Der Unterschied zwischen persönlicher und geschäftlicher Workflow-Automatisierung (und warum Sie beides brauchen)

Da die Automatisierung zu einer Priorität für C-Suite-Führungskräfte wird, weist die sich abzeichnende Erzählung einen Riss in der Mitte auf. Wir sprechen alle von Automatisierung, aber einige von uns sprechen von persönlicher Automatisierung – auf der Ebene des Individuums. Und einige von uns sprechen über die Automatisierung von Geschäftsabläufen – die sich über viele Abteilungen und Funktionen erstreckt, oft im Backoffice.

Beide Arten der Automatisierung sind zentral für ein vollständig automatisiertes Unternehmen™, aber der Diskurs ist verwirrend geworden. Und die Konzentration auf nur den einen oder anderen Typ schränkt ein, wie weit wir über die Automatisierung denken können. Wir müssen das Gespräch neu gestalten, um ganzheitlicher darüber zu sprechen, wie die Automatisierung die digitale Transformation vorantreiben kann.

Wie sind wir hierher gekommen?

Warum hat sich der Diskurs so entwickelt? Vor allem wegen Bestätigungsverzerrung. Anbieter, Analysten und Reporter kennen oder bedienen in der Regel eine Seite des Marktes besser als die andere, daher sprechen sie eher in einer Weise darüber, die ihre Ansichten stützt. Den Unterschied sowie die Kombination erkläre ich in diesem Beitrag.

Automatisierung der kurzen und langen Arbeit

Ein hilfreiches mentales Modell, das wir nutzen können, um darüber nachzudenken, ist das Phänomen der Long-Tail-Verteilung.

Einerseits werden viele der Business-Workflow-Automatisierungen von einem Kompetenzzentrum (CoE) top-down ausgewählt. Sie treten häufig auf und ihre Automatisierung hat erhebliche Auswirkungen. Zum Beispiel Automatisierungen wie der Abschluss der Bücher in der Buchhaltung oder das Patientenmanagement im Gesundheitswesen. Sie sind der kurze Schwanz von Automatisierungsideen.

Auf der anderen Seite gibt es eine Vielzahl von Automatisierungen, die persönlicher und individuell kleiner sind – wie z. B. ein Finanzanalyst, der Recherchen zu einem bestimmten Unternehmen durchführt und tägliche Berichte mit Daten aus mehreren Systemen erstellt. Aber wenn Sie sie zusammenzählen, machen diese persönlichen Automatisierungen zusammen ein viel größeres Arbeitsvolumen aus, das täglich anfällt. Das ist die lange Schwanz der Automatisierungsmöglichkeiten. Darüber habe ich ausführlicher in einem früheren Artikel geschrieben.

Vergleich von persönlichen und geschäftlichen Workflow-Automatisierungen

Es kann hilfreich sein, sich zunächst die Eigenschaften der beiden Automatisierungstypen nebeneinander anzusehen, und dann gehen wir näher auf die einzelnen ein. Sie können auf die Tabelle unten klicken, um sie detaillierter anzuzeigen.

Business-Workflow-Automatisierung

Lassen Sie uns etwas weiter in die Workflow-Automatisierung auf Unternehmensebene eintauchen. Es ist hilfreich, sich daran zu erinnern, dass das moderne Unternehmen zunehmend aus einer Reihe digitaler Workflows besteht. Im Kern handelt es sich bei diesen Workflows oft um Daten, die zwischen Anwendungen verschoben werden. Wir haben bereits die Beispiele für Buchhaltung und Patientenverwaltung gegeben, aber normalerweise finden innerhalb einer Organisation ständig Tausende dieser wiederkehrenden Prozesse statt.

Da sich diese Prozesse seltener ändern, wäre es sinnvoll, dass diese Arten von Workflows alle bereits programmgesteuert automatisiert sind. Aber das sind sie nicht. Die Systeme sind getrennt und der traditionelle Ansatz, sie durch klassische Entwicklungsprojekte zu integrieren, ist für die meisten Workflows einfach zu kostenintensiv. Also springen Leute ein, um die Lücke zu füllen.

Wie Sie im folgenden Anwendungsfall sehen können, umfasst ein Versicherungsanspruchsprozess 10 Schritte und wird zu 100 % von einer Person gesteuert. Aber wenn Sie Automatisierung auf den Prozess anwenden, reduziert sich der gesamte Prozess auf fünf Schritte, von denen der Roboter drei aufnimmt. Und Sie können die Kapazität mit der gleichen Anzahl von Personen erhöhen. Dies gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, mehr Arbeit zu erledigen und die komplexeren und personenzentrierten Aufgaben mit größerer Sorgfalt zu bewältigen. Darüber hinaus wird der Workflow weniger fehleranfällig und wesentlich widerstandsfähiger gegenüber sich ändernden Geschäftsbedingungen, wodurch das Risiko im Unternehmen erheblich reduziert wird.

Anwendungsfall:Bearbeitung von Versicherungsansprüchen

Die Automatisierung rationalisiert Unternehmen naturgemäß auf grundlegender Ebene. Das ist die realisierte digitale Transformation.

Für die Automatisierung von Geschäftsabläufen ist es absolut unerlässlich, dass Sie sich mit einem „Automation First“-Anbieter mit umfassender Expertise und Spezialisierung auf diese Technologie zusammenschließen. McKinsey schätzt:„Etwa 60 % der Berufe haben mindestens 30 % ihrer Tätigkeiten, die automatisierbar sind.“ Bei diesem Umfang und dieser Tiefe benötigen Sie einen Partner mit Fachwissen.

Außerdem benötigen Sie einen Anbieter mit einem umfangreichen Netzwerk, der Ihnen technologisches Know-how zur Verfügung stellen und Sie mit Partnern mit Branchen- und geografischem Fachwissen verbinden kann.

Geschäftsablaufautomatisierungen sind in der Regel die ersten, die ein Unternehmen anstrebt, weil die Vorteile so klar sind.

Wenn sich Unternehmen jedoch nur auf den kurzen Schwanz konzentrieren, werden sie wahrscheinlich tief hängende Früchte greifen und bald darauf aufhören. Allerdings bleibt noch viel Arbeit auf der persönlichen Ebene, und hier setzen wir als nächstes an, um das Automatisierungsprogramm massiv zu skalieren.

Persönliche Automatisierung

Persönliche Automatisierung bedeutet, „einen Roboter für jede Person™“ im Unternehmen einzuführen. Es bedeutet, Mitarbeitern bei der Erledigung ihrer Arbeit zu helfen, indem sie durch einen Roboter ergänzt werden, der die sich wiederholenden Aufgaben in ihrer täglichen Arbeit übernimmt. Unternehmen können persönliche Automatisierungen erstellen und an Mitarbeiter verteilen oder ihnen die Möglichkeit geben, eine persönliche Automatisierung zu erstellen, um einzigartige Aufgaben selbst zu bewältigen. Wenn wir auf den langen Schwanz der Automatisierung zurückblicken, können sich diese persönlichen Automatisierungen zu einem erheblichen Umfang summieren und einen großen ROI erzielen.

UiPath hat mit wegweisenden Kunden in diesem Bereich zusammengearbeitet und wir haben festgestellt, dass gängige Arten von persönlicher Automatisierung Mitarbeitern bei Arbeiten helfen, die in fünf Hauptbereiche fallen:Planung, Recherche, Maßnahmen ergreifen, Datenverwaltung und persönliche Produktivität.

Diese können je nach Branche und Rolle sehr unterschiedlich sein. Beispielsweise könnte ein Underwriter einer Versicherungsgesellschaft eine persönliche Automatisierung verwenden, um Daten aus Drittsystemen zu extrahieren, um das Risiko zu bewerten. Ein Kundenberater bei einem Versicherungsunternehmen kann eine persönliche Automatisierung einrichten, um Daten in einem CRM-System (Customer Relationship Management) zu validieren und abzugleichen. Ein Sachbearbeiter für Versicherungsansprüche kann mit einem Roboter zusammenarbeiten, um schnell Maßnahmen zur Lösung eines Kundenvorfalls zu ergreifen.

Mit Robotern an ihrer Seite erledigen Menschen ihre Arbeit schneller und gewinnen Zeit, um sich auf die Arbeit zu konzentrieren, die sie besser als Roboter erledigen (Umgang mit Komplexität, Herstellen von Assoziationen, Umgang mit Abstraktion). Menschen können Arbeit an Roboter abgeben oder Seite an Seite mit Robotern arbeiten. Mitarbeiter können auch ereignisgesteuerte Automatisierungen einrichten, damit Roboter auf Dinge achten, die auf dem Desktop passieren. Wenn ein Ereignis eintritt (z. B. wenn sich ein Mitarbeiter bei einem System anmeldet und eine Aktion ausführt), machen sich Roboter automatisch an die Arbeit. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Menschen mit Robotern arbeiten können, um ihre tägliche Arbeit zu unterstützen. Das Ergebnis ist eine gesteigerte Produktivität, gesteigertes Mitarbeiterengagement und geringere Fehlerquoten.

Der Betrieb eines effektiven Roboterprogramms für jede Person in großem Umfang erfordert Schulung, Management und Governance. Wenn Sie Personal Automation ohne Struktur einsetzen, riskieren Sie eine Ausbreitung der Automatisierung. Chief Information Officers (CIOs) sind mit den Schmerzen der technologischen Ausbreitung vertraut. Laut dem Blissfully SaaS-Trendbericht 2019 verwenden Unternehmen „durchschnittlich 137 einzigartige SaaS-Apps“ – eine Steigerung von 30 % gegenüber 2018. Persönliche Automatisierung ohne Governance erzeugt den gleichen Effekt rund um das Automatisierungsprogramm. Daher ist es äußerst wichtig, dass Sie, wenn Sie mit der Aktivierung persönlicher Automatisierungen beginnen, sicherstellen, dass Sie die geeigneten Governance-Tools einführen.

Hier ist eine großartige Kundenstudie darüber, wie dentsu persönliche Automatisierungen nutzt, indem es seine Vision eines Roboters für jede Person im Unternehmen einführt.

Die UiPath-Vision eines vollständig automatisierten Unternehmens nutzt beide Arten von Automatisierungen.

Der letzte Punkt, der zum Verständnis der beiden Arten der Automatisierung zu berücksichtigen ist, ist, dass es nicht ausreicht, in der persönlichen Automatisierung oder in der Automatisierung von Geschäftsabläufen großartig zu sein. Du musst in beidem großartig sein.

Die UiPath-Vision des vollautomatisierten Unternehmens sieht vor, dass unsere Automatisierungsplattform nicht nur jeden Typ ermöglicht, sondern auch die Kluft überbrückt und sie nahtlos verbindet, um ihre Vorteile zu verstärken.

Dieser ganzheitliche Ansatz hat Vorteile, die über die universelleren Vorteile von weniger Systemen, besserem Know-how-Transfer und klareren Supportlinien hinausgehen, wenn er auf die Automatisierung angewendet wird. Es verbessert die Ergebnisse über den gesamten Automatisierungslebenszyklus hinweg. Um einige Beispiele zu nennen:

• Ein Überblick sowohl über die persönliche Automatisierung als auch über die Geschäftsabläufe ist eine Goldgrube für die Ermittlung der nächstbesten Automatisierungsziele.

• Bei der Implementierung können Sie die letzte Meile zwischen Geschäftsabläufen und persönlicher Effizienz überbrücken, indem Sie es den Mitarbeitern ermöglichen, die einzigartigen persönlichen Aufgaben, die unweigerlich erforderlich sind, um neue Unternehmensabläufe zu füttern, schnell zu automatisieren.

• Sie können die potenzielle Verteilung dieser Automatisierungen basierend auf Wert und Risiko steuern. Wenn sie für andere einen ähnlichen Wert liefern können, können die Automatisierungen angemessen verteilt oder sogar in zukünftige Versionen eines Geschäftsablaufs integriert werden. Oder Sie können sicherstellen, dass persönlich entwickelte Automatisierungen genau das bleiben – nur für den Autor verfügbar, aber bei Bedarf mit zentraler Überprüfbarkeit.

• Im weiteren Sinne können Sie sich ganz einfach einen Überblick über die Interaktion jedes Benutzers mit jedem Workflow verschaffen und all dem oben Genannten Farbe verleihen.

Die Wahl zwischen persönlicher Automatisierung und Geschäftsablaufautomatisierung müssen Sie nicht treffen. Pionierunternehmen erkennen, dass Sie mit einer ganzheitlichen Automatisierungsvision schneller von den transformativen Vorteilen der Automatisierung profitieren, die die Produktivität der Endbenutzer und den ROI des Unternehmens umfassen.

Wenn Ihnen dieser Artikel gefallen hat, seien Sie sicher und nehmen Sie am bevorstehenden UiPath Live teil Show. Verpassen Sie nicht Ihre Chance, Daniel Dines, CEO von UiPath, über seine Vision für das vollautomatisierte Unternehmen sprechen zu hören (und er wird Fragen aus dem Publikum beantworten):

Besonderer Dank gilt Geoff Anderson, Anastasia Milgramm, Christopher George und Kate McDaniel für ihre Zusammenarbeit, ihr Brainstorming und ihre Beiträge zu diesem Beitrag.