CMMS-Wartungsmanagement und Museen:Eine Liebesaffäre

Als der Hippo-Implementierungsspezialist Mike Sokulski eintraf, um ein neues CMMS auf der USS Intrepid einzurichten, einem Flugzeugträger, der zum Museum wurde, ging er davon aus, dass die Wartung Papier und Stift oder Tabellenkalkulationen verwendete. Aber es könnte etwas noch Gruseligeres gegeben haben, unterhalb der Wasserlinie…

Mike befürchtet jetzt, dass es fern der Sonne tief in den Schalen des alten Kriegsschiffs jemanden gegeben hat, der seit der Intrepid die Wartungsabteilung geleitet hat war von seiner letzten Reise zurückgekehrt. Diese eine Person kannte jeden Vermögenswert in- und auswendig. Sie stellten den Kessel ein, indem sie ihre Hand über ein kühles Rohr legten und durch ihre Fingerspitzen „lauschten“. Wenn die Klimaanlage genau richtig war, konnten sie zwei Stockwerke entfernt eine durchgebrannte Glühbirne riechen. Diese Person liebte dieses Schiff, und auf seine eigene übernatürlich besitzergreifende Art liebte dieses Schiff sie zurück …

Bis heute macht das Ganze Mike Verschluss. Und das nicht nur, weil es wie die Prämisse einer mittelmäßigen Horrorgeschichte klingt. Als Profi weiß er, dass das Aufbewahren des gesamten institutionellen Wissens im Kopf einer Person der Auftakt zu einer echten Horrorshow ist. Sobald sich diese eine Person krank meldet, einen neuen Job annimmt oder in den Ruhestand geht, verschwindet all das Wissen und Know-how mit ihr.

Hier ist etwas noch Gruseligeres:Was ist, wenn diese Person … du bist? Was wäre, wenn Sie die Person im Museum wären, die diese eine zerbrechliche Kopie all dieses Wissens und Know-hows mit sich herumträgt? Nun, das bedeutet, dass Sie nur ein bisschen Pech davon entfernt sind, der Held einer echten Gruselgeschichte zu sein. Oder Sie könnten der direkte oder indirekte Vorgesetzte des Helden sein. Das ist auch schlecht. Niemand macht sich gut in einer Gruselgeschichte.

OK. Wenn Sie gegen Vampire kämpfen würden, würden Sie sich nach der nächsten Flasche Weihwasser und ein paar netten spitzen Holzpfählen umsehen. Werwölfe:Silberkugeln. Aber in diesem speziellen Fall ist die beste Waffe ein voll ausgestattetes, Cloud-basiertes CMMS. Es wird bei einer Reihe von Problemen helfen, zusätzlich zur Lösung des Problems des eingesperrten, leicht verlorenen Wissens und Know-hows. Aber denken Sie daran, dass die Hauptfiguren zu Beginn jeder Gruselgeschichte immer Zeit damit verbringen müssen, alle anderen davon zu überzeugen, dass die Monster echt sind. Das bedeutet, bevor Sie ein CMMS bekommen können, müssen Sie die Leute auf und ab der Organisationsleiter davon überzeugen, dass Sie eines brauchen.

Gründe, warum Museen ein CMMS brauchen

Der einzige Grund für Museen ist der Schutz und die Verbreitung von Wissen. Ihr staatliches Wartungssystem im Kopf einer Person eingesperrt zu halten, auf leicht zu verlegende Papierfetzen gekritzelt oder in Tabellenkalkulationen gefangen zu sein, die an zufällige E-Mails angehängt sind, widerspricht den Kernzielen der Museologie:Kuration, Bewahrung und Bildung.

Ein Cloud-basiertes CMMS mit vollem Funktionsumfang wie das von Hippo, das System, das Mike auf der Intrepid verwendete zur Unterstützung bei der Einrichtung, wurde speziell entwickelt, um diese Ziele zu erreichen.

Kuration :Zugängliche, zentrale Datenbank

Ein gutes Cloud-basiertes CMMS hilft Ihnen dabei:

• Halten Sie alle Ihre Daten zusammen ohne separate, individuelle Versionen, damit alles immer auf dem neuesten Stand ist
• Machen Sie alle Ihre Daten über jeden mit dem Internet verbundenen Desktop oder jedes mobile Gerät zugänglich
• Präsentieren Sie Ihre Daten in anpassbaren Berichten

Aufbewahrung:Daten gesichert und gesichert

Ein guter CMMS-Softwareanbieter patcht und aktualisiert die Software, schützt und sichert Ihre Daten, und das alles nahtlos hinter den Kulissen. Du wirst nie etwas verlieren und alles bleibt deins.

Für Museen kann das Eigentum eine philosophische Frage sein. Besitzt das Museum wirklich all diese unbezahlbaren Kunstwerke oder ist es nur der aktuelle Verwalter, der sie für zukünftige Generationen treuhänderisch verwahrt? Nun, für CMMS-Anbieter gibt es überhaupt keine Frage. Die Daten gehören immer Ihnen. Der Anbieter übernimmt einfach das Babysitten für Sie.

Bildung:Arbeitsaufträge, die informieren

Eine robuste Arbeitsauftragssoftware bietet datenreiche Arbeitsaufträge, die Technikern alles geben, was sie brauchen, um Ausfallzeiten zu reduzieren und die Zeit am Schraubenschlüssel zu verlängern, einschließlich:

• Schritt-für-Schritt-Anleitung
• Betriebs- und Wartungshandbücher
• Interaktive Grundrisse
• Best-Practice-Checklisten
• Arbeitsverläufe von Assets

Ok, wir können also sehen, dass Museen und ein gutes CMMS die gleichen Prinzipien teilen, aber wie sieht es auf der praktischen, alltäglichen Ebene aus? Wie löst ein IPS die alltäglichen Herausforderungen, mit denen Museen konfrontiert sind?

Interaktive Karten machen das Auffinden von Assets zum Kinderspiel

Eines der ältesten Museen der Welt und derzeit das zweitgrößte, die Staatliche Eremitage in St. Petersburg, Russland, erstreckt sich über insgesamt 719.480 Quadratfuß in sechs Gebäuden. Die Größe ist kaum vorstellbar, und selbst in der Nebensaison, wenn es nicht von Menschenmassen erstickt ist, würde der durchschnittliche Besucher Tage brauchen, um durch alle Gebäude zu kommen. Abgesehen davon, dass es riesig ist, wechselt das Museum, wie Museen auf der ganzen Welt, seine Sammlungen und bietet das ganze Jahr über saisonale, jährliche und einmalige Ausstellungen.

Dass Museen sich ständig verändernde Labyrinthe sind, stellt eine echte Herausforderung für Wartungsabteilungen dar, die Ressourcen effizient finden müssen. Sie können in einer PM (vorbeugende Wartungsarbeit) nicht sagen:„Überprüfen Sie den Stecker hinter dem Sarkophag“, wenn der Sarkophag nur ein paar Monate im Jahr ausgestellt wird. Aber ein wirklich gutes CMMS bietet interaktive Bodenkarten für geplante und bedarfsgesteuerte Arbeitsaufträge. Techniker können genau sehen, wohin sie gehen müssen, was Zeit zwischen den Aufgaben spart und die Zeit für den Schraubenschlüssel verlängert.

PMs schützen das Unbezahlbare

Das hochsichere, temperatur- und feuchtigkeitsgesteuerte, kamerablitzabweisende Gehäuse rund um die Mona Lisa ist vielleicht ein bisschen mehr, als ein durchschnittliches Museum braucht, aber jedes Museum muss darüber nachdenken, wie die Umgebung seiner Einrichtung die Lebensdauer seiner Sammlungen verlängert oder verkürzt.

Ein CMMS mit vollem Funktionsumfang verfügt über ein vorbeugendes Wartungsmodul, was im Grunde bedeutet, dass Sie Arbeitsaufträge für die vorbeugende Wartung planen können, um sicherzustellen, dass alles überprüft und kleine Probleme behoben werden, bevor sie sich zu größeren Problemen entwickeln.

Ein gutes Beispiel wäre Ihr Brandbekämpfungssystem. Es muss nicht einmal dieser hochtechnologische, nicht korrosive, verdunstende Schaum sein. Vielleicht haben Sie einfach überall in den Exponaten normale Feuerlöscher aufgestellt. Sie können PMs planen, um zu überprüfen, ob jeder ordnungsgemäß aufgeladen ist. Ein weiteres Beispiel wäre Ihre HLK-Anlage. Indem Sie routinemäßige Kontrollen und Reparaturen planen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Gemälde niemals hoher Luftfeuchtigkeit ausgesetzt sind.

Der vorbeugende Wartungsplan, den Sie in einem CMMS erstellen und verwalten können, leistet mehr als nur den Schutz von Sammlungen; Es schützt auch Einnahmequellen, die auf ihre Art „unbezahlbar“ sind. Der Louvre beherbergt mehr als 9 Millionen Besucher pro Jahr, und ein großer Teil davon ist im Sommer. Stellen Sie sich vor, was passieren würde, wenn am Tag vor der Hochsaison ein Teil eines Daches einstürzte. Selbst wenn keine der Sammlungen beschädigt würden, würde das Museum einen großen Rückgang der Besucherzahlen verzeichnen. Durch routinemäßige und systematische Überprüfungen der Einrichtung können Museen Probleme frühzeitig erkennen und Reparaturen dann planen, wenn sie die geringste Störung verursachen.

Berichtsmodul hilft Ihnen, mit dem Vorstand zu sprechen

Obwohl viele von ihnen als Privatsammlungen begannen, werden Museen heutzutage normalerweise von Regierungen, gemeinnützigen Organisationen oder einer Frankenstein-Monsterkombination aus beidem betrieben. Im Allgemeinen ist das Geld sowohl knapp als auch streng kontrolliert, insbesondere für kleinere Museen. Selbst wenn Geld vorhanden ist, können Gremien mehr daran interessiert sein, Sammlungen zu erweitern, als Instandhaltungsabteilungen zu unterstützen.

Das in ein gutes CMMS integrierte Berichtsmodul erleichtert die Kommunikation mit dem Vorstand, da Sie plötzlich seine Sprache sprechen können:Zahlen, Grafiken und Diagramme. Durch die Verfolgung von Teilen und Materialien können Sie beispielsweise sehen, welche Anlagen Sie am meisten kosten. Anstatt den Vorstand einfach um Geld zu bitten, um etwas zu ersetzen, können Sie ihm jetzt die Zahlen zeigen, die Ihren Fall belegen.

CMMS lässt Ihre Ängste ruhen

Museen und CMMS-Software sind verwandte Geister, die philosophische Prinzipien teilen. Gleichzeitig erleichtert ein CMMS auf praktischer, alltäglicher Ebene den Museumsbetrieb erheblich. Sie werden Assets schneller finden, die Sammlungen sowie die Einnahmequellen schützen und endlich eine gemeinsame Sprache mit dem Vorstand sprechen.

Wenn Sie die Person in der Abteilung sind, die das ganze Wissen und Know-how in Ihrem Kopf trägt, oder Sie für diese Person arbeiten oder sie für Sie arbeiten, ist es an der Zeit, sich aus dieser Geschichte herauszuziehen und zu etwas ohne so viele Probleme zu wechseln im Dunkeln lauern und Spannungen am Rande des Sitzes.