Allein zu Hause:Überlebensleitfaden für die Remote-Arbeit (Teil 1)

Okay, es sei denn, Sie haben in den letzten Monaten komplett netzfern gelebt, werden Sie wissen, dass Sie in absehbarer Zeit sehr wahrscheinlich von zu Hause aus arbeiten werden. Ihre Erfahrung mit der Arbeit von zu Hause aus wird jedoch höchstwahrscheinlich auch zu gemischten Ergebnissen führen, je nach den bereitgestellten Tools für die Zusammenarbeit und der bereitgestellten Unternehmensinfrastruktur. Dieser Beitrag ist einer in einer Reihe darüber, wie Sie das Beste aus dieser Situation herausholen können, was hoffentlich dazu beiträgt, den Weg für eine flexiblere Arbeitsweise zu ebnen, sobald die aktuelle Situation vorbei ist.

Wenn Ihr Unternehmen bereits auf eine vollständig Cloud-basierte Lösung wie Teams und Office365 umgestiegen ist, sind Sie zu Hause und trocken. Hier befindet sich alles, was Sie brauchen, Dateien, Programme, Daten, Tools und alles andere, was Sie brauchen, in der Cloud. Solange Sie eine Internetverbindung haben, egal ob zu Hause, im Zug, im Café, können Sie sich einloggen und wie gewohnt arbeiten, also wie gewohnt arbeiten.

Eine der wichtigsten Anforderungen für jede Cloud-basierte Lösung ist die Konnektivität. Die meisten von uns werden zu Hause sein, entweder über unseren Breitbandanschluss oder den Mobilfunk-Hotspot. In den meisten Fällen stellt die Remote-Arbeit nicht die gleichen Herausforderungen wie die Arbeit über das interne MPLS-basierte Netzwerk des Unternehmens. Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, erfolgt Ihre Verbindung direkt über das Internet, wodurch Unternehmens-Firewalls, DNS-Server, Breakout-Punkte und jegliche geographische mandantenbezogene Latenz vermieden wird. Eine direkte Verbindung bedeutet, dass Sie zu Hause möglicherweise eine bessere Leistung erzielen (es sei denn, Ihre Heimverbindung ist sehr langsam) als Sie es vom Büro gewohnt sind.

Sie werden jedoch möglicherweise feststellen, dass einige Ihrer wichtigsten Daten und Programme möglicherweise immer noch auf Dateiservern oder internen Dateifreigaben gespeichert sind, obwohl Sie ein Cloud-basiertes Tool für die Zusammenarbeit verwenden. Der Zugriff auf diese kann nur über eine VPN-Verbindung erfolgen und Sie benötigen einen Token (Hardtoken, der wie ein Schlüsselanhänger aussieht oder ein Softtoken eine App auf Ihrem Smartphone), um sich beim Login zu authentifizieren. Obwohl dies sicher ist, kann dies umständlich sein, aber Sie können dies umgehen. Der einfachste Weg besteht darin, Ihre Schlüsseldateien entweder über Ihren Dateimanager oder die Unternehmens-E-Mail auf OneDrive (eine andere vom Unternehmen empfohlene cloudbasierte Speicherlösung) zu verschieben. Je nachdem, wie lange Sie außerhalb des Büros arbeiten müssen, finden Sie möglicherweise immer mehr Ihrer Dateien und Daten in der Cloud gespeichert.

Einige von Ihnen werden feststellen, dass Ihre Büroumgebung noch intern von der IT-Abteilung in unternehmenseigenen On-Premise-Rechenzentren betrieben wird. Dies ist die am wenigsten bevorzugte Situation. Sie müssen über VPN darauf zugreifen und Ihre Arbeitserfahrung wird erträglich sein, aber nicht die produktivste.

Zum Glück ist nicht alles verloren. Wenn Sie sich in dieser Situation befinden, bieten die meisten Anbieter von Cloud-basierten Collaboration-Tools zeitlich begrenzten Zugriff auf ihre Produkte an. Microsoft und Google sind die neuesten, die dies anbieten. Im schlimmsten Fall melden Sie sich als Einzelperson an und laden in einigen Fällen eine App oder ein Browser-Applet herunter. Dies bedeutet, dass Sie immer noch zusammenarbeiten können, jedoch wird die Erfahrung nicht so reibungslos wie bei einer vollständig Cloud-basierten Lösung sein, da die gemeinsame Nutzung von Unternehmensdaten möglicherweise nicht so einfach, unterstützt oder zulässig ist. Aber es ist besser als die Alternative.

Die nächste Herausforderung hängt davon ab, wie erfolgreich das Programm zur Einführung von Collaboration-Tools (oft als Rollout bezeichnet) war. Die meisten Benutzer, mit denen ich gesprochen habe, sagen mir, dass sie produktiver sein könnten, wenn sie wüssten, wie man die Tools besser verwendet. Wenn dies für Sie zutrifft, klicken Sie auf den Leitfaden „Erste Schritte“ (Teams oder Google). Nachdem Sie sich mit der Übersicht vertraut gemacht haben, sollten Sie sich mit einem Kollegen zusammentun und einige der Funktionen ausprobieren, um Vertrauen in die Bedienung des Tools aufzubauen, Besprechungen einzurichten, den beabsichtigten Bildschirm oder das Programm zu teilen, Aufzeichnungen zu testen usw. Das spart Zeit und Verlegenheit (und möglicherweise Reputationsverlust), wenn Sie es wirklich mit einem wertvollen Kunden, einer wichtigen Verkaufsgelegenheit oder einem größeren Publikum tun.

Die meisten dieser Tools verfügen über spezielle Funktionen, die Ablenkungen verstärken oder minimieren. Dazu gehören beispielsweise Hintergrundunschärfe (praktisch, wenn Sie Kleidung an der Bilderleiste hängen lassen oder kleine Kinder frei herumliegen haben) und Aufzeichnungen, damit andere Kollegen die Besprechungen nachholen können, an denen sie nicht teilnehmen konnten. Sie sollten auch ein Team oder einen Google Hangout einrichten, um Hinweise und Tipps auszutauschen und ein informelles Support-Netzwerk bereitzustellen. Es empfiehlt sich, einen Abschnitt „Häufig gestellte Fragen“ (FAQ), einen Abschnitt „Need to Know“ (N2K) zum Anheften wichtiger Informationen und einen Abschnitt „Neuigkeiten“ für aktuelle und aktuelle Informationen wie z wann wir ins Büro zurückkehren können, sowie andere, spezifische Bereiche wie Anwendungs-, Kunden- oder spezifische Interesseninformationen, z /P>

Eine der Herausforderungen bei der Remote-Arbeit besteht darin, die informellen Interaktionen, Witze, Geschichten und Geplänkel zu verpassen, die die reale Büroumgebung unterstützen. Das möchte man nicht verlieren, gleichzeitig aber auch nicht, dass dieses informelle Geplapper die Arbeitsbereiche verstopft. Warum also nicht einen Kanal, ein Team oder einen Hangout namens „WaterCooler“ erstellen, in dem eine solche informelle Kommunikation stattfinden kann. Sie könnten sogar jeden Mittag eine Videokonferenz einrichten und einen virtuellen Lunchroom veranstalten.

Nun, das sollte ausreichen, um Sie zu beschäftigen und mit der Arbeit zu beginnen, aber denken Sie daran, dass Ihre Tastatur und Ihr Mobiltelefon wahrscheinlich mehr Bakterien enthalten als Ihr Toilettensitz, also denken Sie auch daran, sie regelmäßig zu reinigen. In meinem nächsten Beitrag werde ich einige Ideen teilen, wie man die Arbeit aus der Ferne produktiver machen kann und hoffentlich wirst du so einfallsreich und effektiv wie Kevin, anstatt die anderen beiden Typen!!!

Vernetzen Sie sich mit Mark Sweeney (Director of Professional Services)