Auch kleine Unternehmen gewinnen mit Bestandsverwaltung ganz groß

Ein kleines Unternehmen – wirklich jeder im Geschäft – lebt und stirbt von der Bestandsverwaltung. Aber bevor wir uns mit der Verwaltung befassen, müssen wir uns fragen:„Was ist Inventar überhaupt?“

Inventararten

Bevor wir zu weit vorgreifen, lassen Sie uns eine Arbeitsdefinition des Inventars erstellen. Wir werden tatsächlich mehr als einen benötigen, da es im Großen und Ganzen vier Typen gibt, was bedeutet, dass die Dinge etwas verwirrend werden können, wenn wir nicht aufpassen.

Rohstoff

Dies sind die Rohstoffe, die Sie verwenden werden, um Ihre endgültigen, fertigen Produkte herzustellen. Nehmen wir an, Sie betreiben eine Pizzeria. Der Teig, die Soße und die einzelnen Beläge sind das Ausgangsmaterial. Wenn Sie eine Kanupaddelfabrik betreiben, sind es das Holz und die Beize. Kleidung? Stoffballen.

Der Begriff „roh“ kann etwas irreführend sein, da auch er mehr als eine Bedeutung haben kann. Letztendlich hängt der Grad der „Rohheit“ Ihrer Materialien von Ihrer Branche ab. Wenn Sie also eine Mühle sind, sind Ihre Rohstoffe Bäume. Aber wenn Sie ein Skateboard-Unternehmen sind, werden Sperrholzplatten (die aus einer Mühle stammen) Ihr Rohmaterial sein.

In Bearbeitung

Kommen wir zurück zur Pizzeria. Sie nehmen die Zutaten, das Ausgangsmaterial, fügen sie alle zusammen und werfen sie in den Ofen. Während alles backt, ist es auf halbem Weg zwischen Ausgangsmaterial und etwas, das Sie verkaufen können. Diese Art von Material, das sich auf Ihrer Produktionslinie befindet, ist Work-in-Progress-Inventar.

Wie viel Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt haben, hängt von Ihrer Branche ab. Mit unserer Pizzeria werden wir nie so viel haben. Unser Ofen ist einfach nicht groß genug. Es wird immer mehr Käse im Kühlschrank liegen als im Ofen gebacken werden. Aber wenn wir Flugzeuge bauen, haben wir vielleicht monatelang Lagerbestand auf der Linie. Und je näher die Fertigstellung des Flugzeugs rückt, desto mehr Work-in-Progress-Bestand wird es geben als Rohstoffe.

Fertigware

Das nächste ist leicht zu verstehen, sobald wir es bei seinem gebräuchlicheren Namen Merchandise nennen. Dies ist Inventar, das bereit ist, verkauft zu werden. Denken Sie jedoch daran, dass Fertigerzeugnisse auch Ausgangsmaterial für eine andere Industrie sein können. Wir könnten unser fertiges Produkt an die Öffentlichkeit oder ein anderes Unternehmen verkaufen. Denken Sie zurück an diese Skateboard-Firma, die Sperrholzplatten von der Mühle kaufte. Das fertige Produkt der Mühle ist das Ausgangsmaterial der Skateboard-Firma.

Die Branche gibt das Verhältnis vor

Bevor wir zum vierten Inventartyp übergehen, können wir etwas mehr Zeit damit verbringen, über die ersten drei nachzudenken. Insbesondere können wir uns ansehen, wie verschiedene Branchen unterschiedliche relative Mengen jedes Typs haben.

Also noch einmal zurück zu unserer Pizzeria. Es wird hauptsächlich Rohstoffe geben, ein wenig unfertige Bestände, aber fast keine fertigen Waren. Da es sehr wenig Zeit in Anspruch nimmt, die Zutaten zusammenzustellen und sie dann zu backen, können Sie warten, bis die Bestellungen eingehen, bevor Sie beginnen. Sie werden nie viele fertige Produkte zur Hand haben, denn sobald ein Kuchen fertig ist, ist er aus der Tür.

Wir haben bereits über den Bau von Flugzeugen gesprochen. Ein Großteil Ihres Inventars wird in der Produktionslinie stecken bleiben, da Ihr Produkt langsam und sorgfältig eine astronomisch große Anzahl von Teilen zusammenbaut. Was ist mit dem örtlichen Bekleidungsgeschäft? Der Einzelhandel hat viele Fertigwaren, aber im Grunde keine der anderen beiden Arten von Inventar.

Ersatzteile und Materialien

Die vierte Art von Inventar ist die, die jedes Unternehmen in jeder Branche hat, Ersatzteile und Materialien. Es sind all die Dinge, die Sie aufbewahren, wenn etwas kaputt geht. In der Pizzeria ist es die Ersatzbirne für das Licht im Ofen. Bei der Mühle ist es das zusätzliche Sägeblatt.

Nun, da wir eine ungefähre Vorstellung davon haben, was Inventar ist, lassen Sie uns etwas tiefer eintauchen.

Inventar:Schlüsselkonzepte

FIFO vs. LIFO

Stellen Sie sich vor, Sie kommen gerade mit etwas Milch aus dem Laden nach Hause. Wenn Sie den Kühlschrank öffnen, sehen Sie bereits einen fast leeren Karton darin. Wo stellst du die neue Milch hin, vor die alte Packung oder dahinter? Oder stellen Sie sich vor, Sie stehen in der Schlange und warten auf den Bus. Wenn der Bus ankommt, wie kommen die Leute zurecht, basierend darauf, wer zuerst dort war oder wer zuletzt dort war?

In beiden Situationen folgen Sie dem FIFO-Prinzip, das für first in, first out steht. Die alte Milch wird zuerst verwendet. Die erste Person an der Bushaltestelle ist die erste Person im Bus. Was (oder wer auch immer) zuerst ankommt, wird zuerst verwendet (oder geht).

OK, zwei weitere Situationen. Sie holen sich einen Teller in einem Buffetrestaurant. Bekommst du eine von oben oder von unten? Sie laden Ihren Teller auf und gehen zurück zu Ihrem Tisch, als Sie sehen, dass jemand gegangen ist und Ihren Stuhl gestohlen hat, aber das ist kein Problem, weil Sie einen Stapel davon in der Ecke sehen. Wenn Sie sich einen neuen Stuhl zulegen, nehmen Sie dann einen von ganz oben oder von ganz unten?

In diesen Situationen greifen Sie Ihren Teller und Ihren Stuhl von den Stapeln. Jetzt folgen Sie dem LIFO-Prinzip, das für Last in, first out steht. Die zuletzt hinzugefügte Platte ist die erste, die verwendet wird. Der zuletzt hinzugefügte Stuhl ist der erste, der entfernt wird.

Sie müssen mit diesen beiden Prinzipien etwas vorsichtig sein, da es verwandte, aber unterschiedliche Buchhaltungsbegriffe mit denselben Namen gibt. Wir haben jetzt keine Zeit, auf sie einzugehen, aber es ist wichtig, dass Sie wissen, dass sie existieren und damit zusammenhängen, wie Ihr Buchhalter über Inventar denkt.

A-, B- und C-Analyse

Denken wir ein letztes Mal an unsere imaginäre Pizzeria, insbesondere an die Beläge. Sie haben also Ihren einfachen, preiswerten Käse, etwas schickeren, teureren Käse und dann Trüffel, diese superteuren unterirdischen Pilze. Sie sind alle Rohstoffe, aber aufgrund der unterschiedlichen Werte ist es sinnvoll, sie in Kategorien zu unterteilen. Üblicherweise entscheiden sich die Leute für drei, A, B und C, und versuchen, sie auszugleichen, indem sie den Prozentsatz der Kosten für das Unternehmen und den Prozentsatz des Gesamtbestands betrachten.

Trüffel sind also A. Der Kauf von Trüffeln nimmt 70 % Ihres Jahresbudgets für Inventar in Anspruch, aber sie machen nur 20 % Ihres Gesamtinventars aus.

Fancier-Käse ist B. Der Kauf von Käse kostet 25 % Ihres Jahresbudgets für Inventar, aber es sind nur 30 % Ihres Gesamtinventars.

Basiskäse ist C. Der Kauf kostet nur 5 % Ihres Jahresbudgets für den Bestand, aber ganze 50 % Ihres Gesamtbestands.

Der Vorteil der A-, B-, C-Analyse besteht darin, dass Sie jetzt darüber nachdenken können, wie viel Aufwand Sie in die Kontrolle – nur eine andere Art von Nachverfolgung und Schutz – jeder Kategorie stecken werden. Sie können Stapel von einfachem Käse im Hauptkühlschrank aufbewahren, die schickeren Sachen in einem hinteren Regal verstauen und die Trüffel vielleicht in Ihrem Büro einschließen. Sie können auch verschiedene Zeitpläne für die Bestellung einrichten. Sie werden immer viel Grundkäse verbrauchen, also können Sie einmal pro Woche eine Lieferung von ein paar Kisten einrichten. Aber bei den teuren Trüffeln überwachen Sie Ihre Mengen genau und bestellen nur genau das, was Sie brauchen. Ein weiterer Vorteil der Aufteilung Ihres Inventars in A, B und C ergibt sich, wenn Sie physische Zählungen durchführen. Für die Trüffel, weil sie A sind, wissen Sie, dass Sie hineingehen und jeden einzelnen zählen werden. Aber für den Basiskäse, den C, können Sie viel lockerer zählen, vielleicht nur die Anzahl der vorhandenen Kartons addieren, anstatt jede kleine Tüte zu zählen, was Ihnen viel Zeit und Mühe sparen wird.

Carry-Kosten und -Verlust, auch bekannt als Schwund

Gelangweilt von der Pizzeria bist du zurück im Laden, um mehr Milch zu kaufen. Wenn Sie sehen, dass Milch im Angebot ist, beladen Sie Ihr Auto mit so viel, wie Sie tragen können, oder kaufen Sie die gleiche Menge wie immer?

Es ist großartig, Geld zu sparen, aber Sie wissen, dass in Ihrem Kühlschrank nur begrenzt Platz ist, und es ist nicht so, dass Sie die zusätzlichen Kartons in Ihrem Gartenschuppen aufbewahren können. Sie könnten jederzeit einen zusätzlichen Kühlschrank kaufen, aber werden die langfristigen Kosten für die Anschaffung und den Betrieb durch das Geld gedeckt, das Sie heute für Milch sparen? Selbst wenn Sie einen sehr billigen Kühlschrank bekommen und ihn mit Solarenergie betreiben könnten, könnten Sie all diese zusätzliche Milch trinken, bevor sie verdirbt oder jemand anderes sie in die Hände bekommt? Wahrscheinlich nicht.

Letztendlich ist es am sinnvollsten, möglichst wenig Milch zu haben, ohne jemals auszugehen. Auf diese Weise sind Ihre Transportkosten niedrig und Sie vermeiden, dass etwas davon durch Verderb oder Diebstahl verloren geht. Hier bekommen wir das JIT-System, bei dem der Bestand just in time geliefert wird, das heißt kurz bevor er benötigt wird. Anstatt für den Transport der Milch zu zahlen, wälzen Sie diese Kosten auf den Laden zurück. Mach dir keine Sorgen um den Laden. Sie haben alle Arten von Skaleneffekten, die es für sie viel einfacher und billiger machen.

Tracking bringt es zusammen

Die Umsetzung dieser Konzepte in die Praxis läuft auf effektives Tracking hinaus. Sie brauchen ein System, das Ihnen in Echtzeit sagen kann, wie viel Inventar Sie haben. Im Laufe der Zeit können Sie diese historischen Daten dann verwenden, um Trends zu finden und sie zur Feinabstimmung Ihrer Bestandskontrolle zu verwenden.

Sobald Sie genaue Aufzeichnungen darüber haben, wann Inventar eingegangen ist, können Sie ein FIFO- oder LIFO-System einrichten.

Es ist ein Kinderspiel, Ihr A-Inventar genau im Auge zu behalten, wenn Ihre Zählung immer genau und aktuell ist.

Die Reduzierung von Lagerkosten und Verlust ist nur möglich, wenn Sie die vergangene Nutzung einsehen können. Wenn Sie sich ansehen, wie viel Sie jetzt haben, wie viel Sie normalerweise verbrauchen, und die Vorlaufzeit, d. h. wie lange es dauert, mehr Inventar zu bestellen, können Sie dann einen Par-Level festlegen, der Ihren Nachbestellungsschwellenwert darstellt. Sobald Ihr Inventar diesen Schwellenwert unterschreitet, wissen Sie, dass es an der Zeit ist, mehr zu kaufen.

Nächste Schritte

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, den Bestand zu verfolgen, aber die traditionellen sind fehleranfällig und nehmen viel Zeit in Anspruch. Anstatt also zu versuchen, alles mit Papier und Stift oder Tabellenkalkulationen zu erledigen, lohnt es sich, sich mit einer Bestandsverfolgungssoftware zu befassen. Es gibt spezielle Bestandsverwaltungssoftware. Ihre spezifische Situation und Ihre Bedürfnisse bestimmen, was für Sie am besten ist.

Wenn Sie Bedenken haben, Ihre Daten in Echtzeit auf dem neuesten Stand und sicher zu halten – und das sollten Sie auch –, aber nicht die Zeit oder das IT-Know-how haben, etwas einzurichten, suchen Sie nach einer Cloud-basierten Lösung mit Abonnement. Ein guter Anbieter aktualisiert die Software und sichert die Daten nahtlos hinter den Kulissen für Sie. Und die Daten bleiben Ihr Eigentum. Sie bewahren es nur für dich auf.