Wie Cloud-basiertes EDI die Effizienz im Bürobedarfsgeschäft steigert

Die Bürobedarfsbranche hat es sich zur Aufgabe gemacht, ihren Kunden – Unternehmen jeder Größe, öffentliche Einrichtungen und Non-Profit-Organisationen – die gesamte Ausstattung bereitzustellen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Lieferanten können lokal oder international ansässig sein, Preise werden in Echtzeit aktualisiert und Lagerbestände täglich angepasst.

EDI als unverzichtbare Basis für Transaktionen

Angesichts dieser hohen Anforderungen besteht ein echter Bedarf an EDI-basierten Transaktionen. Diese Software hilft Unternehmen, wesentliche Aufgaben schnell zu erledigen: Bestellungen aufgeben und empfangen, Versandinformationen austauschen und rechtlich konforme Rechnungen verarbeiten.

Drei Kernbereiche, die von Cloud-EDI profitieren

Die Migration zu einer Cloud-basierten EDI-Lösung verbessert insbesondere drei Austauschprozesse: Bestellungen, Lieferanzeigen und Rechnungen.

Reaktivität und Effizienz

In einer sich ständig wandelnden Welt müssen Unternehmer den Wandel antizipieren. EDI bietet die Fähigkeit, reaktiv, anpassungsfähig und effizient zu handeln.

Wenn ein Kunde eine Bestellung beim Bürobedarfslieferanten aufgibt, muss dieser schnell reagieren und alle erforderlichen Bestellpositionen zusammenstellen. Einige dieser Positionen müssen wiederum nachbestellt werden – EDI-basierte Bestellungen sind sofort verfügbar und können vom Lieferanten unmittelbar bestätigt werden.

Eine Cloud-EDI-Lösung ermöglicht Flexibilität und Reaktionsfähigkeit, wenn technische Änderungen in der Geschäftsbeziehung erforderlich sind. Solche Änderungsanfragen treten häufig auf und erfordern kurze Implementierungsfristen. Der Anbieter kann die Cloud-Lösung entsprechend dem gewünschten Termin aktualisieren.

Echtzeit-Tracking

Wie in anderen Branchen bestehen Güter im Bürobedarf oft aus zusammengebauten Artikeln, die von verschiedenen Lieferanten bezogen werden. EDI ermöglicht die lückenlose Verfolgung der Warenauslieferung ab Lieferant und die präzise Planung der Auslieferung an den Endkunden.

Die Branche bietet häufig Zusatzleistungen wie Möbelmontage an. Dabei werden alle Möbelteile an denselben Ort geliefert und von einem Dritten montiert.

In diesem Szenario kann eine Cloud-Lösung so angepasst werden, dass sie spezifische, geschäftsorientierte Workflows bereitstellt. Dies wäre mit einer On-Premises-Lösung ohne erhebliche Änderungen nicht möglich.

Die native Implementierung branchenspezifischer Workflows in einer Cloud-EDI-Lösung ermöglicht einen reibungslosen Geschäftsablauf ohne technische Einschränkungen.

Rechnungen und Fiskal-Compliance

Unternehmen dieser Branche arbeiten mit zahlreichen Lieferanten in verschiedenen Ländern zusammen – und damit mit unterschiedlichen Steuerregelungen.

Immer mehr geschäftliche Validierungen werden von Finanzbehörden gefordert. EDI hilft hier durch automatische Prüfung aller ausgetauschten Dokumente. E-Invoicing auf EDI-Basis bietet der Bürobedarfsbranche einen einfachen Weg zum Rechnungsaustausch mit Lieferanten und Kunden.

Jahr für Jahr entwickeln sich die Verfahren zum Rechnungsaustausch mit Geschäftspartnern oder Steuerbehörden weiter. Regierungen fordern Unternehmen auf, neue Regeln zu befolgen und neue technische Methoden für den Rechnungsaustausch einzuführen.

Italien ist eines der jüngsten Beispiele: Die Steuerbehörden implementierten ein Portal (SdI), an das alle Unternehmen ihre Kundenrechnungen senden müssen. Das Portal leitet die Rechnungen an den Kunden weiter.

Eine Cloud-EDI-Lösung bietet native Abdeckung für diese spezifischen Vorschriften, sodass Unternehmen keine Zeit für die Implementierung der geforderten Änderungen aufwenden müssen.

Da sich Vorschriften weiterentwickeln, sichert die Implementierung einer Cloud-EDI-Lösung einen Wettbewerbsvorteil, von dem jedes Bürobedarfsunternehmen profitiert.

Weitere Vorteile

Eine Cloud-EDI-Lösung bietet nicht nur geschäftliche Vorteile.

Der Betrieb einer On-Premises-EDI-Lösung erfordert eine starke IT-Infrastruktur. Nichts ist gewonnen, wenn ein Bürobedarfsunternehmen keine Bestellungen an Lieferanten oder Rechnungen an Kunden senden kann. Eine Cloud-EDI-Lösung mit einer starken Service-Level-Agreement (SLA) bringt Sicherheit und Ruhe.

Die Migration zu einer solchen Lösung sollte von jedem in der Bürobedarfsbranche in Erwägung gezogen werden, der derzeit noch eine On-Premises-Lösung nutzt. Die Dringlichkeit ist umso größer, da weitere Änderungen seitens Geschäftspartner und Steuerbehörden unweigerlich kommen werden.

Arnaud François verantwortet den französischen Markt und ist auf EDI, E-Invoicing und Master Data Management spezialisiert bei Comarch.