Vereinfachen Sie die Arbeitsauftragsverwaltung an Ihrer Schule mit CMMS

Längst vorbei sind die idyllischen Ein-Zimmer-Schulhäuser vergangener Zeiten. Schulen können jetzt riesige Einrichtungen mit ihren eigenen großen Wartungsabteilungen sein. Keine Frage, es ist schwer, die Dinge am Laufen zu halten. Aber wie viel einfacher wäre es mit einem arbeitsauftragsgesteuerten CMMS?

Heutige Schulen haben ihre eigenen Abhol- und Absetzspuren, Spielplätze mit mehreren Strukturen, gepflasterte Bahnen und oft Sportkomplexe mit AstroTurf-Feldern und Tribünen. Im Zentrum dieser Labyrinthe befinden sich Klassenzimmer, Turnhallen, Ressourcenzentren, Cafeterias und Hörsäle , Computerräume, Wissenschaftsräume und Bibliotheken. Für Sicherheit und Compliance zu sorgen, ist eine ganzjährige Ganztagsaufgabe. Die meisten Mitarbeiter und Schüler haben im Sommer frei, aber Juli und August sind arbeitsreiche Monate für die Schulinstandhaltungsabteilungen, mit Zeitplänen voller Nachholprojekte.

Lassen Sie uns untersuchen, welche Rolle Arbeitsaufträge an einem durchschnittlichen Tag im Instandhaltungsmanagement einer Schule spielen können. Wir können eine echte Stellenausschreibung für einen Wartungsfachmann verwenden, um ein gutes Verständnis für die täglichen Herausforderungen zu bekommen, mit denen Abteilungen konfrontiert sind. Die folgenden Beschreibungen der Verantwortlichkeiten stammen direkt aus einer Stellenausschreibung für eine Grundschule in New Jersey.

Allgemeine Wartungs- und Reparaturarbeiten

Führen Sie allgemeine Wartungs- und Reparaturaufgaben in einer Vielzahl von Bereichen und wie vom Supervisor of Maintenance zugewiesen und in Übereinstimmung mit allen geltenden Codes und Vorschriften durch

Dies ist ein guter Ausgangspunkt, da es einen großen Teil des Tages eines durchschnittlichen Technikers beschreibt. Welche Rolle würden also Arbeitsaufträge spielen?

In vielen Fällen beginnen Arbeitsaufträge als Ticket, das von einem Lehrer oder einem anderen Mitarbeiter eingereicht wird. Wir können uns vorstellen, dass die Kunstlehrerin in ihrem Zimmer einen kaputten Wasserhahn bemerkt. Sie loggt sich in die Arbeitsauftragssoftware ein und gibt eine kurze Beschreibung des Problems und dessen Ort ein. Die Informationen werden dann automatisch von der IPS-Software an den Instandhaltungsleiter weitergeleitet.

Der Kunstlehrer hätte wahrscheinlich nur sehr wenige Informationen aufgenommen. Aber jetzt kann der Vorgesetzte das Ticket nehmen und es zu einem datenreichen Arbeitsauftrag entwickeln. An seinem Schreibtisch oder auf einem mobilen Gerät greift er auf das CMMS zu und fügt, wenn es gut ist, über seine intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche zum Arbeitsauftrag hinzu:

• Interaktive Grundrisse
• Listen der erforderlichen Teile, einschließlich aktueller Lagerbestände
• Anpassbare Checklisten, um aktuelle Best Practices sicherzustellen

Er kann noch viel mehr hinzufügen, aber für einen kaputten Wasserhahn würde er es wahrscheinlich einfach halten. Als nächstes priorisiert er und weist dann die Reparatur zu. Alles hängt von der relativen Kritikalität des Assets ab. Ist ein Wasserhahn im Kunstraum entscheidend, um die Türen der Schule offen zu halten? Wahrscheinlich nicht. Aber er muss die Sicherheit von Schülern und Mitarbeitern berücksichtigen, wenn er sich einen Arbeitsauftrag ansieht. Diese Facette wird zu mit Wasserfarbe befleckten Händen führen, die kein großes Problem darstellen. Aber eine kaputte Schaukel auf dem Spielplatz mit einer losen Metallkette ist eine unmittelbare Gefahr für neugierige Kinder.

Am Ende wird dem kaputten Wasserhahn wahrscheinlich eine geringe Priorität eingeräumt. Das entschieden, der Vorgesetzte weist nun den Arbeitsauftrag zu. Da er Aufgaben an jedes Mitglied seiner Abteilung mithilfe von nachverfolgbaren Arbeitsaufträgen über das CMMS sendet, weiß er, wo sich alle befinden und was sie tun. Beim Blick auf die aktuellen Arbeitsaufträge ordnet er die Reparatur des Wasserhahns einem Technikernachmittag zu. Am Ende des Tages wird er zurückgehen und nachsehen, ob der Arbeitsauftrag abgeschlossen wurde, welche Teile verwendet wurden und ob der Techniker Notizen zurückgeschickt hat.

Arbeitsaufträge für Dritte

Empfehlen Sie Reparaturen oder Verfahren, die außerhalb des Verantwortungsbereichs, der Fähigkeiten oder der Erfahrung liegen, und beschreiben Sie die erforderlichen Arbeiten und Spezifikationen, die von einem externen Auftragnehmer verlangt werden.

Dies geschieht seltener an Schulen, aber es können Arbeitsaufträge für Drittanbieter generiert werden. Für die Installation eines neuen Schaltfelds ist beispielsweise ein zugelassener Elektriker erforderlich. Möglicherweise gibt es niemanden in der Abteilung, der die Arbeit sicher oder legal erledigen kann.

Auch wenn die Arbeit von jemandem außerhalb der Abteilung erledigt wird, trägt ein Arbeitsauftrag dazu bei, dass alles reibungsloser abläuft. Es kann Informationen über die erforderlichen Arbeiten sowie die Kontaktinformationen des Vorgesetzten enthalten. Ein Arbeitsauftrag zu haben, ist praktisch, wenn es darum geht, den Lieferanten zu bezahlen oder Vereinbarungen oder Garantien im Auge zu behalten.

Bestandsverfolgung mit Arbeitsaufträgen

Sorgen Sie für einen angemessenen Vorrat an Teilen und Verbrauchsmaterialien, die normalerweise für Reparaturen verwendet werden, und fordern Sie benötigte Verbrauchsmaterialien über die etablierten Verfahren des Distrikts an.

Ein gutes CMMS macht die Bestandsverfolgung zum Kinderspiel. Sobald Sie Ihre ersten genauen Zählungen haben, wird die Bestandsverfolgung von der Arbeitsauftragssoftware durchgeführt. Die für eine Reparatur benötigten Teile können in den Arbeitsauftrag aufgenommen werden, wenn dieser generiert wird. Wenn es geschlossen ist, werden die Lagerbestände automatisch angepasst.

In der Stellenausschreibung wird von „etablierten Verfahren des Landkreises“ gesprochen. Es ist schwer zu sagen, was das ist, aber es lohnt sich, sich anzusehen, wie ein gutes CMMS die Bestandskontrolle rationalisiert. Innerhalb der Software können Teile und Bestand mit Nachbestellschwellen festgelegt werden. Sobald die Zahlen unter diese anpassbaren Werte sinken, kann das CMMS selbstständig Bestellungen versenden, sogar unter Berücksichtigung aktueller Vorlaufzeiten. Oder es könnte die Wartungsabteilung per E-Mail benachrichtigen, dass die Füllstände niedrig sind. Ihre Wahl.

Vorbeugende Wartung und Arbeitsauftragsverfolgung

Stellen Sie sicher, dass alle geltenden Brandschutz-, Sicherheits-, Gesundheits- und Umweltvorschriften und -gesetze eingehalten und überschritten werden.

Führen Sie ein Protokoll über alle durchgeführten Wartungsarbeiten und Reparaturen.

Compliance besteht aus zwei Teilen:konform zu sein und zu beweisen, dass Sie konform sind. Für den ersten Teil verwenden Abteilungen PMs, bei denen es sich um eine spezielle Art von Arbeitsaufträgen handelt, die im Voraus geplant werden, um sicherzustellen, dass in Zukunft keine größere Reparatur oder kein Austausch erforderlich ist. Sie decken Inspektionen und kleinere Wartungsarbeiten ab. Für Schulen gehören zu den PMs die Überprüfung von Rauchmeldern, die Sicherstellung, dass Feuerlöscher aufgeladen sind und Augenspülstationen in den Wissenschaftslabors vorhanden sind. Sobald die PMs zum CMMS hinzugefügt wurden, werden sie zu wiederkehrenden Arbeitsaufträgen. Sie sorgen dafür, dass nichts vergessen wird.

Die Nachverfolgung von Arbeitsaufträgen macht den zweiten Teil, den Nachweis, dass Sie konform sind, zum Kinderspiel. Mit einem guten CMMS können Sie historische Daten überprüfen, nahezu endlose Kombinationen von Schlüsselproduktivitätsindikatoren (KPIs) berechnen und problemlos Berichte erstellen, die dann an die zuständigen Regierungsbehörden weitergeleitet werden können.

Organisiertes Wartungsmanagement

Zeigen Sie jederzeit eine kooperative und angenehme Haltung, insbesondere in Gegenwart von Mitarbeitern, Studenten und Besuchern der Gemeinde.

OK, Arbeitsaufträge können nicht garantieren, dass jeder Mitarbeiter Ihrer Abteilung angenehm ist. Aber Arbeitsaufträge machen das Instandhaltungsmanagement organisierter und damit weniger stressig. Die Planung ist einfacher, sodass es weniger böse Überraschungen gibt. Arbeitsaufträge werden Ihre Disposition nicht ändern. Aber die Verwendung von Arbeitsauftrags-Ticketsystemen und Arbeitsauftragsverfolgung machen es viel unwahrscheinlicher, dass etwas bei der Arbeit Ihren Tag ruiniert.