5 Gründe, warum Wartungsmanager Tabellenkalkulationen dem CMMS vorziehen

Branchenexperten, Akademiker, Wartungs- und Facility-Manager erkennen und zitieren die Vorteile von Facility Management Software in Forschungsstudien, Artikeln und anderen Quellen. Softwareunternehmen werben mit potenziell hohem ROI bei Wartungssoftware-Implementierungen.

Häufig genannte CMMS-Software-Vorteile:

• Effizientes Verwalten und Tracken von Arbeitsaufträgen
• Automatisches Auslösen präventiver Wartungsaufträge
• Automatisierte Warnungen für anstehende Events und niedrige Lagerbestände
• Verbesserte Planung und Verwaltung von Arbeitskräften
• Verbesserte Kommunikation zwischen Wartung und anderen Abteilungen
• Kosteneinsparungen durch besseres Lagermanagement
• Arbeitsaufträge, Updates und andere Transaktionen werden präzise protokolliert und können berichtet werden
• Klare, präzise Reports für Branchen-Audits und regulatorische Compliance-Inspektionen
• Zugriff auf Wartungsdaten überall, jederzeit
• Echtzeit-Updates

Trotz all dieser CMMS-Vorteile: Warum klammern sich so viele Wartungs- und Facility-Manager noch an Tabellenkalkulationen, um ihre Operationen zu tracken? In einer aktuellen Umfrage gaben 45 % der Facility-Manager an, noch manuelle Methoden zur Verfolgung ihrer Wartungsoperationen zu nutzen – sie „ertrinken in Papier“. 15 % sagten, ihr Wartungstracking sei überhaupt nicht etabliert und 67 % gaben an, es sei „etwas etabliert“.

Das Problem mit Tabellenkalkulationen

Es mag für eine Wartungsabteilung gerechtfertigt sein, mit Tabellenkalkulationen, papierbasierten Arbeitsaufträgen und einem System aus E-Mails und Anrufen zur Job-Kommunikation zu starten. Doch der langfristige Erfolg dieser Methoden bietet abnehmende Renditen. Schließlich sind Tabellenkalkulationen nicht für Ihre Wartungsabteilung konzipiert. Beispielsweise können Fehler beim Speichern von Tabellenkalkulations-Modifikationen auftreten, wenn mehr als eine Person für Updates verantwortlich ist. In diesem Fall können Stunden an Dateneingabe verloren gehen oder überschrieben werden. Zudem senden Tabellenkalkulationen keine geplanten E-Mail-Warnungen, wenn präventive Wartungsaufgaben anstehen oder Ersatzteile zur Neige gehen. Sie können auch keine Arbeits- oder Bestellaufträge erstellen, und das Messen von Metriken wie Wartungshistorie, Geräteausfallzeiten und Arbeitsauslastung ist manuell, umständlich und weniger präzise.

Obwohl wir diesen Artikel mit den gängigen Vorteilen von Wartungsmanagement-Software begannen, ist es auch wichtig, Nachteile oder Kosten zu diskutieren, die mit der Implementierung eines CMMS einhergehen können. Diese Nachteile sind Schlüsselfaktoren, warum Wartungs- und Facility-Manager weiterhin Tabellenkalkulationen für das Tracking von Wartungsoperationen wählen.

5 Gründe, warum Manager Tabellenkalkulationen gegenüber CMMS-Software bevorzugen… und was wir dagegen tun können.

1. Fehlende Unterstützung vom Top-Management:

In wirtschaftlichen Abschwüngen oder finanziellen Schwierigkeiten bauen Organisationen oft ab, um Kosten auszugleichen, und die Wartungsabteilung ist oft eine der ersten, die betroffen ist. Das Top-Management betrachtet Wartung typischerweise als Kostenfaktor. Management neigt dazu, GuV-Rechnungen mit übervereinfachter Sicht zu betrachten. Sie kürzen Ausgaben, um kurzfristige Gewinne zu steigern. Paradoxerweise zeigen Studien, dass ordnungsgemäß implementierte CMMS-Software hohen ROI liefert. Noch seltsamer: Bei kurzfristigen Abbaumaßnahmen reduzieren Unternehmen nicht die Anzahl der Assets (Gebäude und Geräte), sondern die Ressourcen, die Wartungsabteilungen haben, um sie zu erhalten – ein klares Rezept für ein überarbeitetes Wartungsteam und verfallende Anlagen. Entscheidungsträger, die so denken, machen es sehr schwierig, ein CMMS zu etablieren, da es als zusätzlicher Kostenfaktor gesehen wird.

2. Hohe Vorabkosten:

Es gibt weit über 150 Wartungsmanagement-Softwaresysteme zur Auswahl, alle in Preis und Gebührenstruktur unterschiedlich. Traditionell waren die meisten CMMS-Deployments On-Premise oder auf PCs installiert. Diese Deployments involvierten hohe Installations- und Setup-Kosten, die Manager von der Investition abhielten. Es gab zu viele „Was-wäre-wenn?“: Was, wenn das Wartungspersonal der neuen Technologie widersteht? Was, wenn der CMMS-Anbieter die Applikation nicht mehr unterstützt? Was, wenn die Software die versprochenen Ergebnisse nicht liefert? Wie sähen Wechselkosten aus? All diese Unbekannten machten die Installation von Wartungsmanagement-Software sehr riskant und das Bleiben bei Tabellenkalkulationen zu einer bequemen Alternative. In den letzten 10 Jahren gab es einen Shift zu webbasiertem CMMS mit niedrigen Vorab- und Wechselkosten, was viele der genannten Risiken entkräftet. Zudem erlauben die meisten Systeme die Migration historischer Wartungsdaten, Benutzer, Assets und Geräte in das neue System kostenlos. Sie müssen nicht bei Null anfangen mit Datensammlung und können sofort historische Wartungsreports laufen lassen. Vorherige Implementierungskosten vom alten System gehen bei der Migration nicht verloren.

3. Versteckte und immaterielle Kosten:

An der Oberfläche ist es ziemlich einfach, die Kosten einer Wartungsmanagement-Software-Implementierung zu berechnen. Beispiel: Bei einem webbasierten CMMS mit unbegrenzten Benutzern (heutzutage nicht unüblich) erwarten Sie vielleicht 3.000 $ jährliche Softwarelizenzgebühren und zusätzliche 1.500 $ für Schulung und initiale Setup-Gebühren. Das wären 4.500 $ im ersten Jahr und 3.000 $/Jahr danach, richtig? Leider ist es nicht so einfach. Wir haben eine Reihe immaterieller Kosten übersehen, die mit der Installation von CMMS-Software verbunden sind. Einige davon sind:

a. Kosten bei der Evaluierung verschiedener CMMS-Anbieter:

Oft übersehen wird die Zeit, die die Evaluierung verschiedener Softwareanbieter beansprucht. Manager, die diesen Prozess schon durchlaufen haben, sind wahrscheinlich an Besuche der Softwareanbieter vor Ort, Flüge, Unterkünfte, Mittagessen etc. gewöhnt. Mit all dem Zeit- und Kostenaufwand werden viele Manager die Evaluierung von Wartungssoftware-Lösungen ablehnen. Zeiten haben sich geändert – all diese Mühen können vermieden werden. Die meisten Wartungssoftware-Evaluierungen können online durch Live-Webinare und personalisierte Demos durchgeführt werden. Die Zeiten von Vor-Ort-Besuchen, Wein und Dine und Verhandeln über Reisekosten sind vorbei.

b. Kosten beim Kauf von Wartungssoftware:

Wenn Sie für eine größere Organisation arbeiten, gibt es meist einen formalen Beschaffungsprozess. Je mehr Formalitäten, desto mehr Zeit und Personen involviert. Softwarekauf erfordert insbesondere Inputs verschiedener Abteilungen: Wartung muss funktionale Softwareanforderungen recherchieren und entscheiden, ob der Kostenrahmen passt, IT muss sicherstellen, dass die Wartungssoftware deren Sicherheitsanforderungen besteht, Legal muss prüfen, ob das Service Level Agreement solide ist. Die Buchhaltung möchte vielleicht Integration mit ihrer Buchhaltungssoftware, während das Top-Management nach beeindruckenden Reporting-Features sucht. Mit all diesen Bedürfnissen stieg das Preisschild der CMMS-Software signifikant. Glücklicherweise müssen kleinere Organisationen nicht all diese Hürden nehmen und Wartungsmanager haben die Entscheidungsbefugnis mit minimaler Beteiligung anderer Abteilungen. Größere Organisationen sollten lernen, ihren Griff zu lockern und Wartungsmanagern mehr Autonomie zu geben oder die Bedürfnisse jeder Abteilung zu solidifizieren und den wichtigsten gerecht zu werden. Wenn es ein SaaS-Deal (Software as a Service) ist, ist es ziemlich einfach, aus der Vereinbarung auszusteigen, wenn unzufrieden.

c. Zeitaufwand für Setup:

Jeder, der Erfahrung mit Business-Software-Implementierung hat, weiß: Der Setup-Prozess erfordert viel Zeit und viel kann schiefgehen. Wenn Sie eine kleine Anlage betreuen (kleines Einzelhotel, Fertigungsanlage) mit nur 50 Geräten und nur automatisierte präventive Wartungssoftware suchen, ist der involvierte Setup ziemlich simpel. Alles, was nötig ist, ist eine Asset-Liste zu bekommen und Wartungspläne einzurichten. Wenn Sie jedoch mehrere Anlagen mit Hunderten oder Tausenden Assets überwachen und Inventar, Vendor, Arbeitskosten, Lieferanten und Reparaturen tracken wollen, ist der Zeitaufwand für das Setup des Wartungsmanagementsystems viel höher. Wartungsmanager kennen vielleicht die Vorteile, die CMMS-Software liefern kann, haben aber schlicht keine Zeit für das Setup. Brände löschen und Systeme am Laufen halten hat Vorrang vor der Einrichtung eines neuen Wartungsprogramms.

d. Zeitaufwand für Schulung:

Je größer der Betrieb und je mehr funktionale Anforderungen, desto mehr Zeit für die Schulung des Personals am CMMS. Erschwerend kommt hinzu, ein Wartungsteam zu haben, das nicht technikaffin ist. In vielen Organisationen sehen wir eine riesige Bandbreite an technischen Kenntnisständen im Wartungsteam. Abteilungen, die demografisch älter sind, haben größere Schwierigkeiten bei der Adoption neuer Technologien. Auf der positiven Seite: Je mehr Millennials in die Arbeitswelt eintreten, desto mehr werden wir einen Shift zu schnellerer Adoption und weniger Widerstand gegen neue Technologien sehen. Dies soll nicht heißen, dass ältere Generationen Wartungsmanagement-Software nicht lernen können, aber es kann bedeuten, dass Ihr Team mehr Schulungsstunden braucht, um sich mit der Software wohlzufühlen. Bedenken Sie: Viele CMMS-Anbieter bieten kostenlose Schulung für Kunden und schnellen qualitativ hochwertigen Support. Auch erleichternd: der zunehmende Trend zu benutzerfreundlicher CMMS-Software. Anbieter bringen neue Versionen mit simplerem Design und intuitiver Navigation heraus, um die User Experience zu verbessern.

e. Software-Anpassungskosten:

Oft stellt ein Unternehmen nach dem Kauf von Wartungsmanagement-Software fest, dass Änderungen nötig sind, damit die Software besser zu ihren spezifischen operativen Bedürfnissen passt. In der Vergangenheit, als CMMS-Installationen ausschließlich On-Premise und gekauft waren, waren Software-Anpassungen erwartet und kamen mit hohen Kosten. Heute, da mehr Firmen SaaS-Modelle wählen, ist die Frage der Software-Anpassung kontrovers. Kunden sind weniger bereit, große Beträge in Anpassungsgebühren für Software zu investieren, die sie im Wesentlichen leasen. Dennoch: Auch wenn Wartungssoftware-Anbieter keine Software machen, die Nutzer anpassen können, sind sie bereit, mit Kunden zu kooperieren, ihre Entwicklungsbedürfnisse anzuhören und einen Teil der Anpassungskosten zu teilen.

4. Hohes Risiko des Scheiterns:

Die traurige Wahrheit: Wartungsmanagement-Installationen haben nicht die beste Erfolgsbilanz. Einige Studien deuten auf Misserfolgsraten von 40 % hin, andere berichten bis zu 80 %. Hohe Misserfolgsraten werden auf schlechte Implementierungspläne, schlechtes Setup, fehlenden Anbieter-Support, Nutzerwiderstand und unzureichende Schulung zurückgeführt. Was auch immer der Grund – Wartungssoftware-Anbieter arbeiten härter daran, Software benutzerfreundlicher zu machen, mehr Support und bessere Schulung anzubieten.

5. Widerstand der Endnutzer:

Der Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderungen ist eine große Barriere beim Wechsel von Tabellenkalkulationen zu CMMS. Sowohl Manager als auch Untergebene widerstehen Veränderungen aus verschiedenen Gründen. Wartungspersonal sieht CMMS-Software oft als Tool zur Messung ihrer Leistung und fühlt sich leicht bedroht oder skeptisch gegenüber der Veränderung. Sie sehen die Nutzung auch als zusätzliche Arbeit, für die sie keine Zeit haben. Um Widerstand abzumildern, müssen Manager ihr Personal früh einbeziehen, den Zweck der Systemimplementierung klar erklären (und nicht die Leistungsverfolgung betonen) und zeigen, wie das Tool ihr Leben einfacher macht. Sobald Sie das Buy-in Ihres Teams haben, werden sie den Wechsel von Tabellenkalkulationen zu Wartungssoftware unterstützen.

Fazit:

Die Liste der CMMS-Vorteile ist umfangreich. Theoretisch scheint es eine logische Lösung für jede Wartungsabteilung. Es wäre schwer vorstellbar, warum ein Wartungs- oder Facility-Manager Tabellenkalkulationen weiter nutzen und kein Wartungssoftwaresystem implementieren würde, bei all den Vorteilen. Schaut man genauer hin, sieht man viele Risiken, die mit Wartungssoftware-Installationen einhergehen. Manager zögern den Wechsel aufgrund unvorhergesehener versteckter Kosten, Personalwiderstands und Angst vor Scheitern. Doch CMMS-Anbieter adressieren dies durch günstigere Software mit flexibleren Zahlungsplänen und benutzerfreundlicherem CMMS. Zudem treten mehr technikaffine Wartungsleute in den Arbeitsmarkt ein und sind offen für Wartungssoftware-Technologien.