Steigern Sie die Produktivität mit Benutzerberechtigungen

Jedes Mal, wenn Sie neue Benutzer in Ihrem CMMS erstellen (und eigentlich jederzeit danach), ist das Festlegen der richtigen Berechtigungen eine einfache, aber leistungsstarke Möglichkeit, die Produktivität zu steigern.

Was sind Benutzerberechtigungen?

Sie sind das, was ein Benutzer in der CMMS-Software tun kann. Auf einer grundlegenden Ebene steuern Berechtigungen, was ein Benutzer tun kann:

• ansehen

• hinzufügen

• bearbeiten

• löschen

Sie können also einen Benutzer haben, der Arbeitsaufträge nur anzeigen kann. Ein zweiter Benutzer kann Arbeitsaufträge anzeigen, hinzufügen und bearbeiten, während ein dritter Benutzer sie anzeigen, hinzufügen, bearbeiten und auch löschen kann. Aber das ist nur für Arbeitsaufträge. Mit denselben drei Benutzern können Sie eine andere Kombination von Berechtigungen für digitale Grundrisse haben. Der erste Benutzer kann sie nur sehen, aber der zweite und dritte können sie anzeigen, hinzufügen, bearbeiten und löschen.

Wie entscheide ich, welche Berechtigungen ich jedem Benutzer zuweisen soll?

Es ist normalerweise nicht sinnvoll, für jeden Benutzer einen eindeutigen Satz von Berechtigungen zu erstellen. Stattdessen sollten Sie sich für einen Satz von Berechtigungen für jeden Benutzertyp entscheiden.

Jedes Unternehmen ist anders, aber für viele unserer Kunden richtet Hippo Folgendes ein:

• Systemadministratoren

• Administratoren

• Ressourcen

• Anforderer

Eine schnelle Möglichkeit, diese Benutzertypen zu verstehen, besteht darin, jeden mit einer Figur aus Batman zu verbinden. Bleib hier bei mir.

Der Systemadministrator ist Alfred, der Butler. Alfred sitzt hinter einer Wand aus Monitoren in der Batcave und kann dank des allmächtigen Batcomputers alles sehen und kontrollieren. Wenn etwas in der Software möglich ist, kann er es tun.

Der Administrator ist Batman. Er ist derjenige im Außendienst, der das Sagen hat, mit vollständiger Kontrolle über die Arbeitsauftrags-Workflows und PM-Zeitpläne. Wenn eine Anfrage eingeht, kann er sie Robin zuweisen oder ganz ablehnen.

Die Ressourcen sind Robin. Sie können Arbeitsaufträge einsehen. Je nachdem, wie seine Berechtigungen eingerichtet sind, kann er alle oder nur einen Teil der Arbeitsaufträge sehen. Batman kann auch Robins Fähigkeit aktivieren und deaktivieren, Arbeitsaufträge selbst abzuschließen. (Aufmerksame Leser werden darauf hinweisen, dass Batman den coolen Utility-Gürtel hat und daher die Ressourcen sein sollten. Eingefleischte Fans werden wissen, dass Robin auch einen coolen Utility-Gürtel hatte.)

Die Anforderer sind Commissioner Gordon. Sie sind darauf beschränkt, das Bat-Signal einzuschalten, wenn sie etwas erledigen müssen. Es liegt an Batman, Anfragen zu prüfen und zu entscheiden, welche Arbeitsaufträge zugewiesen werden.

Wie bestimme ich meine eigenen Benutzertypen?

Müssen es Charaktere aus Batman sein? Nein, keine Sorge. Stattdessen ist es eine gute Möglichkeit, zunächst eine Liste der Personengruppen zu erstellen, die das CMMS verwenden werden. Es ist wahrscheinlich am einfachsten, nach Berufsbezeichnung zu gehen. Wenn Sie beispielsweise in einer Produktionsstätte arbeiten, haben Sie:

• Geschäftsführer
• Leiter der Wartungsabteilung
• Leitende Techniker
• Junge Techniker
• Operatoren

Schreiben Sie für jede Gruppe auf, was sie innerhalb des CMMS können soll. Der Leiter der Wartungsabteilung muss beispielsweise in der Lage sein, nahezu alle Daten im CMMS anzuzeigen, hinzuzufügen, zu bearbeiten und zu löschen. Ganz unten auf der Liste müssen Betreiber wahrscheinlich nur in der Lage sein, Anfragen einzureichen.

Ein guter CMMS-Anbieter hilft Ihnen dabei, dies während des Onboarding-Prozesses zu klären. Allerdings bringen Sie sich ein paar Schritte weiter, indem Sie zunächst selbst versuchen, die Arten von Benutzern zu ermitteln, die Sie benötigen.

Wo sehe ich Produktivitätsgewinne?

Noch bevor Sie betriebsbereit sind, können Sie den Schulungsprozess optimieren, indem Sie die Benutzer nach Typ aufteilen. Während Ihr Systemadministrator (Alfred) Gelegenheiten braucht, um alle Vor- und Nachteile der CMMS-Plattform kennenzulernen, kann Resources (Robin) in wenigen Sitzungen das meiste von dem bekommen, was sie brauchen. Indem Sie einschränken, was Benutzer in der Software tun können, verkürzen Sie ihre Schulungszeit.

Sobald Sie betriebsbereit sind, hängen die Vorteile davon ab, wie Sie die Berechtigungen festlegen.

Benutzer können nur ihre zugewiesenen Arbeitsaufträge sehen Indem Sie einschränken, was sie sehen können, erleichtern Sie es ihnen, ihre eigene Arbeit zu finden und sich darauf zu konzentrieren. Erstens reduzieren Sie visuelle Unordnung, und diese eingesparten Klicks und Bildläufe summieren sich im Laufe der Zeit. Zweitens müssen sich Mitarbeiter, die zu viel Zeit damit verbringen, sich Gedanken darüber zu machen, was andere Mitarbeiter tun, jetzt weniger Sorgen machen. Nicht jede Organisation hat diese Art von Mitarbeitern, aber einige haben sie definitiv.

Der Benutzer kann alle zugehörigen Arbeitsaufträge sehen Nehmen wir an, die Wartungsabteilung hat zehn Techniker, von denen drei Elektriker sind. Indem Sie sie so einrichten, dass sie zugehörige Arbeitsaufträge sehen, kann jeder Elektriker seine eigenen Arbeitsaufträge sowie alle Arbeitsaufträge sehen, die den anderen Elektrikern zugewiesen wurden. Wenn jemand früh schließt, weiß er genau, wo er mithelfen kann.

Benutzer können Arbeitsaufträge nicht selbst abschließen Neue Techniker profitieren davon, dass erfahrenere Mitarbeiter ihre Arbeit doppelt überprüfen, um sicherzustellen, dass sie die internen Best Practices befolgen, und eine einfache Möglichkeit, dies durchzusetzen, besteht darin, die Erlaubnis zum Abschließen zugewiesener Arbeitsaufträge zu entziehen. Mit einem guten Cloud-basierten CMMS, das in Echtzeit aktualisiert und gesichert wird, müssen leitende Mitarbeiter die Arbeit nicht direkt sehen, um den Arbeitsauftrag abzuschließen. Sie können aus der Ferne bestätigen, dass die Checkliste des Arbeitsauftrags ausgefüllt wurde, und alle hochgeladenen Notizen überprüfen.

Benutzer können nur Anfragen senden Eine gute Möglichkeit, kleine Probleme zu finden, bevor sie zu Budget sprengenden Problemen werden, besteht darin, so viele Augen und Ohren wie möglich für Sie arbeiten zu lassen. Wenn die Leute etwas sehen, möchten Sie, dass sie etwas sagen. In der Fertigung sind die Bediener, die Menschen, die jeden Tag direkt mit der Anlage arbeiten, Ihr Frühwarnsystem. In der Bildung sind es die Lehrer.

Aber was Sie nie wollen, ist, dass sie in der Lage sind, Arbeitsaufträge selbst zu generieren. Sie werden mit Fehlalarmen überhäuft. Und in den Fällen, in denen sie Recht haben, sollte es einen Arbeitsauftrag geben, sie werden wahrscheinlich keinen guten für Sie generieren. Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie die Teile, Betriebs- und Wartungshandbücher und Grundrisse kennen, die in einem datenreichen Arbeitsauftrag enthalten sein müssen?

Indem Sie diese Benutzer auf das Einreichen von Anfragen beschränken, können Sie Ihren Arbeitsauftrags-Workflow ordnungsgemäß überwachen. Nur die richtigen Arbeitsaufträge werden generiert, und zwar richtig.

Nächste Schritte

Denken Sie daran, dass Sie ein CMMS benötigen, um die Vorteile von Benutzerberechtigungen nutzen zu können. Wenn Sie keinen haben, wenden Sie sich an Anbieter. Wenn Sie bereits ein CMMS haben, aber Ihre Berechtigungen nicht so eingerichtet sind, wie Sie es möchten, rufen Sie Ihren aktuellen Anbieter an und bitten Sie um Hilfe. Wenn sie gut sind, möchten sie wirklich, dass Sie das Beste aus ihrer Software herausholen.