Arbeitsauftragsmanagement mit CMMS straffen für mehr Effizienz

Unternehmen quer durch viele Branchen wenden sich zunehmend Computerized Maintenance Management Software (CMMS) als ihrer Facility-Management-Software zu. Erhöhte Effizienz, reduzierte Kosten und ein signifikanter Return on Investment (ROI) sind die primären Gründe für Unternehmen, traditionelle Stift-und-Papier-Ansätze zugunsten automatisierter Wartungsmanagementsysteme aufzugeben. Aktuelle CMMS-Softwares beseitigen umständliche und ineffiziente Papierablagesysteme, indem sie Unternehmen die Möglichkeit bieten, Arbeitsaufträge zu verfolgen, schnell präzise Berichte zu generieren und sofort zu bestimmen, welche ihrer Assets präventive Wartung benötigen – alles innerhalb ihrer Cloud-basierten Software. Abgesehen von den Vorteilen der organisatorischen Effizienz hat diese Verbesserung auch zu verlängerter Gerätelebensdauer, besserem Zeitmanagement, Personalauslastung und letztlich zu reduzierten Kosten und gesteigerten Gewinnen geführt.

CMMS sind hochentwickelte Softwaresysteme, die Tausende von Datenpunkten nutzen, die zu jedem beliebigen Zeitpunkt einem Nutzer einen Überblick über den Betrieb einer Einrichtung oder alternativ den Status eines einzelnen Geräts geben können. Wartungsmanagementsoftware repräsentiert robuste Systeme, wenn sie ihr volles Potenzial ausschöpfen. Die CMMS-Industrie strebt danach, an der Spitze von Technologie und Branchenveränderungen zu bleiben, indem sie sich kontinuierlich weiterentwickelt und responsiver auf die sich ständig ändernden Bedürfnisse ihrer Kunden wird. Jüngste Innovationen im Wartungsmanagementsoftware umfassen sichere Cloud-basierte Schnittstellen, mobile Gerätezugänglichkeit und papierlose Funktionalität, die die Benutzerfreundlichkeit weiter erhöht.

In einer aktuellen Umfrage von Hippo CMMS unter 125 Käufern wurde Arbeitsauftragsmanagement (d. h. Reparaturen, ungeplante Wartung) von 91 % der Befragten als wichtig eingestuft. Dieses Ergebnis, sowie die Wertschätzung der Käufer für präventive Wartung (von 96 % der Befragten befürwortet), deutet darauf hin, dass CMMS-Kunden gesteigerte operative Effizienz als oberstes Ziel priorisieren. Hier ist eine Liste von sieben Wegen, wie die Softwaresysteme das Arbeitsauftragsmanagement vereinfachen können:

1. Echtzeit-Benachrichtigungen

Es besteht kein Zweifel, dass „Zeit Geld ist“ und jede verschwendete Zeit für den Betrieb kostspielig sein kann. Unternehmen, die auf Hardcopy-Methoden setzen, verbringen Zeit damit, Arbeitsaufträge handschriftlich zu verfassen und sie dann physisch an das zuständige Servicepersonal zu senden. Wenn diese Person nicht anwesend ist, um den Arbeitsauftrag entgegenzunehmen, könnte er eine Weile auf ihrem Schreibtisch liegen, bevor er geprüft wird. Mit einem CMMS werden alle Arbeitsaufträge innerhalb des Systems erstellt und sofort an die entsprechenden Nutzer zur Bearbeitung übermittelt. Durch E-Mail-Benachrichtigungen und/oder mobile Alerts wird der Arbeitsauftrag innerhalb von Sekunden empfangen. Die Arbeitsauftragsmanagement-Software kann auch den Arbeitsauftragsprozess verfolgen, was es ermöglicht, den Fortschritt vom Start bis zum Ende zu überwachen.

2. Zugängliches und digitales Arbeitsauftragsmanagement

Sobald Arbeitsaufträge erstellt sind, steht ein digitaler Datensatz für alle designierten Nutzer zur Verfügung. Die Arbeitsaufträge können auf mehreren Geräten abgerufen werden, einschließlich Desktop-Computer, Laptops, Tablets und Smartphones. In allen Fällen sind die Daten konsistent, wobei alle Parteien dieselben Informationen zur selben Zeit erhalten. Arbeitsaufträge werden im gleichen Format und mit Pflichtfeldern erstellt, die ausgefüllt werden müssen. Dies stellt sicher, dass alle relevanten Informationen enthalten sind. Zum Beispiel umfassen Arbeitsaufträge Aufzeichnungen darüber, wer die Anfrage gestellt hat, relevante Kontaktdaten, eine klare Beschreibung des Problems einschließlich Bilder nach Bedarf sowie den Standort des Geräts, das gewartet werden muss. Die digitale Arbeitsauftragsvorlage stellt sicher, dass die enthaltenen Informationen klar und lesbar sind und nichts verloren geht oder missverstanden wird.

3. Einfache Organisation, klare Prioritäten

In mittelständischen bis großen Unternehmen ist es nicht unüblich, mehrere offene Arbeitsaufträge zu jedem gegebenen Zeitpunkt zu haben. Da Techniker und Zeitkontingente begrenzt sein können, ist es essenziell, dass Arbeitsaufträge basierend auf Dringlichkeit, Materialien, Personal und Zeit priorisiert werden. Die Arbeitsauftragsmanagement-Software kann Fälligkeitsdaten sowie Prioritätsstufen (z. B. hoch oder niedrig) zuweisen. Einige CMMS können Grundrisse und Karten anzeigen, die Gerätestandorte identifizieren und Technikern bei der strategischen Planung der Arbeitsauftragserfüllung helfen.

4. Mühelose Berichte über überfällige Arbeitsaufträge

Die Arbeitsauftragsmanagement-Software verfolgt den Fortschritt der Arbeitsauftragserfüllung. Arbeitsauftragsberichte können nach verschiedenen Indikatoren gefiltert werden, wie „in Bearbeitung“, „abgeschlossen“ oder „überfällig“. Wenn ein Fälligkeitsdatum nicht eingehalten wird, werden Manager alarmiert. Diese Art der Überwachung ermöglicht Managern, Entscheidungen über Personalzuweisung, Einstellung und Materialien zu treffen sowie Engpässe bei verspäteter Arbeit zu identifizieren. Durch die Überprüfung der Arbeitsauftragsberichte über die Zeit können Manager Änderungen vornehmen, um die Effizienz ihrer Abläufe zu verbessern.

5. Zugängliche Arbeitsauftragsdokumente

In den letzten Jahren haben sich CMMS als Reaktion auf Branchenanforderungen weiterentwickelt, indem sie raffinierter, robuster und benutzerfreundlicher wurden. Als Beispiel beinhalten viele Wartungssysteme jetzt Links zu Gerätehandbüchern, Garantieinformationen, relevanten Dokumenten, Lieferantenverträgen und Industriestandards. Da all diese Informationen in der Datenbank der Software gespeichert sind und mit wenigen Mausklicks oder Tipps auf einem mobilen Gerät zugänglich sind, entfällt die Notwendigkeit, manuell nach wichtigen gerätebezogenen Daten zu suchen, wenn sie benötigt werden. Die Bequemlichkeit und leichte Zugänglichkeit spart Zeit und Energie für alle Beteiligten im Arbeitsauftragsprozess.

6. Reparaturhistorie und Trendberichte

CMMS können einen Reparaturhistoriebericht basierend auf abgeschlossenen Arbeitsaufträgen generieren. Die Berichte können nach Zeiträumen (Tage, Wochen, Monate, Jahre), nach Abteilungen und/oder nach Standorten gefiltert werden. Die Flexibilität, Reparaturhistorien über die Zeit oder über andere Indikatoren zu überprüfen, ermöglicht Managern, Trends bei Geräteausfällen, Teileaustausch, Reparaturkosten, Personalallokation etc. zu bewerten. Wenn sich herausstellt, dass ein Gerät kontinuierliche Reparaturen erfordert, könnte es an der Zeit sein, es zu ersetzen. Eine Reparaturhistorie hilft Managern, wichtige Entscheidungen über den laufenden Betrieb in ihren Abteilungen zu treffen.

7. Mobiles Wartungsmanagement

Eine der bedeutendsten Entwicklungen in der CMMS-Funktionalität war die Hinzufügung von mobilem Zugriff auf das Wartungsmanagement-System-Dashboard. Angesichts der weit verbreiteten Nutzung mobiler Geräte in Form von Smartphones und Tablets hat diese Veränderung in der Art, wie Kunden Wartungsmanagementsoftware nutzen, automatisiertes Wartungsmanagement auf ein neues Funktionslevel gehoben. Alle CMMS-Features, die auf Desktop-Computern verfügbar sind, sind auch über die Arbeitsauftrags-App nutzbar. Mit dem Mobile-Device-Feature müssen Nutzer nicht mehr warten, um an ihrem Desktop-Computer auf ein CMMS zuzugreifen. Stattdessen können sie das System wann und wo immer sie sind, aufrufen. Am wichtigsten ermöglichen Telefon- und Tablet-Kameras Technikern, Bilder von reparaturbedürftigen Geräten oder zu ersetzenden Teilen hochzuladen. Die Barcode-Scan-Funktion auf mobilen Geräten stellt zudem sicher, dass die referenzierten Artikel exakt sind. Bilder oder Barcodes reduzieren die Möglichkeit von Fehlern oder Verwirrung. Wieder einmal resultiert dies in einer generellen Effizienzsteigerung.

Laufende Wartung ist ein integraler Bestandteil jedes Betriebs und eine Realität, die nicht übersehen werden kann. Die Produktivität einer Organisation wird behindert, wenn Reparaturen nicht zeitnah durchgeführt werden oder wenn sie verzögert werden, weil Arbeitsaufträge unklar oder fehlerhaft sind. Das Erstellen automatisierter, detaillierter und konsistent formatierter Arbeitsaufträge eliminiert Fehler und Verwirrung, während es gleichzeitig Zeit und Energie reduziert. Die von einer Arbeitsauftragssoftware generierten Reparaturhistorien helfen Unternehmen, über ihre Wartungsabläufe informiert zu bleiben und bieten Gelegenheiten, bei Bedarf informierte Entscheidungen zu treffen.