Die Bedeutung und Herausforderungen aktueller Dokumentation

Kein Unternehmen, unabhängig von seiner Größe und Art der Tätigkeit, kann ohne Dokumentation arbeiten. Von der allgemeinen Richtlinie bis zu den detailliertesten Arbeitsanweisungen, über Sicherheitsverfahren und Berichte aller Art werden alle wichtigen und nützlichen Informationen über den reibungslosen Betrieb des Unternehmens erfasst. Sie müssen klar, präzise und für die betroffenen Mitarbeiter leicht zugänglich sein. Es ist auch wichtig, dass diese Dokumentation auf dem neuesten Stand ist, die neuesten Entwicklungen und Änderungen enthält und veraltete Elemente eliminiert. Zusammenfassend müssen Dokumente aktualisiert werden, um anwendbar zu sein.

Das Dokumentenkontrollverfahren

Unabhängig davon, ob es sich um ein QMS-, Sicherheits- oder ein anderes Managementsystem handelt, die Einrichtung und Anwendung eines Dokumentenlenkungsverfahrens ist in der heutigen Industrie ein Muss. Diese Verpflichtung betrifft jedoch sowohl die intern erstellte als auch die unternehmensexterne Dokumentation.

Der Zweck eines solchen Ansatzes besteht im Wesentlichen darin, die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der in der Geschäftstätigkeit verwendeten Informationen sicherzustellen. Aber auch, um sicherzustellen, dass alle Vorgänge rechtzeitig durchgeführt werden, im Einklang mit dem, was geplant und geschrieben ist.

Das Verfahren zur Kontrolle interner Dokumente umfasst deren Überprüfung und Genehmigung vor der Verbreitung. Dazu gehört auch die Notwendigkeit, vorgenommene Änderungen zu identifizieren und hervorzuheben sowie sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über die richtigen Versionen verfügen der benötigten Unterlagen. Die Verfügbarkeit, Zugänglichkeit und Eindeutigkeit von Informationen gehören ebenfalls zu den Aspekten, die vom internen Dokumentenlenkungsverfahren abgedeckt werden. Wir können auch die Identifizierung, Vernichtung und Archivierung von veralteten Dokumenten finden, wenn sie noch neben anwendbaren Dokumenten enthalten sind.

Kommen wir zu Informationen über Kunden- und Lieferantenaustausch, Vorschriften, Standards und andere Dokumente, die außerhalb des Unternehmens entstehen. Das Dokumentenkontrollverfahren, das letztere umfasst, besteht hauptsächlich darin, diejenigen zu identifizieren, deren Nutzen für das Unternehmen erwiesen ist (Aussortieren der notwendigen und der überflüssigen Dokumente) und deren Inhalt zu überprüfen, bevor sie verbreitet werden.

Die dokumentarische Überprüfung, das Update und seine Einsätze

In der Branche die Dokumentation auf dem neuesten Stand halten ist eine der Hauptachsen der Dokumentenprüfung. Dies entspricht einem Ansatz, um sicherzustellen, dass der Inhalt von Dokumenten immer gültig, anwendbar und aktuell ist. Dies wird von den meisten Managementstandards verlangt, einschließlich ISO 9001 (Version 2008, Abschnitt 4.2.3), die ausdrücklich besagt, dass „Dokumente überprüfen, gegebenenfalls aktualisieren und erneut genehmigen“. Dies setzt voraus, dass die geltende Dokumentation an die Realität des Unternehmens angepasst werden muss.

Durch die Aktualisierung der Dokumentation werden veraltete Informationen entfernt . Dadurch wird das Risiko, Fehler zu machen und falsche Anweisungen zu senden erheblich reduziert an neue Mitarbeiter und am Ende mit veralteter Dokumentation .

Vorausgesetzt jedoch, dass die Verwaltung von Revisionen und veralteten Dokumenten effektiv ist. Dabei spielt die Aktualisierung der Dokumente eine entscheidende Rolle für die kontinuierliche Verbesserung. Weil es die Faktoren angeht, die die Qualität beeinflussen können, und die Maßnahmen zu ihrer Unterstützung integriert.

Aktuelle Dokumentation sorgt für optimale Effizienz an jedem Arbeitsplatz. Jeder Mitarbeiter verfügt über einen zuverlässigen und aktualisierten Leitfaden, der es ihm ermöglicht, seinen Auftrag ordnungsgemäß auszuführen. Gleichzeitig trägt es zur Verbesserung der Mitarbeitersicherheit bei, indem das Risiko von Zwischenfällen durch geeignete Verfahren oder Arbeitsanweisungen verringert wird. Durch die Berücksichtigung früherer gefährlicher Ereignisse und neuer Entwicklungen in diesem Bereich.

Wie halte ich eine aktuelle Dokumentation?

Um eine Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten, verwenden Industrieunternehmen eine Software für digitale Arbeitsanweisungen. Auf diese Weise kann Bedienern und Technikern immer die neueste Version des Dokuments zur Verfügung gestellt werden. Picomto ist die führende Software zur Digitalisierung der Betriebsdokumentation. Kontaktieren Sie uns, um mehr zu erfahren.