Persönliche vs. Business-Workflow-Automatisierung: Warum beide für den Erfolg essenziell sind

Da Automatisierung für C-Suite-Führungskräfte zur Priorität wird, entsteht ein Narrativ mit einem Riss mitten hindurch. Wir alle reden über Automatisierung, aber einige meinen persönliche Automatisierung – auf individueller Ebene. Andere meinen Business-Workflow-Automatisierung – über viele Abteilungen und Funktionen hinweg, oft im Backoffice.

Beide Automatisierungsarten sind zentral für ein Fully Automated Enterprise™, aber der Diskurs ist verwirrend geworden. Und der Fokus auf nur eine Art begrenzt, wie groß wir über Automatisierung denken können. Wir müssen das Gespräch neu rahmen, um ganzheitlicher darüber zu sprechen, wie Automatisierung digitale Transformation treiben kann.

Wie sind wir hier gelandet?

Warum hat sich der Diskurs so entwickelt? Primär durch Confirmation Bias. Anbieter, Analysten und Reporter kennen oder bedienen tendenziell eine Marktseite besser als die andere, weshalb sie mehr darüber sprechen – auf eine Weise, die ihre Ansichten stützt. Den Unterschied und die Kombination werde ich in diesem Post erklären.

Den kurzen und langen Schwanz der Arbeit automatisieren

Ein hilfreiches mentales Modell ist das Long-Tail-Verteilungsphänomen.

Einerseits werden viele Business-Workflow-Automatisierungen von einem Center of Excellence (CoE) top-down ausgewählt. Sie treten häufig auf, und ihre Automatisierung hat signifikanten Impact. Beispiele: Abschluss der Bücher in der Buchhaltung, Patientenmanagement im Gesundheitswesen. Das ist der kurze Schwanz der Automatisierungsideen.

Andererseits gibt es ein breites Spektrum an Automatisierungen, die persönlicher und individuell kleiner sind – z. B. ein Financial Analyst, der zu einem spezifischen Unternehmen recherchiert, tägliche Reports aus Daten mehrerer Systeme generiert. Addiert man sie, machen diese persönlichen Automatisierungen kollektiv ein viel größeres Volumen täglicher Arbeit aus. Das ist der lange Schwanz der Automatisierungsmöglichkeiten. Ich habe dazu ausführlicher in einem früheren Artikel geschrieben.

Persönliche und Business-Workflow-Automatisierung im Vergleich

Hilfreich ist zunächst ein Blick auf die Merkmale beider Automatisierungsarten nebeneinander – dann gehen wir tiefer. Klicken Sie auf die Tabelle unten für Details.

Business-Workflow-Automatisierung

Lassen Sie uns Enterprise-Workflow-Automatisierungen genauer betrachten. Hilfreich zu erinnern: Das moderne Unternehmen ist zunehmend eine Serie digitaler Workflows. Im Kern sind das oft Daten, die zwischen Applikationen wandern. Wir nannten Buchhaltung und Patientenmanagement als Beispiele, aber typischerweise laufen tausende dieser wiederkehrenden Prozesse ständig in einer Organisation.

Da diese Prozesse sich seltener ändern, könnte man annehmen, sie seien bereits programmatisch automatisiert. Aber sie sind es nicht. Die Systeme sind disconnected, und der klassische Ansatz, sie durch Entwicklung zu integrieren, ist für die meisten Workflows zu kostspielig. Also springen Menschen ein, um die Lücke zu füllen.

Wie im Use Case unten zu sehen: Ein Versicherungsanspruchsprozess umfasst 10 Schritte, zu 100 % von einer Person getrieben. Wendet man Automatisierung an, reduziert sich der Prozess auf fünf Schritte – der Roboter übernimmt drei davon. Mit derselben Personalstärke lässt sich mehr Kapazität schaffen. Menschen können mehr Arbeit bewältigen und sich komplexeren, menschenzentrierten Aufgaben mit größerer Sorgfalt widmen. Zudem wird der Workflow fehleranfälliger und weitaus resilienter gegenüber sich ändernden Geschäftsbedingungen – das Risiko im Business sinkt massiv.

Use Case: Versicherungsanspruchsbearbeitung

Automatisierung strafft Unternehmen auf fundamentaler Ebene. Das ist Digital Transformation in Realität.

Für Business-Workflow-Automatisierung ist es absolut entscheidend, mit einem „Automation First“-Vendor zusammenzuarbeiten, der tiefe Expertise und Spezialisierung in dieser Technologie hat. McKinsey schätzt: „Etwa 60 % der Berufe haben mindestens 30 % ihrer Aktivitäten, die automatisierbar sind.“ In diesem Maßstab und Tiefe brauchen Sie einen Partner mit Expertise.

Zudem brauchen Sie einen Vendor mit umfangreichem Netzwerk, der technologisches Know-how liefert und Sie mit Partnern mit Branchen- und Geo-Expertise vernetzt.

Business-Workflow-Automatisierungen sind typischerweise die ersten, die ein Unternehmen angeht – weil der Nutzen so klar ist.

Doch wenn Unternehmen nur auf den kurzen Schwanz fokussieren, greifen sie low-hanging fruit und stoppen bald. Doch viel Arbeit lebt noch auf persönlicher Ebene – und dort gehen wir als Nächstes für massiven Skaleneffekt im Automatisierungsprogramm.

Persönliche Automatisierung

Persönliche Automatisierung bedeutet, „A Robot for Every Person™“ im Unternehmen einzuführen. Es bedeutet, Mitarbeitern bei der Arbeit zu helfen, indem man sie mit einem Roboter ergänzt, der repetitive Tasks im täglichen Arbeitsalltag übernimmt. Unternehmen können persönliche Automatisierungen für Mitarbeiter erstellen und verteilen – oder ihnen die Macht geben, persönliche Automatisierungen für einzigartige Aufgaben selbst zu bauen. Blickt man zurück auf den Long Tail der Automatisierung, können sich diese persönlichen Automatisierungen zu signifikantem Skaleneffekt und großem ROI addieren.

UiPath arbeitet mit Pionierkunden in diesem Bereich und hat festgestellt, dass gängige Arten persönlicher Automatisierungen Mitarbeitern bei Arbeit helfen, die in fünf Hauptbereiche fällt: Planung, Recherche, Aktion ausführen, Daten managen, persönliche Produktivität.

Diese können je nach Branche und Rolle stark variieren. Beispiel: In einer Versicherung könnte ein Underwriter persönliche Automatisierung nutzen, um Daten aus Dritt-Systemen für Risikoeinschätzung zu extrahieren. Ein Relationship Manager kann persönliche Automatisierung einrichten, um Daten im CRM zu validieren und abzugleichen. Ein Schadenregulierer kann mit einem Roboter schnell handeln, um einen Kundenvorfall zu lösen.

Mit Robotern an ihrer Seite erledigen Menschen Arbeit schneller und gewinnen Zeit für das, was sie besser können als Roboter (Komplexität handhaben, Assoziationen herstellen, mit Abstraktion umgehen). Menschen können Arbeit an Roboter abgeben oder Seite an Seite mit Robotern arbeiten. Mitarbeiter können auch ereignisgesteuerte Automatisierungen einrichten, damit Roboter Desktop-Ereignisse überwachen. Tritt ein Ereignis ein (z. B. Mitarbeiter loggt sich in ein System ein und führt eine Aktion aus), arbeiten Roboter automatisch los. Es gibt viele Wege, wie Menschen mit Robotern ihren täglichen Arbeitsalltag unterstützen können. Ergebnis: gesteigerte Produktivität, erhöhte Mitarbeiterbindung, gesunkene Fehlerquoten.

Ein effektives „Robot for Every Person“-Programm im großen Maßstab erfordert Training, Management und Governance. Führt man persönliche Automatisierung ohne Struktur ein, riskiert man Automatisierungs-Wildwuchs. CIOs kennen den Schmerz von Technologie-Wildwuchs. Laut Blissfully SaaS Trends Report 2019 nutzen Unternehmen „im Durchschnitt 137 einzigartige SaaS-Apps“ – 30 % mehr als 2018. Persönliche Automatisierung ohne Governance erzeugt denselben Effekt im Automatisierungsprogramm. Deshalb ist es entscheidend, beim Start persönlicher Automatisierungen die passenden Governance-Tools auszurollen.

Hier eine großartige Customer Study, wie dentsu persönliche Automatisierungen nutzt, indem sie ihre Vision eines Roboters für jeden im Unternehmen ausrollen.

Die UiPath-Vision eines Fully Automated Enterprise nutzt beide Automatisierungsarten.

Der letzte Punkt zum Verständnis der beiden Automatisierungsarten: Es reicht nicht, in persönlicher Automatisierung oder Business-Workflow-Automatisierung großartig zu sein. Man muss in beidem großartig sein.

Die UiPath-Vision des Fully Automated Enterprise ist, wo unsere Automatisierungsplattform nicht nur jede Art ermöglicht, sondern auch den Riss überbrückt und sie nahtlos verbindet, um ihre Vorteile zu verstärken.

Dieser ganzheitliche Ansatz hat Vorteile über die universelleren Benefits weniger Systeme, besseren Skill-Transfer und klarere Support-Linien hinaus, wenn auf Automatisierung angewendet. Er verbessert Outcomes über den gesamten Automatisierungs-Lebenszyklus. Beispiele:

• Ein Blick über sowohl persönliche Automatisierung als auch Business-Workflows ist eine Goldgrube für die nächsten besten Automatisierungsziele.
• Bei der Implementierung können Sie die letzte Meile zwischen Business-Workflows und persönlicher Effizienz überbrücken, indem Sie Menschen befähigen, die einzigartigen persönlichen Tasks schnell zu automatisieren, die unweigerlich nötig sind, um neue Enterprise-Workflows zu füttern.
• Sie können die potenzielle Verteilung dieser Automatisierungen basierend auf Wert und Risiko steuern. Wenn sie ähnlichen Wert für andere liefern, können sie entsprechend verteilt oder sogar in zukünftige Versionen eines Business-Workflows integriert werden. Oder Sie stellen sicher, dass persönlich entwickelte Automatisierungen genau das bleiben – nur für den Autor verfügbar, aber mit zentraler Auditierbarkeit bei Bedarf.
• Breiter gefasst: Sie erhalten einfach eine Single View jeder Nutzer-Interaktion mit jedem Workflow – was all dem oben Farbe verleiht.

Die Wahl zwischen persönlicher Automatisierung und Business-Workflow-Automatisierung ist keine, die Sie treffen müssen. Pionierunternehmen erkennen: Mit einer ganzheitlichen Automatisierungsvision gewinnen Sie schneller die transformativen Vorteile der Automatisierung, die End-User-Produktivität und Enterprise-ROI umspannen.

Wenn Ihnen dieser Artikel gefiel, nehmen Sie an der kommenden UiPath Live-Show teil. Verpassen Sie nicht die Chance, UiPath CEO Daniel Dines über seine Vision für das Fully Automated Enterprise zu hören (und er beantwortet Fragen aus dem Publikum):

Besonderer Dank an Geoff Anderson, Anastasia Milgramm, Christopher George und Kate McDaniel für ihre Kollaboration, Brainstorming und Beiträge zu diesem Post.