Zurück zu den Grundlagen:Der ultimative CMMS-Leitfaden, Teil 3

Es ist Zeit für Teil 3 unserer Blogserie Zurück zu den Grundlagen:Der ultimative CMMS-Leitfaden. Wir decken alles ab, was Sie über ein CMMS-System wissen müssen. Wenn Sie Teil 1 verpasst haben, können Sie ihn hier lesen oder hier klicken, um Teil 2 zu sehen, in dem Sie mehr über die wichtigsten CMMS-Funktionen erfahren.

Im heutigen Beitrag werden wir wichtige Softwareattribute erörtern, die über eine erfolgreiche CMMS-Implementierung entscheiden können.

Lesen Sie weiter für Teil 3 – Finden Sie die richtige Mischung aus Benutzerfreundlichkeit, Preis und Bereitstellung in Ihrem CMMS.

Letzte Woche haben wir Ihnen einen einfachen Überblick über wichtige CMMS-Funktionen gegeben, nach denen Kunden auf ihrer Käuferreise normalerweise suchen. Aber die Geschichte endet nicht, sobald eine Software Ihre Kriterien für einen bestimmten Satz von CMMS-Funktionen erfüllt. Die Faktoren, die ein CMMS wirklich von einem anderen unterscheiden, gehen weit über ihre Funktionen hinaus, es geht darum, wie diese Funktionen bereitgestellt werden, und um den damit verbundenen Preis. Softwareattribute wie der Grad der Benutzerfreundlichkeit, die Preisstruktur und die Bereitstellungsmethode der Software – ob installiert oder webbasiert – tragen alle zur erfolgreichen Implementierung der Software in jeder Organisation bei. Wir schlüsseln alle drei auf und zeigen Ihnen, worauf Sie in Ihrem perfekten Software-Attributions-Mix achten sollten.

1) Benutzerfreundlichkeit in CMMS-Software

Wie wir bereits gesagt haben, gibt es normalerweise einen Kompromiss zwischen Benutzerfreundlichkeit und Robustheit. CMMS-Software, die Benutzern umfangreiche Funktionen bietet, scheint ein Kinderspiel zu sein, aber diese Systeme sind in der Regel unübersichtlich und schwer zu beherrschen. Darüber hinaus vernachlässigen einige Unternehmen für computergestützte Wartungsmanagementsoftware ein benutzerfreundliches Design und eine optimierte Benutzeroberfläche. Sie testen sie nicht an Benutzern ohne starken technischen Hintergrund oder implementieren intuitive, grafische Layouts.

Benutzerfreundlichkeit ist einer der wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche CMMS-Implementierung. Schätzungsweise 40–80 % der CMMS-Implementierungen scheitern im ersten Jahr, sodass jede unnötige Komplexität ein echtes Risiko für eine erfolgreiche Einführung darstellt. Wenn Wartungsmanager mehr Zeit damit verbringen, komplexe Software zu lernen, durch komplizierte Menüs zu navigieren, verschiedene Benutzerberechtigungen zu optimieren und dringend den technischen Support zu kontaktieren, als sie mit der Durchführung tatsächlicher Wartungsaufgaben verbringen, ist es unwahrscheinlich, dass sie in ihr neues CMMS-Softwaresystem verliebt sein werden. Wenn die Software nicht optimiert wird, besteht die reale Gefahr, dass Sie die Vorteile einer computergestützten Wartungssoftware nie nutzen.

Selbst in Organisationen mit komplexen Anforderungen ist das benutzerfreundlichste CMMS oft die beste Wahl. Armtec Infrastructure Inc., ein Hersteller von Bau- und Infrastrukturmaterialien, ist ein perfektes Beispiel. Sie betreiben ein Netzwerk aus kleinen, schlanken, geografisch getrennten Werken, um effizienter reagieren zu können, was ein effektives Wartungsmanagement zu einer ziemlichen Herausforderung macht.

Im Jahr 2013 verwendeten sie noch Papier und Stift oder Tabellenkalkulationen – jeder Werksleiter war für seine eigene Wartung verantwortlich – und brauchten eine Möglichkeit, ein zentralisierteres, konsistenteres Wartungsprogramm durchzuführen. Sie haben alle Optionen sorgfältig verglichen und sich schließlich für Hippo CMMS entschieden. Es hatte alle Funktionen, die sie brauchten, aber Funktionen waren nicht der entscheidende Faktor.

„Allen hat Hippo von allen Paketen am besten gefallen“, sagte Leo Logashov, National Operations Excellence Manager. „Wir haben uns wegen seiner Einfachheit für Hippo entschieden, da einige Benutzer keine fortgeschrittenen Computerkenntnisse haben und nur die Grundlagen kennen.“

2) CMMS-Softwarebereitstellung

Es mag viele Unternehmen überraschen, die ein CMMS suchen, aber die Bereitstellungsmethode der Software ist genauso wichtig wie ihre Möglichkeiten. Früher wurden computergestützte Wartungsmanagementsysteme nur vor Ort installiert. Die IT-Abteilung müsste das Programm (und Software-Updates) auf einen lokalen Computer oder ein Netzwerk laden und von Hand konfigurieren (alternativ müsste sie einen eigenen Server vor Ort installieren). Es war mühsam und zeitaufwändig und erforderte oft viele Anpassungen, bis alles richtig funktionierte. Oft war das Programm nur von einem Computer aus zugänglich. Wenn der Computer ausfiel, könnten Sie im Handumdrehen jahrelange Aufzeichnungen verlieren. Darüber hinaus waren installierte CMMS-Systeme viel teurer als andere Optionen, sowohl aufgrund hoher Vorlaufkosten als auch teurer laufender Kosten, da die Benutzer für jedes zusätzliche Upgrade bezahlen mussten, das der Anbieter einführte. Der hohe Preis war für viele Unternehmen das Haupthindernis, auf ein CMMS zuzugreifen oder einen ROI zu erzielen.

Heutzutage wird computergestützte Wartungsmanagementsoftware normalerweise in der Cloud angeboten, wobei ein Software-as-a-Service-Modell (SaaS) verwendet wird. Anstatt das Programm und die Upgrades zu kaufen und die IT für die Installation und Ausführung zu bezahlen, zahlen Sie eine Abonnementgebühr und lassen den Softwareanbieter sich um die technischen Details kümmern. Sie können von überall darauf zugreifen, und das Unternehmen übernimmt Installation und Updates automatisch. Außerdem besteht ein weitaus geringeres Risiko, dass Ihre Daten durch einen Computerausfall beschädigt oder zerstört werden, da sie alle in einem sicheren Rechenzentrum gespeichert sind.

Denken Sie daran, dass Sie bei SaaS vom Softwareanbieter abhängig sind, daher ist es wichtig, sich über dessen Garantien und Support zu informieren. Die Dienstleistungen können von kurzen Schulungssitzungen reichen, um Benutzer mit ihrem System vertraut zu machen, bis hin zur vollständigen Einrichtung, bei der der Anbieter für die Datenerfassung und Datenintegration verantwortlich ist. Für jeden Anbieter gibt es verschiedene Preispunkte, zusätzliche CMMS-Ressourcen und fortlaufende technische Supportpläne. Stellen Sie also sicher, dass Sie einen Anbieter nicht nur auf der Grundlage des Produkts, sondern auch auf der Grundlage der angebotenen professionellen Dienstleistungen auswählen.

3) CMMS-Softwarepreise

Der größte Teil der Softwareindustrie für computergestütztes Wartungsmanagement bietet Lizenzen pro Benutzer und pro Modul an. Mit anderen Worten, für einen bestimmten Satz von Funktionen (z. B. Arbeitsauftragsverwaltung und Bestandsverwaltung) müssen Sie für jeden Benutzer X Dollar pro Monat bezahlen.

Dies kann viel erscheinen, wenn Sie eine kleine Wartungsabteilung haben, aber es wird Sie zurückfallen lassen, wenn Ihr Unternehmen wächst. Darüber hinaus kann dieses Preismodell einschränken, wie Sie computergestützte Wartungsverwaltungssoftware verwenden. Beispielsweise könnte es unerschwinglich teuer sein, externen Auftragnehmern oder normalen Mitarbeitern Zugang zu gewähren, die möglicherweise Arbeitsanfragen stellen müssen.

Andere Preismodelle wie Hippo CMMS funktionieren anders. Wir berechnen pro Einrichtung, nicht pro Kopf. Dadurch können unsere Benutzer die Software verwenden, um mit Anbietern, Auftragnehmern und allen anderen, die sie benötigen, zu kommunizieren. Und da der Preis pro Einrichtung sinkt, wenn Sie Ihrem System weitere Einrichtungen hinzufügen, wird die Software sogar kostengünstiger, wenn Sie wachsen.

Die Wichtigkeit, eine CMMS-Software zu finden, die die richtige Mischung aus Benutzerfreundlichkeit, Bereitstellungsmethode und einer kostengünstigen Preisstruktur aufweist, wird oft durch das Streben eines Unternehmens nach einem funktionsreichen Wartungsmanagementsystem überschattet. Durch das Verständnis des Unterschieds zwischen Softwareattributen und -funktionen können Käufer eine fundiertere Entscheidung über die Art von IPS treffen, die am besten zu ihrem Unternehmen passt.

Nachdem Sie nun mit einem allgemeinen Verständnis der CMMS-Zusammensetzung ausgestattet sind, ist es an der Zeit, alles zusammenzufügen. Schalten Sie nächste Woche ein für den letzten Beitrag unserer 4-teiligen Serie – Finding the right fit:The best Questions to Ask CMMS Vendors.

Hausaufgabe für Woche 3:Lesen Sie unseren von einem Gast beigesteuerten Blog-Beitrag, um mehr über den Kompromiss zwischen benutzerfreundlicher und robuster Software zu erfahren.

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