Risikominderung mit Workforce-Management-Systemen

Das Personalmanagement in der Fertigung oder in jedem anderen Geschäftsbereich entlang der Lieferkette ist ein Jonglierakt für Unternehmensführer und Personalfachleute.

Mehr denn je verwalten Baustellen heute die Schichtplanung sorgfältig und gleichzeitig und tragen dazu bei, die Sicherheit der Arbeiter zu gewährleisten, indem sie das Personalmanagement verfolgen, um ihre Fähigkeit zu verbessern, erweiterte Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften einzuhalten.

Viele Unternehmen verlassen sich auf Notfallpläne, um neue und sich weiterentwickelnde Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften zu berücksichtigen, die Lücken in wichtigen Prozessen hinterlassen und Unternehmen einer Vielzahl von Compliance-Risiken aussetzen können. Wenn Unternehmen in die nächste Phase der Normalität eintreten, ist es zwingend erforderlich, dass sie ihre Mitarbeiter weiterhin schützen und potenzielle Unterbrechungen der Lieferkette reduzieren, indem sie die Standardarbeitsanweisungen verbessern.

Da Hersteller während der Pandemie mit Budgetbeschränkungen zu kämpfen haben, reduziert das Personalmanagement die Risiken am Arbeitsplatz und reduziert auch die Kosten. Insbesondere Workforce-Management-Systeme:

• Fehler verringern . Tabellenkalkulationen, manuelle Stechuhren und Stundenzettel auf Papier sind reif für menschliche Fehler. Die Automatisierung von Workforce-Management-Funktionen macht Fehler deutlich unwahrscheinlicher. Eine genaue Zeiterfassung kann die Produktivität der Mitarbeiter und die Rentabilität des Unternehmens verbessern.
• Effizienz steigern. HR- und Payroll-Experten haben bereits mit beispiellos komplexen Arbeitsbelastungen zu tun. Automatisierte Workforce-Management-Funktionen können den Verwaltungsaufwand verringern, indem sie die Bearbeitungszeit für die Gehaltsabrechnung verkürzen, die Leistungen und die Registrierung rationalisieren und die Arbeitsverwaltungsprozesse vereinfachen. Durch die Reduzierung dieser zeitaufwändigen Aufgaben können sich die HR-Mitarbeiter auf das große Ganze konzentrieren.
• Aufrechterhaltung der Compliance. Die Automatisierung des Workforce Managements ermöglicht die Verfolgung und Aufzeichnung von Temperaturkontrollen (sofern zutreffend) und garantiert die Einhaltung der Kapazitätsgrenzen. Durch die Investition in eine Workforce-Management-Lösung lagern Arbeitgeber ihr Compliance-Risiko aus. Sie können sich auf von Experten geleitete Technologie verlassen, um die entsprechenden Berechnungen zum richtigen Zeitpunkt durchzuführen.
• Körperkontakt reduzieren. Berührungslose Workforce-Management-Lösungen reduzieren das Risiko der Übertragung von Viren wie COVID-19 und Grippe. In Kombination mit zusätzlicher Sicherheits- und Wellnesstechnologie zur Messung der Distanz und der Interaktionen zwischen Mitarbeitern können Unternehmen die Arbeitsplatzgestaltung effizient optimieren, um sicherzustellen, dass die Maßnahmen die Sicherheit der Mitarbeiter gewährleisten, ohne die Produktion zu behindern.
• Gesundheitsprüfungsgeräte bereitstellen. Arbeitgeber haben jetzt die Möglichkeit, Temperaturüberwachungsgeräte direkt in ihre Zeitschaltuhren zu implementieren, sollten jedoch ein System wählen, das keine Temperaturinformationen speichert oder anzeigt, da dies den Arbeitgeber möglichen HIPAA-Rechtsstreitigkeiten aussetzen würde.

Während der Pandemie ist die Flexibilität bei der Schichtplanung entscheidend für die Einhaltung von Protokollen zur sozialen Distanzierung geworden. Das ist aber leichter gesagt als getan. Angesichts der Komplexität der Planung in der Fertigung ist es wichtig, die Kommunikationskanäle zu öffnen und sich auf eine solide Automatisierung zu verlassen.

Ohne eine klare Strategie für die Schichtplanung, möglicherweise rund um die Uhr, kommt es in einer Lieferkette zu Verzögerungen, verstößt gegen die Gewerkschaftsregeln oder gefährdet das Leben der Arbeitnehmer. Zum Beispiel sind Mitarbeiter, die für einen bestimmten Job vorgesehen sind, für den sie nicht qualifiziert sind, sowohl für ihre eigene Sicherheit als auch für die anderer gefährdet.

Abgesehen davon, dass die richtigen Leute in den richtigen Rollen sind, kann eine effektive Schichtplanungsstrategie auch gestaffelte Schichten, ausgiebige Pausen oder verlängerte Arbeitszeiten beinhalten.

Wie also können Führungskräfte diesen neuen Herausforderungen begegnen? Eine Möglichkeit könnte darin bestehen, eine regelbasierte Planung über ein automatisiertes Tool einzurichten, das über ein anpassbares Dashboard verfügt. Mit dieser Technologie kann das Planungssystem eines Unternehmens automatisch die erforderlichen Zertifizierungen und Fähigkeiten berücksichtigen und dann Mitarbeiter einplanen, die diese Anforderungen erfüllen. Darüber hinaus erleichtert die Automatisierung die Einhaltung von staatlichen, lokalen, föderalen und gewerkschaftlichen Vorschriften, die für eine bestimmte Organisation gelten.

Die Planungstechnologie kann auch dazu beitragen, sicherzustellen, dass jede Schicht ordnungsgemäß mit qualifizierten Arbeitskräften besetzt ist, die die Personalvorschriften erfüllen. Ein regelbasiertes Planungstool begrenzt Überstunden und füllt Lücken, die durch Krankheit oder Abwesenheit entstehen. Letztendlich unterstützt es Produktionsstandorte, indem es Über- oder Unterplanung vermeidet, Kosten und Fluktuation minimiert und die Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit maximiert.

Workforce-Management-Systeme mit Mitarbeiterbenachrichtigungen halten jeden Mitarbeiter auf dem Laufenden, mildern die Auswirkungen kurzfristiger Dienstplanänderungen und tragen letztendlich dazu bei, die besten Mitarbeiter zu halten, indem sie die Unterbrechungen ihres Berufs- und Privatlebens verringern. Benachrichtigungen ermöglichen es Mitarbeitern, die Kinderbetreuung und den Transport zu verwalten und gleichzeitig die Arbeitsgesetze von Städten und Bundesstaaten einzuhalten.

Auch wenn die Planung ein schwieriges Gleichgewicht sein kann, kann die Verwendung einer automatisierten, anpassbaren Planungssoftware ein Unternehmen mit Schichten, die mit qualifizierten, zufriedenen Mitarbeitern gut besetzt sind, auf Kurs halten.

Der Schutz der Arbeitnehmer und die Reduzierung von Compliance-Risiken für Gesundheit und Sicherheit können die Wachstumsfähigkeit eines Unternehmens nach einem turbulenten Jahr verbessern. Durch den Einsatz eines Workforce-Management-Systems können Unternehmen Richtlinien verbessern und potenzielle Unterbrechungen der Lieferkette reduzieren.

Jenna Dobrovolny ist Gruppenproduktmanagerin bei Ascentis .