CMMS-Expertenreihe, Teil 2

Die Suche nach dem richtigen Softwareanbieter mag entmutigend erscheinen, da er eine Vielzahl von Funktionen, besten Preisen und Servicegarantien verspricht. Aber wenn Sie Ihre primären Bedürfnisse im Griff haben, werden Sie in der Lage sein, das Durcheinander zu durchbrechen, um das richtige Produkt zu finden. Wenn Sie Teil 1:Erzielen Sie 50 % Ihrer Recherche in 4 einfachen Schritten … ohne mit einem Vertriebsmitarbeiter zu sprechen, noch nicht gelesen haben hier klicken um die Bedeutung einer Bedarfsanalyse zu entdecken. Lesen Sie von dort aus eine Liste mit häufig gestellten Fragen, die sich Käufer bei der Suche häufig stellen. Nur um hilfreich zu sein, haben wir auch Antworten hinzugefügt!

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F1:Wie viele Softwareanbieter sollte ich vergleichen?

A1:Wir empfehlen, dass Sie 3 bis 4 Anbieter vergleichen und gegenüberstellen. Wenn Sie sich zu viele ansehen, riskieren Sie, mit den Firmennamen und -merkmalen verwechselt zu werden. Es kann sogar passieren, dass Käufer ausbrennen, indem sie Wartungssoftware komplett abschalten oder in einem Moment der Schwäche die falsche Entscheidung treffen. Wenn Sie zu wenige Anbieter vergleichen, laufen Sie Gefahr, Optionen zu verpassen, die möglicherweise besser zu Ihrem Unternehmen passen oder ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.

F2:Was ist der beste Ansatz, um Anbieter von Wartungssoftware zu finden?

A2:Eine der bequemsten Möglichkeiten, einen Softwareanbieter zu finden, ist der Besuch von Softwarevergleichs-Websites, die darauf spezialisiert sind, die Bedürfnisse von Käufern mit Softwareanbietern abzugleichen. Websites wie Softwareberatung und Capterra sind ausgezeichnete Ressourcen für Käufer, um kostenlos einzukaufen. Suchen Sie einfach nach der Art von Software, die Sie suchen, und geben Sie Ihre wichtigsten Anforderungen an. Der Dienst wird Sie dann mit Anbietern abgleichen, die dieser Beschreibung entsprechen. Sie müssen nur ein einfaches Formular ausfüllen und auf „Senden“ klicken, den Rest erledigen die Anbieter. Von dort aus werden Sie von Verkäufervertretern mit Unternehmensinformationen kontaktiert und um eine Demo zu einem Zeitpunkt Ihrer Wahl einzurichten! Diese Websites listen auch Anbieterbewertungen, Kundenrezensionen, Anbieterprofile und Inhalte zum Wartungsmanagement auf. Es ist ein One-Stop-Shop für bequemes Online-Shopping von Software.

F3:Was kann ich erwarten, wenn ich in meine Software-Demos gehe?

A3:Software-Demos (oder virtuelle Live-Durchgänge der Software) sind der beste Weg, um sich mit dem Erscheinungsbild eines bestimmten Produkts vertraut zu machen. Einführungsdemos dauern in der Regel etwa 30 Minuten bis 1 Stunde und führen Sie durch einen umfassenden Überblick über das Produkt. Stellen Sie sicher, dass Sie in jede Demo mit wichtigen Zielen oder Zielen gehen, die Sie aus der Software herausholen möchten. Erinnern Sie sich an die Bedarfsanalyse, die Sie durchgeführt haben? Hier können Sie es in die Tat umsetzen! Halten Sie Ihre Bedürfnisse bereit und bereiten Sie sich mit einem kritischen Blick auf das Produkt vor, das Sie sich ansehen. Machen Sie keine Kompromisse bei wichtigen Softwarefunktionen, die für Ihr Unternehmen ein Muss sind. Wenn Sie wissen, was Sie wollen, bevor Sie in eine Demo gehen, können Sie aufdringliche Verkäufer und Software ohne Glanz aussortieren. Denken Sie daran, dass Einfachheit am besten ist. Entscheiden Sie sich für ein System, das sich am einfachsten zu bedienen und zu navigieren anfühlt. Wenn Sie in der Demo verwirrt sind, werden es Ihre anderen Teammitglieder wahrscheinlich auch sein. Stellen Sie so viele Fragen wie möglich und fühlen Sie sich nicht dumm, wenn Sie eine weitere Demo vereinbaren müssen, um zusätzliche Funktionen oder detailliertere Elemente zu besprechen.

Profitieren Sie gleichzeitig von diesem Einkaufserlebnis. Während viele Anbieter ähnliche Funktionen haben, heben sich einige durch einzigartige Module und eine neue Herangehensweise an die Funktionalität ab. Prüfen Sie, ob diese Funktionen wie interaktive Grundrisse, Barcode-Funktionen oder Raumverwaltungsmodule Ihrem Unternehmen zugute kommen würden.

Q4:Haben Sie Ratschläge zu Preisvorstellungen?

A4:Softwaresysteme haben eine breite Preisspanne, bei der viele verschiedene Faktoren zu berücksichtigen sind. Bei webbasierten Modellen haben wir gesehen, dass Einzelbenutzerlizenzen von 25 $/Monat bis zu 200 $/Monat kosten. Oft müssen Sie jährliche Abonnementgebühren im Voraus bezahlen, wobei der Listenpreis normalerweise als monatliche Gebühr angegeben wird, um ihn niedriger erscheinen zu lassen. Die Lizenzgebühr verlängert sich jährlich. Die Lizenzgebühr beinhaltet die Kosten für die Nutzung des Systems und alle Funktionen, die in dieser Paketstufe enthalten sind. Die Preisstruktur kann je nach Anbieter variieren. Die Hauptfaktoren, die sich auf die Softwarelizenzkosten auswirken, sind:

• Anzahl der Nutzer- Viele Lösungen kosten pro Benutzer und Monat. Wissen Sie, wie viele Personen in Ihrer Organisation das System verwenden müssen (alle Anbieter werden Sie danach fragen, um Ihnen sowieso ein angemessenes Angebot zu unterbreiten). Wissen Sie, wie viele Benutzer UND wie viele Anfragende Sie benötigen. Die Preisgestaltung ermöglicht normalerweise mehr Anforderern den Zugriff auf ein System mit einer Lizenz als Benutzern. Einige Unternehmen bieten unbegrenzte Benutzerlizenzen an, die viel kosteneffizienter sind, wenn Sie 3 oder mehr Benutzer haben, die Zugriff auf die Software benötigen.
• Anzahl der Einrichtungen- Die Anzahl der Gebäude und Einrichtungen in Ihren Instandhaltungsbetrieben ist in den meisten Preisangeboten sehr wichtig. Dies liegt daran, dass mehr Gebäude die Anzahl der von der Software verfolgten Assets, die Menge der einzugebenden Daten und die Anzahl der zu schulenden Personen erhöhen. Einige Anbieter fragen möglicherweise auch nach der allgemeinen Größe Ihrer Einrichtung, um ihnen zu helfen, die Menge der zu verfolgenden Vermögenswerte zu verstehen. Als allgemeine Faustregel gilt:Ein 20.000 Quadratmeter großes Gebäude enthält Vermögenswerte im Wert von 900.000 $ bis 1,2 Millionen $. Einige Preisschemata basieren auf der Anzahl der Einrichtungen in Ihrer Organisation und erhöhen sich um nominale Beträge, wenn Sie Gebäude hinzufügen.
• Größe Ihrer Wartungsabteilung- Dieser Faktor ist ähnlich der Anzahl der Benutzer in Ihrem System. Anbieter können fragen, wie viele Personen in Ihrer Abteilung arbeiten, um besser einschätzen zu können, wie viele Personen Zugriff auf mobile oder andere Funktionen benötigen, die hauptsächlich für Ihre Wartungsabteilung gelten. Dies gibt Anbietern auch ein besseres Gefühl dafür, wie viele Personen zu bestimmten Themen geschult werden müssen.

Neben Ihrer Lizenzgebühr sollten auch Einrichtungs- und Schulungsgebühren in Ihr Budget einkalkuliert werden, da diese Kosten oft darüber hinausgehen. Sprechen Sie für eine bessere Budgetplanung mit Ihrem Team, um die Zeitpläne für die Einrichtung sowie die Rollen und Verantwortlichkeiten für die Einrichtung festzulegen. In Teil 3 erfahren Sie mehr über die Implementierung, aber das Verständnis der Vor- und Nachteile der vollständigen und teilweisen Einrichtung ist ein entscheidender Schritt, um die Erwartungen des Zeitplans zu erfüllen.

F5:Wie lange wird dieser Vorgang voraussichtlich dauern?

A5:Der gesamte Prozess dauert in der Regel zwischen 3 und 6 Wochen. Oft möchten Anbieter, dass Sie ihr Produkt so schnell wie möglich sehen, weil sie wissen, dass Sie mehrere andere Wettbewerber sehen. Sie sollten die Anbieter frisch im Kopf haben, wenn Sie entscheiden, mit welchen Sie nachfassen möchten. Nehmen Sie sich ein oder zwei Wochen Zeit, um die ersten drei bis vier Anbieter, nach denen Sie suchen, durchzugehen. Grenzen Sie nach der ersten Demo mit jedem Anbieter die Auswahl auf zwei Optionen ein. Fordern Sie jeweils eine oder zwei weitere Demos an, um eine detailliertere Analyse der Software zu erhalten. Die meisten Anbieter bieten kostenlose Testversionen an, mit denen Sie sich selbst besser mit der Software vertraut machen können. Nehmen Sie sich diese Zeit, um Feedback von Ihrem Team zu erhalten, und stellen Sie sicher, dass alle technischen Qualifikationsstufen mit der Software vertraut sind. Nachdem Sie eine Weile herumgespielt haben, möchten Sie vielleicht eine weitere Diskussionsrunde mit Ihrem Lieferantenvertreter führen, um Fragen zu stellen, die Ihnen während der Testversion eingefallen sind, oder um andere Interessengruppen in das Gespräch einzubeziehen. An diesem Punkt sollte Ihr Unternehmen ein klares Verständnis für jedes Produkt des Anbieters haben und in der Lage sein, eine wohlüberlegte Kaufentscheidung zu treffen.

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Klicken Sie hier für Teil 3 von 7 der CMMS-Expertenserie. Lernen Sie die grundlegenden Unterschiede zwischen den drei Arten der CMMS-Einrichtung kennen.