50 bewährte Facility Management Tipps & Best Practices

Ob gefeierter, erfahrener Facility Manager oder Aspirant – dieser Job erfordert kontinuierliche Weiterbildung und wertvolle Ratschläge, besonders bei der Implementierung neuer Technologien.

Wir haben 50 der hilfreichsten, anwendbarsten Tipps und Best Practices von den klügsten Köpfen des Facility Managements zusammengetragen. Nehmen Sie sich Zeit, diese durchzugehen – damit auch Sie Ihre Facility so modern und sicher wie möglich gestalten können.

Wir haben die Best Practices nach Themen gegliedert. Klicken Sie auf die Links, um zu den für Sie relevantesten Tipps zu springen.

• Tipps zur Senkung der Betriebskosten
• Präventive Wartungstipps
• Personalmanagement & Kommunikation
• Technologie, Tools, Software & Metriken nutzen
• Inventar- & Asset-Management

Tipps zur Senkung der Betriebskosten

1. Nachtbeleuchtung reduzieren. „Je nach Betrieb und Schaltung der Außenbeleuchtung können Sie einen ‚Sparmodus‘ für die Nacht schaffen, wenn die Belegung minimal ist. Perimeter-Beleuchtung an Grundstücksgrenzen, alle Ein- und Ausfahrten, Hauptwege beleuchtet lassen.

„Sicherstellen, dass Beleuchtung nah am Gebäude und an allen Ein-/Ausgängen sowie Notbeleuchtung an Wegen aktiv bleibt. Zwischen diesen Zonen liegende Beleuchtung identifizieren und in der Lichtsteuerung so konfigurieren, dass wenig frequentierte Zonen/Stromkreise abgeschaltet werden können.“ — Mark Sanderson, zitiert nach Brandon Lorenz, Ten Tips For Facility Managers To Cut Energy Costs, FacilitiesNet

2. Alte Beleuchtung durch LED ersetzen. „Memorial Sloan-Kettering Cancer Center wählte LEDs für ein 24/7-Parkhaus – halbierter Stromverbrauch. Mediapolis Community Schools (IA) rüstete Außenbeleuchtung auf LED um.

‚Die meisten alten Leuchten waren 250 oder 175 Watt. Ersetzt durch 30-Watt-LED. 70-Watt durch 20-Watt-LED, 70-Watt-Einbauleuchten durch 10-Watt-LED. Attraktive Rückvergütung vom Energieversorger plus monatliche Stromkosteneinsparung.‘ — Dennis Breuer, zitiert nach Janelle Penny, Top 12 Strategies to Maximize Cost Savings, Buildings Magazine; Twitter: @BuildingsMedia

3. Nachhaltiges Facility-Design umsetzen. „Nachhaltiges Design ist erreichbarer und bezahlbarer denn je – besonders bei Jahres-Sicht statt Tages-Sicht. Es genießt hohes öffentliches Ansehen, ein Extra-Anreiz für Unternehmen, die soziale/ökologische Verantwortung stärken wollen.“ — David Verner, Reducing Industrial Facility Costs with Sustainable Planning, Area Development; Twitter: @areaDevelopment

4. Gesamtkosten aller Facility-Arbeiten kennen (direkt & indirekt). „Für Ungeübte wirkt Facility Maintenance wie ein schwarzes Kostenloch. Kosten addieren sich, aber ohne Abweichungen endet die Analyse dort. FM-Manager kennen alle Nuancen jedes Arbeitsauftrags – Komplexität und Overhead.

„Viele Variablen beeinflussen den Gesamtkosten pro Service: Anfahrtskosten, Material, weitere direkte/indirekte operative Kosten.“ — Sean Hartnett, How to Calculate the True Cost of Facilities Maintenance, SMS Assist; Twitter: @SMSAssistLLC

5. Weniger offensichtliche Verbesserungen beachten, die Energieverbrauch beeinflussen. „Manche Energieprojekte sind für Nutzer unsichtbar, primär zur Lastreduktion: Kältemaschinen- und Lüfter-Upgrades. Bessere Temperaturkontrolle für Nutzer ist Nebeneffekt, nicht Primärziel.

„Betriebliche Änderungen: HVAC- und Beleuchtungslaufzeiten reduzieren, Absenktemperaturen ändern – minimaler Aufwand, keine direkte Nutzerbeeinträchtigung, aber große Stromlastreduktion. Zusammenarbeit mit Building Operations Team kann beeindruckende Lastreduktionen erzielen.“ — Jim Newman & Marcus Springer, Be a Hero With Lower Operating Costs in Your Building, FMLink; Twitter: @FMLinkGroupLLC

6. Gebäudedämmung nicht vergessen. „Alle Gewerbebauten sind gedämmt; Bauvorschriften schreiben Mindestdämmung vor. Leider oft nur Minimalstandard wegen Budgetzwängen. Bauherr ≠ Betreiber/Eigentümer – unterschiedliche Budgetperspektiven.

„Bessere Dämmung = bessere Effizienz. Wo möglich, Dämmung erhöhen für sofortigen Komfortgewinn. Maßnahmen: energieeffiziente Fenster/Beleuchtung, Dachsanierung zur Minimierung solaren Eintrags.“ — Tips to Reduce Commercial Heating and Cooling Costs, Total System Services

7. Strategisches Sourcing für richtige Facility-Lieferanten. „Passende Lieferanten für Facility-Wartung zu finden ist schwierig, zeitaufwändig. Von Reinigung über Grünpflege bis Wartungsmaterial: Äpfel-mit-Äpfel-Angebote, klare Service-Level-Verträge, Validierung von Servicequalität & Produktivität sind kritisch für Projekterfolg.

„Kostensenkungsversuche werden durch Sicherheits- und Komfortstandards für Mitarbeiter begrenzt. Viele Orgs zahlen daher Premium an FM-Lieferanten.“ — Strategic Sourcing Strategies For The Facilities Maintenance and Facilities Management Category, Source One Management Services; Twitter: @getsavings

8. Kesselanlage als großes Effizienzpotenzial. „Moderne Kessel erreichen 96 % Wirkungsgrad (Brennwerttechnik); typische Gebäude nutzen aber Atmosphärenkessel – kaum fortschrittlicher als Bunsenbrenner. Zuverlässig, aber teuer im Betrieb. Meist zur Minimierung der Baukosten installiert, langfristige Energieauswirkungen bleiben am Betriebsbudget hängen.“ — Ross Morley & Ed Porasz, Six Energy Audit Tips for Building Managers, REMI Network; Twitter: @REMINetwork

9. Professionelles Energieaudit terminieren. „Energieaudit identifiziert systematisch Möglichkeiten zur Energiereduktion in institutionellen/gewerblichen Einrichtungen – senkt Betriebskosten. Fokussierung ist für Maintenance/Engineering Manager entscheidend.

„Audit-Umfang hängt ab von: Investitionsbereitschaft in Energieeffizienz, Facility-Komplexität, gewünschter Detailtiefe. Diese Faktoren helfen bei der Wahl des passenden Audit-Levels.“ — David Cosaboon, Which Energy Audit is Right for Your Facility?, FacilitiesNet

10. Großes Effizienzpotenzial in Küchenenergie identifizieren. „Gewerbeküchen verbrauchen ~2,5× mehr Energie/qm als andere Gewerbeflächen (US EPA). Davon nur ~40 % für Zubereitung/Lagerung (UK Carbon Trust) – viel Energie verpufft in der Küche.

„Technologie für drastische Verbrauchsreduktion existiert: CO2-Fußabdruck-Reduktion, signifikante Kosteneinsparung. EPA: Strategische Investitionen senken Energiekosten 10–30 %; FCSI schätzt bis 40 % = 3–6 % der Betriebskosten.“ — Energy Efficiency in the Kitchen, Green Hotelier; Twitter: @green_hotelier

11. Gesamte Lebenszykluskosten eines Gebäudes betrachten. „Lebenszykluskosten messen Infrastrukturverbesserungskosten über Zeit. Ermöglicht FM-Profis zu bewerten, ob Upgrade-Kosten über Lebensdauer Vorteile gegenüber eingesparten Betriebskosten bieten. Vorteilhaft = gute Investition.“ — Answers to 8 Common Building Operation Cost Questions, Enervise

Präventive Wartungstipps

12. PM-Anteil an allen Wartungsaktivitäten messen. „Performance-Maße für PM-Prozess entwickeln, Fokus auf PM-Arbeitsstunden vs. Gesamtwartung. PM-Stunden sollten höchsten Prozentsatz ausmachen. Scheint unmöglich, ist aber langfristig erreichbar.“ — Michael Cowley, 5 Tips for Successful Preventive Maintenance, FacilitiesNet

13. Plan aufstellen und einhalten. „Präventive Wartung ist reine Planung. Jedes Equipment braucht einen Plan: Welche Wartung, wann. Plan sichert Equipment-Zustand über Lebensdauer, hilft bei Personalplanung & Budgeteinhaltung. Einmal fertig – nie davon abweichen.“ — Lisa Richards, 7 Preventative Maintenance Tips for Your Facility, MAPCON; Twitter: @MAPOCONtech

14. Auf spezifische Ausfallmodelle fokussieren. „Ausfallmodi = ‚Wie etwas versagt‘. Beispiel Flachdach: Ein Modus = ‚Membrandurchdringung‘, Ursachen vielfältig. Kenntnis der Modi & Ursachen eines wartbaren Elements (z. B. Membrandach) ermöglicht Früherkennung von Ausfällen (Nicht-Erfüllung Nutzeranforderung) – Reparatur vor Betriebsbeeinträchtigung.“ — Ricky Smith, Five Tips For Optimizing A Facility Preventive Maintenance Program, Engineered Systems Magazine; Twitter: @esmagazine

15. Proaktiven Rundgang für „kleine“ Probleme machen. „Kleine Probleme jetzt lösen, bevor sie groß werden. Details beachten = riesige Verbesserungen in Optik & Funktion. Facility-Service-Dienstleister, Reinigungsfirma, Hausmeister mitnehmen – Fokus auf übersehene Details. Prüfen: Türen (Dichtungen, Stopper, klemmende Schlösser), Kantenschutz, Fliesen/Fugen, Lichtschalter/Abdeckungen, Deckenplatten, Arbeitsplatten/Regale, Schränke/Scharniere, Feuerlöscher.

„Frischer Kitt & neuer Anstrich lassen alles frischer wirken – wärmeres Wetter macht Frühling ideal für ästhetisches Facelift.“ — Bob Clarke, 6 Spring Maintenance Tips for Facilities, Buildings Magazine; Twitter: @BuildingsMedia

16. Unterschied zwischen predictive, preventive, reactive Maintenance kennen. „Drei Ansätze im Facility Management:

• Reaktiv – ‚Reparieren, wenn kaputt‘
• Präventiv – ‚Prüfen & reparieren, bevor es kaputtgeht‘
• Prädiktiv – ‚Technologie nutzen, um Probleme vorherzusagen & wartungstechnisch vorzubeugen‘

Häufigster Typ: Reaktiv. Laut Akita Box: 85 % der Wartungsausgaben fließen in reaktive Wartung. Grund: scheinbar billigst. Realität: Nur billig, solange alles läuft. Aber: Dinge laufen nicht immer glatt.“ — Neal Peters, Top Ways to Reduce Maintenance Costs for Your Facility, DPM Care; Twitter: @dpmcare

17. Arbeitszeit vs. Leerlaufzeit unterscheiden. „PM kann auf Equipment-Zähler basieren. Diese unterscheiden aber nicht zwischen Arbeits- und Leerlauf. Maschine 20 % im Leerlauf → PM häufiger als nötig. Wenn Leerlauf vorhersehbar: PM auf größere Zählerintervalle legen.“ — 7 Tips To Plan Equipment Preventive Maintenance, SM Global

18. Sicherstellen, dass PM-Aufgaben dem Equipment nützen. „Zahnstangen-Ritzel einer Balkensäge fetten → Fett & Sägespäne verfestigen sich in Getriebe, blockieren Bewegung. Unsicher bei Aufgaben? Equipment-Vertreter fragen.“ — 10 Tips for Preventative Maintenance, Stiles Machinery; @StilesMachinery

19. Zukünftige Ersatzteilbedarfe antizipieren. „Ersatzteile rechtzeitig vor großem PM-Termin verfügbar zu haben ist kritisch. Asset-Management-Software prüft Teileverfügbarkeit für Termine fälliger Arbeitsaufträge. Report identifiziert unzureichende Teile für künftige Aufträge. Fehlende Teile vorab bestellen statt auf Nachbestellgrenzen zu warten.“ — 7 Tips for Better Equipment Preventive Maintenance, Nexgen Asset Management; Twitter: @nexgenam1

Personalmanagement & Kommunikation

20. Verschiedene Kommunikationsmethoden nutzen. „Angemessene Wiederholung & Verstärkung nötig. Durchschnittlicher Mitarbeiter wird bei der Arbeit mit 300+ Nachrichten bombardiert, außerhalb vielfach mehr. Eine Botschaft zu platzieren kann 12 Wiederholungen erfordern.“ — John Finney, zitiert in Facilities Maintenance Decisions Magazine, For Good Facility Management Communication, Keep Three Points in Mind; Twitter: @maintenance_mag

21. Verfügbaren Arbeitsraum optimal nutzen. „Fläche kostet Geld. Wir bewegen uns Richtung virtueller/mobiler Arbeit. Investition in neue Workplace-Designs für diese Arbeitsweisen bei steigender Flächennutzung = beeindruckende Kosteneinsparungen. Flexible Workstations, Distributed/Mobile Workplace Strategies – Wege zur Wertmaximierung bestehender Immobilien. Reinvestition in weniger, aber bessere Flächen.“ — 7 Ways to Grow Competitiveness in the Facility Management Industry by 2020, Service Futures; Twitter: @issworld

22. Meister Ihrer physischen Assets sein. Während andere Manager Kunden/Staff managen, managen Sie Facilities & alles darin. Physische Assets Ihres Unternehmens sind so wichtig wie Human Resources – Sie sind der Experte. Ob Datensammlung oder Beitrag zum Unternehmensergebnis: Ihr Input ist wertvoll für Unternehmensentscheidungen. Einkaufspraktiken ändern oder auf energieeffizientes Heizen umstellen? Statement setzen, mit Daten & Erfahrung untermauern. — James McDonald, 5 Things Facilities Managers Must Do to Gain Respect & Clout, iOffice; Twitter: @iofficecorp

23. Klare Definitionen für Facility-Arbeitspraktiken setzen. „Workplace Inclusion muss klar definiert sein, bevor Initiativen starten. Nützliche Definition: Inklusives Büro = alle Mitarbeiter mit Respekt behandelt, gleicher Zugang zu Ressourcen & Chancen. FMs sollten darauf aufbauen: Was bedeuten gleicher Zugang, Diversity, Fairness in der eigenen Facility? In Unternehmenswerte aufnehmen → klare Ziele, konkrete Policies.“ — Nick Mason, A Facility Manager's Guide to Inclusive Workplaces, Office Space Software; Twitter: @OfficeSpaceSw

24. Design für soziale Zeit & Räume planen. „Gemeinsamzeit einplanen: Soziale Räume für Mitarbeiter designen – Kantine, Pausenraum, Spieleraum, Fitness, Community Garden. Orte für Entspannung & Sozialisation in weniger strukturierter Atmosphäre → neue Verbindungen zwischen Abteilungen & Managementebenen.“ — Tiffany Bloodworth Rivers, 7 Tips to Help Facilities Managers Make The Workplace A Stress Free Zone, iOffice; Twitter: @iOfficeCorp

25. Grundlegende Aktivitäten von Outsourcing zu Insourcing verlagern. „Kostensenkung nicht nur durch Personalverschiebung, sondern Arbeitsverlagerung. Outsourcing-Verträge prüfen: Skalierbar? Inhouse machbar? Bechtol macht das seit Jahren – Malern, Reinigen durch eigenes Personal & Überstunden – in toughen Zeiten noch wertvoller.“ — Nancy Bechtol, zitiert nach Greg Zimmerman, Facilities Maintenance Decisions Magazine; Twitter: @maintenancemag

26. Formale Inhouse-Prozesse für Mitarbeiterentwicklung schaffen. „‚Wir bauen eine Bank‘. Konzept: formale Identifikation interner Talente in Gewerken. Auswahl wettbewerbsbasiert: Potenzial vs. Skills. Beförderung zu Worker/Helper-Level, Training bis Full-Mechanic-Level mit Zertifizierungen/Lizenzen.“ — Robin Morey, zitiert nach Higher Ed Facilities Forum, Dealing with an Aging Facilities Management Workforce; Twitter: @HEFForum

27. Bei FM-Outsourcing: Agilen Partner wählen, der sich anpasst. „Einziger größter Vorteil kleinerer Anbieter: Frontline-Staff kann kreativ sein, Prozesse ändern, implementieren. → Kunde erhält passgenauere Lösung, höheren Wert, stärkere Beziehung.“ — Andrew Hulbert, zitiert nach Kevin Stanley, The Art of Delegation, FMWorld; Twitter: @fm_world

28. Abteilung bei Budgetpräsentationen klug verkaufen. „Budgets immer mit Response auf reales Problem führen. Zwangsläufiger, missionsbasierter Grund für jeden Budgetposten. Spezifische Info zu Wie & Warum der Zahlen hilft C-Suite, Budgetvernunft zu erkennen.“ — Tim Woodley, zitiert nach David Spence, 5 Budgeting Tips for Facilities Managers, Office Space; Twitter: @officespacesw

29. Arbeitsauftragsprozess automatisieren. „Automatisierung entfernt menschlichen Fehler. Menschen aus dem Prozess nehmen → nichts wird übersehen. Erstellen, tracken, bearbeiten, automatisch kommunizieren. Platz 1 auf der Liste – Lieblingsgewohnheit & wohl wichtigste! Mitarbeiterprobleme dürfen Betrieb nicht bremsen oder Stress erhöhen.“ — The 7 Habits of Highly Effective Facility Managers, 24/7 Software; Twitter: @247_software

Technologie, Tools, Software & Metriken nutzen

30. Software für Organisation & Informationszugriff nutzen. „Viele Softwareoptionen unterstützen FMs bei Organisation & Straffung täglicher Aufgaben: Wartungsmanagement, Besucherlogging für Sicherheit. Umfassende FM-Software: z. B. NetFacilities, webbasiert, zentralisiert Vendoren, Arbeitsaufträge, Asset-Management, PM an einem Ort.“ — Neal Peters, Top Technology Tools for Facility Managers, DPM Care; Twitter: @dpmcare

31. Moderne Smart-Sensor-Lösungen für Kostensenkung & Fähigkeitserweiterung. „Gebäude mit Smart Sensors bestücken → drastisch reduzierte Betriebskosten, gesteigerte Produktivität, verbesseter Nutzerkomfort. Detaillierte Infos zu Anwesenheit, Standort, Anzahl, Aktivität der Nutzer → signifikante FM-Optimierung. Hot Desking, Meetingraum-Buchung, optimierte Raumplanung, Energieeinsparung – unmittelbare Use Cases.“ — Itamar Roth, Facility Management Is Facilitated By Smart Sensors, Facilities Executive; Twitter: @facilityexec

32. HVAC per Software remote managen. „Spannendste FM-Software-Feature: Heizung/Kühlung remote steuern oder programmierbaren Thermostat für tageszeitabhängige Temperaturen. Facility Planner analysieren Energy Use von HVAC. Leadership nutzt ‚Business Intelligence‘ für Thermostateinstellungen → maximale Energiekosteneinsparung. Tools teils auf Smartphones portierbar für Remote-Management.“ — 10 Ways Software Can Help with Facilities Management, SelectHub; Twitter: @selecthub

33. Software zur Compliance-Doppelprüfung nutzen. „Maintenance/FM-Systeme müssen nationale/globale Regularien einhalten. Zufällige Audits/Inspektionen durch Behörden. Maintenance-Software beweist regulatorische Konformität, reduziert Papierkram & Audit-Vorbereitung. Reports über Wartung an kritischen Maschinen → Konformität nachweisbar, Non-Compliance-Risiko minimiert.“ — 7 Steps to Successful Facilities Management, Fasttac; Twitter: @fasttac

34. FM-KPIs sollten Fehler & Chancen aufzeigen. „KPIs deuten auf Chancen & Fehler hin. Gepaart mit IoT & Energiemanagement: verpasste Wartungsaufgaben, Hochfrequenzbereiche, Maschinenprobleme hervorheben. Beispiel: % geplante vs. reaktive Wartung. Spart Präventiv mehr als Reparatur bei Ausfall?“ — 7 Tips for Creating Facilities Management KPIs, Entouch Controls

35. Building Information Monitoring für Systemperformance. „Energie- & Wassernutzung engmaschig überwachen → reduzierte Betriebskosten. Owner überwachen/analysieren Multi-System-Performance: Klima, automatische Dimmer, Wasserverbrauch → BIM führt zu bedachterer Energienutzung, geringeren Kosten, höherem Asset-Wert.“ — Michael Schley, via Jeff Link, BIM for Facilities Management: 4 Tips to Improve Lifecycle Performance and Reduce Costs, Autodesk; Twitter: @autodesk

36. Fortgeschrittene automatisierte Zutrittslösungen prüfen. „Wachsendes Feature: Gesichtserkennung für Zutritt. Sicherer als Key Fobs/Karten – Gesicht vergisst man nicht zuhause. Triple-Benefit: Spezialzugänge entfallen, verlorene Fobs/Karten ersetzen, neue für neue Mitarbeiter ausstellen entfallen.“ — Michael Moulton, 5 Tech Features Facilities Managers Can't Live Without, Teem

37. Kundenorientierte Softwarelösung für Meldungen & Request-Tracking. „Einfache Lösungen für Kunden → zufriedene Kunden, reibungslose Gebäude. Qualitatives Kundenportal: Issues melden, Fortschritt tracken. Kunden fühlen sich gehört, bleiben up-to-date. Digitales Request-System vereinfacht Work-Order-Zuweisung für FM-Team.“ — Top Facilities Management Tips for Long-Term Success, AssetWorks; Twitter: @AssetWorks

38. Thermografie-Technologie deckt unsichtbare Probleme auf. „Facility Maintenance = Segeln unter Eisbergen. Was Techniker nicht sehen, versenkt sie – oder ihre Facilities. Thermografie macht Unsichtbares sichtbar: ausfallende Motoren, elektrische Komponenten, HVAC-Kondensatlecks, defekte Luftkanäle, undichte Dächer. Techniker beheben Probleme vor Eskalation, senken Heiz-/Kühlkosten im Rahmen Nachhaltigkeit.“ — John Anderson, Putting Thermal Imaging to Work in Facility Maintenance, FacilitiesNet

39. FM-Softwaresystem integrieren. „Überraschend viele FMs haben kein echtes System für Space Management. >25 % (28 %) nutzen gar kein FM-System. Weitere 23 % Stift & Papier. Besser als nichts, aber Datensammlung, akkurate Records, Insights bleiben schwierig.“ — The Importance of Facilities Management Systems, Team Support; Twitter: @teamsupport

40. Software für transparente EH&S-Benchmarks nutzen. „FM-Software designed für transparente Health & Safety Benchmarks & Outcomes. Hilft bei Compliance: HIPAA (Healthcare), Sarbanes-Oxley (Finanzen). Dokumentiert Best Practices zur Unfallvermeidung oder – im Worst Case – Fakten bei Arbeitsunfall. Health & Safety Features sparen Zeit & Aufwand für Management, stärken Reputation.“ — 10 Ways Software Can Help with Facilities Management, Select Hub; Twitter: @selecthub

41. Equipment-Criticality-Matrix für Priorisierung. „Methode identifiziert Kritikalität von Equipment/Aufgabe für Business → zeigt Priorisierungsreihenfolge. Criticality-Messung standardisiert: Wie schwer würde Ausfall eines einzelnen Equipments den Betrieb stören?“ — Ashok Sharma & Barry Lawrence, 5 Essential Tools for Facilities Managers, eLearning Industry; Twitter: @elearnindustry

42. Smartsheet: Kollaborationsfeatures für Tabellenkalkulation. „Smartsheet = geteiltes Spreadsheet, aber Features gehen weit über Excel. Kombiniert traditionelles Spreadsheet mit Projektmanagement, Templates, Forms. Mobile Zugriff & kollaboratives Arbeiten.“ — Tiffany Bloodworth Rivers, 9 Easy-To-Use Tools That Will Help Any Facilities Team Collaborate, iOffice; Twitter: @iOfficeCorp

43. Adaptives Workflow-Tracking für diverse Belegschaften. „Business World umarmt größere Remote-Belegschaft. Büros = Kollaboration, Entwicklung, Design. Tagesarbeit oft von zuhause. Tracking von Workflows & Projektaufgaben über diverse Belegschaft nötig. E-Mail-Ping-Pong = hektisch, wichtige Teile gehen im Posteingang verloren.

Wieder Automation: Adaptive Workflow-Tracking-Software mit Echtzeit-Projektfortschritt via Cloud-Plattform wird in wenigen Jahren Norm. Trello, Asana – Beispiele für erfolgreiche Integration in Unternehmen aller Größen.“ — Michael Moulton, 5 Tech Features Facilities Managers Can't Live Without, Teem

Inventar- & Asset-Management

44. FM-Dokumente konsistent & akkurat halten. „Verantwortungsvoller FM muss wissen, wofür er verantwortlich ist. Ohne korrekte Infos → Job nicht machbar. Ohne akkurate Records zum Facility-Zustand → kein FM-Job möglich. Ohne akkurate Doku → kein gutes Vendor-Angebot. Erste Frage: Wo sind As-Built-Pläne? Ohne As-Builts → Angebot deutlich höher.“ — 7 Tips on Reducing Facilities Maintenance Costs and Risks, SKYSITE; Twitter: @skysiteproject

45. Konsistenter Asset-Tagging-Prozess implementieren. „Assets von min. zwei Datenpunkten verifizieren: Barcode & Seriennummer. Bei Asset-Entsorgung kritisch für ‚akkurate & verifizierbare Chain of Custody‘ – mindert Datenschutzverletzungen (besonders IT-Asset-Entsorgung) & sichert Compliance.

„Konsistenter Asset-Tagging-Prozess stellt sicher: Alle eingehenden Assets konsistent klassifiziert & getrackt → einfache Lokalisierung, regelmäßige Wartungspläne, akkurate Records für Audit & Accounting. Klare Policies & Procedures, Team-Training auf genehmigte Tagging-Prozesse → gestraffte Prozesse, positiver Bottom-Line-Impact: bessere Ressourcennutzung, weniger Doppelungen, längere nutzbare Lebensdauer von Investitionen.“ — Varsha Saha, 6 Steps in Asset Tagging Process Flow, Camcode; Twitter: @camcode

46. Assets aktuell halten & Essential vs. Non-Essential klar definieren. „Nach Datensammlung & Wartungsplan: Langfristigen Asset-Inventory-Maintenance-Plan erstellen. Fokus: Updating & Decommissioning. Ein Asset dient trotz Update nicht optimal → Non-Essential, nicht weiter halten. Mit funktionierender Inventarliste & Daten: Kritische Bedarfe & unerwartete Asset-Ausfälle leichter handhabbar – man weiß genau was, wann.“ — Luke Perkerwicz, The Beginners' Guide to Facility Asset Management, AkitaBox; Twitter: @Akitabox

47. Stillgelegte Assets tracken & entsorgen. „So gut Asset-Management auch ist: Irgendwann endet Nutzlebensdauer → Entsorgung. Praktisch: Alle entsorgten Assets im Asset-Register/Software erfassen → nicht im Portfolio enthalten. Entsorgungsformular: Asset-‚Owner‘ erklärt Entsorgungsart, identifiziert Restwert.“ — Gary Watkins, Effective Asset Management for Facilities Managers, Service Works; Twitter: @service_works

48. Asset-Assessment durchführen & Zustände dokumentieren. „Dokumenten-Überblick gewinnen? Erstes: Asset-Assessment. Zustand aller Haupt-Equipment/Systeme erfassen & dokumentieren. Keine Technologie hilft ohne Dokumentation des Bestands. Nach Assessment: Proaktives Wartungsprogramm & Equipment-Ersatzplan starten – 3- bis 5-Jahres-Horizont. Auch 30 Jahre altes Equipment: Ersatzzeitpunkt kennen.“ — 7 Tips on Reducing Facilities Maintenance Costs and Risk, SKYSITE; Twitter: @skysiteproject

49. Strategisches Asset Management in Betracht ziehen. „Strategisches Asset Management integriert Schlüsselbeziehungen zwischen Planung & Ausführung. Das Framework der Entscheidungsfindung ist Schlüssel – ermöglicht informierte Entscheidungen & Korrelation strategischer Ziele mit Ausführungsergebnissen. Wirkt als Integrationsmechanismus zwischen Einzelprojekt & gesamtem Projektportfolio der Organisation.“ — Mark Jordan, An Asset Management Approach to Facilities Management, FM Magazine; Twitter: @FMmagazine_au

50. Vertikalen Raum im Lager maximieren. „Lager hat festes Quadratmeterkontingent → innovative, optimierte Layouts attraktiv für heutige Lagermanager vor Herausforderung: steigendes Volumen in statischem Raum. 2016: Bessere vertikale Raumnutzung, aber Layout-Optimierung nicht vernachlässigen. Vertikales Kubikvolumen maximieren: Saisonprodukte oder Langsamdreher in schwer erreichbare vertikale Lagerbereiche.“ — Varsha Saha, 6 Tips for Better Warehouse Inventory Management in 2017, Camcode; Twitter: @Camcode

Produkte & Tracking-Lösungen von Camcode:

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