So stellen Sie die Notfallvorsorge im Lager sicher

Die Pandemie störte Unternehmen in allen Branchen und führte zu einer Flut von Notfallregeln, -verfahren und -anforderungen, die neu bewertet und umgesetzt wurden. Für viele Unternehmensleiter war es ein Weckruf, um die Qualität und das Niveau ihrer Notfallvorsorge aufzudecken. Ein Jahr später haben insbesondere Lagerhäuser immer noch mit Arbeitskräftemangel, Sicherheitsvorkehrungen und anderen Störungen im Zusammenhang mit einer Katastrophe zu kämpfen, die den normalen Lagerbetrieb aus der Fassung bringen kann.

Dies alles geschieht gleichzeitig, zu einer Zeit, in der eine unterbrechungsfreie Lagerverwaltung unerlässlich ist, um die Lieferketten funktionsfähig zu halten, die Rentabilität des Geschäfts zu gewährleisten und den Gemeinden zu dienen. Obwohl wir noch nicht aus dem Wald sind, sieht es positiver aus. Und da das Leben zu einer gewissen Normalität zurückkehrt, können Lagerverwaltungsteams einige einfache Schritte unternehmen, um ein neues Notfallvorsorgeprotokoll neu zu bewerten und zu implementieren, um zukünftige Rückschläge zu verhindern.

Für Lagerhäuser und Distributionszentren im ganzen Land hat Sicherheit oberste Priorität – vielleicht sogar noch mehr als an den meisten anderen Arbeitsplätzen. Aufgrund der Art der Arbeit ist es gängige Praxis, Regeln und Vorschriften zu erlassen, um Maschinen- oder Fahrzeugunfälle zu vermeiden und die Arbeiter zu schulen, wie Verletzungen am besten vermieden werden können. Keine Einrichtung ist jedoch wirklich sicher, es sei denn, es gibt einen gründlichen Notfall-Evakuierungsplan.

Was ist eine Katastrophe?

Niemand denkt gerne über Worst-Case-Szenarien nach, aber wie wir im letzten Jahr gesehen haben, ist dies für Ihren Lebensunterhalt und die Gesundheit und Sicherheit Ihrer Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie sich hinsetzen, um die Notfallplanung durchzuführen, ist es wichtig, zuerst zu erkennen, was eine Katastrophe sein könnte. Dies hängt von der Art des Unternehmens ab, in dem Sie arbeiten und wo sich Ihr Lager befindet. OSHA schlägt vor, ein Brainstorming für Notfallsituationen durchzuführen.

Katastrophen sind von Natur aus unerwartet, daher ist es wichtig, kreativ zu werden und nicht nur übliche Notfälle wie Lagerfeuer, sondern auch weniger offensichtliche Katastrophenquellen vorherzusehen. Die Einbeziehung des gesamten Personals kann den Unterschied zwischen Angst und Krise ausmachen. Wenn Sie nicht erkennen, was passieren könnte, sind Sie nicht bereit, wenn es passiert.

Befinden Sie sich in der Nähe einer Route, auf der Gefahrstoffe transportiert werden? Was würde passieren, wenn giftige Stoffe ausgelaufen wären? Befinden Sie sich in einem Gebiet, in dem Hurrikans stattfinden? Überschwemmungen? Erdbeben?

Sind Sie auf mögliche Lagerunfälle vorbereitet? Was würden Sie bei einem elektrischen Brand oder einer versehentlichen Explosion tun? Leider leben wir in einer Welt, in der Sie die Möglichkeit in Betracht ziehen müssen, dass jemand mit Gewalt an Ihren Arbeitsplatz kommt.

Unabhängig davon, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist, ist es wichtig, sich mit den „Was-wäre-wenn“ zu befassen. Wie das Rote Kreuz sagt:„Die Entwicklung eines Notfallplans ist eine der wichtigsten strategischen Entscheidungen, die Sie als Kleinunternehmer treffen werden.“

Bereiten Sie Ihre Mitarbeiter vor

Jeder Arbeitsplatz sollte Notfallpläne haben, die auf verschiedene mögliche Katastrophen zugeschnitten sind. In einigen Situationen kann eine Sicherheitsversammlung innerhalb der Einrichtung erforderlich sein, wie beispielsweise bei einem Tornado, während ein Lagerfeuer eine Evakuierung in eine sichere Zone außerhalb erforderlich machen würde.

Wenn es um Katastrophen geht, gibt es keine Chance auf eine angemessene Reaktion, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter nicht gut ausgebildet sind. Darüber hinaus riskieren schlecht vorbereitete Mitarbeiter die Gefahr, eine Katastrophe zu verschlimmern. Sie können unnötigen Sachschaden verursachen und auch die umliegende Gemeinde könnte unter dieser mangelnden Vorbereitung leiden. Daher ist es wichtig, dass Sie bei der Planung der Sicherheit im Lager die Notfallvorsorge berücksichtigen.

Es sollte immer eine klare Notfall-Befehlskette eingerichtet sein, bevor Probleme auftreten. Jede Abteilung sollte sowohl einen ernannten Leiter als auch einen Ersatz haben, der dafür verantwortlich ist, die Mitarbeiter an den entsprechenden Ort zu bringen. Der Treffpunkt sollte im Voraus bekannt sein und vereinbart werden, und jeder Abteilungsleiter muss eine Personalzählung vornehmen, wenn die Gruppe am vorbestimmten Ort ankommt.

Jeder Mitarbeiter sollte in Bezug auf die Notfallpläne für die Evakuierung des Gebäudes geschult und getestet werden. Lagerleiter sollten mehrere Kopien dieser Pläne in der gesamten Einrichtung sichtbar aufbewahren und die Mitarbeiter sollten regelmäßig daran erinnert werden, wohin sie gehen und was sie tun müssen. Arbeiter sollten niemals wieder in ein evakuiertes Gebäude oder aus einer ausgewiesenen Sicherheitszone zurückgelassen werden, bis sie von Rettungskräften dazu freigegeben wurden. Administratoren sollten einen klaren Plan haben, um diese Beamten beim ersten Anzeichen einer Bedrohung oder Katastrophe zu kontaktieren.

Am wichtigsten ist, dass die Notfallvorsorge kein Plan ist, den Sie festlegen und vergessen müssen. Denken Sie daran, die Abläufe zu überdenken, insbesondere wenn Sie in einem Lager mit hoher Mitarbeiterfluktuation oder Saisonkräften arbeiten. Es ist wichtig, dies zu überprüfen, neu zu bewerten und sicherzustellen, dass jeder weiß, was zu tun ist und wo er sich in verschiedenen Notfallsituationen befinden muss.

Ihre Arbeitsumgebung ändert sich ständig. Unterschiedliche Jahreszeiten bieten unterschiedliche Arten von potenziellen Notfällen. Bewerten Sie Ihren Notfallplan regelmäßig und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor. Mehrere Arbeiter sollten einer Task Force angehören, die sich auf die Notfallvorsorge konzentriert. Die Möglichkeiten, was schief gehen kann, sind endlos. Um Ihr gesamtes Personal auf den Notfall vorbereitet zu halten, integrieren Sie Notfallbewusstsein in regelmäßigen Abständen in Ihre Sicherheitsmomente. Es kann so einfach sein, jeden Mitarbeiter aufzufordern, herauszufinden, wo sich der nächste Feuerlöscher befindet. Dies trägt dazu bei, dass die Mitarbeiter auf Notfälle bedacht bleiben.

Um die Extrameile zu gehen, führen Sie regelmäßige Notfallübungen durch, und jeder sollte diese Übungen wie echte Übungen behandeln. Und wie in der Realität ist es wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig mit diesen Übungen überraschen. Je realistischer sie sind, desto besser. Wenn Sie Umstände nicht simulieren können – wie Rauch und Hitze eines Feuers – erinnern Sie die Leute daran, wie die Szene aussehen könnte. Bei einem Brand zum Beispiel kann die Sicht schlecht sein und das Atmen könnte schwer werden. Bauen Sie einige unerwartete Umstände in Ihre Übungen ein und lassen Sie Ihr Team herausfinden, wie es damit umzugehen hat.

Übungen sind auch ein guter Zeitpunkt, um Warnsysteme wie Alarme und PA-Systeme zu testen. Mitarbeiter müssen wissen, wie sich Ihr Warnsystem anhört. Wichtig ist auch, dass alle Mitarbeiter das gesamte Gebäude kennen. Gehen Sie regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern durch den Raum und weisen Sie überall auf die Sicherheitsmerkmale hin. Wo sind die Notausgänge? Die Feuerlöscher? Die Kits für automatisierte externe Defibrillatoren (AED)?

Bereite das Lager vor

Das führt uns zu dem wichtigen Punkt, sicherzustellen, dass auch die physische Lagerfläche vorbereitet ist. Die Sicherheit der Mitarbeiter während eines Notfalls hat oberste Priorität, aber es gibt noch andere Aspekte, die für das Unternehmen zu berücksichtigen sind. Wichtige Dokumente und Informationen sollten in einem feuerfesten Schließfach oder einem anderen sicheren Behälter aufbewahrt werden, der jeder Art von Katastrophe von Überschwemmungen bis zu Erdbeben standhält. Die Arbeitsschutzbehörde schreibt vor, dass alle Arbeitnehmer einen Notfallkontaktbogen ausfüllen sollten, der in einer digitalen Datei aufbewahrt werden sollte und auf den von jedem Ort aus zugegriffen werden kann, falls jemand nach einer Evakuierung vermisst wird.

Wenn der Lagerbetrieb während einer Evakuierung manuell heruntergefahren werden muss, ist es wichtig, im Voraus zu wissen, wer von den Mitarbeitern die erforderlichen Aufgaben übernimmt. Im Moment ist es schwieriger, diese Entscheidungen zu treffen, daher ist es von größter Bedeutung, dass die Verfahren im Voraus festgelegt werden. Die meisten Gespräche über die Sicherheit im Lager konzentrieren sich auf allgemeine Sicherheitsthemen am Arbeitsplatz wie das Verhindern von Stolperfallen und Stürzen oder die richtige Verwendung von Werkzeugen. Aber was ist, wenn eine Katastrophe eintritt?

Es gibt mehrere Vorsichtsmaßnahmen, die an allen Arbeitsplätzen getroffen werden sollten:

• Ein Evakuierungsplan
• Eine Liste mit Notfallkontakten
• Ein Verfahren, um Mitarbeiter über einen Notfall zu informieren
• Ein komplett bestückter Erste-Hilfe-Kasten
• Aktuelle Feuerlöscher,
• Ein sicherer Treffpunkt im Freien
• Beauftragte Mitarbeiter für wichtige Führungsaufgaben in Notfällen und
• Eine Liste der Lagerausstattung mit den Dingen, die geschlossen werden müssen.

Abgesehen von den Grundlagen sollten jedoch mehrere Mitarbeiter zur Erstellung von Protokollen beitragen, die auf die spezifischen Katastrophenmöglichkeiten Ihres Lagers zutreffen.

Erstellen Sie einen Risikomanagementplan

Risikomanagement und Risikominderungsplanung sollten ein fortlaufender Prozess sein, der kontinuierliche Aktualisierungen als Reaktion auf Veränderungen in Technologie, Personal, Produktsortiment und Markt beinhaltet. Natürlich bergen spezifische Notfälle oft einzigartige Risiken, wie dies sicherlich beim COVID-19-Ausbruch der Fall ist. Die Lagerverwaltung sollte auf vorhandene Protokolle und Verfahren zurückgreifen und gleichzeitig Pläne mit allen Verantwortlichen über eine Telefonkonferenzplattform überprüfen und aktualisieren. Zu den zu berücksichtigenden Themen gehören:

• Störungen in der vorgelagerten Lieferkette. Fragen Sie nach den Produktionsplänen Ihrer Lieferanten – und deren Lieferanten. Besprechen Sie, ob Sie möglicherweise bestehende Bestellungen stornieren, die eingehende Bestellmenge verringern oder einen alternativen Lieferanten für Produkte und Dienstleistungen finden müssen, um einen konsistenten Fluss kritischer Lieferungen sicherzustellen.
• Kundenbeziehungen. Wenden Sie sich proaktiv an Ihre Kunden, um ihre Bedenken auszuräumen. Öffne eine Kommunikationslinie, damit sie ihre Fragen beantworten können.
• Inbound- und Outbound-Logistik. Wie stabil sind Ihre Häfen, Broker, Carrier usw.? Arbeiten Sie bei Bedarf mit Spediteuren zusammen, um Abholungen und Lieferungen rund um die Uhr zu implementieren.
• Arbeitskräftemangel . Wenn die Nachfrage steigt oder die Abwesenheit aufgrund von Krankheit oder behördlichen Anordnungen zur Bereitstellung von Unterkünften steigt, haben Sie dann genügend Mitarbeiter, um den Betrieb durchzuführen? Ziehen Sie schulungsübergreifende Abteilungen in Betracht, um sie gegebenenfalls auf den Einstieg in neue Rollen vorzubereiten. Planen Sie Möglichkeiten ein, den bestehenden Personalbestand zu halten und Entlassungen zu vermeiden, wenn die Nachfrage nachlässt, einschließlich Taktiken wie der Reduzierung einzelner Stunden.
• Geräte- und Technologiesupport. Stellen Sie sicher, dass die Verbrauchsmaterialien und Teile, die Ihr internes Wartungsteam verwendet, ausreichend gelagert und aktualisiert sind. Wenden Sie sich an System- und Hardwareanbieter und Supportteams, um Informationen zur Verfügbarkeit zu erhalten. Wenn Sie Ihre Technologie längere Zeit nicht aktualisiert haben, ist dies möglicherweise ein guter Zeitpunkt, da die modernste Software nicht nur in der Lage ist, die Arbeit effizienter zu erledigen, sondern auch eine Kommunikationsplattform bereitzustellen, die im Notfall eingesetzt werden kann .
• Hygiene und Gesundheitsschutz. Dies ist für alle Unternehmen zum Thema geworden. Pandemien, Ausbrüche und Endemiten mit hochansteckenden Krankheiten erfordern besondere Vorsichtsmaßnahmen. Für Unternehmen, die geöffnet bleiben, sind strenge Hygiene- und Hygienevorschriften erforderlich, einschließlich Anforderungen an das Händewaschen, das Tragen persönlicher Schutzausrüstung und andere Hygienepraktiken für Mitarbeiter. Besorgen Sie antiseptische Tücher, Händedesinfektionsmittel, Seife, digitale Thermometer und verwandte Produkte. Erlauben Sie den Mitarbeitern, wenn möglich von zu Hause aus zu arbeiten, und implementieren Sie soziale Distanzierungsregeln für alle, die im Lager arbeiten.

Es kann eine Investition erfordern, um sicherzustellen, dass die Notfallvorsorge Ihres Lagers regelmäßig auf dem neuesten Stand ist, aber die Sicherheit, die sich aus der daraus resultierenden Sicherheit und dem Schutz Ihres Unternehmens und Ihres Teams ergibt, ist von unschätzbarem Wert.

Gabe Grifoni ist CEO und Mitbegründerin von Rufus Labs.