50 Best Practices im IT-Asset-Management

IT Asset Management (ITAM) erfordert den sorgfältigen Aufbau von Geschäftsprozessen, die die Identifizierung, Verfolgung und Verwaltung von IT-bezogenen Assets für eine Organisation ermöglichen. Um das richtige Maß an Kontrolle über alle Assets zu behalten, ist es für ein Unternehmen wichtig, genau zu überlegen, wie es ITAM-Tools implementieren wird. Angesichts der je nach Branche und Unternehmen unterschiedlichen regulatorischen und sicherheitsrelevanten Überlegungen sind diese Entscheidungen von entscheidender Bedeutung.

Da sich der globale ITAM-Markt bis 2026 voraussichtlich verdoppeln und eine Marktgröße von über 2 Milliarden US-Dollar erreichen wird, besteht ein enormes Interesse an diesen Technologien und Systemen. Ein richtig entwickeltes IT-Asset-Management-Programm erfordert die Beteiligung der gesamten Belegschaft, um erfolgreich zu sein. Die Führung genauer Aufzeichnungen, die Implementierung von Asset-Tags (z. B. Folien-Asset-Etiketten, starre Metalphoto®-Asset-Tags und manipulationssichere und zerstörbare Vinyl-Asset-Tags zur Verhinderung von Diebstahl) und die Einhaltung vorbeugender Wartungspläne sind nur einige der vielen Schritte, die auf dem Weg erforderlich sind Weise.

In diesem Beitrag haben wir 50 ITAM-Best-Practices zusammengestellt, die Ihnen bei der Entwicklung eines robusten IT-Asset-Management-Plans für Ihren Betrieb helfen können. Diese Liste konzentriert sich auf Überlegungen zur Hardware und darauf, wie eine Softwareplattform und engagierte Mitarbeiter am besten genutzt werden können, um kritische Assets zu überwachen und zu verfolgen. Wir hoffen, dass Sie einige großartige Ideen und Konzepte finden, die Ihren bestehenden ITAM-Ansatz verbessern und neue Wege finden können, um Kosten zu minimieren und die Produktivität zu maximieren.

• Best Practices für die Inventarisierung von IT-Assets
• Verwalten der Nutzung von IT-Ressourcen durch Mitarbeiter
• Best Practices für IT-Asset-Tagging und -Tracking
• Allgemeine Best Practices für das IT-Asset-Management

Best Practices für die Inventarisierung von IT-Assets

1. Inventarisieren Sie Ihre IT-Komponenten richtig . „Nun zerlegen Sie dieses Framework in seine einzelnen IT-Komponenten und wie sie sich auf Ihren Zweck, Ihre Strategie und Ihre Vision beziehen. Erstellen Sie ein IT-Komponenteninventar, in dem Sie vergleichen, was die IT mit dem tun soll, was sie bereits tut. Erstellen Sie dieses Inventar als allgemeine Ansicht dessen, was die IT bereitstellt, ähnlich wie Sie es in einem Organigramm sehen würden. Sie suchen nach Funktionsbereichen, die Ihre IT-Organisation definieren.“ – Joe Hertvik, Organizational Change Management (OCM):A Template for Reorganizing IT Around Your Vision, BMC; Twitter:@bmcsoftware

2. Eliminiere Geister- und Zombie-Assets . „Geistervermögen sind entweder fehlende/gestohlene Vermögenswerte oder Vermögenswerte, die in Ihren Büchern erwähnt werden. Aber physisch sind sie nicht verfügbar. Zombie-Assets sind physisch vorhanden, werden aber in den Büchern nicht erwähnt. Sie traten aufgrund einer ineffizienten Vermögensverwaltungspraxis auf und beide wirken sich auf die Besteuerung aus. Warum ist Ghost Asset ein Problem? Weil Sie Steuern für einen Vermögenswert zahlen, den Sie nicht nutzen.“ – 7 beste Asset-Management-Praktiken für Ihr Unternehmen, AssetInfinity; Twitter:@assetinfinity

3. „Bring Your Own Device“-Assets richtig inventarisieren . „Der dritte Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass auch Ihre mobilen Assets verfolgt werden. Anfänglich haben Sie möglicherweise keine Bring Your Own Device ITAM-Richtlinie, aber Sie können immer damit beginnen, Benutzer zu bitten, ihre persönlichen Geräte für die MDM-Verfolgung zu registrieren. Diese persönlichen Geräte befinden sich innerhalb und außerhalb des Heimnetzwerks und erfordern daher dynamische Asset-Discovery-Techniken.“ – Best Practices für das IT-Asset-Management, ManageEngine; Twitter:@manageengine

4. Wissen, wann veraltete Assets aktualisiert werden müssen . „Nicht zu wissen, welche Ressourcen Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stehen, kann sich negativ auf ihre Arbeit auswirken. Veraltete Geräte im Netzwerk können Verlangsamungen für kritische Geschäftsanwendungen verursachen oder die Benutzererfahrung auf andere Weise negativ beeinflussen. Das Verfolgen der Lebenszyklen von Assets und das Finden von Wegen, sie sicher aufzurüsten oder zu ersetzen, kann zur Steigerung der Produktivität beitragen.“ – Eric Dosal, Was ist IT Asset Management (ITAM) und warum ist es wichtig?, Compuquip; Twitter:@compuquip

5. Verwenden Sie einen automatisierten Asset-Erkennungsprozess . „Die Verwendung einer automatisierten Asset-Erkennungs- und Verwaltungsfunktion zusammen mit einem Server- und Anwendungsüberwachungstool ermöglicht es einer Organisation, die Details des Computerinventars anzuzeigen, während sie gleichzeitig einen Serverabsturz oder ein Problem mit der Anwendungsleistung beheben kann. Auch die Erkennung der unbefugten und nicht konformen Nutzung von Hardware oder Software durch einen Mitarbeiter auf seiner Unternehmens-Workstation kann bewertet werden.“ – Was ist IT Asset Management – ​​Best Practices, DataVista; Twitter:@datavista_inc

6. Erwägen Sie automatisierte Asset-Erkennungstools . „Diese Daten werden in einem zentralen Repository gespeichert, dessen Logistik angesichts der Größe der heutigen Technologie-Stacks von Unternehmen nicht immer praktikabel ist. Aus diesem Grund können ITAM-Software und -Anwendungen von Drittanbietern für viele Unternehmen von Vorteil sein. Diese Tools erkennen automatisch Hardware, Software und Netzwerkressourcen und sammeln und speichern Daten, damit Unternehmen intelligente Entscheidungen treffen und ihren ROI optimieren können.“ – Was ist IT Asset Management?, Workflow; Twitter:@ServiceNow

7. Verwenden Sie sowohl automatisierte als auch physische Inventarisierungstools . „Sowohl automatisierte Erkennungs- als auch physische Inventarisierungstools wie das Scannen von Strichcodes sind erforderlich, um eine kontinuierliche Verwaltung von Assets sowohl in operativen als auch in nicht-operativen Abschnitten des Lebenszyklus sicherzustellen. Ohne physische Bestandsfunktionen ist es unmöglich, bestimmte IT-Asset-Management-Prozesse und Best Practices zu unterstützen, wie z. – IT Asset Management:Alles dreht sich um Prozesse, Provance und Gartner. Twitter:@Provance

8. Wenden Sie strategische Bestandsplanungspraktiken an . „Wenn Sie den Überblick über den Bestand Ihrer IT-Infrastruktur behalten, wird es einfacher, zukünftige Ausgaben für Assets zu planen. Ohne zu wissen, was derzeit in Ihren Endbenutzersystemen vorhanden ist – sowohl Hardware als auch Software – ist es sehr schwierig, ein Beschaffungsbudget zu planen. Sie können tatsächlich mehr Vermögenswerte beschaffen, und solche, die nicht benötigt werden. Mit dem zentralisierten und optimierten Asset-Management können Sie Ihr gesamtes Netzwerk scannen und auflisten, welche Hardware und Software Ihr System verwendet.“ – Vinod Mohan, IT-Asset-Management-Vorteile und Best Practices, Solarwinds; Twitter:@solarwinds

9. Vergessen Sie nicht die Disposition von IT-Ressourcen . „IT-Asset-Disposition (ITAD) ist ein Geschäft, das auf der sicheren und umweltgerechten Entsorgung veralteter, veralteter oder unerwünschter IT-Produkte basiert. Selbst von Organisationen mit robusten IT-Abteilungen oft übersehen, kann ITAD einer der stärksten Werttreiber im Zusammenhang mit IT-Asset-Management sein, da es Unternehmen ermöglicht, erhebliche Kosten bei der Entsorgung von IT-Geräten, die nicht mehr benötigt werden, wieder hereinzuholen. Unternehmen können ihr IT-Asset-Management-System nutzen, um Aufzeichnungen über die Nutzung verschiedener IT-Geräte zu führen und festzustellen, wann Geräte ersetzt werden müssen.“ – Mike Bollman, IT Asset Management 101, Cherwell; Twitter:@Cherwell

10. Pflegen Sie ein zentralisiertes Inventar . „Die Bewertung Ihrer IT-Abteilung ist der erste Schritt zu einem soliden ITAM-Prozess. Analysieren und erfassen Sie Ihre Assets, um ein organisiertes Inventar zu erstellen. Berücksichtigen Sie alle Aspekte der IT, einschließlich Rechenzentren, Computer, Cloud-Assets und Netzwerke, um ein umfassendes Verständnis Ihrer verfügbaren Ressourcen zu erhalten. Mit der IT-Asset-Management-Software können Sie Ihren aktuellen Bestand einfach verfolgen und neue Produkte oder Informationen hinzufügen, sobald sie erworben werden.“ – 5 Vorteile von IT Asset Management und Best Practices für Ihr Unternehmen, Nearshore-Technologie; Twitter:@nearshore_tech

11. Integrieren Sie Compliance und Governance in ITAM . „In der Vergangenheit wurden IT-Asset-Manager eher als Bestandskontrollmanager angesehen, aber dieser alte Ansatz hat sich im Laufe der Jahre dramatisch verändert und umfasst nun vertragliche Verpflichtungen, einschließlich Compliance und Governance, finanzielle Verpflichtungen wie Return on Investment (ROI) und Gesamtkosten of Ownership (TCO) und Inventarprozesse, einschließlich Kontrollen, Buchhaltungspraktiken, Sicherung von Marken und Fragen des geistigen Eigentums.“ – Todd R. Weiss, Best Practices für das IT-Asset-Management während einer Pandemie, Cybersecurity Asset Management; Twitter:@AxoniusInc

12. Erstellen Sie einen formellen Vermögensabgangsprozess . „Abhängig von Ihrem Land gibt es eine Reihe legaler Möglichkeiten, alte Hardware zu entsorgen. Es gibt Organisationen, die die alte Hardware von der Organisation kaufen und sie dann als „überholt“ weiterverkaufen. Es gibt auch Recyclingunternehmen, Wohltätigkeitsorganisationen und Schulen, denen die Organisation ihre alte Hardware spenden kann. Es ist wichtig, daran zu denken, dass Sie alle Daten von der Hardware löschen müssen, bevor Sie das Asset entsorgen. Dies muss Teil des Ruhestandsprozesses sein.“ – David Foxen, The Importance of Effective HAM (Hardware Asset Management), The ITAM Review; Twitter:@itamreview

Verwalten der Nutzung von IT-Ressourcen durch Mitarbeiter

13. Vermeiden Sie Schatten-IT-Praktiken unter den Mitarbeitern . „Immer häufiger werden Anwendungen, Lizenzen und andere IT-Ressourcen ohne Wissen des zentralen IT-Teams „im Schatten“ gekauft, verwaltet und verwendet. Software, die die Zusammenarbeit erleichtert, kann die IT auf dem Laufenden halten, andere Teams produktiver machen und Risiken und unnötige Kosten vermeiden.“ – Was ist IT Asset Management (ITAM)?, Atlassian; Twitter:@atlassian

14. Optimieren Sie die individuelle Asset-Nutzung . „Das Hardware-Asset-Management konzentriert sich darauf, das Beste aus den Assets eines Unternehmens herauszuholen, indem ungenutzte oder nicht ausreichend genutzte Assets verwendet werden. Verwenden Sie die Software, um Ihren Bestand genau zu verfolgen, damit Sie nicht zu viel ausgeben. Umgekehrt erhalten Sie zeitnahe Benachrichtigungen, wenn der Bestand einen niedrigen Bestellschwellenwert erreicht. Das Erstellen von Standards durch die Nutzung solcher Informationen ermöglicht es Unternehmen, nur das Nötigste zu kaufen und Hardware-Assets nicht auf Eis zu legen.“ – 6 Möglichkeiten, wie Hardware-Asset-Management-Software Ihrem Unternehmen zugute kommt, AssetSonar; Twitter:@assetsonar

15. Legen Sie klare Governance-Richtlinien fest . „Wir möchten glauben, dass wir über solide Prozesse verfügen, aber unsere IT-Organisationsstruktur befähigt keine einzelne Gruppe innerhalb der IT, einen soliden Prozess zu etablieren. Ein starker Fokus auf gute Regierungsführung würde diese Probleme lösen. Führungskräfte müssen erkennen, dass Prozesse ohne Governance scheitern. Festlegen spezifischer Ziele für das Programm, einschließlich der Definition und Verwaltung des Umfangs. Führungs- und Geschäftsveränderungen wirken sich auf Umfang und Priorität aus. Wir müssen Ziele, Richtlinien und Prozesse überdenken, wenn sich die geschäftlichen Prioritäten ändern.“ – Patricia Adams, IT Asset Management Best Practices to Help You Sleep at Night, Ivanti; Twitter:@GoIvanti

16. Verwalten Sie die Endnutzererfahrung . „Oft werden Assets aktualisiert, nur weil Benutzer nach Ersatz fragen, da niemand nachverfolgt, wie lange sie verwendet wurden. Alternativ werden Assets verwendet, bis sie kaputt gehen oder die Frustration der Benutzer aufgrund von Anwendungsleistungszeiten und begrenztem Speicherplatz auf älteren Modellen steigt. Ein automatisiertes System – mit festgelegten Aktualisierungsdaten und einem, das IT-Servicetickets und -anfragen erfasst – wird Leistungsprobleme aufzeigen und eine produktivere Benutzererfahrung bieten.“ – Ian Aitchison, Was sind effektive IT-Asset-Management-Strategien?, MobiChord; Twitter:@MobiChord

17. Förderung der Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern . „Stärken Sie Ihre Mitarbeiter. Gemeinsam genutzte Assets können durch gemeinsames Feedback und Erkenntnisse effektiver genutzt werden. Darüber hinaus können Mitarbeiter hilfreiche Einblicke in Themen rund um das Asset Management geben. Dazu gehören Verweise auf Produktsicherheit, Kompetenzentwicklung und andere Wissensdatenbankmaterialien, die von Mitarbeitern aktualisiert und referenziert werden können.“ – Vorteile von IT Asset Management – ​​Eine gute Idee für Unternehmen, EZOfficeInventory; Twitter:@OfficeInventory

18. Befähigen Sie Ihre Mitarbeiter, ITAM-Informationen zu verwenden . „Angesichts einer überwältigenden Menge kritischer Entscheidungen, die fast sofort getroffen werden müssen, verspüren Führungskräfte den Drang, die Autorität einzuschränken und die Kontrollen zu verschärfen. Es ist jedoch ein besserer Ansatz, die richtigen Teams zu befähigen und die in Ihrem IT-Asset-Management-System enthaltenen Informationen zu nutzen. Unsere Welt verändert sich immer noch in einem unglaublich schnellen Tempo, daher müssen Sie und Ihre Pläne flexibel sein und Ihre Entscheidungen müssen auf zeitnahen und genauen Informationen basieren.“ – Positionieren Sie Ihr Unternehmen für globale Widerstandsfähigkeit, SunView; Twitter:@sunviewsoftware

19. Berücksichtigen Sie die Auswirkungen der Fernarbeit . „In Zukunft wird alles anders gemessen, weil die Mitarbeiter zu Hause sind. Ihre Zufriedenheit mit ihrer IT-Abteilung hängt davon ab, wie einfach es für sie ist, die benötigte Hardware und Ressourcen geliefert zu bekommen. Unternehmen müssen ihren Betrieb und den Wert, den sie aus ihrer IT und ihren digitalen Systemen ziehen wollen, überdenken.“ – Hardware Asset Management in der Work-from-Home-Umgebung, AMI; Twitter:@AMITracks

20. Mitarbeiter über Updates auf dem Laufenden halten . „Ein effizienter Asset-Management-Prozess stellt außerdem sicher, dass Sie die Vorschriften in Bezug auf die Ausrüstung einhalten und auf alle Auditanforderungen reagieren können. Indem Sie Ihr Team darüber hinaus auf bevorstehende Anforderungen aufmerksam machen (z. B. Software-Updates, regelmäßige Routinewartungen oder Geräte, die das Ende ihrer Lebensdauer erreichen), können Sie Entscheidungsträgern proaktiv Maßnahmen empfehlen und so die Effizienz Ihres Unternehmens steigern.“ – Wie man den Wert von IT Asset Management demonstriert, SolarWinds; Twitter:@SolarWinds

21. Berücksichtigen Sie regulatorische und sicherheitsrelevante Anforderungen . „Die meisten Mitarbeiter, die in einer Büroumgebung arbeiten, haben vom Unternehmen bereitgestellte Desktops, und Unternehmen werden zunehmend mit mobiler IT wie Smartphones und Tablets ausgestattet. Eine IT-Asset-Management-Lösung hilft, Diebstahl und ungewollte Übertragungen zu verhindern, optimiert die Koordination der Wartung und ermöglicht einen schnellen Austausch, wenn Assets ausfallen. Bestimmte Unternehmen und sogar IT-Unternehmen, die Drittanbieterdienste für stark regulierte Branchen anbieten, müssen möglicherweise über eine IT-Asset-Tracking-Lösung verfügen, die Mindeststandards erfüllt.“ – Asset Tracking:Kundenspezifische Systeme und Lösungen zur Überwachung und Verfolgung von Assets in einer Reihe von Branchen, Camcode; Twitter:@camcode

22. Sammeln Sie kontinuierliches Feedback . „Ihr ITAM-Prozess ist nicht statisch. Versuchen Sie, Ihren Prozess kontinuierlich zu verbessern und zu verfeinern. Halten Sie eine offene Kommunikation mit Ihrem designierten ITAM-Team. Holen Sie ihr Feedback darüber ein, wie die Dinge laufen und was sie von Ihnen benötigen, um effektiver zu arbeiten. Holen Sie Feedback von Mitarbeitern außerhalb des ITAM-Teams ein und fragen Sie sie, wie sie die Funktionsweise des Programms wahrnehmen.“ – Erfolgreiches IT Asset Management:5 Best Practices, Tech Dump; Twitter:@TechDumpMN

Best Practices für IT-Asset-Tagging und -Tracking

23. Bewahren Sie wichtige Informationen für jedes Asset auf . „Die zu jedem Hardware-Asset gespeicherten Informationen müssen zumindest sicherstellen, dass das Asset eindeutig identifiziert werden kann. Um Hardware-Assets zu optimieren, müssen IT-Administratoren zusätzliche Informationen in Bezug auf Garantie, Supportverträge, Wartung und andere Variablen aufbewahren. Das Hardware-Asset-Management muss auch Daten zur Unterstützung von SAM enthalten.“ – Wie Sie Ihr IT-Inventar effektiv verwalten, Comparesoft; Twitter:@comparesoft

24. Verfolgen Sie den gesamten Lebenszyklus von IT-Assets. . „Einer der Hauptprozesse des IT-Asset-Managements ist die Verfolgung des gesamten Lebenszyklus Ihrer Assets. Dazu gehören Mitarbeiteranfragen für einen neuen Vermögenswert, die Genehmigung durch das Management, Beschaffung, Bereitstellung, Recycling und Stilllegung. Eine ITAM-Strategie hilft dabei, die richtigen Verfahren für eine reibungslose Abwicklung dieser Prozesse festzulegen. Die Verwaltung jedes Teils des Asset-Lebenszyklus unterstützt die IT dabei, den Mitarbeitern einen qualitativ hochwertigen Service zu bieten und sie auf dem Laufenden zu halten, damit sie die richtigen Entscheidungen treffen können.“ – Was sind IT-Asset-Management-Prozesse?, Vizor; Twitter:@VIZOR_cloud

25. Verstehen Sie die wahren Kosten jedes Vermögenswerts . „Jeder Vermögenswert hat seinen Preis, und Geld ist die Geschäftssprache. Integrieren Sie ITAM in das IT-Finanzmanagement, um mehr Respekt vom Rest Ihres Unternehmens zu erlangen. Sie können die Kosten regelmäßig durch Showback- oder Chargeback-Rechnungen kommunizieren und das Finanzmanagement nutzen, um die Nachfrage zu steuern und eine kostenbewusste Kultur zu fördern.“ – Brian Hollandsworth, 10 Tipps, wie man die IT-Asset-Management-Challenge gewinnt, Network World; Twitter:@networkworld

26. Standardisieren Sie Ihre Definition von IT-Ressourcen . „Nicht standardmäßige IT-Ausrüstung und -Software können ein Unternehmen viel Geld kosten. Dies führt dazu, dass IT-Mitarbeiter weniger produktiv sind, da ihnen das Fachwissen zur Verwaltung der nicht standardmäßigen Assets fehlt, sodass jedes Problem zu einem Lernprozess führt. Die Anwendung von Standards auf IT-Ressourcen macht nicht nur die IT-Mitarbeiter produktiver, sondern auch die Benutzer sind produktiver bei der Interaktion mit Systemen und Daten, mit denen sie vertraut sind.“ – Was ist IT Asset Management?, Freshworks; Twitter:@freshserviceapp

27. Berücksichtigen und minimieren Sie verlorene Hardware . „Weitere Kosten umfassten Erkennung, Forensik, Produktivitätsverlust, verlorenes geistiges Eigentum, Datenschutzverletzungen sowie Rechts-, Beratungs- und Regulierungskosten. Fast die Hälfte (46 Prozent) der vermissten Laptops enthielt vertrauliche Daten. Die Zahl der fehlenden Laptops und die damit verbundenen Kosten dürften heute höher sein als noch vor zehn Jahren. Das Problem wird durch eine Rekordzahl von Mitarbeitern verschärft, die von zu Hause aus mit einer wachsenden Anzahl von Geräten arbeiten.“ – The Critical Role of IT Asset Management in a Work-from-Home World, Technologent; Twitter:@technologent

28. Beginnen Sie mit einer Teilmenge von Assets . „Wenn Sie mit einer kleineren Teilmenge beginnen, haben Sie die Möglichkeit, die Assets mit der größten Wirkung auszuwählen, z. Arbeitsplätze. Wenn Sie jedoch auf Workstations abzielen, können Sie diese Prozesse in Schritt eins in die Tat umsetzen und sehen, wie sie funktionieren. Sie können eine bessere Arbeitsbeziehung mit dem Support-Team und dem Service Desk rund um die „Was tun, wenn“-Situationen aufbauen. Sobald alle Probleme behoben sind, können Sie mit der Verwaltung der nächsten Teilmenge von Assets auf Ihrer Liste beginnen. Der nächste Batch wird reibungsloser ablaufen und Sie können die Verwaltung dieser Assets schneller beschleunigen.“ – Yvette Mathews, Tipps für effektives IT-Asset-Management, ITS; Twitter:@ITS_Partners

29. Verwenden Sie Barcodes, um die Asset-Allokation zu verbessern . „Zusammen mit dem Check-in/Check-out-System hat ein Barcode-Scanner die Fähigkeit, den Asset-Standort basierend auf der Rolle, Position oder Abteilung des neuen Benutzers automatisch vorzuschlagen. Zum Beispiel muss sich Demi aus der Personalabteilung für drei Tage einen Laptop leihen. Basierend auf ihrer Abteilung schlägt der Check-out-Workflow den Asset-Standort Raum 305 vor, der der Standort der Personalabteilung ist. So wissen Sie immer, wer was wo hat. Durch die Verfolgung des Standorts von Vermögenswerten wird sichergestellt, dass Unternehmen die Kontrolle über ihr Kreditprogramm behalten.“ – Erhöhen Sie die Effizienz des IT-Asset-Managements mit Barcode-Scannern, Vizor; Twitter:@VIZOR_cloud

30. Wählen Sie wichtige Messwerte zum Nachverfolgen aus . „Zusätzlich zu allgemeinen Informationen wie Anbietern, Netzwerkkonfigurationsdaten, Standorten, Benutzerinformationen, Lizenzen, Kauf- und Entsorgungsinformationen und Finanzinformationen sollten wichtige Kennzahlen, die mit Ihren Zielen verknüpft sind, für die Berichterstattung identifiziert werden. Wenn das Ziel beispielsweise darin besteht, Kaufentscheidungen zu verbessern, verfolgen Sie Metriken wie die Abschreibungsrate von Vermögenswerten, durchschnittliche Wartungskosten und durchschnittlich gezahlte Strafen für Mietverstöße.“ – Farida Ali, 7 BEST PRACTICES FÜR IT-ASSET-MANAGEMENT (ITAM), Dynamisch; Twitter:@DynamicFutureIT

31. Entscheiden Sie, ob IT-Ressourcen verwaltet oder nicht verwaltet werden sollen . „Entsprechend den damit verbundenen Risiken sollten IT-Assets als verwaltet oder nicht verwaltet klassifiziert werden. Die erste Kategorie sollte Laptops, Desktops, Mobilgeräte und Server umfassen. Diese sollten täglich eingecheckt werden. Die nicht verwaltete Kategorie sollte IT-Ressourcen umfassen, die keine sensiblen Daten enthalten – Hubs, Monitore, Drucker.“ – Elena Georgescu, Best Practices für das IT-Asset-Management:Ein Überblick, Heimdal Security; Twitter:@HeimdalSecurity

32. Verstehen Sie den Zustand jedes Vermögenswerts. „Seien Sie sich des Anlagenzustands bewusst, indem Sie die wichtigsten Kennzahlen verfolgen. These metrics won’t just track basic information; they’ll track key data tied to business objectives. If you have a good understanding of asset condition, you’re more prepared for audits and any other unexpected challenges that might come up over the asset lifecycle. This leads to improvement in service to end-users, compliance, and spending on purchasing and managing assets.” – IT Asset Management (ITAM) Best Practices Guide, Crossfuse; Twitter:@crossfuze

33. Use both barcodes and RFID for asset tagging . “While the serial number is a key data point for all assets, it should not be used as the standard data point for tracking and reporting purposes in isolation. Barcoding is the preferred route. This allows for a consistent, key identifier for all assets in a standard format. Bar coding also allows for a more controlled inventory. Tags can be tracked and assets visually confirmed as well as being captured within the inventory. RFID asset tags are becoming more standard in the datacentre and server environment, and also with other assets that organizations don’t want to leave the premises. Overall, having an RFID and Barcoded asset tagging solution will bring greater management and security to hardware assets.” – David Foxen, Quick guide to Hardware Asset Tagging, The ITAM Review; Twitter:@itamreview

34. Use structured documentation . “There’s more to IT asset management than just writing stuff down. That sort of flat documentation doesn’t really add a ton of value. Structured documentation does, because it enables you to link things together in meaningful ways. So you know which user has which hardware, which software and which passwords. Flat documentation can tell you that your client has ten computers. Structured documentation tells you which user has which computer, what that computer is connected to, and what they use it for. Being able to flow seamlessly through different asset types allows you to get actual value from the documentation you’re using.” – IT Asset Management Best Practices, IT Glue; Twitter:@itglue

35. Identify underused IT assets . “Underused IT assets lead to wasted time and money, preventing the most efficient flow of work and critical processes. And with all the complex multi-cloud environments, cybersecurity threats and compliance requirements to address, organizations are realizing that ITAM is now a business necessity. To reap the many benefits of ITAM, organizations should carefully vet Asset Management offerings to ensure that they contain the key elements for successful IT asset management.” – Dr. Akhil Sahai, How better asset management can take your business to the next level, ITProPortal; Twitter:@ITProPortal

General IT Asset Management Best Practices

36. Streamline hardware and software. “When managing your assets, you’ll need to have both the correct hardware and software, and you’ll need to ensure the two are well-integrated. They should work well in tandem without any compatibility issues. Your hardware is just as important as the software component within your asset management system.” – 5 Asset Management Best Practices, Wasp; Twitter:@waspbarcode

37. Plan ahead for maintenance needs . “While it’s nice to think that technology will just work the way it should all the time, that’s not practical or realistic. You should plan for maintenance—both regularly scheduled maintenance and unexpected maintenance. That could mean having one or two laptops on hand as ready-to-go replacements, or it might be as simple as having a plan for what employees should do if their tech equipment keeps them from routine tasks for a while.” – The quick guide to hardware asset management, RedNight Consulting; Twitter:@RedNightConsult

38. Protect your assets from theft . “The theft of fixed assets is a multifaceted security challenge that different types of organizations have to confront day to day. From medical devices in hospitals and computers in schools or business premises to bulldozers on construction sites and inventories in warehouses—there is the need to implement technical, physical, and logical antitheft measures to prevent the loss of expensive and business-critical tools.” – 7 Ways to Protect Fixed Assets Against Theft, GoCodes; Twitter:@gokodes

39. Conduct audits to avoid compliance penalties . “More than likely, companies that face penalty fees don’t intend to operate their IT assets outside of compliance, but the consequences are the same regardless of intent. To ensure compliance and avoid costly vendor penalties, IT Asset Managers should conduct regular internal audits to get out front of compliance risks. – Lauren Suggett, The Role of Compliance in IT Asset Management, Nitro Software

40. Review ISO standards for IT asset management . “The International Standards Organization (ISO) maintains the officially recognized standards for IT asset management. Before addressing your IT assets, examine the ISO standards, and consider the processes and IT software tools to put into place. This upfront planning is worth the effort. A successful IT asset management implementation helps you make the most of your organization’s technology adoption and growth.” – Robert Izquierdo, A Beginner’s Guide to IT Asset Management, The Blueprint

41. Consider using a configuration management database (CMBD) . “Do you have a CMDB? It’s not necessary for all organizations, but it can be a useful way to:

• Manage configuration items (Cis), including IT assets
• Understand how CIs and assets are interconnected and what services they support.
• Normalize data from multiple sources.

Be thoughtful about what data you choose to feed the CMDB. While it can be an important single source of truth, it doesn’t need to contain every piece of data you have. Only include what adds value.” – Kirstie Magowan, 7 Tips for Efficient IT Hardware Inventory Management, BMC; Twitter:@bmcsoftware

42. Govern the entire IT asset management process . “You constantly face mounting pressure to forecast and budget IT resources, cut costs, and improve departmental efficiency. To be successful, you need to control the entire asset management process, budget and risks against the desired performance of the assets. Your best shot at being efficient is to centralize this activity using a cross-functional team.” – Norm Brien, IT asset management:How to be efficient, CIO; Twitter:@CIOonline

43. Keep assets up-to-date . “The best security measure against cyberattacks is to ensure your IT hardware and software is up-to-date with the latest firewall and other cybersecurity measures. It starts with IT asset management! Regular monitoring of IT assets would keep you informed of the lifecycle of your hardware and software so that you can update them as needed.” – Haziqa Ishtiaq, How important Is IT Asset Management for an Organization?, GoodFirms; Twitter:@GoodFirms

44. Avoid unnecessary IT expenses . “After an audit, either internal or external, some stakeholders are dismayed to find a striking gap between what they thought they had at their disposal and what their assets and inventory actually are. The ability to run accurate economic, sales, and marketing models is invaluable. It makes negotiations with third parties and clients easier and more profitable. In addition, when accurate numbers are in place, decision makers can relocate, sell, update or reorganize IT assets. Any one of these options will make a tremendous difference in a company’s budget.” – IT Asset Management:Benefits and How to Get Started, Go Codes; Twitter:@gokodes

45. Consolidate IT assets . “When planning for your future technology needs, it’s important to consider cleaning up and streamlining your existing IT infrastructure. IT consolidation is a process by which redundant systems are merged together and simplified. By merging systems together, you can reduce your IT costs, streamline your support tasks and increase the overall productivity of your business.” – Planning for future technology and IT needs, RedNight Consulting; Twitter:@RedNightConsulting

46. Adopt an asset management mindset . “Asset management practices define the actions to be taken to protect and preserve technology assets – from physical locks on equipment to inventory tags. In conjunction, policy provides the “asset management mindset”. This mindset acknowledges that”technology assets are important to us and we take them seriously enough to put up with protective controls”. To realize all of the intended benefits, this mindset must be integrated into daily operations and the corporate culture — and this is achieved through adopted policy.” – Protecting Business Interests With Policies for IT Asset Management, IT Toolkit; Twitter:@ittoolkitcom

47. Apply ITAM learning to the budgeting process . “IT hardware asset management entails the tracking of physical components of computers and networks in order to create an inventory of all hardware assets in the IT department. This inventory helps you track the lifecycle of hardware including how long you’ve had components, expiration of components, etc. With this information, you can make better budgetary decisions for the future based on what you think you will need.” – What Are The Best Practices for ITAM?, Insource; Twitter:@InsourceInc

48. Carefully manage ITAM investments as a small business . “Every penny counts for small businesses, and it’s easy for many to fall into the trap where a hesitancy to invest in IT asset management costs them much more in the long-run. Getting started typically involves conducting an internal audit to identify all IT assets the organization currently owns. This can be a daunting and time-consuming job, even with tools available that can help. For that reason, outsourcing IT asset management and other IT responsibilities to a managed services provider can often be a more cost-effective and efficient solution.” – IT Asset Management Best Practices for 2021, NinjaRMM; Twitter:@NinjaRMM

49. Don’t confuse ITAM and configuration management . “In most cases, configuration information is simply not suitable or not reliable enough for IT asset management purposes. For example, Configuration Manager determines the primary user of a computer, however, this can be determined based on how the administrator has configured the setting—either most recent, frequent or primary. Similarly, using an IP address to determine a computer’s physical whereabouts isn’t always precise or accurate; few IT organizations optimize IP address subnet allocation to readily map to locations as they’re defined for IT asset management.” – Brian Field, Don’t Confuse IT Asset Management and Configuration Management, Provance; Twitter:@provance

50. Form a dedicated IT asset management team . “Select a small but knowledgeable group of IT professionals and task them to identify the organization’s needs. This core group should define the goals of the program, determine what information the ITAM process should provide, who needs the output, research available ITAM tools and establish a budget. They will need to work with other parts of the organization and have the authority to make decisions regarding the ITAM practice. Once the plan is approved, the ITAM team would be responsible for full implementation.” – Ed Cartier, IT Asset Management Best Practices, xAssets; Twitter:@x_assets