Warum scheitern ERP-Projekte? So stellen Sie den Erfolg sicher

Es wird angenommen, dass das Scheitern der ERP-Implementierung als einer der kostspieligsten Fehler angesehen werden kann, den ein Unternehmen jemals machen kann. Laut Gartner können mehrere ERP-Ausfälle 73,4% überschreiten. Inzwischen schätzt McKinsey, ein internationales Beratungsunternehmen, dass mehr als 75 % aller digitalen Konvertierungen fehlschlagen. Wer jedoch über ein neues ERP-System nachdenkt, sieht sich mit beunruhigenden Statistiken konfrontiert:Untersuchungen zeigen, dass etwa die Hälfte der ERP-Projekte scheitern, meist Kostenüberschreitungen, kürzere Fristen und Verbesserungen, die nicht den Erwartungen entsprechen.

Obwohl sich die ERP-Systemkenntnisse durch das ERP-Implementierungsprojekt ständig weiterentwickeln, finden einige wichtige strategische Aktivitäten frühzeitig statt – bevor Unternehmen ERP-Verständnisse entwickeln. Das Ergebnis:Fehler am Anfang führten zum falschen Gesamtprojekt. Sie scheitern am ERP-Implementierungsprozess. Um dieses Risiko zu reduzieren, bereiten Sie Ihre Arbeit und das ERP-Implementierungsteam vor.

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Echte Fehlerursachen in ERP-Systemen

Die Bereitstellung und Wartung umfangreicher ERP-Software (Enterprise Resource Planning) kann Millionen oder sogar Milliarden Dollar kosten. Kritische Aktivitäten wie Risikobewertung, Gewinnanalyse, Leistungsziele und Cashflow werden in der Regel vernachlässigt. Stattdessen wird es für unverantwortliche Annahmen ausgegeben, dass der Computer das Zaubergeschäft in ein profitables Modell verwandeln wird. Diese riskante Methode erzeugt eine Reihe von Ereignissen, die oft zum Ausfall des Knotens führen.

Das Ergebnis ist, dass ERP-Software eine Fehlinvestitionsentscheidung ist. Die Unternehmensleiter kommen zu dem Schluss, dass die Software nicht funktioniert oder zu komplex ist, um in einer einzigartigen Umgebung zu arbeiten. Tatsächlich führt die Wahl des richtigen „genauen“ Pakets wahrscheinlich zu einem weiteren Fehler – es ist sogar noch teurer als das erste.

Beste Geschäftspraktiken

ERP-Softwarepakete, auch branchenbezogene, wurden für eine große Anzahl von Unternehmen entwickelt, die durch die Befolgung der besten Geschäftspraktiken erfolgreich sein möchten. Allerdings hält Software oft nicht, was sie verspricht, weil sie das Interesse an aktuellen Prozessen nicht ändern will.

Dies führt zu kostspieligen Programmänderungen, um diese Prozesse zu replizieren. Wenn Sie sich darauf einigen können, basierend auf diesen Prozessen Best Practices für Ihr Unternehmen zu entwickeln, wählen Sie die richtige Lösung. Bei der Auswahl eines ERP-Systems ist es nicht ungewöhnlich, dass Manager einem Application Management Manager ein Projekt zuweisen.

Umsetzungsbudget

Viele Unternehmen verbinden Hände mit einem ausgewählten Projektmanager, finanzieren ihre Bemühungen oder beschränken den Betrag auf schwierige Projektpläne. Als allgemeine Regel gilt jedoch, dass - der Arbeitsplan das Ein- bis Dreifache des Preises des Softwarepakets betragen sollte. Aufgrund der Anzahl externer Beratungsanfragen und der geografischen Verteilung des Unternehmens können sich Abweichungen ergeben.

Allerdings sollten 5-10 Prozent des Businessplans für mindestens einen Projektmanagement-Berater reserviert sein. Dem Anbieter wird jedoch empfohlen, das Paket zu installieren und zu entwickeln, nicht um Geschäftsprozesse zu verbessern. Außerdem haben sie weder die Ressourcen noch die Erfahrung, um Geschäftsprozessverbesserungen zu bewerten und zu empfehlen, und betrachten dies nicht als ihre Aufgabe.

Projektzeitplan

Projektpläne sind für ERP-Projekte ebenso entscheidend wie Aktionspläne. Einige Unternehmen versuchen, ERP-Projekte zu verzögern, indem sie ein Startdatum festlegen und dann versuchen, mittlere (und oft unrealistische) Meilensteine ​​​​zu setzen. Ein erfolgreicher Projektplan beginnt mit einem Einführungsgespräch und setzt sich logischerweise mit einer Startentscheidung fort. Projekte sollten während des verlängerten Arbeitstages angemessen finanziert und organisiert werden, ohne dass Projekte länger als 15 Tage dauern. Der Projektplan ist die Grundlage für die erfolgreiche Einführung des ERP; es muss entwickelt und genau überwacht werden.

Relevante Schulung

Herkömmliche Schulungen, die ursprünglich vom Softwareanbieter bereitgestellt wurden, sind entscheidend für den Erfolg des ERP-Betriebs. Aus offensichtlichen Gründen müssen Benutzer das gewählte Softwarepaket kennen, um ihnen bei der Ausführung ihrer Aufgaben vertrauen zu können. Trotzdem gibt es zwei grundlegende Möglichkeiten, dies zu lösen, der erste soll den Anbieter für die gesamte Schulung in Betracht ziehen. Es ist möglich, einen Coach-Ansatz zu verwenden, bei dem der Lieferant mehrere Personen schult, die dann den Rest des Personals schulen.

Dieser letztgenannte Ansatz reduziert die Belastung Ihres Geschäftsplans, indem dedizierte Benutzer entwickelt werden, die in der Regel die Eigentümer des Prozesses sind. Es gibt jedoch keine grundlegenden Regeln für den Prozentsatz der Zeit oder den Einsatzplan, der den Schulungsbedarf bestimmen würde. Trotzdem Mitarbeiterschulungen wie DevOps-Schulungen wird für die erfolgreiche ERP-Anwendung benötigt. Sie bieten während des gesamten Projekts regelmäßige Übungen an, wobei den Wochen vor der Implementierung besondere Aufmerksamkeit gewidmet wird.

Angemessene Ausbildung

Bildung unterscheidet sich von Schulung und vermittelt den Mitarbeitern Kenntnisse über die Methodik ihrer Tätigkeiten. Vorstandsmitglieder, Produktionspläne oder sogar Kostenprüfer sind nur dann effektiv, wenn sie verstehen, was sie für die Arbeit in einer ERP-Umgebung benötigen. Sie können von einem Softwarehersteller nicht erwarten, dass er seine Mitarbeiter schult. Tatsächlich sollte die Trainingsphase beginnen, bevor Sie ein Paket auswählen. Auf diese Weise können wichtige Mitarbeiter Ihre Geschäftsprozesse basierend auf den Softwareanforderungen und Angeboten jedes Anbieters richtig bewerten.

Unternehmen, die diese frühzeitige Chance nutzen, sollten sich vor der Installation neuer Software schulen. Verpflichten Sie sich, sich und Ihre Mitarbeiter darin zu schulen, wie das Unternehmen funktionieren sollte, und ziehen Sie bei Bedarf externe Hilfe in Betracht. So wurden beispielsweise in Zusammenarbeit mit Berufsverbänden und unabhängigen Beratern, die sich auf betriebswirtschaftliche Ausbildung spezialisiert haben, erfolgreiche ERP-Schulungsprogramme entwickelt.

Aufladen führt zum Erfolg

Die überwiegende Mehrheit der Fehler im ERP-System ist auf die mangelnde Beachtung der oben genannten wichtigen Managementaspekte zurückzuführen. Auch echte Software versagt in ähnlichen Situationen. Ein ERP-System zu beschuldigen oder zu modifizieren ist einfach eine Möglichkeit, auf die Arbeit der Menschen aufmerksam zu machen, nicht auf technische Fehler. Um ein fehlgeschlagenes ERP-Projekt zu speichern, beginnen Sie von vorne. Bevor Sie Ihr aktuelles System wegwerfen, bewerten Sie die Schritte, die unternommen wurden (oder nicht unternommen wurden), um dorthin zu gelangen, wo Sie heute stehen. Auf der anderen Seite wird angenommen, dass die jeweilige Software unter bestimmten Aspekten möglicherweise nicht für die bestimmte Domäne geeignet ist.

Die Software ist jedoch nicht die Fehlerursache. Stattdessen fehlt dem Unternehmen die gebührende Aufmerksamkeit. Obwohl die Software nicht kompatibel ist, treten diese Probleme nicht so häufig auf, wie die Unternehmenslenker glauben. Unternehmen nutzen regelmäßig ERP-Systeme, um ihren Wettbewerbsvorteil zu steigern; das wachsende Maß an Kundenservice; Steigern Sie die Produktivität und Anlagenauslastung und reduzieren Sie Listen.

Unzureichend definierte Ziele

Viele Unternehmen sehen in der Anwendung von ERP-Software das silberne Rückgrat aller Probleme, nehmen sich aber nicht genug Zeit, um die Details zu definieren, was sie erreichen wollen oder wie sie den Erfolg messen sollen. Jede Abteilung hofft oft auf unterschiedliche Verbesserungen. Wie können Unternehmen wissen, welche Anforderungen Priorität haben? Wenn Sie keine detaillierte Karte haben, wohin Sie wollen und die Sie bei jedem Schritt begleitet, riskieren Sie, sich aufgrund gefährlicher politischer Störungen, kurzlebiger Denkweisen und kleiner Hindernisse zu verirren - was zu einem Projekt abseits der Schiene wird .

Mangel an offener Kommunikation

Viele ERP-Betriebe leiden unter unzureichender Kommunikation zwischen Management, Projektteam, Mitarbeitern und Softwareverkäufen. Beispielsweise führt die Nichteinhaltung einer regelmäßigen wöchentlichen Besprechungszeit zwischen dem ERP-Projektleiter und dem Management-Team zu Missverständnissen. Organisieren Sie regelmäßige Informationsveranstaltungen für Mitarbeiter.

Stellen Sie sicher, dass Dokumente, Projekte und der aktuelle Projektfortschritt allen Beteiligten zur Verfügung stehen. Es ist viel besser, sich in übermäßiger Kommunikation zu verlieren als in unzureichender Kommunikation. Wenn Ihre Mitarbeiter das Tagesgeschäft der ERP-Implementierung nicht verstehen und nicht wissen, wohin es geht, müssen Sie Kommunikationsprobleme lösen.

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Wertvolle Lehren aus schwerwiegenden ERP-Fehlern – für den Erfolg

Es besteht kein Zweifel, dass Enterprise - Resource - Planning (E-R-P)-Systeme Fertigungsunternehmen unermessliche Vorteile bringen können. Obwohl wir alle ERP als das Rückgrat des Unternehmens kennen, spielt es eine entscheidende und entscheidende Rolle für den Erfolg. Analysten haben vor allem festgestellt, dass rund 70,5% der ERP-basierten Projekte immer wieder scheitern; Unternehmen sind von den üblichen Missverständnissen über ERP abgewichen. Was sind also die Ergebnisse? Teure Fehler und bleibende Schäden. Nutzen Sie die Lehren aus früheren ERP-Fehlern, um eine bessere Zukunft für Ihre Arbeit zu gewährleisten.

Nehmen Sie lange Zeitpläne an und planen Sie entsprechend

Eine erfolgreiche ERP-Implementierung erfolgt nicht über Nacht. Fast 59,6 % der ERP-Projekte dauern länger als ursprünglich geplant. Einer der größten Fehler, den IT-Manager in der ERP-Produktion machen, besteht darin, sich auf ein neues System zu verlassen, das Operationen bis zu einem bestimmten Datum durchführt. Fristen sollten niemals Teil eines Aktionsplans sein, seien Sie also bei Ihrem Projektplan flexibel.

Damit ein neues oder aufgerüstetes ERP-System richtig funktioniert, ist es nicht nur notwendig, zusätzliche Zeit einzuplanen, sondern es ist auch wichtig, den Zeitaufwand für die ordnungsgemäße zukünftige Wartung nicht zu unterschätzen. ERPs sind keine einmaligen Investitionen – mit dem Wachstum von Unternehmen wächst auch die Komplexität dieser ERPs.

Definieren Sie realistische Budgetaussichten

ERPs sind zeitaufwendig und branchenintensiv und verursachen zusätzliche Kosten in Form von Gebühren, Wartung, Entwicklung und Hardware. Da 76,4 % der ERP-Projekte in der Vergangenheit die Kosten überschritten haben, ist eine detaillierte Planung und Auswertung erforderlich. Um die App reibungslos und kostengünstig zu gestalten, vergleichen Sie die ERP-Einstellungen ähnlicher Organisationen und stellen Sie sicher, dass die Abdeckung so perfekt wie möglich ist. Nicht zu vergessen sind auch die eventuell anfallenden geringeren Kosten wie Personalschulungen, Fehlerkorrekturen und Datenanalysen.

Seien Sie geduldig und bereiten Sie sich darauf vor, Probleme zu lösen

Das Debuggen ist ein wichtiger Bestandteil jeder erfolgreichen Operation – und es ist kein Schritt, über den Sie es sich leisten können, darüber zu spekulieren. Um größere Unterbrechungen in Ihrem Unternehmen zu vermeiden, verwenden Sie einen schrittweisen Ansatz für die Verwendung eines neuen oder aktualisierten ERP. Eine Studie ergab, dass etwa 85,8% der Unternehmen ihr ERP schließlich anpassen, was mehr Zeit für die Implementierung und das Testen benötigt. Es ist auch wichtig zu bedenken, dass Anpassungen zwar kurzfristig gut funktionieren können, Sie jedoch möglicherweise Schwierigkeiten haben, eine langfristige Anpassung zu unterstützen.

Wissen Sie, was Sie wollen

ERPs spielen eine wichtige Rolle im ultimativen Management von Unternehmen, aber sie sind nicht die Antwort auf die Herausforderungen jedes Unternehmens. Diese Systeme spielen eine ganz besondere Rolle und verfügen nicht über die Werkzeuge, um alle Aufgaben wie das Einziehen von Zahlungen oder das Versenden von Rechnungen zu erledigen. Für diese Art von Geschäft kann es kostengünstiger sein, eine Drittanbieterlösung zu wählen, die in bestehende ERP integriert werden kann.

Zu berücksichtigende Faktoren bei der Auswahl der E-R-P-Software

Aktualisieren oder Ersetzen

Sie können einen Artikel wie eine Gehaltsabrechnung ganz einfach in eine vorhandene App einbetten. Es reduziert Unordnung und Kosten. Sie können vorhandene ERP-Lösungen für Mobilität, Integration, Flexibilität und Verteilung nutzen. Gleichzeitig werden maschinelles Lernen, Vorhersageanalysen und erweiterte ERP-Berichte auf die nächste Stufe gehoben.

Vorbereitung und Einstellungen

ERP-Lösungen vor Ort sollten von jemandem mit technischen Kenntnissen eingerichtet werden. Für S-a-a-S ERP ist die Einrichtung so einfach wie die Aktivierung eines Serverzugriffskontos. Ob integriert oder einmalig im Programm, Ihre Schulung sollte für regelmäßige Benutzer ausreichen, um das System zu verwenden.

Berichte und Kontrollfeld

Heutige ERP-Lösungen bieten ein ausgeklügeltes Reporting, mit dem Sie konsistente Finanzberichte basierend auf Ihrer Region erstellen können. Suchen Sie in ähnlicher Weise nach agilen und spezifischen Berichten, die sich an sich schnell ändernde Geschäftsanforderungen und Ablenkungen anpassen. Andererseits sollten Control Panels eine Kombination quantitativer und qualitativer Daten auf Benutzer-, Rollen- und Abteilungsebene ermöglichen.

Abschlussgedanken

Es wird der Schluss gezogen, dass die Herausforderungen von ERP beim Aufbau eines Projekts immens sein können. Obwohl ERP-Systeme ihre Komplikationen und Herausforderungen haben können, wird ein durchdachter und strategischer Ansatz immer wichtiger. Stellen Sie sicher, dass Sie bereit sind, die Zeit und die Ressourcen zu verwalten, die für die Bereitstellung des fortlaufenden IT- und ERP-Supports erforderlich sind. Bevor Sie etwas unternehmen, stellen Sie sicher, dass Ihr ERP-System bestimmte Aufgaben bewältigen kann. Angesichts der Grenzen von ERP können Sie besser sicherstellen, dass Sie Ihre Systeme und Daten im Büro optimal verwalten.

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