50 Expertentipps und Best Practices für Facility Management

Egal, ob Sie ein gefeierter und erfahrener Facility Manager oder nur ein aufstrebender sind, wir alle wissen, dass dies ein Job ist, der kontinuierliche Weiterbildung und viel klugen Rat erfordert, insbesondere wenn es um die Frage der Implementierung neuer Technologien geht.
Zu Ihrem Glück haben wir 50 der hilfreichsten und anwendbarsten Tipps und Best Practices von den größten Köpfen im Facility Management von heute zusammengestellt. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um diese Tipps und Tricks durchzulesen, damit auch Sie das tun können, was Sie brauchen, um Ihre Einrichtung so modern und sicher wie möglich zu machen.
Wir haben die Best Practices nach Abschnitten geordnet. Klicken Sie auf die Links unten, um zu den Tipps zu springen, die Sie am meisten benötigen.

• Tipps zur Senkung der Betriebskosten
• Tipps zur vorbeugenden Wartung
• Workforce-Management und Kommunikationstipps
• Tipps zur Nutzung von Technologie, Tools, Software und Metriken
• Inventar- und Asset-Management-Tipps

Tipps zur Senkung der Betriebskosten

1. Schalten Sie die nächtliche Standortbeleuchtung aus. „Je nachdem, wie Ihre Standortbeleuchtung betrieben und geschaltet wird, können Sie einen ‚Sparmodus‘ für die Nacht einrichten, wenn der Standort am wenigsten ausgelastet ist. Lassen Sie die Umgebungsbeleuchtung rund um Ihr Grundstück eingeschaltet und alle Eingänge und Hauptzufahrten beleuchtet.
„Sie müssen sicherstellen, dass die Beleuchtung in der Nähe des Gebäudes und aller Eingangs- und Ausgangstüren sowie alle Notbeleuchtungswege eingeschaltet bleiben. Suchen Sie nach der Baustellenbeleuchtung zwischen diesen Zonen und nehmen Sie Anpassungen in Ihren Beleuchtungsautomatisierungssteuerungen vor, um in der Lage zu sein, Zonen oder Stromkreise abzuschalten, die am wenigsten belegt sind.“— Mark Sanderson, zitiert von Brandon Lorenz, Ten Tips For Facility Managers To Cut Energy Costs, FacilitiesNet
2. Ältere Beleuchtung durch LEDs ersetzen. “ Das Memorial Sloan-Kettering Cancer Center entschied sich für LEDs, um die vorhandene Beleuchtung in einem rund um die Uhr geöffneten Parkhaus zu ersetzen, wodurch der Stromverbrauch des Parkhauses halbiert wurde. Unterdessen begannen auch die Mediapolis Community Schools in Mediapolis, IA, mit der Nachrüstung der LED-Außenbeleuchtung.
„Die meisten unserer alten Lampen hatten entweder 250 oder 175 Watt. Diese wurden durch 30-Watt-LED ersetzt. Unsere 70-Watt-Leuchten wurden durch 20-Watt-LEDs ersetzt und unsere 70-Watt-Dosenleuchten wurden durch 10-Watt-LEDs ersetzt. Wir bekommen einen netten Rabatt von unserem Stromversorger, plus monatliche Einsparungen bei unserer Stromrechnung.“–Dennis Breuer, zitiert von Janelle Penny, Top 12 Strategies to Maximize Cost Savings, Buildings Magazine; Twitter:@BuildingsMedia

3. Implementieren Sie einen nachhaltigen Anlagendesignplan. „Nachhaltiges Design ist erreichbarer und erschwinglicher als je zuvor, besonders wenn man in Jahren statt in Tagen und Wochen denkt. Es ist auch erwähnenswert, dass nachhaltiges Design in der Öffentlichkeit sehr beliebt ist, was ein zusätzlicher Anreiz für Unternehmen ist, die daran interessiert sind, ihren Ruf als sozial verantwortlich und umweltbewusst zu stärken.“–David Verner, Reducing Industrial Facility Costs with Nachhaltige Planung, Gebietsentwicklung; Twitter:@areaDevelopment
4. Informieren Sie sich über die Gesamtkosten aller direkt und indirekt durchgeführten Anlagenarbeiten. „Für das ungeschulte Auge erscheint die Instandhaltungsabteilung eines Unternehmens wie ein schwarzes Kostenloch. Die Kosten dieser FM-Dienste summieren sich, und sofern keine Abweichungen auftreten, endet der Großteil der Geschäftsanalyse hier. Manager der Gebäudeinstandhaltung, die mit allen Nuancen vertraut sind, die jeden Arbeitsauftrag ausmachen, verstehen jedoch die Komplexität und den Overhead, der mit diesem Geschäftssektor verbunden ist.
„Es gibt eine Vielzahl von Variablen, die sich auf die Gesamtkosten auswirken jeder Service wie Fahrtkosten und Materialien, zusätzlich zu den anderen direkten und indirekten Betriebskosten im Zusammenhang mit dem Facility Management.“–Sean Hartnett, How to Calculate the True Cost of Facilities Maintenance , SMS-Unterstützung; Twitter:@SMSAssistLLC

5. Berücksichtigen Sie weniger offensichtliche Verbesserungen, die sich auf den Energieverbrauch der Einrichtung auswirken. „Einige energiebezogene Projekte werden den Nutzern mehr oder weniger verborgen bleiben und in erster Linie verfolgt werden, um den Energiebedarf zu senken, wie z. B. die Aufrüstung von Kältemaschinen und Lüftereinheiten. Solche Projekte können dazu führen, dass die Gebäudenutzer eine bessere Temperaturregelung erhalten, aber dies ist nicht das Hauptziel der Aufrüstung.
„Betriebliche Änderungen wie die Reduzierung der Stunden des HLK- und Beleuchtungsbetriebs und die Änderung der Absenktemperaturen, die erforderlich sind Sehr geringe Ausgaben (wenn überhaupt) wirken sich nicht direkt auf die Benutzererfahrung aus, können jedoch zu einer großen Reduzierung der Stromlast führen. Im Allgemeinen kann die Zusammenarbeit mit dem Gebäudebetriebsteam zur Reduzierung des Energieverbrauchs zu beeindruckenden Lastreduzierungen führen.“ – Jim Newman und Marcus Springer, Be a Hero With Lower Operating Costs in Your Building , FMLink; Twitter:@FMLinkGroupLLC
6. Vergessen Sie nicht, sich die Isolierung Ihres Gebäudes anzusehen. „Alle Geschäftsgebäude sind isoliert; Bauvorschriften schreiben eine Dämmung bis zu einem gewissen Grad vor. Da die meisten Gebäude unter strengen Budgetrichtlinien errichtet werden, werden sie leider nur mit einer minimalen Dämmung errichtet. Und da das Unternehmen, das das Gebäude errichtet, selten derjenige ist, der es verwaltet oder besitzt, haben die beiden deutlich unterschiedliche Ansichten zum Budget.
„Höhere Isolierung bedeutet bessere Effizienz. Wann immer möglich, können Sie das Dämmniveau erhöhen und sofort den Gesamtkomfort der Bewohner des Gebäudes verbessern. Zu den gängigen Maßnahmen gehören der Einbau energieeffizienter Fenster und Beleuchtungssysteme sowie die Erneuerung des Dachs, um die Sonneneinstrahlung auf das Gebäude selbst zu minimieren.“—Tipps zur Senkung der Heiz- und Kühlkosten für Gewerbebetriebe, Total System Services

7. Verwenden Sie einen strategischen Sourcing-Ansatz, um die richtigen Lieferanten für Anlagenarbeiten zu finden. „Die Suche nach den richtigen Lieferanten für die Wartung Ihrer Anlagen kann schwierig und zeitaufwändig sein. Von Hausmeisterdiensten bis hin zu Grundstückspflege- und Wartungsbedarf, die Sicherstellung, dass die Lieferanten genaue Angebote machen, die Entwicklung von Verträgen mit klaren Servicelevels und die Bestätigung, dass die Servicequalität und das Produktivitätsniveau des Lieferanten eingehalten werden, sind allesamt entscheidend für den Erfolg jeder Anlagenwartung Projekt.
„Versuche, die Kosten in der Kategorie Instandhaltung der Anlagen zu senken, werden durch die Unfähigkeit gemildert, die Standards für die Sicherheit und den Komfort Ihrer Mitarbeiter zu gefährden. Für viele Unternehmen bedeutet dies, dass sie ihren Lieferanten für die Gebäudeinstandhaltung einen Aufpreis zahlen.“ – Strategische Beschaffungsstrategien für die Kategorie Gebäudeinstandhaltung und Gebäudemanagement, Source One-Verwaltungsdienste; Twitter:@getsavings
8. Ihre Kesselanlage kann eine wichtige Quelle für Effizienzsteigerungspotenziale sein. „Heute erreichen Heizkessel mit Brennwerttechnik Wirkungsgrade von bis zu 96 Prozent; Ein typisches Gebäude, einschließlich neuer Gebäude, verwendet jedoch atmosphärische Kessel, die in jeder Hinsicht nur geringfügig fortschrittlicher sind als ein Bunsenbrenner im Wissenschaftslabor. Diese Technologie ist zuverlässig und funktioniert, aber der Betrieb ist teuer. Typischerweise sehen wir diese Technologie installiert, um die Baukosten zu minimieren, wobei die langfristigen Energieauswirkungen, die das Betriebsbudget des Gebäudes noch auffangen muss, sehr wenig berücksichtigt werden.“–Ross Morley und Ed Porasz, Six Energy Audit Tips für Gebäudemanager , REMI-Netzwerk; Twitter:@REMINetwork

9. Planen Sie ein professionelles Energieaudit. „Ein Energieaudit identifiziert und entwickelt systematisch Möglichkeiten, den Energieverbrauch in einer institutionellen oder gewerblichen Einrichtung zu senken und dadurch die Betriebskosten des Gebäudes zu senken. Die Fokussierung des Audits ist für Instandhaltungs- und Engineering-Manager unerlässlich.
„Die Bestimmung der Bereiche und Systeme, die in ein Audit einbezogen werden sollen, hängt teilweise von den Ressourcen ab, die eine Organisation bereit ist, in Energieeffizienz zu investieren, der Komplexität der Anlagen und deren Umfang Details und Analysen, die aus der Prüfung gewünscht werden. Das Verständnis dieser Faktoren hilft Managern bei der Auswahl des Audit-Levels, das den Anforderungen des Gebäudes und der Organisation entspricht.“ – David Cosaboon, Which Energy Audit is Right for Your Facility ?, FacilitiesNet
10. Identifizieren Sie potenzielle größere Effizienzen beim Energieverbrauch Ihrer Küche. „Gewerbliche Küchen verbrauchen laut der US-Umweltschutzbehörde (EPA) viel Energie und verbrauchen etwa 2,5-mal mehr Energie pro Quadratfuß als jede andere Gewerbefläche. Davon werden nur 40 % für die Zubereitung und Lagerung von Lebensmitteln verwendet, sagt der britische Carbon Trust; Ein Großteil der verschwendeten Energie wird in der Küche verteilt.
„Die Technologie ermöglicht eine drastische Reduzierung des Energieverbrauchs, was zu einer Verringerung der CO2-Bilanz und erheblichen Kosteneinsparungen führt. Die EPA behauptet, dass Restaurants, die strategisch investieren, die Energiekosten um 10 % bis 30 % senken können; Die Foodservice Consultants Society International (FCSI), die Berufsorganisation für Design- und Managementberatungsdienste, schätzt, dass Energieeinsparungen bis zu 40 % betragen können, was 3 % bis 6 % der Betriebskosten entspricht.“ – Energie Effizienz in der Küche , Grüner Hotelier; Twitter:@green_hotelier

11. Betrachten Sie die gesamten Lebenszykluskosten eines Gebäudes. „Lebenszykluskosten sind eine Möglichkeit, die Kosten für Verbesserungen der Gebäudeinfrastruktur im Laufe der Zeit zu messen. Auf diese Weise können Gebäude- und Facility-Management-Experten feststellen, ob die Kosten für die Verbesserung eines bestimmten Elements eines Gebäudes oder eines darin enthaltenen Systems den Kosteneinsparungen im gleichen Zeitraum gegenüberstehen. Wenn die Kosten eines Upgrades über seine Lebensdauer hinweg einen Vorteil gegenüber den Betriebskosten des Gebäudes bieten, die dadurch eingespart werden, wird es im Allgemeinen als eine gute Investition angesehen.“ – Antworten auf 8 häufige Fragen zu Gebäudebetriebskosten , Enervisieren

Tipps zur vorbeugenden Wartung

12. Messen Sie Ihre PM im Vergleich zu allen Wartungsaktivitäten. „Entwickeln Sie Leistungskennzahlen für Ihren PM-Prozess mit Schwerpunkt auf der Messung der PM-Menge, die abgeschlossene Arbeit ist, im Vergleich zu allen anderen Arbeiten. Die gesamten PM-Stunden sollten den höchsten Prozentsatz aller Wartungsarbeiten der Abteilung ausmachen. Dieses Ziel mag unmöglich erscheinen, aber mit der Zeit ist es sehr gut erreichbar.“ –Michael Cowley, 5 Tipps für eine erfolgreiche vorbeugende Wartung , FacilitiesNet

13. Legen Sie einen Plan fest und halten Sie sich daran. „Bei der vorbeugenden Wartung dreht sich alles um Planung, schlicht und einfach. Jedes Gerät oder jede Maschine, die Ihnen zur Verfügung steht oder unter Ihrer Obhut steht, sollte einen Zeitplan haben, welche Art von Wartung erforderlich ist und wann diese Überprüfung erforderlich ist.
„Das Aufstellen eines Zeitplans stellt nicht nur sicher, dass Ihre Ausrüstung in Topform bleibt -Top-Form für die Dauer der prognostizierten Lebensdauer, aber es hilft Ihnen auch, den Personalbedarf zu planen und das Budget einzuhalten. Sobald Sie den Plan fertig haben, weichen Sie nie davon ab.“–Lisa Richards, 7 Tipps zur vorbeugenden Wartung für Ihre Einrichtung , MAPCON; Twitter:@MAPOCONtech
14. Konzentrieren Sie sich auf bestimmte Fehlermodelle. „Ausfallmodi sind definiert als „wie etwas ausfällt“. Lassen Sie uns ein Flach-/Membrandach verwenden, um ein Beispiel dafür zu zeigen, was ein Versagensmodus ist. Auf einem Flach-/Membrandach kann eine Versagensart „Durchdringen der Dachhaut“ sein, und die Ursachen für diese Versagensart können vielfältig sein. Die Kenntnis des/der Ausfallmodus(s) eines bestimmten wartbaren Elements wie eines Membrandachs und seiner Ursachen kann der Schlüssel zur Früherkennung eines Dachausfalls sein (der nicht der Absicht des Endbenutzers entspricht), damit die Reparatur durchgeführt werden kann, bevor sie sich auf den Betrieb auswirkt .“–Ricky Smith, Fünf Tipps zur Optimierung eines vorbeugenden Wartungsprogramms für Einrichtungen Magazin für technische Systeme; Twitter:@esmagazine

15. Gehen Sie proaktiv vor, um „kleine“ Probleme zu finden. „Erkenne jetzt kleine Probleme, bevor sie zu großen werden. Die Adressierung kleiner Details kann zu enormen Verbesserungen in Aussehen und Funktionalität führen. Bitten Sie Ihren Gebäudedienstleister, Ihre Hausmeisterfirma und/oder Ihren Handwerker, mit Ihnen durchzugehen und sich dabei auf Details zu konzentrieren, die Sie normalerweise übersehen würden. Einige Dinge, die für Reparatur/Ersatz überprüft werden müssen, sind:Türen (Türfeger, Türstopper, festsitzende Schlösser usw.), Eckenschutz, Fliesen und Fugenmörtel, Lichtschalter und Frontplatten, Deckenplatten, Arbeitsplatten und Regale, Schränke und Scharniere und Feuerlöscher.
„Und vergessen Sie nicht, wie viel frischer alles mit neuen Fugen und einem neuen Anstrich an den Wänden aussieht – das wärmere Wetter kann den Frühling zu einer großartigen Zeit machen, um Ihrer Einrichtung neues ästhetisches Leben einzuhauchen.“ –Bob Clarke, 6 Frühjahrswartungstipps für Einrichtungen , Bauzeitschrift; Twitter:@BuildingsMedia
16. Kennen Sie den Unterschied zwischen vorausschauender, vorbeugender und reaktiver Wartung. „Es gibt im Allgemeinen drei Ansätze zur Gebäudeinstandhaltung, die von Facility Managern verwendet werden:

• Reaktiv – Dies ist der „Repariere es, wenn es kaputt geht“-Ansatz.
• Präventiv – Dies ist der Ansatz „Überprüfen und reparieren, bevor es kaputt geht“.
• Vorausschauend – Dies ist der Ansatz „Verwenden Sie Technologie, um vorherzusagen, wann ein Problem auftreten wird, und führen Sie entsprechende Wartungsarbeiten durch.“

Die häufigste Art der Instandhaltung, die Facility Manager anwenden, ist der „reaktive“ Ansatz. Laut einem Beitrag von Akita Box zur vorbeugenden Wartungsplanung entfallen 85 Prozent der gesamten Wartungsausgaben auf reaktive Wartung. Der Grund dafür ist einfach:Es ist das billigste – oder scheint zumindest das billigste zu sein. Die Realität ist, dass es nur dann am billigsten ist, wenn alles reibungslos läuft. Aber wie wir alle wissen, läuft nicht immer alles glatt.“–Neal Peters, Top Ways to Reduce Maintenance Costs for Your Facility , DPM-Pflege; Twitter:@dpmcare

17. Verstehen Sie den Unterschied zwischen Arbeitszeit und Leerlaufzeit. „Sie können eine vorbeugende Wartung auf der Grundlage von Zählerständen an einem Gerät planen. Gerätezähler unterscheiden jedoch in der Regel nicht zwischen Arbeitszeit und Leerlaufzeit. Bei einer Maschine, die 20 % der Zeit im Leerlauf ist, wird möglicherweise häufiger als nötig eine vorbeugende Wartung geplant. Wenn die Leerlaufzeit vorhersehbar ist, kann es sinnvoll sein, eine vorbeugende Wartung auf der Grundlage größerer Zählerintervalle zu planen.“— 7 Tipps zur Planung der vorbeugenden Gerätewartung, SM Global
18. Stellen Sie sicher, dass Ihre vorbeugenden Wartungsaufgaben für Ihre Ausrüstung von Vorteil sind. „Das Schmieren der Zahnstange und des Ritzels einer Balkensäge beispielsweise kann dazu führen, dass sich Fett und Sägestaub mit der Zeit in den Zahnrädern verfestigen und sie schließlich daran hindern, sich zu bewegen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Aufgaben für die einzelnen Geräte vorteilhaft sind, fragen Sie Ihren Gerätevertreter.“– 10 Tipps zur vorbeugenden Wartung, Stiles-Maschinen; @StilesMachinery

19. Antizipieren Sie den zukünftigen Bedarf an Ersatzteilbeständen. „ Having spare parts and supplies around the time of a major preventive maintenance schedule is absolutely critical. Asset management software allows you to check the availability of the spare parts for dates when the work orders are due. This report can help you identify parts that are insufficient for the required work orders in the future. If you know which parts you are falling short on, you can order them in advance from suppliers rather than waiting till re-order limits are reached.”—7 Tips for Better Equipment Preventive Maintenance , Nexgen Asset Managment; Twitter:@nexgenam1

Workforce Management and Communication Tips

20. Use different methods of communication. “Appropriate repetition and reinforcement are necessary. The average person is bombarded with more than 300 messages while at work, and multiples of that outside of work, Finney says. Getting a message to land with an audience might take as many as 12 repetitions, in some cases, he says.”–John Finney as quoted in Facilities Maintenance Decisions Magazine, For Good Facility Management Communication, Keep Three Points in Mind; Twitter:@maintenance_mag

21. Optimize the use of available workspace. “Space costs money. Knowing that we are moving towards a working environment consisting of virtual or mobile workers, investing time in developing new workplace designs that can suit these new ways of working while increasing space utilization rates can result in impressive cost savings. Flexible workstations, distributed workplace strategy and mobile workplace strategy are just a few ways of maximizing the value of current properties. Reinvestment can with advantage be allocated to less space, but better space propositions.”—7 Ways to Grow Competitiveness in the Facility Management Industry by 2020 , Service Futures; Twitter:@issworld
22. Be the master of your company’s physical assets. While other managers may work to manage clients or staff, your job is to manage facilities and all that occurs in them. Your corporation’s physical assets are just as important as your human resources, and you are the expert in this field. Whether it’s collating data or contributing to the organization’s bottom line, your input is a valuable part of corporate decision-making. If you’d like to change buying practices or convert to more energy-efficient heating, make a statement and back it up with your data and your years of facilities management experience.–James McDonald, 5 Things Facilities Managers Must Do to Gain Respect &Clout, iOffice; Twitter:@iofficecorp

23. Set clear definitions for facilities work practices. “Workplace inclusion has to be clearly defined before any initiatives can be pushed forward. One useful definition of an inclusive office is a workplace in which all staff are treated with respect and have equal access to resources and opportunities. Facility managers should build on this high-level description to create an idea of what concepts like equal access, diversity and fairness look like in their own facilities. Including these definitions in your company’s core values will help you to set clear goals and build concrete policies.”–Nick Mason, A Facility Manager’s Guide to Inclusive Workplaces Office Space Software; Twitter: @OfficeSpaceSw
24. Use a design that plans for social time and spaces. “Let’s get together:when you’re designing your facilities, design social spaces for your employees. These might be lunch or break rooms, games rooms, gyms, or even community gardens. When you provide places where employees can relax and socialize in a less-structured atmosphere, you may find that new connections emerge between departments and between different levels of management.”–Tiffany Bloodworth Rivers, 7 Tips to Help Facilities Managers Make The Workplace A Stress Free Zone , iOffice; Twitter:@iOfficeCorp

25. Consider moving some basic activities from outsourcing to in-tasking. “Another possibility for cutting costs, say experts, is not just moving staff around, but moving work around also. This means carefully examining all outsourcing contracts to see if they can be scaled back and the work completed by in-house staff. Bechtol says she’s actually been doing this for years — completing tasks like painting and cleaning with in-house staff and overtime — but it’s even more valuable now in tough economic times.”–Nancy Bechtol as quoted by Greg Zimmerman, Facilities Maintenance Decisions Magazine; Twitter:@maintenancemag
26. Create a formal in-house process for developing employee skills. ”We are focused on ‘building a bench’. This concept is broadly used to describe our attempt to formally identify in-house talent in many of our labor shops. We identify talent through a competitive selection process based on potential vs. skills and promote our selected personnel to the worker and helper level while training them to achieve appropriate full mechanic level with associated certifications/licenses.”–Robin Morey as quoted by Higher Ed Facilities Forum, Dealing with an Aging Facilities Management Workforce, Twitter:@HEFForum

27. If outsourcing your FM, work with an agile partner who adapts to your needs. “This is one of the single biggest advantages that smaller providers have. They can allow their frontline staff to be creative and actually make changes to processes and implement them. This directly leads to the client receiving a more fit-for-purpose solution and ultimately receiving greater value which grows a greater relationship.”–Andrew Hulbert, as quoted by Kevin Stanley, The Art of Delegation, FMWorld; Twitter:@fm_world
28. Sell your department wisely during budget presentations. “We always present our budgets by leading with how the proposal responds to a real problem. In other words, there has to be a compelling reason based on our mission for why we would submit budgets for anything.” By presenting specific information on how and why you’ve chosen your budget numbers, you can help the C-suite see that your budget is well within reason.”–Tim Woodley, as quoted by David Spence, 5 Budgeting Tips for Facilities Managers , Office Space; Twitter:@officespacesw

29. Automate the work order process. “When you automate the work order process, you remove human error associated with it. Essentially, you’re taking the people out of the process and ensuring nothing gets missed or overlooked. Doing this allows you to create, track, edit and automatically communicate work orders for your facility. This is number one on the list, because it’s one of our favorite habits – and arguably the most important! Don’t let problems with employees slow down your operation or increase workplace stress for others.”—The 7 Habits of Highly Effective Facility Managers, 24/7 Software; Twitter: @247_software

Tips for Leveraging Technology Tools, Software, and Metric

30. Utilize software to help facilities managers organize and access information.
“There are many different software options out there than can aid FMs in organizing and streamlining their everyday tasks. This ranges from software designed to help manage all maintenance activities to logging and tracking facility visitors for security purposes.
There are also several comprehensive facility management software options available. One popular option in this area is NetFacilities, a web-based software that aims to centralize the many things FMs need to manage—from vendors and work orders to asset management and preventative maintenance—in one convenient place.”–Neal Peters, Top Technology Tools for Facility Managers , DPM Care; Twitter:@dpmcare

31. Utilize modern smart sensor solutions to reduce costs and enhance capabilities. “By populating buildings with such smart sensors, operating costs are dramatically reduced, productivity is enhanced, and occupants’ comfort is improved. Specifically, detailed information about occupants’ presence, location, count, and activity can now be used to significantly optimize facility management. Hot desking, meeting rooms booking, optimized space planning, and energy savings are some of the immediate use cases.”–Itamar Roth, Facility Management Is Facilitated By Smart Sensors, Facilities Executive ; Twitter:@facilityexec
32. Manage HVAC remotely using software tools. “One of the most exciting features of Facilities Management software is the ability to manage heating and cooling remotely, or set a programmable thermostat to move set temperatures up or down throughout the day. Facilities planners love the ability to analyze and explore energy use from heating and cooling systems. Leaders can use the ‘business intelligence’ delivered by the software to set thermostats and controls for maximum savings in energy costs. Some of these tools can even be ported to smartphones to help remote managers do their jobs from wherever they happen to be.”—10 Ways Software Can Help with Facilities Management , SelectHub; Twitter:@selecthub

33. Use your software to double-check your compliance. “Maintenance and facilities administration systems must frequently abide by national and global regulatory requirements. All maintenance administrators face occasional random or audits inspections by regulatory authorities. Maintenance software enables you to prove regulatory conformity and decrease the amount of paperwork and preparation that is needed for an audit. Maintenance administrators can simply create reports showing the maintenance work done on essential machinery. This makes conformity traceable and minimizes the risk of non-compliance penalties.”—7 Steps to Successful Facilities Management , Fasttac; Twitter:@fasttac
34. Facilities management KPIs should highlight errors and opportunities. “KPIs allude to opportunities and errors in your company. Paired with the Internet of Things (IoT) and energy management systems, KPIs can be used to highlight missed maintenance tasks, greater traffic area of your business or problems with machinery. Take, for example, using a percentage KPI of planned maintenance against reactive maintenance. In other words, is preventative maintenance saving more money than repairing equipment when it fails?”—7 Tips for Creating Facilities Management KPIs , Entouch Controls

35. Use building information monitoring to monitor system performance. “Closely monitoring energy and water use to reduce building-operating costs is another benefit. By allowing owners to monitor and analyze the performance of multiple systems—air-conditioning levels, lights on automatic dimmers, water usage—BIM can lead to more thoughtful energy use, lowered expenses, and increased asset value.”–Michael Schley as told by Jeff Link, BIM for Facilities Management:4 Tips to Improve Lifecycle Performance and Reduce Costs , Autodesk; Twitter:@autodesk
36. Consider advanced automated building entry solutions. “A feature that’s gaining a lot of ground is using facial recognition technology to let people in and out of the building. It’s more secure than key fobs or cards, and unlike cards and fobs, you can’t forget your face at home. It’s like batting a triple, or killing three birds with one stone. Automated building entry removes the need to grant special access to the building, replace missing key fobs or cards, or issue new ones to new employees.”–Michael Moulton, 5 Tech Features Facilities Managers Can’t Live Without , Teem

37. Provide a customer facing software solution for reporting improvements and tracking requests. “Offering simple solutions for your customers will keep them happy – and your buildings running smoothly. A quality customer facing solution will equip customers to report issues around your facility and track the progress of their requests. Not only does a customer portal help your clients feel heard as you keep them up to date on progress. A digital customer request system simplifies the work order and assignment process for your facilities management team as well.”—Top Facilities Management Tips for Long-Term Success , AssetWorks; Twitter:@AssetWorks
38. Thermal imaging technology can help identify and fix unseen problems. „ Performing facility maintenance and engineering tasks is like sailing among icebergs. What technicians can’t see will sink them — or their facilities. Thermal imaging technology gives technicians the ability to see the unseen, making it easier to spot failing motors and electrical components, HVAC condensate leaks, bad ductwork, and leaky roofs. Technicians then can fix problems before they become large headaches, as well as reduce heating and cooling costs as part of sustainability initiatives.”–John Anderson, Putting Thermal Imaging to Work in Facility Maintenance, FacilitiesNet

39. Integrate a facilities management software system. “A surprising number of facilities managers have no true system in place for managing their space. More than a quarter of everyone interviewed – 28 percent – say they currently do not use any type of facilities management system. A further 23 percent of participants use pen and paper methods for their facilities management. While this is slightly better than no system at all, it still makes it very difficult to collect data, keep accurate records, or gain much insight from the information they have.”—The Importance of Facilities Management Systems , Team Support; Twitter:@teamsupport
40. Leverage your software system to make EH&S benchmarks transparent. “Facilities Management software is specially designed to help make health and safety benchmarks and outcomes transparent. It may help significantly with compliance with various industry standards, such as HIPAA in the healthcare industry and Sarbanes-Oxley in the financial field. It can help to document best practices for avoiding accidents, or in the worst case scenario, document the facts around a workplace accident. Various types of health and safety features can save a lot of time and effort for busy management teams, and help the company to benefit from a better reputation.”—10 Ways Software Can Help with Facilities Management, Select Hub; Twitter: @selecthub

41. Have an equipment criticality matrix to prioritize work. “This method identifies how critical a piece of equipment or maintenance task is to your business and will ultimately show you where it should land in your prioritization process. Criticality measurements should be standardized by assessing how seriously a single piece of equipment would disrupt operations in the event of a failure. “–Ashok Sharma and Barry Lawrence, 5 Essential Tools for Facilities Managers , eLearning Industry; Twitter:@elearnindustry
42. Smartsheet software can add unique collaboration features to everyday spreadsheet use. “Smartsheet is a spreadsheet that you share with your co-workers, but its features go far beyond Excel. This tool combines the traditional spreadsheet with project management tools, templates, and forms and allows you and your colleagues to access spreadsheets on mobile devices and work on them collaboratively.”–Tiffany Bloodworth Rivers, 9 Easy-To-Use Tools That Will Help Any Facilities Team Collaborate, iOffice; Twitter:@iOfficeCorp

43. Adaptive workflow tracking allows you to track activity throughout a diverse workforce. “The business world is increasingly embracing a larger remote workforce. Offices are used as areas to collaborate, develop, and design new ideas. The day-to-day work can be, and often is, done from home. That means you’ll need the ability to track workflows and project tasks across a diverse workforce. Emailing details back and forth regarding a project gets hectic, and it’s easy to lose an important piece of a proposal to your inbox.
Again, we’ll turn to automation – adaptive workflow tracking software that shows real-time project progress via a cloud-based platform will be the norm in a few short years. Products such as Trello or Asana are great examples of adaptive workflow tracking integrating with high success into businesses of all sizes.”–Michael Moulton, 5 Tech Features Facilities Managers Can’t Live Without, Teem

Inventory and Asset Management Tips

44. Keep your facilities management documents consistent and accurate. „ If you’re a responsible facilities manager, you have to know what you’re responsible for. You cannot do your job properly without the correct information. If you don’t have proper records on the state of your facilities, you can’t do your job as a facilities manager. Without accurate documentation, you can’t even get a good bid from a vendor for work on your building. The first thing they will ask is, Where are the As-Built drawings? Without the As-Builts, the bid could be much higher.”—7 Tips on Reducing Facilities Maintenance Costs and Risks, SKYSITE; Twitter:@skysiteproject

45. Implement a consistent asset tagging process. „ Verify assets from a minimum of two data points, such as the barcode and the item’s serial number. When disposing of assets, this step is crucial to ensure an “accurate and verifiable chain of custody,” which can help to mitigate data breaches (particularly for the disposal of IT assets) and also help to maintain compliance with regulations.
“Implementing a consistent asset tagging process flow ensures that all assets received by your company are consistently classified and tracked, making it easy to locate assets throughout the company, implement regular maintenance schedules, and maintain accurate record-keeping for auditing and accounting purposes. Developing clear policies and procedures and training your team members on approved asset tagging procedures streamlines processes and can ultimately have a positive impact on your bottom line, allowing you to improve resource utilization, reduce unnecessary duplication of assets, and get more usable life out of your investments.”–Varsha Saha, 6 Steps in Asset Tagging Process Flow , Kameracode; Twitter:@camcode
46. Keep assets updated and clearly define essential vs. non-essential assets. “After collecting data and developing a maintenance schedule for your assets, you need to plan for the long-term maintenance of your asset inventory. Specifically, put a plan in place that revolves around updating and decommissioning assets. In some cases, you may find that a particular asset, even if updated, isn’t serving your organization in the best way, making it a non-essential asset that you don’t need to continue holding. Similarly, by having a working inventory list and accompanying data, dealing with critical needs and unexpected asset failures will be easier because you know exactly what needs to be done and when it needs to take place.”–Luke Perkerwicz, The Beginners’ Guide to Facility Asset Management , AkitaBox; Twitter:@Akitabox

47. Track and dispose of decommissioned assets. „ However good asset management and maintenance planning is, there comes a time when an asset reaches the end of its useful life and should be disposed of. On a practical level, all assets disposed of must be recorded on the asset register/software, to ensure they are not included as part of the organization’s portfolio. An equipment disposal form will allow the asset ‘owner’ to explain how the asset was disposed of and identify any residual value.”–Gary Watkins, Effective Asset Management for Facilities Managers, Service Works; Twitter:@service_works
48. Do an asset assessment and document those conditions. “If you’re trying to get a handle of your documents, the first thing you should do is an asset assessment. Detail the condition of all the main equipment and systems, and document those conditions. No technology can help you unless you document what you have. After the assessment, you should create and begin a proactive maintenance program, as well as an equipment replacement plan—that should be a 3-year to 5-year plan. Even if the piece of equipment is 30 years old, you need to know when you need to replace it.”—7 Tips on Reducing Facilities Maintenance Costs and Risk, SKYSITE; Twitter:@skysiteproject

49. Consider a strategic asset management approach. “Strategic asset management integrates key relationships between planning and delivery activities. The framework that underpins the decision-making process of those activities is key, as it allows informed decisions and correlation between strategic goals and delivery outcomes. It also acts as the integration mechanism between a singular project and an organization’s wider portfolio of projects.”–Mark Jordan, An Asset Management Approach to Facilities Management , FM Magazine; Twitter:@FMmagazine_au
50. Maximize vertical space in your warehouse. „ A warehouse has a set amount of square footage to utilize, making innovative, optimized layouts appealing for today’s warehouse managers who are faced with storing increased product volume in a static amount of space. In 2016, consider making better use of the vertical space in your facility, but don’t neglect layout optimization best practices. Maximize your use of vertical cubic footage by placing seasonal products or those that move less frequently in harder-to-reach vertical storage areas.”–Varsha Saha, 6 Tips for Better Warehouse Inventory Management in 2017 , Kameracode; Twitter:@Camcode

Products and Tracking Solutions from Camcode:

• Magnetic Warehouse Labels
• Vinyl Labels
• Property Of Stickers
• Custom Barcode Labels
• Property Tags
• Sicherheitsetiketten
• Pipe Markers
• UID-Etiketten
• Permanent Labels for Equipment
• Palettenetiketten