Notfallvorsorge im Lager meistern: Ein umfassender Leitfaden

Die Pandemie störte Unternehmen aller Branchen und verursachte einen Wirbel aus Notfallregeln, -verfahren und -anforderungen, die neu bewertet und implementiert werden mussten. Für viele Geschäftsführer war es ein Weckruf, der die Qualität und das Niveau ihrer Notfallvorsorge offenlegte. Ein Jahr später kämpfen Lager insbesondere noch mit Arbeitskräftemangel, Sicherheitsvorkehrungen und anderen Störungen, die mit einer Katastrophe einhergehen, die den normalen Lagerbetrieb durcheinanderbringen kann.

Das alles passiert gleichzeitig, zu einer Zeit, in der ununterbrochenes Lagermanagement essenziell ist, um Lieferketten funktionsfähig zu halten, Geschäftsüberlebensfähigkeit zu sichern und Gemeinschaften zu bedienen. Zwar sind wir noch nicht über den Berg, aber die Aussichten werden positiver. Und mit dem Leben, das zu einer Version der Normalität zurückkehrt, können Lagermanagement-Teams einfache Schritte unternehmen, um Notfallvorsorgeprotokolle neu zu bewerten und zu implementieren, um zukünftige Rückschläge zu verhindern.

Sicherheit als Top-Priorität

Für Lager und Vertriebszentren im ganzen Land ist Sicherheit oberste Priorität – vielleicht sogar mehr als in den meisten anderen Arbeitsplätzen. Aufgrund der Art der Arbeit ist es Standardpraxis, Regeln und Vorschriften zu etablieren, um Maschinen- oder Fahrzeugunfälle zu verhindern und Arbeiter in Verletzungsprävention zu schulen. Keine Einrichtung ist jedoch wirklich sicher, es sei denn, ein gründlicher Notfall-Evakuierungsplan liegt vor.

Was ist ein Katastrophenfall?

Niemand denkt gerne an Worst-Case-Szenarien, aber wie wir im vergangenen Jahr gesehen haben, ist es kritisch für Ihren Lebensunterhalt und die Gesundheit und Sicherheit Ihrer Mitarbeiter. Bei der Notfallplanung ist es wichtig, zunächst zu identifizieren, was ein Katastrophenfall sein könnte. Das hängt von der Art des Geschäfts und dem Standort des Lagers ab. OSHA empfiehlt, Notfallsituationen zu brainstormen.

Katastrophen sind inhärent unerwartet – daher ist Kreativität gefragt, um nicht nur häufige Notfälle wie Lagerbrände, sondern auch weniger offensichtliche Katastrophenquellen vorherzusehen. Die Einbindung des gesamten Personals kann den Unterschied zwischen einem Schreckmoment und einer Krise ausmachen. Wenn Sie nicht identifizieren, was passieren könnte, sind Sie nicht bereit, wenn es passiert.

• Befinden Sie sich in der Nähe einer Route, auf der Gefahrgüter transportiert werden? Was passiert bei einem Giftunfall?
• Sind Sie in einem Gebiet, in dem Hurrikane, Überschwemmungen, Erdbeben auftreten?
• Sind Sie auf potenzielle lagerbezogene Unfälle vorbereitet? Was tun bei Elektrobrand oder versehentlicher Explosion?
• Leider leben wir in einer Welt, in der Sie die Möglichkeit berücksichtigen müssen, dass jemand Ihren Arbeitsplatz betritt und Gewalt androht.

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens ist es wichtig, die „Was-wäre-wenn“-Szenarien zu adressieren. Wie das Rote Kreuz sagt: „Die Entwicklung eines Notfallvorsorgeplans ist eine der wichtigsten strategischen Entscheidungen, die Sie als Kleinunternehmer treffen werden.“

Mitarbeiter vorbereiten

Jeder Arbeitsplatz sollte Notfallpläne für verschiedene mögliche Katastrophen haben. Manche Situationen erfordern eine Sicherheitsversammlung innerhalb der Einrichtung (z. B. Tornado), ein Lagerbrand erfordert Evakuierung in eine sichere Zone außen.

Bei Katastrophen gibt es keine Chance auf angemessene Reaktion, wenn Sie und Ihr Personal nicht gut trainiert sind. Schlecht vorbereitetes Personal riskiert, eine Katastrophe zu verschlimmern – unnötige Sachschäden, und die umliegende Gemeinschaft könnte unter dieser mangelnden Vorbereitung leiden. Daher ist es kritisch, bei der Sicherheitsplanung im Lager die Notfallvorsorge einzubeziehen.

Es sollte immer eine klare Notfall-Kettenkommando-Struktur geben, bevor Probleme auftreten. Jede Abteilung sollte einen ernannten Leiter und einen Stellvertreter haben, der verantwortlich ist, Mitarbeiter zum appropriate Ort zu führen. Der Sammelort sollte im Voraus bekannt und vereinbart sein, und eine Personalzählung muss von jedem Abteilungsleiter bei Ankunft am festgelegten Ort durchgeführt werden.

Jeder Mitarbeiter sollte darin geschult und getestet werden, was die Notfallpläne für die Evakuierung des Gebäudes sind. Lagermanager sollten mehrere Kopien dieser Pläne gut sichtbar in der gesamten Einrichtung aufhängen, und das Personal sollte häufig daran erinnert werden, wohin sie gehen und was sie tun müssen. Arbeiter sollten niemals in ein evakuiertes Gebäude oder aus einer sicheren Zone zurückkehren, bevor sie von Notfallpersonal freigegeben wurden. Administratoren sollten einen klaren Plan haben, diese Behörden bei ersten Anzeichen einer Bedrohung oder Katastrophe zu kontaktieren.

Am wichtigsten: Notfallvorsorge ist kein „Einmal-einrichten-und-vergessen“-Plan. Machen Sie es zur Gewohnheit, die Verfahren regelmäßig zu überprüfen – besonders in Lagern mit hoher Mitarbeiterfluktuation oder Saisonpersonal. Es ist wichtig, die Verfahren zu überarbeiten, neu zu bewerten und sicherzustellen, dass jeder weiß, was in verschiedenen Notfallsituationen zu tun ist und wo er sein muss.

Ihre Arbeitsumgebung ändert sich ständig. Verschiedene Jahreszeiten bringen unterschiedliche potenzielle Notfälle. Bewerten Sie Ihren Notfallplan häufig und passen Sie ihn an. Mehrere Mitarbeiter sollten in einer Taskforce für Notfallvorsorge arbeiten. Die Möglichkeiten, was schiefgehen kann, sind endlos. Um Ihr gesamtes Personal notfallbereit zu halten, integrieren Sie Notfallbewusstsein in die regelmäßige Rotation Ihrer Safety Moments. Das kann so einfach sein wie die Aufforderung an jeden Mitarbeiter, den Standort des nächsten Feuerlöschers zu benennen. Das hält das Personal notfallbewusst.

Um die Extrameile zu gehen, führen Sie regelmäßige Notfallübungen durch – und jeder sollte diese Übungen wie den Ernstfall behandeln. Und wie im Ernstfall ist es wichtig, Ihre Belegschaft regelmäßig mit diesen Übungen zu überraschen. Je realistischer sie sind, desto besser. Wo Sie Umstände nicht simulieren können – wie Rauch und Hitze eines Feuers – erinnern Sie die Leute daran, wie die Szene aussehen könnte. Bei einem Brand ist die Sicht möglicherweise schlecht und das Atmen schwer. Bauen Sie unerwartete Umstände in Ihre Übungen ein und lassen Sie Ihr Team herausfinden, wie damit umzugehen ist.

Übungen sind auch ein guter Zeitpunkt, Alarmsysteme wie Sirenen und PA-Anlagen zu testen. Mitarbeiter müssen wissen, wie Ihr Alarmsystem klingt. Es ist auch wichtig, dass alle Mitarbeiter das gesamte Gebäude kennen. Begehen Sie regelmäßig den Raum mit Ihrer Belegschaft und weisen Sie auf Sicherheitsmerkmale hin. Wo sind die Notausgänge? Die Feuerlöscher? Die AED-Sets (automatisierte externe Defibrillatoren)?

Lager vorbereiten

Das führt zum wichtigen Punkt, auch den physischen Lagerraum vorzubereiten. Mitarbeiter in Sicherheit zu bringen hat oberste Priorität, aber es gibt weitere geschäftliche Überlegungen. Wichtige Dokumente und Informationen sollten in einem feuerfesten Tresor oder einem anderen sicheren Behälter aufbewahrt werden, der jede Art von Katastrophe – von Überschwemmungen bis Erdbeben – übersteht. OSHA besagt, dass alle Arbeiter ein Notfallkontaktformular ausfüllen sollten, das digital archiviert und von jedem Ort aus zugänglich sein muss, falls nach einer Evakuierung jemand unberücksichtigt bleibt.

Wenn Lagerbetrieb während einer Evakuierung manuell heruntergefahren werden muss, ist es wichtig, im Voraus zu wissen, wer im Personal die notwendigen Aufgaben übernimmt. Solche Entscheidungen im Moment zu treffen, ist schwerer – daher ist es paramount, Verfahren im Voraus festzulegen. Die meisten Gespräche über Sicherheit im Lager fokussieren auf übliche Arbeitssicherheitsthemen wie Stolper- und Sturzverhütung oder richtigen Werkzeugeinsatz. Aber was, wenn Katastrophe zuschlägt?

Es gibt mehrere Vorsichtsmaßnahmen, die alle Arbeitsplätze implementieren sollten:

• Ein Evakuierungsplan
• Eine Liste von Notfallkontakten
• Ein Verfahren, um Mitarbeiter über einen Notfall zu informieren
• Ein vollständig bestückter Erste-Hilfe-Kasten
• Aktuelle Feuerlöscher
• Ein sicherer Außen-Sammelpunkt
• Designierte Arbeiter für wichtige Notfall-Führungsrollen
• Eine Lagerausrüstungsliste, was heruntergefahren werden muss

Über das Basisniveau hinaus sollten mehrere Mitarbeiter Protokolle erstellen, die auf die spezifischen Katastrophenmöglichkeiten Ihres Lagers zugeschnitten sind.

Risikomanagementplan zusammenstellen

Risikomanagement und Mitigationsplanung sollten ein fortlaufender Prozess sein, der kontinuierliche Updates in Reaktion auf Veränderungen in Technologie, Personal, Produktsortiment und Marktumfeld umfasst. Natürlich präsentieren spezifische Notfälle oft einzigartige Risiken – wie sicherlich der COVID-19-Ausbruch. Lagermanagement sollte auf bestehende Protokolle und Verfahren zurückgreifen und gleichzeitig Pläne mit allen verantwortlichen Parteien über eine Videokonferenzplattform überprüfen und aktualisieren. Zu berücksichtigende Themen:

• Störungen in der vorgelagerten Lieferkette. Fragen Sie nach den Produktionsplänen Ihrer Lieferanten – und deren Lieferanten. Diskutieren Sie, ob bestehende Aufträge storniert, eingehende Bestellmengen reduziert oder alternative Lieferanten für Produkte und Services gefunden werden müssen, um einen konsistenten Fluss kritischer Versorgungsgüter zu gewährleisten.
• Kundenbeziehungen. Gehen Sie proaktiv auf Kunden zu, um ihre Bedenken anzusprechen. Öffnen Sie einen Kommunikationskanal, damit sie Antworten auf ihre Fragen erhalten.
• Ein- und ausgehende Logistik. Wie stabil sind Ihre Häfen, Makler, Carrier usw.? Wo nötig, kooperieren Sie mit Carriers für 24/7-Abholungen und -Lieferungen.
• Arbeitskräftemangel. Wenn die Nachfrage steigt oder Ausfälle durch Krankheit oder behördliche Stay-at-Home-Anordnungen zunehmen – haben Sie ausreichend Mitarbeiter für den Betrieb? Cross-Training der Abteilungen erwägen, um sie auf neue Rollen vorzubereiten. Planen Sie Wege, bestehenden Personalbestand zu halten und Entlassungen zu vermeiden, falls die Nachfrage sinkt – z. B. durch Reduzierung individueller Stunden.
• Ausrüstungs- und Technologieunterstützung. Stellen Sie sicher, dass die Materialien und Teile, die Ihr internes Wartungsteam nutzt, ausreichend vorrätig und aktuell sind. Kontaktieren Sie System- und Hardwareanbieter sowie Support-Teams für Verfügbarkeitsinformationen. Wenn Sie Ihre Technologie seit Längerem nicht aktualisiert haben, könnte jetzt ein guter Zeitpunkt sein – moderne Software kann nicht nur effizienter arbeiten, sondern auch eine Kommunikationsplattform bieten, die im Notfall einsetzbar ist.
• Hygiene und Gesundheitssicherheit. Dies ist für alle Unternehmen oberste Priorität geworden. Pandemien, Ausbrüche und Endemien mit hochinfektiösen Krankheiten erfordern besondere Vorsichtsmaßnahmen. Für offene Betriebe sind strenge Hygiene- und Sanitär-Best-Practices nötig: Händewaschen, Tragen von PSA, weitere Hygienepraktiken für Mitarbeiter. Vorräte an Desinfektionstüchern, Handsanitizer, Seife, Digitalthermometern und verwandten Produkten anlegen. Homeoffice ermöglichen, wo möglich, und Social-Distancing-Regeln für alle im Lager implementieren.

Es erfordert Investitionen, die Notfallvorsorge Ihres Lagers regelmäßig auf dem neuesten Stand zu halten – aber die Ruhe, die aus der resultierenden Sicherheit und dem Schutz Ihres Unternehmens und Teams kommt, ist unbezahlbar.

Gabe Grifoni ist CEO und Mitgründer von Rufus Labs.