Effizienzsteigerung im CMMS durch strategische Benutzerberechtigungen

Jedes Mal, wenn Sie neue Benutzer in Ihrem CMMS anlegen (und eigentlich jederzeit danach), ist das Setzen der richtigen Berechtigungen ein simpler, aber mächtiger Hebel zur Produktivitätssteigerung.

Was sind Benutzerberechtigungen?

Sie definieren, was ein Benutzer *im* CMMS tun darf. Auf Basisebene steuern Berechtigungen, ob ein Nutzer:

• anschauen
• hinzufügen
• bearbeiten
• löschen

kann. So kann Nutzer A nur Arbeitsaufträge sehen. Nutzer B darf sie sehen, anlegen und bearbeiten. Nutzer C darf zusätzlich löschen. Aber das gilt nur für Arbeitsaufträge. Bei digitalen Grundrissen kann die Berechtigungsmatrix ganz anders aussehen: Nutzer A sieht sie nur, Nutzer B und C haben Vollzugriff.

Wie entscheide ich, welche Berechtigungen jeder Nutzer erhält?

Es ergibt selten Sinn, für jeden Nutzer ein individuelles Berechtigungsset zu erstellen. Stattdessen definieren Sie Berechtigungen pro *Benutzertyp*.

Jede Organisation ist anders, aber viele unserer Kunden richten bei Hippo folgende Rollen ein:

• System-Administratoren
• Administratoren
• Ressourcen (Techniker)
• Anfrager (Requester)

Ein schneller Weg, diese Typen zu verstehen: Ordnen Sie jedem einen Batman-Charakter zu. Bleiben Sie dran.

• System-Admin = Alfred, der Butler. Hinter der Monitorwand im Batcave sieht und steuert er alles dank des allmächtigen Batcomputers. Was in der Software möglich ist, kann er tun.
• Admin = Batman. Er ist im Feld, trifft die Entscheidungen, hat volle Kontrolle über Workflows und PM-Pläne. Geht eine Anfrage ein, entscheidet er: an Robin delegieren oder ablehnen.
• Ressourcen = Robin. Sie sehen Arbeitsaufträge. Je nach Berechtigung alle oder nur einen Teil. Batman kann auch steuern, ob Robin Aufträge selbst abschließen darf. (Kenner wissen: Robin hatte auch einen coolen Utility-Gürtel.)
• Anfrager = Commissioner Gordon. Sie können nur das Bat-Signal aktivieren, wenn sie etwas brauchen. Batman prüft Anfragen und entscheidet, welche zu zugewiesenen Arbeitsaufträgen werden.

Wie bestimme ich meine eigenen Benutzertypen?

Müssen es Batman-Figuren sein? Nein, keine Sorge. Besser: Listen Sie die Personengruppen auf, die das CMMS nutzen werden – am einfachsten nach Berufsbezeichnung. In einem Fertigungsbetrieb z. B.:

• Geschäftsführung
• Leiter Instandhaltung
• Senior-Techniker
• Junior-Techniker
• Maschinenbediener

Für jede Gruppe notieren Sie, was sie im CMMS tun können muss. Der Instandhaltungsleiter braucht fast volle Rechte (ansehen, anlegen, bearbeiten, löschen fast aller Daten). Ganz unten: Bediener brauchen wahrscheinlich nur Anfragen stellen.

Ein guter CMMS-Anbieter hilft Ihnen beim Onboarding dabei. Aber Sie sind einen Schritt voraus, wenn Sie vorab selbst die benötigten Nutzertypen skizzieren.

Wo entstehen Produktivitätsgewinne?

Schon vor dem Go-live straffen Sie durch die Rollenunterteilung die Schulung. Der System-Admin (Alfred) braucht tiefe Einarbeitung in alle Ecken der Plattform. Ressourcen (Robin) kommen oft mit wenigen Sessions aus. Indem Sie beschränken, was Nutzer im System tun dürfen, reduzieren Sie deren Schulungsaufwand.

Im laufenden Betrieb hängen die Vorteile von Ihrer Berechtigungskonfiguration ab:

Nutzer sieht nur seine zugewiesenen Arbeitsaufträge

Durch Einschränkung der Sichtbarkeit finden und fokussieren sie ihre eigene Arbeit leichter. Erstens: Visuelle Unordnung wird reduziert – gesparte Klicks und Scrolls summieren sich. Zweitens: Mitarbeiter, die sich zu sehr für die Arbeit anderer interessieren, haben weniger Ablenkung. Nicht jede Organisation hat solche Typen, aber manche definitiv.

Nutzer sieht alle zugehörigen Arbeitsaufträge

Beispiel: Zehn Techniker, drei davon Elektriker. Indem Sie sie so einrichten, dass sie *zugehörige* Aufträge sehen, kann jeder Elektriker seine eigenen Aufträge *plus* die der anderen beiden Elektriker einsehen. Wenn einer früher fertig ist, weiß er genau, wo er helfen kann.

Nutzer darf Arbeitsaufträge nicht selbst abschließen

Neue Techniker profitieren davon, dass erfahrenere Kollegen ihre Arbeit doppelt prüfen – um sicherzustellen, dass hausinterne Best Practices eingehalten werden. Ein simpler Weg: Recht zum Selbst-Abschließen entziehen. Mit einem guten cloud-basierten CMMS (Echtzeit-Update, Backup) müssen Senioren die Arbeit nicht physisch sehen. Sie bestätigen remote, dass die Checkliste abgearbeitet ist, und prüfen hochgeladene Notizen.

Nutzer darf nur Anfragen stellen

Ein großartiger Weg, kleine Probleme früh zu erkennen: So viele Augen und Ohren wie möglich für sich arbeiten lassen. Wenn jemand etwas sieht, soll er es melden. In der Fertigung sind die Bediener – die täglich direkt an den Assets arbeiten – Ihr Frühwarnsystem. In der Bildung die Lehrer.

Aber: Sie sollen *keine* Arbeitsaufträge selbst erstellen. Sonst werden Sie von False Positives überrannt. Und selbst wenn sie recht haben: Wahrscheinlich erstellen sie keinen guten Auftrag. Wie hoch ist die Chance, dass sie wissen, welche Teile, O&M-Handbücher und Grundrisse in einen datenreichen Auftrag gehören?

Indem Sie diese Nutzer auf Anfragen beschränken, gate-keepen Sie Ihren Workflow ordentlich: Nur die richtigen Aufträge werden erstellt – und zwar richtig.

Nächste Schritte

Denken Sie daran: Für die Vorteile von Benutzerberechtigungen brauchen Sie ein CMMS. Haben Sie keins, kontaktieren Sie Anbieter. Haben Sie schon eins, aber die Berechtigungen passen nicht? Rufen Sie Ihren aktuellen Anbieter an und bitten Sie um Hilfe. Wenn die gut sind, wollen sie wirklich, dass Sie das Maximum aus ihrer Software herausholen.