpert eine automatisierte Softwarelösung für Arbeitsaufträge. CMMS-Software ermöglicht es Ihnen, regelmäßige Wartungsaktivitäten zu planen und Ihr Team zu alarmieren, wenn sie fällig sind. Von dort aus können Sie die Prioritätsstufe bewerten, nach Ersatzteilen und Ausrüstung fragen und Bilder oder Videos an das Anforderungsticket anhängen.

Eine CMMS-App – sowohl Desktop als auch mobil – überwacht den Fortschritt der Aufgaben und benachrichtigt Sie, wenn Maschinen ausfallen. Sie hilft Ihnen, zu verfolgen und Berichte zu erstellen, wie viele Stunden für Arbeitsaufträge aufgewendet werden, um die effizientesten Fertigstellungsmethoden zu verstehen. Eine weitere Funktion, die die meisten CMMS-Apps haben, ist die Erstellung von Rechnungen für Kapitaleinsätze von einem aktuellen Lieferanten oder Hersteller. Sie macht Daten auch über eine schnelle Dashboard-Suche zugänglich.

3. Jeden Prozess tiefgehend dokumentieren

Offensichtlich möchten Sie, dass Ihr Arbeitsauftragsmanagementsystem organisiert ist. Arbeitsaufträge sollten mit den anderen Dateien eines Assets gespeichert werden, um eine Wartungshistorie aufzubauen, die Ausfallmuster identifiziert. Mit einem CMMS können Sie Ihren Technikern alle Informationen, die sie zum Erfolg benötigen, in einer einzigen Plattform bereitstellen, sei es Reparaturanweisungen für eine bestimmte Maschine oder die Wartungsempfehlungen des Herstellers.

Als Instandhaltungsmanager sollten Sie transparente Verfahren erstellen, die FDA- und EPA-Vorschriften entsprechen, um einen werksweiten Audit mit Bravour zu bestehen. Nutzen Sie Fernüberwachungsgeräte, um diese Assets kontinuierlich zu überwachen und genaue Berichte zu erstellen. Jeder Bericht sollte unter anderem die genauen Daten, Standorte und IDs der abgeschlossenen Arbeitsaufträge anzeigen.

4. Anlagenzriticalität in Arbeitsauftragsmanagement-Protokolle einbauen

Sobald ein Arbeitsauftrag live geht, kategorisieren Sie Assets in separate Prioritätstypen. Dies spart Arbeits- und Materialkosten, damit Sie keine übermäßigen Ressourcen für niedrigpriorisierte Aufgaben aufwenden, die in die Routine eingebaut sind. Andererseits denken Sie daran, dass es riskant ist, sicherheitsrelevante Arbeitsaufträge zu ignorieren, da dies zu gefährlichen Betriebsumgebungen führt.

Die beste Richtlinie ist, die Auswirkungen auf die Produktivität zu bestimmen, um zu verhindern, dass sich Rückstände aufhäufen. Während der Arbeitsauftragsanalyse prüfen Sie auf abnormale Instandhaltungs-KPIs in der Kernfunktionalität, wie Mean Time Between Failure (MTBF), um einen Abschluss mit fehlerhaften Berichten zu vermeiden.

5. Die Fähigkeiten Ihres Teams bewerten

Arbeitsauftragsmanagement mag auf den ersten Blick hauptsächlich darin bestehen, Aufgaben an Ihr Team zu vergeben, aber es erfordert auch die Bewertung ihrer Stärken und Schwächen, um qualifiziertes Personal für den Job auszuwählen. Für jeden Mitarbeiter konzentrieren Sie sich auf deren technische Fähigkeiten, von Erfahrung mit schwerem Gerät bis hin zu Kenntnissen ingenieurtechnischer Prinzipien.

Ermutigen Sie sie, sich in bestimmten Bereichen zu spezialisieren, damit sie sich im Laufe der Zeit verbessern. Dies ist ein praktischerer Ansatz, als sie zufällig auszuwählen, um mit einem Notfall umzugehen.

6. Stift und Papier durch digitale Lösungen ersetzen

Die manuelle Ausführung eines Arbeitsauftragsmanagements ist angesichts der Größe moderner Organisationen nicht mehr sinnvoll. Das Stopfen von Dokumenten in einen Schrank macht sie schwerer auffindbar, und Papierkram ist anfällig für menschliche Fehler – so dass vergangene Aufzeichnungen nicht aktualisiert werden, um sich ändernde Bedingungen widerzuspiegeln. Während Tabellenkalkulationen gut für einfache Formeln sind, können Sie diese Werte nicht einfach in Analysen umwandeln oder mit Fernmeldern harmonisieren. Die Implementierung von CMMS-Software ist anders, weil sie das Arbeitsauftragsmanagement optimiert, indem sie Admin-Funktionen für jeden autorisierten Benutzer auf der Plattform bereitstellt.

7. Beschreibende Abschlussnotizen hinzufügen

Das Schließen eines Arbeitsauftrags bedeutet nicht, dass Ihr Team ihn nie wieder prüfen muss. Auch bei PMs müssen Sie noch Risiken der Arbeit gegen Nutzen abwägen, indem Sie Kosteneinsparungen vs. aufgewendete Zeit berücksichtigen. Ermutigen Sie Ihre Techniker, Notizen zur Grundursache oder zur Arbeitsqualität zu machen und zusätzliche Probleme für zukünftige Untersuchungen zu kennzeichnen.

Arbeitsaufträge zielen darauf ab, den Zustand eines Assets zu beurteilen und zu identifizieren, welche Teile wartungsfällig sind, damit Sie einen zuverlässigen Plan für die Zukunft haben. Um ein erfolgreiches Arbeitsauftragsmanagement-Programm aufzubauen, ist es wichtig, dass Sie wissen, wie Sie auf reaktive, präventive und vorausschauende Anfragen in einem kontrollierten Umfeld reagieren. Das beginnt mit der Anwendung der Best Practices des Arbeitsauftragsmanagements.