CMMS-Experten-Serie: Den richtigen Anbieter wählen – Teil 2

Die Suche nach dem richtigen Softwareanbieter kann überwältigend wirken, da sie eine Vielzahl von Funktionen, besten Preisen und Servicegarantien versprechen. Mit Ihren primären Anforderungen in der Hand können Sie jedoch leicht durch den Dschungel hindurch das richtige Produkt finden. Wenn Sie Teil 1: 50 % Ihrer Recherche in 4 einfachen Schritten erledigen… ohne mit einem Vertrieler zu sprechen noch nicht gelesen haben, klicken Sie hier, um die Wichtigkeit einer Bedarfsanalyse zu entdecken. Lesen Sie weiter für eine Liste häufiger Fragen, die sich Käufer bei der Suche stellen. Zur Hilfestellung haben wir auch Antworten hinzugefügt!

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F1: Wie viele Softwareanbieter sollte ich vergleichen?

A1: Wir empfehlen, 3 bis 4 Anbieter zu vergleichen. Bei zu vielen riskieren Sie Verwirrung bei Firmennamen und Funktionen. Sie könnten sogar „Käufer-Burnout“ erleben – was Sie entweder ganz von Wartungssoftware abhält oder in einem Schwächemoment zur falschen Entscheidung führt. Bei zu wenigen Anbietern riskieren Sie, Optionen zu verpassen, die besser zu Ihrer Organisation passen oder besseren Wert bieten.

F2: Was ist der beste Ansatz, um Wartungssoftware-Anbieter zu finden?

A2: Eine der bequemsten Methoden ist der Besuch von Software-Vergleichs-Websites, die sich auf die Zuordnung von Käuferbedürfnissen zu Softwareanbietern spezialisiert haben. Seiten wie Software Advice und Capterra sind hervorragende Ressourcen für kostenloses Einkaufen. Suchen Sie einfach die Art der gesuchten Software und geben Sie Ihre Kernanforderungen an. Der Service matcht Sie dann mit Anbietern, die dieser Beschreibung entsprechen. Sie müssen nur ein einfaches Formular ausfüllen und absenden – die Anbieter erledigen den Rest. Von dort kontaktieren Sie Vertriebsmitarbeiter mit Firmeninfos und zur Vereinbarung einer Demo zu Ihrer Wunschzeit! Diese Seiten listen auch Anbieterbewertungen, Kundenrezensionen, Anbieterprofile und Wartungsmanagement-Inhalte. Ein One-Stop-Shop für bequemes Online-Software-Shopping.

F3: Was sollte ich bei Software-Demos erwarten?

A3: Software-Demos (oder Live-Virtual-Walkthroughs) sind der beste Weg, um das Look-and-Feel eines Produkts kennenzulernen. Intro-Demos dauern meist 30 Min bis 1 Stunde und führen Sie durch einen breiten Überblick. Gehen Sie in jede Demo mit klaren Zielen, die Sie aus der Software herausholen wollen. Erinnern Sie sich an die Bedarfsanalyse? Hier setzen Sie sie ein! Haben Sie Ihre Bedürfnisse bereit und betrachten Sie das Produkt kritisch. Kompromittieren Sie nicht bei Schlüsselfunktionen, die für Ihr Unternehmen ein Muss sind. Zu wissen, was Sie wollen, bevor Sie in eine Demo gehen, hilft, aufdringliche Verkäufer und mittelmäßige Software auszusortieren. Beachten Sie: Einfachheit ist am besten. Wählen Sie ein System, das sich am einfachsten bedienen und navigieren lässt. Wenn Sie in der Demo verwirrt sind, werden es Ihre Teammitglieder wahrscheinlich auch sein. Stellen Sie so viele Fragen wie nötig und scheuen Sie nicht, eine weitere Demo für zusätzliche Features oder tiefere Einblicke zu vereinbaren.

Nutzen Sie gleichzeitig dieses Einkaufserlebnis. Während viele Anbieter ähnliche Funktionen haben, stechen einige mit einzigartigen Modulen und frischen Funktionalitätsansätzen hervor. Prüfen Sie, ob Features wie interaktive Grundrisse, Barcode-Fähigkeiten oder Flächenmanagement-Module Ihrer Organisation nützen würden.

F4: Haben Sie Ratschläge zu Preiserwartungen?

A4: Softwaresysteme haben eine breite Preisspanne mit vielen Faktoren. Bei webbasierten Modellen haben wir Einzelbenutzerlizenzen von 25 $/Monat bis 200 $/Monat gesehen. Oft sind jährliche Abonnementgebühren im Voraus fällig, wobei der Listenpreis meist als Monatsgebühr angegeben wird, um niedriger zu wirken. Die Lizenzgebühr verlängert sich jährlich. Sie umfasst die Nutzung des Systems und die im Paket enthaltenen Funktionen. Die Preisstruktur variiert zwischen Anbietern. Primäre Faktoren, die die Lizenzkosten beeinflussen:

• Anzahl der Benutzer – Viele Lösungen berechnen pro Benutzer/Monat. Wissen Sie, wie viele Personen in Ihrer Organisation das System nutzen müssen (alle Anbieter fragen dies für ein korrektes Angebot). Wissen Sie, wie viele Benutzer UND wie viele Anforderer Sie benötigen. Preise erlauben meist mehr Anforderer pro Lizenz als Benutzer. Einige Firmen bieten unbegrenzte Benutzerlizenzen – kosteneffizienter ab 3+ Nutzern.
• Anzahl der Standorte – Die Anzahl Gebäude und Anlagen in Ihrem Wartungsbetrieb ist bei den meisten Angeboten sehr wichtig. Mehr Gebäude erhöhen die Anzahl der zu trackenden Assets, die Datenmenge und die zu schulenden Personen. Manche Anbieter fragen auch die generelle Anlagengröße ab, um das Asset-Volumen zu verstehen. Als Faustregel: Ein 2.000 m² Gebäude enthält Assets im Wert von 800.000–1,1 Mio. €. Manche Preismodelle basieren auf der Anzahl der Standorte und steigen nominal bei Hinzufügen von Gebäuden.
• Größe Ihrer Wartungsabteilung – Ähnlich wie Benutzeranzahl. Anbieter fragen nach Personalstärke, um einzuschätzen, wie viele Zugriff auf mobile oder andere Features benötigen, die primär auf die Wartungsabteilung zutreffen. Dies gibt auch einen besseren Eindruck vom Schulungsbedarf.

Zusätzlich zur Lizenzgebühr sollten Setup- und Schulungsgebühren in Ihr Budget einfließen, da diese oft separat anfallen. Für bessere Budgetplanung sprechen Sie mit Ihrem Team, um Setup-Zeitpläne und Rollen/Verantwortlichkeiten zu bestimmen. Mehr über Implementierung erfahren Sie in Teil 3, jedoch ist das Verständnis der Vor- und Nachteile von Full und Partial Setup ein entscheidender Schritt zur Erfüllung von Zeitplan-Erwartungen.

F5: Wie lange kann ich erwarten, dass dieser Prozess dauert?

A5: Der gesamte Prozess dauert meist 3 bis 6 Wochen. Anbieter wollen ihr Produkt so schnell wie möglich zeigen, da sie wissen, Sie prüfen mehrere Wettbewerber. Sie wollen die Anbieter frisch im Gedächtnis haben, wenn Sie entscheiden, wen Sie weiterverfolgen. Nehmen Sie 1–2 Wochen für die initialen 3–4 Anbieter. Nach der ersten Demo mit jedem, reduzieren Sie auf zwei Optionen. Fordern Sie 1–2 weitere Demos an, für detailliertere Analyse. Die meisten Anbieter bieten kostenlose Testphasen, um die Software selbst besser kennenzulernen. Nutzen Sie die Zeit für Team-Feedback und stellen Sie sicher, dass alle technischen Kenntnisstände sich wohlfühlen. Nach einer Weile möchten Sie vielleicht eine weitere Diskussionsrunde mit Ihrem Anbieter, um Fragen aus dem Test zu klären oder andere Stakeholder einzubinden. An diesem Punkt sollte Ihre Organisation ein klares Verständnis jedes Anbieterprodukts haben und eine durchdachte Kaufentscheidung treffen können.

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Klicken Sie hier für Teil 3 von 7 der CMMS Expert Series. Erlernen Sie die fundamentalen Unterschiede zwischen den drei CMMS-Setup-Typen.