Schulwartung mit CMMS-gesteuertem Arbeitsauftragssystem optimieren

Die idyllischen einschulischen Schulhäuser von gestern sind lange vorbei. Schulen sind heute riesige Anlagen mit eigenen großen Wartungsabteilungen. Dass es schwer ist, den Betrieb aufrechtzuerhalten, steht außer Frage. Aber wie viel einfacher wäre es mit einem arbeitsauftragsgesteuerten CMMS?

Heutige Schulen verfügen über eigene Bring- und Abholspuren, mehrstrukturige Spielplätze, befestigte Laufbahnen und oft Sportkomplexe mit Kunstrasenplätzen und Tribünen. Im Zentrum dieser Labyrinthe liegen Klassenzimmer, Turnhallen, Ressourcenzentren, Cafeterien, Auditorien, Computerräume, Laboratorien und Bibliotheken. Dinge sicher und konform zu halten, ist ein Ganzjahres-Vollzeitjob. Die meisten Mitarbeiter und Schüler haben im Sommer frei, aber Juli und August sind für Schulwartungsabteilungen geschäftige Monate mit Terminkalendern voller Nachholprojekte.

Erforschen wir die Rolle, die Arbeitsaufträge im durchschnittlichen Tag eines Schulwartungsmanagements spielen können. Wir nutzen eine echte Stellenausschreibung für einen Wartungsprofi, um die täglichen Herausforderungen zu verstehen, denen Abteilungen gegenüberstehen. Die folgenden Verantwortungsbeschreibungen stammen direkt aus einer Ausschreibung für eine Grundschule in New Jersey.

Allgemeine Wartungs- und Reparaturaufgaben

Allgemeine Wartungs- und Reparaturaufgaben in verschiedenen Bereichen und nach Anweisung des Wartungsleiters sowie in Übereinstimmung mit allen geltenden Vorschriften und Regularien durchführen.

Das ist ein guter Startpunkt, weil es einen großen Teil des durchschnittlichen Technikeralltags beschreibt. Welche Rolle würden Arbeitsaufträge spielen?

In vielen Fällen beginnen Arbeitsaufträge als Ticket, das von einem Lehrer oder einem anderen Mitarbeiter eingereicht wird. Wir können uns die Kunstlehrerin vorstellen, die einen defekten Wasserhahn in ihrem Raum bemerkt. Sie loggt sich in die Arbeitsauftragssoftware ein, gibt eine kurze Beschreibung des Problems und dessen Ort ein. Die Information wird vom CMMS automatisch an den Wartungsleiter weitergeleitet.

Die Kunstlehrerin hätte wahrscheinlich sehr wenig Informationen angegeben. Aber nun kann der Leiter das Ticket nehmen und zu einem datenreichen Arbeitsauftrag ausbauen. An seinem Schreibtisch oder auf einem Mobilgerät greift er auf das CMMS zu und fügt – bei einem guten System über dessen intuitive, benutzerfreundliche Oberfläche – dem Arbeitsauftrag hinzu:

• Interaktive Grundrisse
• Listen benötigter Teile, inklusive aktueller Lagerbestände
• Anpassbare Checklisten zur Sicherstellung aktueller Best Practices

Er könnte noch viel mehr hinzufügen, aber bei einem defekten Wasserhahn würde er es wahrscheinlich einfach halten. Als Nächstes priorisiert und weist er die Reparatur zu. Alles hängt von der relativen Kritikalität des Assets ab. Ist ein Wasserhahn im Kunstraum entscheidend dafür, dass die Schule geöffnet bleibt? Wahrscheinlich nicht. Aber er muss die Sicherheit von Schülern und Mitarbeitern bei jedem Arbeitsauftrag berücksichtigen. Ein Wasserfleck an den Händen durch Farbe ist kein großes Problem. Aber eine kaputte Schaukel auf dem Spielplatz mit einer losen Metallkette ist eine unmittelbare Gefahr für neugierige Kinder.

Am Ende wird der defekte Wasserhahn wahrscheinlich eine niedrige Priorität erhalten. Das entschieden, weist der Leiter den Arbeitsauftrag nun zu. Da er Aufgaben an jedes Mitglied seiner Abteilung über nachverfolgbare Arbeitsaufträge im CMMS sendet, weiß er, wo sich jeder befindet und was er tut. Er schaut auf die aktuellen Arbeitsaufträge und schiebt die Wasserhahnreparatur in den Nachmittag eines Technikers. Am Ende des Tages prüft er, ob der Arbeitsauftrag abgeschlossen wurde, welche Teile verwendet wurden und ob der Techniker Notizen hinterlassen hat.

Arbeitsaufträge für Dritte

Reparaturen oder Verfahren empfehlen, die außerhalb des Verantwortungsbereichs, der Fähigkeiten oder der Erfahrung liegen, und die erforderliche Arbeit sowie die Spezifikationen für einen externen Auftragnehmer darlegen.

Das kommt an Schulen seltener vor, aber Arbeitsaufträge können für Drittanbieter erstellt werden. Die Installation eines neuen Sicherungskastens erfordert beispielsweise einen lizenzierten Elektriker. Vielleicht gibt es in der Abteilung niemanden, der die Arbeit sicher oder legal ausführen kann.

Auch wenn die Arbeit von jemandem außerhalb der Abteilung erledigt wird, hilft ein Arbeitsauftrag, alles reibungsloser ablaufen zu lassen. Er kann Informationen zur erforderlichen Arbeit sowie die Kontaktdaten des Leiters enthalten. Alles in einem Arbeitsauftrag zu haben, ist praktisch, wenn es um die Bezahlung des Anbieters oder die Verfolgung von Vereinbarungen und Garantien geht.

Inventarverfolgung mit Arbeitsaufträgen

Einen ausreichenden Vorrat an Teilen und Materialien aufrechterhalten, die üblicherweise bei Reparaturen verwendet werden, und benötigte Materialien über die festgelegten Verfahren des Bezirks anfordern.

Ein gutes CMMS macht die Inventarverfolgung zum Kinderspiel. Sobald Sie Ihre initialen genauen Bestände haben, wird die Inventarverfolgung von der Arbeitsauftragssoftware übernommen. Die für eine Reparatur benötigten Teile können beim Erstellen des Arbeitsauftrags aufgeführt werden. Beim Abschluss werden die Lagerbestände automatisch angepasst.

Die Stellenausschreibung erwähnt „festgelegte Verfahren des Bezirks“. Was genau das ist, ist unklar, aber es lohnt sich, anzusehen, wie ein gutes CMMS die Inventarsteuerung optimiert. Innerhalb der Software können Teile und Inventar mit Nachbestellschwellenwerten versehen werden. Sobald die Zahlen unter diese anpassbaren Werte fallen, kann das CMMS selbstständig Bestellungen auslösen – sogar unter Berücksichtigung aktueller Lieferzeiten. Oder es benachrichtigt die Wartungsabteilung per E-Mail, dass die Bestände niedrig sind. Ihre Wahl.

Vorbeugende Wartung und Arbeitsauftragsverfolgung

Sicherstellen, dass alle geltenden Feuer-, Sicherheits-, Gesundheits- und Umweltschutzvorschriften und -gesetze eingehalten und übertroffen werden.

Ein Protokoll aller durchgeführten Wartungsfunktionen und Reparaturen führen.

Compliance hat zwei Teile: konform sein und nachweisen, dass man konform ist. Für den ersten Teil nutzen Abteilungen PMs – eine spezielle Art von Arbeitsauftrag, die im Voraus geplant wird, um sicherzustellen, dass keine größere Reparatur oder kein Austausch in der Zukunft nötig wird. Sie umfassen Inspektionen und kleinere Instandhaltungsarbeiten. Für Schulen beinhalten PMs das Prüfen von Rauchmeldern, das Sicherstellen, dass Feuerlöscher geladen sind, und dass Augenspülstationen in den Laboren bestückt sind. Sobald die PMs im CMMS hinzugefügt sind, werden sie zu wiederkehrenden Arbeitsaufträgen. Sie stellen sicher, dass nichts vergessen wird.

Arbeitsauftragsverfolgung macht den zweiten Teil – den Nachweis der Compliance – zum Kinderspiel. Ein gutes CMMS lässt Sie historische Daten prüfen, nahezu endlose Kombinationen von Key Productivity Indicators (KPIs) berechnen und schmerzlos Berichte erstellen, die dann an die zuständigen Behörden weitergeleitet werden können.

Organisiertes Wartungsmanagement

Zu jeder Zeit eine kooperative und angenehme Haltung zeigen, insbesondere in Gegenwart von Mitarbeitern, Schülern und Gemeinschaftsbesuchern.

OK, Arbeitsaufträge können nicht garantieren, dass jedes Mitglied Ihrer Abteilung angenehm ist. Aber Arbeitsaufträge machen das Wartungsmanagement organisierter und damit weniger stressig. Planung wird einfacher, es gibt weniger unangenehme Überraschungen. Arbeitsaufträge ändern nicht Ihre Grundhaltung. Aber die Nutzung von Ticket-Systemen und Arbeitsauftragsverfolgung macht es viel unwahrscheinlicher, dass etwas bei der Arbeit Ihren Tag verdirbt.