Warum Unternehmen für Bürobedarf EDI in der Cloud benötigen

Die Bürobedarfsbranche ist bestrebt, ihren Kunden – bestehend aus Unternehmen unterschiedlicher Größe, öffentlichen Einrichtungen und Nicht-Wirtschaftsorganisationen – alle Geräte zur Verfügung zu stellen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Lieferanten können lokal oder international ansässig sein, Preise werden in Echtzeit aktualisiert und Lagerbestände werden täglich geändert.

Angesichts dieser strengen Erwartungen besteht ein echter Bedarf an EDI-basierten Transaktionen. Diese Software unterstützt Unternehmen dabei, viele ihrer wesentlichen Aufgaben wie das Aufgeben und Entgegennehmen von Bestellungen, das Informieren oder Erhalten von Updates über versandte Waren und den gesetzeskonformen Austausch von Rechnungen schnell zu erledigen.

So kann die Migration zu einer Cloud-basierten EDI-Lösung drei Arten des Austauschs voranbringen:Bestellungen, Lieferavise und Rechnungen.

Reaktivität und Effizienz

In einer Welt des ständigen Wandels müssen Unternehmer immer einen Schritt voraus sein. EDI bietet die Möglichkeit, reaktiv, anpassungsfähig und effizient zu sein.

Wenn ein Kunde eine Bestellung bei seinem Bürolieferanten aufgibt, muss der Lieferant schnell reagieren und alle erforderlichen Elemente der Bestellung zusammentragen. Einige dieser Elemente müssen wiederum bestellt werden und EDI-basierte Bestellungen sind augenblicklich und können vom Lieferanten sofort quittiert werden.

Die Verwendung einer Cloud-basierten EDI-Lösung bietet die Möglichkeit, flexibel und reaktiv zu sein, falls technische Änderungen in der Geschäftstätigkeit beider Unternehmen erforderlich sind. Diese Änderungsanfragen erfolgen oft mit kurzen Zeiträumen für die Implementierung. Hier kann Ihr Provider Ihre cloudbasierte EDI-Lösung termingerecht aktualisieren.

Echtzeit-Tracking

Wie in anderen Branchen bestehen auch im Bürobedarfssektor Waren häufig aus zusammengebauten Artikeln, die bei verschiedenen Lieferanten bestellt werden. EDI bietet die Möglichkeit, den Versand von Waren von den Lieferanten genau zu verfolgen und die Lieferung an den Endkunden sorgfältig zu planen.

Die Bürozulieferindustrie bietet häufig zusätzliche Dienstleistungen wie die Möbelmontage an. In diesem Fall werden alle Möbelteile an denselben Ort geliefert und von einem Dritten montiert.

In dieser Situation kann eine Cloud-basierte Lösung angepasst werden, um spezifische Workflows bereitzustellen, die geschäftsorientiert sind. Dies wäre mit einer lokalen Lösung ohne wesentliche Änderungen nicht möglich.

Die native Implementierung dieser branchenspezifischen Workflows in eine Cloud-basierte EDI-Lösung ermöglicht eine reibungslose Geschäftsabwicklung ohne technische Einschränkungen.

Rechnungen und steuerliche Compliance

Unternehmen dieser Branche arbeiten mit zahlreichen Lieferanten aus verschiedenen Ländern der Welt zusammen. Und mehrere Länder bedeuten mehrere steuerliche Vorschriften.

Immer mehr Betriebsprüfungen werden von Finanzbehörden verlangt. EDI kann hier Abhilfe schaffen, indem alle ausgetauschten Dokumente automatisch geprüft werden. E-Invoicing, basierend auf EDI, bietet der Bürobedarfsbranche eine einfache Möglichkeit, Rechnungen mit Lieferanten und Kunden auszutauschen.

Die Art und Weise, wie Rechnungen mit Geschäftspartnern oder Steuerbehörden ausgetauscht werden, entwickelt sich Jahr für Jahr weiter.

Regierungen fordern Unternehmen auf, neue Regeln einzuhalten und neue technische Methoden für den Rechnungsaustausch einzuführen.

Italien ist eines der jüngsten Länder, in denen Änderungen vorgenommen wurden. Dort implementierten die Finanzbehörden ein Portal (SdI), an das alle Unternehmen ihre Kundenrechnungen senden müssen. Das Portal sendet dann die Rechnungen an den Kunden.

Eine Cloud-basierte EDI-Lösung bietet nativ eine Abdeckung für diese spezifischen Vorschriften und Unternehmen müssen keine Zeit mit der Umsetzung der angeforderten Änderung verschwenden.

Die Vorschriften werden sich weiterentwickeln und die Implementierung einer Cloud-basierten EDI-Lösung sichert einen Wettbewerbsvorteil, von dem jedes Bürobedarfsunternehmen profitieren würde.

Weitere Vorteile

Eine cloudbasierte EDI-Lösung bietet nicht nur geschäftliche Vorteile.

Das Hosten einer internen EDI-Lösung vor Ort erfordert eine starke IT-Infrastruktur eines Unternehmens. Nichts Gutes wird von einem Bürobedarfsunternehmen kommen, das keine Bestellungen an seine Lieferanten oder Rechnungen an seine Kunden senden kann. Daher sorgen eine Cloud-basierte EDI-Lösung und ein starkes Service Level Agreement (SLA) für Sicherheit.

Der Einsatz einer Cloud-basierten EDI-Plattform bringt viele Vorteile. Die Migration zu einer solchen Lösung sollte von jedem in der Bürobedarfsbranche in Betracht gezogen werden, der derzeit eine lokale Lösung verwendet. Die Dringlichkeit ist jetzt noch größer, da mit Sicherheit weitere von Geschäftspartnern und Steuerbehörden geforderte Änderungen kommen werden.

Arnaud François ist bei Comarch verantwortlich für den französischen Markt, spezialisiert auf EDI, E-Invoicing und Master Data Management Systeme.