Hersteller aufgepasst! Nutzen Sie die Cloud oder kündigen Sie jetzt

Für viele Unternehmen dreht sich bei der Cloud immer noch alles um Speicherung und Sicherung. Für Organisationen, die darüber hinausblicken, kann die Cloud transformativ sein, ...

Für viele Unternehmen dreht sich bei der Cloud immer noch alles um Speicherung und Sicherung. Für Organisationen, die darüber hinausblicken, kann die Cloud transformierend sein und Unternehmen in die Lage versetzen, auf einem von großen Unternehmen dominierten Markt effektiv zu konkurrieren.

Warum mit der Kreditorenbuchhaltung beginnen?

Traditionell erhalten Hersteller eine große Anzahl von Lieferantenrechnungen. Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen nimmt viel Zeit und Ressourcen in Anspruch, sowohl personell als auch finanziell. Darüber hinaus kann es schwierig sein, bei manuellen Prozessen durchgehend absolute Genauigkeit zu erreichen, da immer die Möglichkeit eines Fehlers besteht.

Diese Schwierigkeit wird in der modernen Produktionsumgebung verstärkt, in der Rechnungen in unterschiedlichen Formaten von verschiedenen Standorten eintreffen. Rechnungen kommen jetzt auf Papier, aus Online-Systemen, per E-Mail und als PDF. Komplizierte manuelle Prozesse können die Bearbeitungszeit auf mehr als 14 Tage verlängern, wodurch Gebühren für verspätete Abwicklungen riskiert werden und die Gelegenheit verpasst wird, von Frühzahlungsrabatten und verbesserten Lieferantenbeziehungen zu profitieren.

Obwohl größere Unternehmen statistisch tendenziell schlechter darin sind, Rechnungen pünktlich zu bezahlen, verfügen sie über die verfügbaren Barmittel und Finanzmöglichkeiten, um Gebühren für verspätete Abrechnungen zu tragen. Dies gilt nicht für die vielen Organisationen, die weniger Zugang zu zuverlässigen und konsistenten Finanzmitteln und weniger Barmittel zur Deckung von Gebühren haben. Ein effektives AP-Management bekämpft dieses Problem und vermeidet beschädigte Beziehungen zu Lieferanten, die sich möglicherweise weigern, künftige Vereinbarungen zu treffen, wenn sie ein Unternehmen für unzuverlässig halten.

Der Erfolg eines produzierenden Unternehmens hängt von der Effektivität der Produktionslinien ab. Durch die Automatisierung administrativer Prozesse werden Ressourcen freigesetzt, die für andere Mehrwertdienste genutzt werden können, z. B. die lokale Produktion und die Reduzierung der Notwendigkeit von Outsourcing. Wo die Produktion bereits auf mehrere globale Niederlassungen verteilt ist, können Rechnungen lokal hochgeladen, automatisch verarbeitet und in der Unternehmenszentrale verwaltet werden.

Die Schaffung der Grundlagen der Automatisierung mit AP ermöglicht es einer Organisation, mit dem Kernprozess zu beginnen, bevor sie sich auf die gesamte Finanzprozesssuite ausdehnt. Hersteller können dann die Verarbeitung von Kundenaufträgen, Lieferscheinen und Bestellanforderungen automatisieren. Der Aufbau einer Finanzsuite-Automatisierung auf diese Weise maximiert sowohl die Produktivität als auch den Return on Investment.

Wie kann die Cloud helfen?

Die Cloud ist die Infrastruktur, in der eine Anwendung oder ein Programm auf vielen verschiedenen Computern gleichzeitig ausgeführt werden kann. Während es sich auf andere Arten von Netzwerken beziehen kann, bezieht sich Cloud Computing normalerweise auf das Internet. In diesem Sinne kann ein Unternehmen Zugriff auf Software gewähren, speichert diese jedoch auf seinem zentralen Server, anstatt dem Kunden eine physische Kopie auszustellen. Kunden können dann auf die Software zugreifen und sie verwenden, indem sie sich mit dem Internet verbinden und sich beim sicheren Server anmelden. Dies ist das Software as a Service (SaaS)-Modell.

Da die Software auf dem zentralen Server des Anbieters ausgeführt wird, ist es nicht erforderlich, dass der Kunde die Software auf seinem Computer speichert und ausführt, wodurch Speicherplatz auf dem Computer freigegeben und die Leistung erhöht wird.

Cloud-AP

Die Verwendung von Cloud-basiertem SaaS zur Automatisierung der Backoffice-AP-Funktion ermöglicht die Einführung einer vollständigen Lösung für die Rechnungserfassung und -verarbeitung mit minimalem IT-Einsatz oder Investitionen in zusätzliche Hardware und Software.

Die effektivsten Lösungen extrahieren automatisch Daten aus Dokumenten und verstehen den Unterschied zwischen (zum Beispiel) Text, der eine Adresse oder ein Firmenname ist, und einer Bestellnummer. Durch die automatisierte Extraktion dieser Informationen können Hersteller Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Lieferscheinen abgleichen. Wenn alle relevanten Dokumente verfügbar sind und die Informationen übereinstimmen, kann die Software Rechnungen zur Zahlung verarbeiten und die Informationen zusammen sicher in der Cloud speichern.

Hersteller sind heute besser denn je in der Lage, Geschäftsprozesse vollständig zu automatisieren. In der Vergangenheit waren von Anfang an teure zusätzliche Hardware, Software und Infrastruktur erforderlich, sodass eine umfassende Prozessautomatisierung nur großen Organisationen zur Verfügung stand. Das SaaS-Modell ermöglicht es sogar kleineren Herstellern, die gleichen Ergebnisse ohne Anfangsinvestition und mit einer extrem schnellen Implementierungszeit zu erzielen. Innerhalb weniger Wochen können Manager Rechnungen extern genehmigen, sogar außerhalb des Büros.

Für viele Organisationen wird die Verlagerung der Geschäftsprozessautomatisierung in die Cloud die Sicherheit erhöhen. Die Sicherstellung des Sicherheits- und Redundanzniveaus, das ein SaaS- oder Cloud-Dienstanbieter bereitstellt, ist bei lokaler Infrastruktur äußerst kostspielig. Folglich kann der Wechsel von einer lokalen IT-Einrichtung zu einem Cloud-basierten Dienst die Sicherheit verbessern und die Geschäftseffizienz steigern.

Hersteller für Wachstum positionieren

Neben der Verarbeitung von Rechnungen, der Verwaltung von Zahlungen, der Planung des Cashflows und der Aufrechterhaltung des reibungslosen Ablaufs der Lieferkette müssen Hersteller einen effektiven Papierpfad für Audits sicherstellen. Die Verwendung von Cloud-Funktionen ermöglicht es Unternehmen, Finanzfunktionen zu rationalisieren und die Zeit, die zur Gewährleistung der Compliance benötigt wird, drastisch zu reduzieren. Cloud-Automatisierungsdienste ermöglichen es Unternehmen jeder Größe, jede Rechnung bei Eingang zu scannen und sofort sicherzustellen, dass eine Kopie sicher online gespeichert ist. Cloud-basierte Rechnungssysteme positionieren Hersteller für Wachstum, indem sie die Vorteile einer flexiblen Ressourcenbereitstellung und der Fähigkeit zur effizienten Neuskalierung der Geschäftstätigkeit nutzen. Zeiteinsparungen von 75 Prozent für die Finanzfunktionen sind üblich, insbesondere für Unternehmen mit einer großen Anzahl von Lieferanten und mehr als 5.000 Rechnungen pro Jahr.

Die Rechnungsbearbeitung nimmt nicht mehr die wertvolle Zeit der Entscheider in Anspruch. Manager können sich stattdessen auf die kleine Anzahl von Ausnahmen konzentrieren, die die Software identifiziert. Diese können von überall genehmigt werden:auf dem Smartphone, PC oder Tablet. Anstatt wertvolle Bürozeit mit der Bearbeitung von Stapeln von Rechnungen zu verbringen, können Manager das Geschäft ausbauen, die Lieferantenbeziehungen verbessern und mit den Besten auf dem Markt konkurrieren.

Eine von ReadSoft durchgeführte Studie ergab, dass 77 Prozent der Hersteller der Ansicht sind, dass das Wachstum durch die manuelle Auftragsabwicklung gebremst wird, wobei 61 Prozent der Unternehmen immer noch Kaufaufträge in Papierform erhalten, die manuell verarbeitet werden müssen. Durch die Automatisierung des AP-Kernprozesses sind Unternehmen für Wachstum durch Technologie positioniert. Dies ist dann ein klarer und einfacher Schritt zur Automatisierung von Verkaufsaufträgen und zu einer Reduzierung der Verzögerung der Auftragserfüllung um 42 Prozent.