Wesentliche KPIs zur Optimierung Ihrer Wartungsmanagement-Software

Wenn Sie globale Standards im Wartungsmanagement erreichen und übertreffen möchten, benötigen Sie KPIs, die sowohl Ihre aktuelle Position als auch die allgemeine Entwicklungsrichtung aufzeigen – wo Sie stehen und wohin Sie steuern. Die richtigen KPIs zeigen, ob Sie auf Kurs sind oder Ihr Ziel verfehlen.

Bevor Sie starten, beachten Sie: Es gibt keinen einen perfekten KPI-Satz, der für alle passt. Unterschiedliche Branchen und Organisationen messen Leistung unterschiedlich.

Um die für Sie passenden KPIs zu finden, müssen Sie die Arten der verwalteten Assets sowie Ihre spezifischen kurz- und langfristigen Ziele analysieren. Mehr ist nicht unbedingt besser.

Wichtig ist, selektiv vorzugehen und sich nur auf jene KPIs zu konzentrieren, die Ihnen helfen, Ihr Ziel präzise anzuvisieren und anzusteuern.

Nun, da wir das „Warum“ geklärt haben, schauen wir uns das „Was“ an. Wir gehen die Wartungskennzahlen durch, die Sie als Key Performance Indicators (KPIs) tracken können, um Ihre Wartungsmanagement-Software (auch Facility-Management-Software genannt) zu verbessern.

Was ist ein Wartungs-KPI?

Beginnen wir mit einer praktischen Definition: Ein Wartungs-KPI ist ein quantifizierbarer Wert, der anzeigt, wie gut Sie sich einem Wartungsziel nähern. Er beantwortet drei Fragen:

• Wo stehen wir aktuell?
• Wie weit sind wir vom Ziel entfernt?
• Was muss getan werden, um dem Ziel näher zu kommen?

Der Trick liegt darin, mit einem Ziel zu starten. Dann bestimmen Sie Ihre Position relativ zu diesem Ziel. Anschließend legen Sie fest, wie Sie den Fortschritt messen. Ihr Ziel hängt stark von Ihrer Branche ab, aber generell zielt jedes Asset Management auf Variationen von: Verfügbarkeit steigern, Kosten senken, Wartung verbessern.

Warum ist das Tracking von Wartungs-KPIs wichtig?

Ganz einfach: Der einzige Weg, besser zu werden, besteht darin, Ziele zu setzen und konsequent darauf hinzuarbeiten – und Wartungs-KPIs sind ein hervorragendes Mittel, um Ihre Ziele messbar und klar zu definieren.

Es ist nett zu sagen, man wolle die Verfügbarkeit erhöhen und Kosten senken. Wenn Sie aber festlegen: „Verfügbarkeit um 10 % steigern, Kosten um 20 % senken“, haben Sie objektive Messlatten für den Fortschritt.

Die Vorteile beginnen aber schon früher: Während des Prozesses der Zielfindung haben Sie die Gelegenheit, Ihre aktuelle Abteilungsführung, bestehende Workflows und Prozesse genau unter die Lupe zu nehmen.

Unterschied zwischen Wartungs-KPIs und Wartungs-Performance-Metriken

Viele nutzen die Begriffe synonym, was im allgemeinen Sprachgebrauch meist unproblematisch ist.

Streng genommen haben sie jedoch unterschiedliche Bedeutungen. Am einfachsten denkt man in einem Zeitstrahl: Am Anfang stehen die Wartungsmaßnahmen – das, was das Team tatsächlich tut.

Diese Maßnahmen lassen sich mit Wartungs-Performance-Metriken messen. Beispiel: Techniker reparieren Anlagen bei Ausfall. Das ist die Aktion. Wie schnell sie ein defektes Asset wieder in Betrieb nehmen, ist die Performance-Metrik. Ein weiteres Beispiel: Techniker führen planmäßige Wartung durch. Der Prozentsatz der planmäßigen PMs, die am Wochenende noch offen sind, ist eine Wartungsmetrik.

Diese Metriken addieren sich im Laufe der Zeit zu KPIs. Sie haben beispielsweise einen KPI bezüglich Ausfallzeiten und wollen diese um 10 % reduzieren. Dafür müssen Sie die Metriken betrachten, die gemeinsam die Ausfallzeit beeinflussen – etwa wie schnell Techniker Ausfälle beheben und wie viele Wartungsaufträge wöchentlich unerledigt bleiben.

Da die Begriffe oft synonym verwendet werden, schauen wir uns nun konkrete Beispiele an.

KPIs sind wie Autos: Auch wenn sie gleiche Grundfunktionen teilen, müssen wir die finden, die am besten zu uns passen. Ein Minivan ist ideal für den Schulweg der Kinder, aber ein Ford Mustang gewinnt eher ein Rennen.

Was ist der beste KPI für die Gebäudeinstandhaltung?

Den einen „besten“ Wartungsindikator gibt es vermutlich nicht. Stattdessen gibt es eine Liste bewährter Kandidaten:

• Nutzerzufriedenheitswerte
• Verhältnis von geplanter zu ungeplanter Wartung
• Anzahl Beschwerden (im Verhältnis zur Gesamtnutzerzahl)
• Gesamte Betriebskosten pro Quadratmeter oder Quadratfuß
• Durchschnittliche Zeit von Arbeitsauftragserstellung bis -abschluss

Betrachtet man die Liste, wird klar: Die Daten stammen aus unterschiedlichen Quellen. Für manche (geplant vs. ungeplant, Bearbeitungszeiten) liegen die Daten in der Wartungsabteilung. Für andere (Zufriedenheitswerte) sind organisierte Umfragen nötig.

Was ist der beste KPI für die Anlageninstandhaltung?

Auch hier gibt es keinen einzelnen „besten“ KPI, da viele gute Optionen existieren. Ein Gefühl für die Anzahl vermittelt ein Blick auf die Kategorien:

• Wartungsplanungs-KPIs
• Problemerkennungs-KPIs
• Terminierungs-KPIs
• Arbeitsauftragsabschluss-KPIs
• Root-Cause-KPIs

Pro Kategorie können Sie mit zwei bis fünf KPIs rechnen. Sehen wir uns die gängigsten im Detail an.

Welche Wartungs-KPIs mit Wartungsmanagement-Software tracken?

• Geplante Wartungsquote (Planned Maintenance Percentage – PMP)
• Gesamtanlageneffektivität (Overall Equipment Effectiveness – OEE)
• Mittlere Reparaturdauer (Mean Time To Repair – MTTR)
• Mittlere Zeit zwischen Ausfällen (Mean Time Between Failures – MTBF)

Geplante Wartungsquote (PMP)

Vergleicht den Zeitaufwand für geplante und ungeplante Wartung. Im Kern vergleichen Sie die gesamte Zeit für geplante Arbeitsaufträge mit der für reaktive, bedarfsorientierte Aufträge.

Die PMP hilft auch, die Verfügbarkeit eines Assets einzuschätzen. Idealerweise sollten 90 % Ihrer Wartungsaktivitäten im Voraus geplant sein.

Die geplante Wartungsquote ist ein entscheidender Indikator für die Gesundheit eines PM-Programms und zur Identifikation von Ansatzpunkten zur Reduzierung reaktiver Wartung.

PMP kann zudem genutzt werden, um Ursachen für Anlagenausfälle, schlechte Effizienz und mangelhafte Implementierung zu ermitteln, damit diese behoben werden können.

Berechnung:

PMP = (geplante Wartungszeit / gesamte Wartungsstunden) × 100

Gesamtanlageneffektivität (OEE)

OEE trackt die Produktivität eines Assets und liefert wertvolle Einblicke in die Effektivität eines Wartungsplans. Sie fokussiert auf drei Schlüsselfaktoren: Qualität, Leistung und Verfügbarkeit.

Ein OEE von 100 % bedeutet, dass jeder Prozess mit maximaler Effizienz läuft, ohne Ausfälle und mit einwandfreien Qualitätsergebnissen.

Wikipedia definiert es als: „Overall Equipment Effectiveness (OEE) ist ein Maß dafür, wie gut ein Fertigungsbetrieb genutzt wird (Anlagen, Zeit und Material) im Vergleich zu seinem vollen Potenzial, während der geplanten Laufzeiten. Es identifiziert den Prozentsatz der Fertigungszeit, der tatsächlich produktiv ist. Ein OEE von 100 % bedeutet, dass nur gute Teile produziert werden (100 % Qualität), mit maximaler Geschwindigkeit (100 % Leistung) und ohne Unterbrechung (100 % Verfügbarkeit).“

Durch OEE als Kernmetrik gewinnen Organisationen wertvolle Einblicke in Hindernisse und Flaschenhälse – und wie man sie beseitigt. Der erste Schritt zur Problemlösung ist das Erkennen.

Berechnung:

OEE = Verfügbarkeit × Leistung × Qualität

Mittlere Reparaturdauer (MTTR)

MTTR ist die durchschnittliche Zeit, die benötigt wird, um ein Asset nach einem Ausfall zu diagnostizieren, zu reparieren und wieder in Betrieb zu nehmen. Ziel ist es, MTTR so weit wie möglich zu reduzieren, indem der Wiederherstellungsprozess beschleunigt wird.

Durch das Tracking dieses KPIs verbessern Organisationen die Anlagenverfügbarkeit.

Berechnung:

MTTR = (gesamte Ausfallzeiten / Gesamtzahl der Reparaturen)

Mittlere Zeit zwischen Ausfällen (MTBF)

Misst die durchschnittliche Zeit, in der ein Asset betriebsbereit und intakt ist, zwischen Phasen ungeplanter Ausfallzeiten. Im Grunde sagt es Ihnen, wie lange ein Asset im Durchschnitt zwischen zwei Ausfällen läuft.

Der KPI hilft einzuschätzen, wie lange ein spezifisches Asset oder seine Teile generell halten, sodass Sie Ihren vorbeugenden Wartungsplan darauf abstimmen können. Wenn ein Asset typischerweise etwa drei Wochen zwischen Ausfällen läuft, denken Sie daran, PMs alle zweieinhalb Wochen anzusetzen.

Berechnung:

MTBF = (Summe der Betriebszeit / Gesamtzahl der Ausfälle)

Einhaltung vorbeugender Wartung (Preventive Maintenance Compliance – PMC)

Misst den Prozentsatz der geplanten und in einem festgelegten Zeitraum abgeschlossenen Wartungsaufträge und hilft Organisationen, die Effektivität ihrer vorbeugenden Wartungspläne zu messen. Beispiel: 80 Arbeitsaufträge waren geplant, aber nur 68 wurden zum Monatsende abgeschlossen.

Berechnung:

Preventive Maintenance Compliance = (68 / 80) × 100 = 85 %

Wichtig: Dieser KPI hat eine Tücke. Er zeigt nicht, wie viele PMs fristgerecht abgeschlossen wurden. Angenommen, vier PMs sind in der kommenden Woche geplant, alle fällig bis Donnerstag. Wenn Sie alle erst am Freitag erledigen, beträgt Ihre PMC immer noch 100 %. Dabei stimmt etwas mit Ihrem PM-Programm nicht – und dieser KPI deckt es nicht auf.

Nachdem wir einige trackbare Wartungs-KPIs beleuchtet haben, müssen wir tiefer gehen und sehen, wie man sie trackt. Sie benötigen die richtigen Tools, Prozesse und Menschen.

Was ist der KPI für den Wartungsprozess?

Nur weil die oben genannten KPIs die „Klassiker“ sind, müssen Sie sich nicht ausschließlich auf sie beschränken. Tatsächlich macht es genauso Sinn, einen effektiven KPI zu entwickeln, der spezifisch auf Ihre aktuellen operativen Ziele zugeschnitten ist. Wenn das Team bei OEE bereits gut abschneidet, können Sie den Horizont erweitern, neue Herausforderungen suchen und sich neue Ziele setzen. Die KPIs, die Sie tracken wollen, hängen davon ab, wo Sie stehen und wo Sie hinwollen – die Antworten sind für jeden anders.

Wie sieht das aus?

Beispiele für Wartungs-KPIs

Hier einige konkrete Beispiele:

• Ungeplante Wartung in den nächsten sechs Monaten um 20 % reduzieren.
• Stromverbrauch in sechs Monaten um 10 % senken.
• Personalkosten in den nächsten 12 Monaten um 15 % reduzieren.
• Prozentsatz überfälliger PMs in den nächsten drei Monaten um 20 % verringern.

Beachten Sie: Alle haben konkrete Zahlen und Fristen. Sie müssen spezifizieren, was Sie erreichen wollen und wie lange es dauern soll. Es gibt eine ganze Wissenschaft dahinter, wie man gute Ziele formuliert und die Erreichungschancen erhöht. Haben Sie sich je gefragt, warum fast alle Neujahrsvorsätze scheitern? Weil sie nicht spezifisch genug sind und durchdachte Zeitpläne fehlen.

Das sind alles gute Ansätze, aber ohne soliden Aktionsplan für jedes Ziel bleibt es Wunschdenken. Jetzt, da Sie die Ziele haben, müssen Sie überlegen, wie Sie sie erreichen.

Ein möglicher Weg: Rückwärtsplanung. Wenn Sie ungeplante Wartung reduzieren wollen, fragen Sie sich zuerst: „Was verursacht ungeplante Wartung?“

Seien Sie spezifischer. Für eine Lösung, die in Ihrem Betrieb funktioniert, müssen Sie wissen, wo das Problem bei Ihnen liegt. Ungeplante Wartung kann viele Ursachen haben – von der Planung bis zum MRO-Bestand. Wenn Sie Arbeiten nicht im Voraus planen, entsteht viel ungeplante Wartung. Aber Sie könnten alles bis auf die Minute planen und trotzdem Probleme haben, weil Sie die falschen Lieferanten nutzen. Schlechter MRO-Bestand wird Sie immer enttäuschen, egal wann Sie ihn einsetzen.

Sobald Sie das „Wie“ Ihres KPIs kennen, fokussieren Sie sich auf das „Wann“. Das ist mehr als nur ein Enddatum. Wenn Sie etwas in sechs Monaten um 10 % reduzieren wollen, brauchen Sie Zwischenziele. Wo wollen Sie in drei Monaten stehen? Wie weit sollten Sie in fünf Monaten sein? Diese Meilensteine halten Sie fokussiert und ermöglichen Kurskorrekturen. Wenn Sie nach drei Monaten null Fortschritt gemacht haben, ist es Zeit, den Plan zu überdenken.

Wie hilft CMMS-Software beim Tracking von Wartungs-KPIs?

Um all das umzusetzen, brauchen Sie einen effizienten Weg, Daten zu sammeln, zu speichern und zu nutzen. Manuell ist das möglich, wird aber zum Albtraum.

Es gibt viele Daten zu erfassen, und Sie verlassen sich darauf, dass Techniker stets sorgfältig alles korrekt notieren.

Dann müssen Sie all die Zettel oder Tabellenkalkulationen sicher und organisiert aufbewahren. Der schlimmste Teil: Die eigentliche Arbeit beginnt erst jetzt, denn jetzt müssen Sie alle Daten auswerten.

Es ist weit sinnvoller, in gute CMMS-Software zu investieren. Daten werden automatisch erfasst, sobald Sie Arbeitsaufträge erstellen und Techniker diese abschließen. Dank Cloud-Computing hält die CMMS-Lösung alles in einer zentralen Datenbank sicher und stets aktuell.

Wenn es an die Berechnung Ihrer Wartungs-KPIs geht, generiert die Software automatisch Reports, gefüllt mit KPIs und Grafiken.

Wenn Sie an Wartungs-KPIs interessiert sind (und das müssen Sie sein, wenn Sie Wartungsziele setzen und erreichen wollen), ist jetzt der Zeitpunkt, Anbieter zu kontaktieren und über CMMS-Optionen zu sprechen.