50 bewährte Best Practices für effektives IT Asset Management

IT Asset Management (ITAM) erfordert sorgfältig konstruierte Geschäftsprozesse zur Identifikation, Verfolgung und Verwaltung IT-bezogener Assets. Um die richtige Kontrolle über alle Assets zu behalten, muss ein Unternehmen genau planen, wie ITAM-Tools implementiert werden. Mit regulatorischen, Sicherheits- und Compliance-Anforderungen, die branchen- und unternehmensspezifisch variieren, sind diese Entscheidungen entscheidend.

Der globale ITAM-Markt soll sich bis 2026 verdoppeln und über 2 Mrd. $ erreichen – enormer Technologie- und Systeminteresse. Ein erfolgreiches ITAM-Programm erfordert die Teilnahme der gesamten Belegschaft. Genauere Aufzeichnungen, Asset-Tags (Foil-Labels, starre Metalphoto®-Tags, manipulationssichere/zerstörbare Vinyl-Tags gegen Diebstahl), präventive Wartungspläne – nur einige der vielen Schritte.

In diesem Beitrag sammeln wir 50 ITAM-Best-Practices für einen robusten IT-Asset-Management-Plan. Fokus: Hardware-Aspekte, Software-Plattform-Nutzung, engagierte Belegschaft für Monitoring kritischer Assets. Wir hoffen auf wertvolle Ideen zur Verbesserung Ihres ITAM-Ansatzes – Kosten minimieren, Produktivität maximieren.

• Best Practices für IT-Asset-Inventar
• Mitarbeiternutzung von IT-Assets managen
• Best Practices für IT-Asset-Tagging & Tracking
• Allgemeine ITAM-Best-Practices

Best Practices für IT-Asset-Inventar

1. IT-Komponenten ordnungsgemäß inventarisieren. „Zerlegen Sie den Rahmen in einzelne IT-Komponenten und deren Bezug zu Zweck, Strategie, Vision. Erstellen Sie ein IT-Komponenten-Inventar: Vergleichen Sie, was IT leisten soll, mit dem, was IT bereits tut. Hochlevel-Ansicht wie ein Organigramm. Sie suchen funktionale Bereiche, die Ihre IT-Organisation definieren.“ – Joe Hertvik, BMC; Twitter: @bmcsoftware

2. Ghost- und Zombie-Assets eliminieren. „Ghost Assets: fehlen/gestohlen oder in Büchern, aber physisch nicht vorhanden. Zombie Assets: physisch da, aber nicht in Büchern. Ursache: ineffizientes Asset Management. Beide wirken sich auf Steuern aus. Warum Ghost Assets problematisch? Sie zahlen Steuern für ungenutzte Assets.“ – AssetInfinity; Twitter: @assetinfinity

3. „Bring Your Own Device“-Assets ordnungsgemäß inventarisieren. „Dritter Schritt: Mobile Assets tracken. Auch ohne BYOD-ITAM-Policy können Sie Nutzer bitten, private Geräte für MDM-Tracking zu registrieren. Diese Geräte sind mal im, mal außer Heimnetz – erfordern dynamische Asset Discovery.“ – ManageEngine; Twitter: @manageengine

4. Wissen, wann veraltete Assets upgegradet werden müssen. „Nicht zu wissen, welche Assets Mitarbeitern zur Verfügung stehen, beeinträchtigt deren Arbeit. Veraltete Geräte im Netz können kritische Business-Apps verlangsamen oder User Experience negativ beeinflussen. Asset-Lebenszyklen tracken und sichere Upgrade/Ersatz-Wege finden steigert Produktivität.“ – Eric Dosal, Compuquip; Twitter: @compuquip

5. Automatisierten Asset-Discovery-Prozess nutzen. „Automatisierte Asset Discovery & Management plus Server/Application-Monitoring erlaubt Einblick in Computer-Inventardetails – sogar während Troubleshooting bei Server-Crash oder App-Performance-Issues. Unautorisierte, non-compliante Hardware/Software-Nutzung auf Enterprise-Workstations kann erkannt werden.“ – DataVista; Twitter: @datavista_inc

6. Automatisierte Asset-Detection-Tools in Betracht ziehen. „Daten liegen in zentralem Repository – logistisch nicht immer praktikabel bei heutigen Technologie-Stacks. Drittanbieter-ITAM-Software kann vorteilhaft sein: automatische Erkennung von Hardware, Software, Netzwerk-Assets, Datensammlung/-speicherung für smarte Entscheidungen und ROI-Optimierung.“ – Workflow; Twitter: @ServiceNow

7. Automatisierte und physische Inventur-Tools kombinieren. „Beide – automatisierte Discovery und physische Inventur wie Barcode-Scanning – sind nötig für kontinuierliches Asset Management durch operative und nicht-operative Lebenszyklusphasen. Ohne physische Inventur-Fähigkeiten lassen sich bestimmte ITAM-Prozesse nicht unterstützen: Wareneingang, physische Inventur.“ – Provance & Gartner. Twitter: @Provance

8. Strategische Inventarplanung praktizieren. „Inventarüberblick im IT-Infrastruktur erleichtert zukünftige Ausgabenplanung. Ohne Kenntnis bestehender Endanwender-Systeme (Hardware/Software) ist Budgetplanung schwierig. Man beschafft evtl. mehr oder unnötige Assets. Zentralisiertes, straffes Asset Management erlaubt Netzwerk-Scan und Auflistung genutzter Hard-/Software.“ – Vinod Mohan, Solarwinds; Twitter: @solarwinds

9. IT Asset Disposition nicht vergessen. „ITAD: sichere, ökologisch verantwortungsvolle Entsorgung veralteter/ungewollter IT-Produkte. Oft übersehen, selbst bei starken IT-Abteilungen. ITAD kann stärkster Werttreiber im ITAM sein – Kostenrückgewinnung bei Entsorgung nicht mehr benötigter IT-Ausrüstung. ITAM-Systeme pflegen Nutzungsnachweise, bestimmen Ersatzbedarf.“ – Mike Bollman, Cherwell; Twitter: @Cherwell

10. Zentralisiertes Inventar führen. „IT-Abteilung bewerten – erster Schritt zu solidem ITAM. Assets analysieren, aufzeichnen für organisiertes Inventar. Alle IT-Aspekte: Rechenzentren, Computer, Cloud-Assets, Netzwerke – Big Picture der Ressourcen. ITAM-Software ermöglicht einfaches Tracking, Hinzufügen neuer Produkte/Infos.“ – Nearshore Technology; Twitter: @nearshore_tech

11. Compliance & Governance mit ITAM integrieren. „Früher waren IT Asset Manager eher Inventarcontroller. Dieser Ansatz wandelte sich dramatisch: nun Vertragspflichten (Compliance, Governance), Finanzverpflichtungen (ROI, TCO), Inventarprozesse (Kontrollen, Buchhaltung, Marken-/IP-Schutz).“ – Todd R. Weiss, Cybersecurity Asset Management; Twitter: @AxoniusInc

12. Formalen Asset-Retirement-Prozess schaffen. „Je nach Land gibt es legale, gewinnbringende Hardware-Entsorgungswege: Aufkauf/Refurbished-Verkauf, Recycling, Spenden an Bildung/Charity. Wichtig: Daten vor Entsorgung löschen – muss Teil des Retirement-Prozesses sein.“ – David Foxen, The ITAM Review; Twitter: @itamreview

Mitarbeiternutzung von IT-Assets managen

13. Shadow IT bei Mitarbeitern vermeiden. „Immer häufiger werden Applikationen, Lizenzen, IT-Assets im ‚Schatten‘ beschafft, verwaltet, genutzt – ohne Wissen des zentralen IT-Teams. Kollaborations-Software hält IT im Loop, ermöglicht anderen Teams Produktivität, vermeidet Risiko und unnötige Kosten.“ – Atlassian; Twitter: @atlassian

14. Individuelle Asset-Nutzung optimieren. „Hardware Asset Management fokussiert auf maximale Ausnutzung durch Nutzung ungenutzter/unterausgelasteter Assets. Software für präzises Inventar-Tracking verhindert Überausgaben. Zeitnahe Alerts bei niedrigem Bestellschwellenwert. Standards durch solche Infos ermöglichen Kauf nur des Notwendigen, vermeiden Hardware-Hortung.“ – AssetSonar; Twitter: @assetsonar

15. Klare Governance-Policies etablieren. „Wir glauben, solide Prozesse zu haben, aber IT-Struktur ermächtigt keine Gruppe zu solidem Prozess. Robuster Governance-Fokus behebt dies. Senior Manager müssen erkennen: Prozesse scheitern ohne Governance. Spezifische Programmziele definieren: Scope definieren/managen. Leadership/Business-Änderungen beeinflussen Scope/Priorität. Ziele, Policies, Prozesse bei Prioritätsverschiebungen revisieren.“ – Patricia Adams, Ivanti; Twitter: @GoIvanti

16. End-User-Experience managen. „Assets werden oft ersetzt, weil Nutzer fragen – niemand trackt Nutzungsdauer. Oder Assets werden bis zum Defekt genutzt, Frustration durch App-Performance/begrenzten Speicher älterer Modelle. Automatisiertes System mit festen Refresh-Daten, Erfassung von IT-Service-Tickets/Anfragen flaggt Performance-Issues, liefert produktivere User Experience.“ – Ian Aitchison, MobiChord; Twitter: @MobiChord

17. Zusammenarbeit unter Mitarbeitern fördern. „Mitarbeiter ermächtigen. Geteilte Assets effektiver durch kollaboratives Feedback/Insights. Mitarbeiter liefern hilfreiche Insights zu Asset-Management-Themen: Produktsicherheit, Skill-Development, updatable/referenzierbare Wissensbasis.“ – EZOfficeInventory; Twitter: @OfficeInventory

18. Mitarbeiter zur ITAM-Infomationsnutzung ermächtigen. „Bei überwältigendem Entscheidungsvolumen drängt es Führungskräfte, Autorität zu beschränken, Kontrolle zu verstärken. Doch richtige Teams zu ermächtigen und ITAM-Infos zu nutzen ist besser. Welt ändert sich rasant – Pläne müssen flexibel, Entscheidungen basierend auf zeitnahen, präzisen Infos.“ – SunView; Twitter: @sunviewsoftware

19. Remote-Arbeitsauswirkungen berücksichtigen. „Künftig wird alles anders gemessen – Mitarbeiter zu Hause. Zufriedenheit mit IT: wie einfach Hardware/Assets geliefert werden. Unternehmen müssen Operations und Wert von IT/Digital neu denken.“ – AMI; Twitter: @AMITracks

20. Mitarbeiter über Updates informieren. „Effizientes Asset Management sichert Compliance zu Equipment, Audit-Readiness. Durch Alerts zu anstehenden Bedarfen (Software-Updates, Wartung, End-of-Life) proaktiv Handlungsempfehlungen für Entscheider – steigert Effizienz.“ – SolarWinds; Twitter: @SolarWinds

21. Regulatorische & Sicherheitsbedürfnisse berücksichtigen. „Büromitarbeiter haben firmeneigene Desktops, Unternehmen zunehmend Mobile IT (Smartphones, Tablets). ITAM-Lösung schützt vor Diebstahl/unerwünschtem Transfer, strafft Wartungskoordination, ermöglicht schnellen Ersatz bei Ausfall. Bestimmte Branchen/IT-Dienstleister für hochregulierte Sektoren benötigen Tracking-Lösungen mit Mindeststandards.“ – Camcode; Twitter: @camcode

22. Kontinuierliches Feedback einholen. „ITAM-Prozess ist nicht statisch. Stetig verbessern, verfeinern. Offene Kommunikation mit ITAM-Team. Feedback einholen: Wie läuft es? Was brauchen sie? Feedback von außerhalb des ITAM-Teams: Wie nehmen sie das Programm wahr?“ – Tech Dump; Twitter: @TechDumpMN

Best Practices für IT-Asset-Tagging & Tracking

23. Wichtige Infos pro Asset bereithalten. „Gespeicherte Infos pro Hardware-Asset müssen zumindest eindeutige Identifikation gewährleisten. Zur Optimierung: Warranty, Support-Verträge, Wartung, weitere Variablen. Hardware AM muss auch SAM-Daten unterstützen.“ – Comparesoft; Twitter: @comparesoft

24. Gesamten Lebenszyklus von IT-Assets tracken. „Hauptprozess ITAM: kompletten Asset-Lebenszyklus tracken. Umfasst: Mitarbeiteranforderung, Management-Genehmigung, Beschaffung, Provisioning, Recycling, Retirement. ITAM-Strategie etabliert korrekte Procedures für reibungslosen Ablauf. Jeden Lebenszyklus-Teil managen unterstützt IT bei Quality Service und informierten Entscheidungen.“ – Vizor; Twitter: @VIZOR_cloud

25. Wahren Kosten jedes Assets verstehen. „Jedes Asset hat Kosten – Geld ist Business-Sprache. ITAM mit IT-Finanzmanagement integrieren für mehr Respekt im Business. Regelmäßige Kostenkommunikation via Showback/Chargeback-Rechnungen, Financial Management für Demand Management und kostenbewusste Kultur.“ – Brian Hollandsworth, Network World; Twitter: @networkworld

26. IT-Asset-Definition standardisieren. „Non-Standard IT-Equipment/Software kostet Geld. IT-Staff weniger produktiv durch fehlende Expertise – jedes Issue = Lernprozess. Standards für IT-Assets machen Staff und User produktiver (vertraute Systeme/Daten).“ – Freshworks; Twitter: @freshserviceapp

27. Verlorene Hardware erfassen & minimieren. „Weitere Kosten: Detection, Forensik, Produktivitätsverlust, IP-Verlust, Data Breach, Legal/Consulting/Regulatory. Fast 46 % fehlender Laptops enthielten vertrauliche Daten. Zahl/ Kosten heute wahrscheinlich höher. Problem verschärft durch Remote-Arbeit mit wachsender Gerätevielfalt.“ – Technologent; Twitter: @technologent

28. Mit Asset-Teilmenge starten. „Kleinere Teilmenge erlaubt Auswahl der Assets mit größtem Impact (z. B. Workstations). Prozesse in Aktion testen, Beziehung zu Support/Service Desk aufbauen für ‚Was tun wenn‘-Situationen. Kinks beseitigt → nächste Teilmenge. Geht schneller, Management lässt sich schneller hochfahren.“ – Yvette Mathews, ITS; Twitter: @ITS_Partners

29. Barcodes für verbesserte Asset-Allokation nutzen. „Neben Check-in/Check-out: Barcode-Scanner schlägt Asset-Standort basierend auf neuer Nutzer-Rolle/Position/Abteilung vor. Beispiel: Demi (HR) braucht Laptop 3 Tage. Workflow schlägt Raum 305 (HR-Standort) vor. Ergebnis: immer bekannt, wer was wo hat. Standort-Tracking behält Kontrolle über Leihprogramm.“ – Vizor; Twitter: @VIZOR_cloud

30. Wichtige Metriken zum Tracken auswählen. „Zusätzlich zu allgemeinen Infos (Vendor, Netzwerk-Config, Standorte, User, Licensing, Kauf/Entsorgung, Finanzen): Key Metrics an Zielen ausrichten für Reporting. Ziel: bessere Kaufentscheidungen → Metriken: Abschreibungssatz, avg. Wartungskosten, avg. Lease-Violation-Fines.“ – Farida Ali, Dynamic; Twitter: @DynamicFutureIT

31. Entscheiden: Managed vs. Unmanaged IT-Assets. „Nach Risiken klassifizieren: Managed = Laptops, Desktops, Mobile, Server (täglich Check-in). Unmanaged = keine sensiblen Daten – Hubs, Monitore, Drucker.“ – Elena Georgescu, Heimdal Security; Twitter: @HeimdalSecurity

32. Zustand jedes Assets verstehen. „Asset-Zustand via Metriken tracken, die zählen. Nicht nur Basis-Infos, sondern Key Data an Business-Zielen. Gutes Zustandsverständnis → besser auf Audits/unvorhergesehene Herausforderungen vorbereitet. Verbessert Service, Compliance, Ausgaben.“ – Crossfuse; Twitter: @crossfuze

33. Barcodes UND RFID für Asset-Tagging nutzen. „Seriennummer ist Key Data Point, aber nicht alleiniger Standard für Tracking/Reporting. Barcoding bevorzugt: konsistenter, standardisierter Key Identifier. Kontrollierteres Inventar. Tags trackbar, Assets visuell bestätigbar, im Inventar erfasst. RFID wird Standard in Rechenzentren/Server-Umgebung und bei Assets, die Gelände nicht verlassen sollen. RFID + Barcode = größeres Management & Sicherheit.“ – David Foxen, The ITAM Review; Twitter: @itamreview

34. Strukturierte Dokumentation nutzen. „ITAM > nur aufschreiben. Flache Doku = geringer Wert. Strukturierte Doku verknüpft sinnvoll: Welcher User hat welche Hardware, Software, Passwörter. Flach: Kunde hat 10 Computer. Strukturiert: Welcher User welchen Computer, Verbindungen, Nutzung. Nahtloser Flow durch Asset-Typen = echter Wert.“ – IT Glue; Twitter: @itglue

35. Unterausgelastete IT-Assets identifizieren. „Unterausgelastete Assets = verschwendete Zeit/Geld, verhindern effizienten Flow kritischer Prozesse. Mit Multi-Cloud, Cybersecurity, Compliance: ITAM = Business-Necessity. Für ITAM-Vorteile: Asset-Management-Angebote sorgfältig prüfen auf Schlüsselelemente.“ – Dr. Akhil Sahai, ITProPortal; Twitter: @ITProPortal

Allgemeine IT Asset Management Best Practices

36. Hardware & Software straffen. „Asset Management braucht korrekte Hard- & Software, gut integriert. Kompatibilitätsfrei. Hardware genauso wichtig wie Software-Komponente im AM-System.“ – Wasp; Twitter: @waspbarcode

37. Wartungsbedarf vorausplanen. „Technik funktioniert nicht immer perfekt. Planen: reguläre & ungeplante Wartung. Heißt: 1–2 Laptops als Ready-to-go-Ersatz, oder Plan für Mitarbeiter bei Tech-Ausfall.“ – RedNight Consulting; Twitter: @RedNightConsult

38. Assets vor Diebstahl schützen. „Diebstahl fester Assets = vielseitige Sicherheitsherausforderung für Organisationen täglich. Medizin-Geräte in Kliniken, Computer in Schulen/Büros, Bulldozer auf Baustellen, Lagerbestände – technische, physische, logische Diebstahlschutzmaßnahmen nötig für teure, business-kritische Tools.“ – GoCodes; Twitter: @gokodes

39. Audits durchführen, Compliance-Strafen vermeiden. „Unternehmen mit Strafen beabsichtigen selten Compliance-Verstöße – Folgen sind gleich. IT Asset Manager sollten regelmäßige interne Audits machen, Compliance-Risiken früh erkennen.“ – Lauren Suggett, Nitro Software

40. ISO-Standards für ITAM prüfen. „ISO pflegt offizielle ITAM-Standards. Vor IT-Asset-Angabe: ISO-Standards prüfen, Prozesse/Tools planen. Vorab-Planung lohnt. Erfolgreiche ITAM-Implementierung = optimale Technologieadoption & Wachstum.“ – Robert Izquierdo, The Blueprint

41. Configuration Management Database (CMDB) in Betracht ziehen. „Haben Sie CMDB? Nicht für alle nötig, aber nützlich für: CIs (inkl. IT-Assets) managen; Verständnis CI/Asset-Verknüpfungen & unterstützte Services; Daten-Normalisierung aus Multipliquellen. Bedacht wählen, was CMDB gespeist wird. Single Source of Truth, aber nicht jeden Datensatz. Nur was Wert hinzufügt.“ – Kirstie Magowan, BMC; Twitter: @bmcsoftware

42. Gesamten ITAM-Prozess governen. „Ständiger Druck: IT-Ressourcen forecasten/budgetieren, Kosten senken, Dept-Effizienz steigern. Erfolg = gesamtes AM-Prozess, Budget, Risiken gegen gewünschte Asset-Performance kontrollieren. Beste Chance: Zentralisierung via cross-funktionales Team.“ – Norm Brien, CIO; Twitter: @CIOonline

43. Assets aktuell halten. „Beste Cyberabwehr: IT Hard- & Software up-to-date (Firewall, Cyber-Maßnahmen). Beginnt mit ITAM! Regelmäßiges Monitoring hält über Hard-/Software-Lebenszyklen informiert → Updates bei Bedarf.“ – Haziqa Ishtiaq, GoodFirms; Twitter: @GoodFirms

44. Unnötige IT-Ausgaben vermeiden. „Nach Audit (intern/extern): Stakeholder entdecken oft Lücke zwischen vermeintlichen und tatsächlichen Assets/Inventar. Präzise ökonomische/Vertriebs/Marketing-Modelle = unschätzbar. Verhandlungen mit Dritten/Kunden einfacher, profitabler. Korrekte Zahlen → Assets verlagern, verkaufen, updaten, reorganisieren. Jede Option = Budget-Differenz.“ – Go Codes; Twitter: @gokodes

45. IT-Assets konsolidieren. „Zukunftsplanung: bestehendes IT-Infrastruktur bereinigen, straffen. IT-Konsolidierung = redundante Systeme zusammenführen, vereinfachen. Ergebnis: reduzierte IT-Kosten, gestraffte Support-Aufgaben, gesteigerte Gesamtproduktivität.“ – RedNight Consulting; Twitter: @RedNightConsulting

46. Asset-Management-Mindset adoptieren. „AM-Praktiken = Schutz/Erhalt Tech-Assets (physische Locks, Inventar-Tags). Policy = ‚Asset-Management-Mindset‘. Erkenntnis: ‚Technologie-Assets sind uns wichtig, wir nehmen sie ernst genug für Schutzmaßnahmen‘. Mindset in tägliche Ops & Unternehmenskultur integrieren – via Policy.“ – IT Toolkit; Twitter: @ittoolkitcom

47. ITAM-Learnings in Budgetprozess anwenden. „IT Hardware AM = Tracking physischer Komponenten (Computer/Netzwerke) für Inventar aller Hardware-Assets. Inventar trackt Lebenszyklus: Besitzdauer, Ablauf etc. Infos → bessere Budgetentscheidungen basierend auf erwartetem Bedarf.“ – Insource; Twitter: @InsourceInc

48. ITAM-Investments als KMU sorgfältig managen. „Jeder Cent zählt bei KMUs – Falle: Zögern bei ITAM-Investitionen kostet langfristig mehr. Start: internes Audit aller aktuellen IT-Assets. Aufwendig, zeitintensiv – selbst mit Tools. Outsourcing ITAM & andere IT-Verantwortung an Managed Service Provider oft kosteneffizienter, effizienter.“ – NinjaRMM; Twitter: @NinjaRMM

49. ITAM und Configuration Management nicht verwechseln. „Config-Info oft ungeeignet/unzuverlässig für ITAM. Beispiel: Configuration Manager bestimmt Primary User – aber basiert auf Admin-Config (most recent/frequent/primary). IP-Adresse für physischen Standort ungenau; wenige IT-Orgs optimieren IP-Subnetze für ITAM-Locations.“ – Brian Field, Provance; Twitter: @provance

50. Dediziertes ITAM-Team bilden. „Kleine, wissende IT-Profis-Gruppe wählen, Task: Organisationsbedarf identifizieren. Kernteam: Programmziele definieren, ITAM-Output-Infos bestimmen, Empfänger, ITAM-Tools recherchieren, Budget. Zusammenarbeit mit anderen Org-Teilen, Entscheidungsbefugnis. Nach Freigabe: Team für Full Implementation verantwortlich.“ – Ed Cartier, xAssets; Twitter: @x_assets