Hersteller: Warum Cloud-Einführung für den Wettbewerbsvorteil entscheidend ist

Für viele Organisationen dreht sich die Cloud noch immer nur um Speicherung und Backup. Für Unternehmen, die darüber hinausblicken, kann die Cloud transformativ sein und es ihnen ermöglichen, in einem von Großkonzernen dominierten Markt effektiv zu konkurrieren.

Warum mit der Kreditorenbuchhaltung beginnen?

Traditionell erhalten Hersteller eine große Anzahl an Lieferantenrechnungen. Die manuelle Bearbeitung dieser Rechnungen kostet erheblich Zeit und Ressourcen – sowohl personelle als auch finanzielle. Zudem ist es bei manuellen Prozessen schwierig, durchgängig vollständige Genauigkeit zu erreichen, da Fehler immer möglich sind.

Diese Schwierigkeit verschärft sich in der modernen Fertigungsumgebung, in der Rechnungen in unterschiedlichen Formaten von verschiedenen Standorten eintreffen: auf Papier, aus Online-Systemen, per E-Mail und als PDFs. Komplizierte manuelle Prozesse können die Durchlaufzeit auf über 14 Tage treiben, was Risiken durch Verzugsgebühren und verpasste Skonto-Möglichkeiten sowie belastete Lieferantenbeziehungen mit sich bringt.

Obwohl größere Unternehmen statistisch gesehen schlechter darin sind, Rechnungen pünktlich zu bezahlen, verfügen sie über ausreichend Liquidität und Finanzkraft, um Verzugsgebühren aufzufangen. Das gilt nicht für die vielen Organisationen mit weniger Zugang zu verlässlicher Finanzierung und geringeren Barmitteln. Effektives Kreditorenmanagement bekämpft dieses Problem und verhindert beschädigte Lieferantenbeziehungen, die zu Verweigerung zukünftiger Vereinbarungen führen könnten.

Der Erfolg eines Fertigungsunternehmens hängt von der Effektivität der Produktionslinien ab. Die Automatisierung administrativer Prozesse setzt Ressourcen frei, die für wertschöpfende Dienstleistungen genutzt werden können – wie die Beibehaltung lokaler Produktion und die Reduzierung von Outsourcing. Wo die Produktion bereits auf mehrere globale Standorte verteilt ist, können Rechnungen lokal hochgeladen, automatisch verarbeitet und an der Unternehmenszentrale verwaltet werden.

Die Automatisierung mit der Kreditorenbuchhaltung als Fundament ermöglicht es einer Organisation, mit dem Kernprozess zu beginnen, bevor sie auf die gesamte finanzielle Prozesssuite ausgeweitet wird. Hersteller können dann Verkaufsauftrags-, Lieferschein- und Bestellanforderungsverarbeitung automatisieren. Der Aufbau der Finanzsuite-Automatisierung auf diese Weise maximiert sowohl Produktivität als auch Return on Investment.

Wie kann die Cloud helfen?

Die Cloud ist die Infrastruktur, auf der eine Anwendung oder ein Programm gleichzeitig auf vielen verschiedenen Computern laufen kann. Zwar kann sie auch andere Netzwerktypen bezeichnen, normalerweise bezieht sich Cloud Computing jedoch auf das Internet. In diesem Sinne kann ein Unternehmen Zugriff auf Software bereitstellen, diese aber auf seinem zentralen Server speichern, anstatt dem Kunden eine physische Kopie auszugeben. Kunden können die Software dann nutzen, indem sie sich mit dem Internet verbinden und sich auf dem sicheren Server einloggen. Dies ist das Software-as-a-Service-Modell (SaaS).

Da die Software auf dem zentralen Server des Anbieters läuft, muss der Kunde sie nicht auf seinem eigenen Computer speichern und ausführen, was Speicher freigibt und die Leistung erhöht.

Cloud-basierte Kreditorenbuchhaltung

Der Einsatz von Cloud-basiertem SaaS zur Automatisierung der Back-Office-Kreditorenfunktion ermöglicht die Einführung einer Komplettlösung für Rechnungserfassung und -verarbeitung mit minimalem IT-Aufwand oder Investitionen in zusätzliche Hardware und Software.

Die effektivsten Lösungen extrahieren Daten automatisch aus Dokumenten und unterscheiden beispielsweise zwischen Text, der eine Adresse oder einen Firmennamen darstellt, und einer Bestellnummer. Durch die Automatisierung dieser Informationsextraktion können Hersteller Rechnungen automatisch mit Bestellungen und Lieferscheinen abgleichen. Wenn alle relevanten Dokumente vorliegen und die Informationen übereinstimmen, kann die Software Rechnungen zur Zahlung verarbeiten und die Informationen sicher gemeinsam in der Cloud speichern.

Hersteller sind heute besser positioniert als je zuvor, um Geschäftsprozesse vollständig zu automatisieren. Historisch gesehen waren teure zusätzliche Hardware, Software und Infrastruktur von Anfang an erforderlich, was umfassende Prozessautomatisierung exklusiv großen Organisationen vorbehielt. Das SaaS-Modell ermöglicht es sogar kleineren Herstellern, die gleichen Ergebnisse ohne die anfängliche Investition und mit extrem schneller Implementierungszeit zu erzielen. Innerhalb weniger Wochen können Manager Rechnungen extern genehmigen – sogar außerhalb des Büros.

Für viele Organisationen erhöht die Verlagerung der Geschäftsprozessautomatisierung in die Cloud die Sicherheit. Die Sicherheits- und Redundanzniveaus, die ein SaaS- oder Cloud-Dienstleister bereithält, sind mit lokaler Infrastruktur extrem kostspielig. Daher kann der Wechsel von einem lokalen IT-Setup zu einem Cloud-basierten Dienst die Sicherheit erhöhen und gleichzeitig die Geschäftseffizienz steigern.

Positionierung für Wachstum

Neben der Rechnungsverarbeitung, Zahlungsmanagement, Cashflow-Planung und Aufrechterhaltung der Lieferkettenflüssigkeit müssen Hersteller einen effektiven Prüfpfad für Audits sicherstellen. Cloud-Funktionalität ermöglicht es Unternehmen, Finanzfunktionen zu straffen und den für Compliance benötigten Zeitaufwand drastisch zu reduzieren. Cloud-basierte Automatisierungsdienste ermöglichen Unternehmen jeder Größe, jede Rechnung bei Eingang sofort zu scannen und so eine sichere Online-Kopie zu gewährleisten. Cloud-basierte Rechnungssysteme positionieren Hersteller für Wachstum, indem sie flexible Ressourcenbereitstellung und die Fähigkeit zur effizienten Neuskalierung der Geschäftstätigkeit erlauben. Zeiteinsparungen von 75 Prozent bei Finanzfunktionen sind üblich, insbesondere für Unternehmen mit vielen Lieferanten, die mehr als 5.000 Rechnungen pro Jahr verarbeiten müssen.

Die Rechnungsverarbeitung beansprucht nicht mehr die wertvolle Zeit von Entscheidungsträgern. Manager können sich stattdessen auf die kleine Anzahl an Ausnahmen konzentrieren, die die Software identifiziert. Diese können von überall genehmigt werden: per Smartphone, PC oder Tablet. Anstatt wertvolle Bürozeit mit Stapeln von Rechnungen zu verbringen, sind Manager frei, das Geschäft auszubauen, Lieferantenbeziehungen zu verbessern und mit den Besten im Markt zu konkurrieren.

Eine Studie von ReadSoft ergab, dass 77 Prozent der Hersteller glaubten, ihr Wachstum werde durch manuelle Verkaufsauftragsverarbeitung gebremst, wobei 61 Prozent der Unternehmen noch immer Papier-Verkaufsaufträge erhalten, die manuell bearbeitet werden müssen. Durch die Automatisierung des Kern-Kreditorenprozesses positionieren sich Organisationen durch Technologie für Wachstum. Es ist dann ein klarer und einfacher Schritt zur Verkaufsauftragsautomatisierung und einer Reduzierung der Verkaufsauftragsabwicklungszeit um 42 Prozent.