So erstellen Sie eine effektive Wartungsplanung und Lagerraumpartnerschaft

Ohne eine effektive Planung sehen Wartungslager einen unregelmäßigen Teileverbrauch, was zu erhöhten Sicherheitsbeständen, höheren Kosten und Frustrationen führt. Auch ein schlecht implementiertes computergestütztes Instandhaltungsmanagementsystem (CMMS) spielt eine Rolle. In diesem Artikel werde ich diskutieren, wie man Silos aufbricht und eine Partnerschaft eingeht, in der sich die Wartungsplanung mit dem Lagerraum überschneidet.

Typische Ergebnisse

Ich habe festgestellt, dass sich Organisationen von Werk zu Werk in ihren Ansätzen und Erfolgen bei der Wartungsplanung und -planung erheblich unterscheiden können. Dito auch für ihre Lagerraumpraktiken für Wartung, Reparatur und Betrieb (MRO). Die folgende Auflistung enthält Beispiele für diese beiden Aussagen sowohl aus Bewertungs- als auch aus Erfahrungsperspektive:

• In Organisationen mit der Position des Wartungsplaners werden nur etwa 10 Prozent dieser Personen effektiv eingesetzt.

• Die gebräuchlichste Struktur ist, dass sowohl die Planung als auch die Terminplanung von derselben Person für einen bestimmten Bereich durchgeführt werden, anstatt die Rollen aufzuteilen.

• Viele Lagerräume führen über 50 Prozent veraltete Ersatzteile, was bedeutet, dass die Geräte in der Anlage nicht mehr im Einsatz sind. Einige tragen mehr; alle verschwenden jedes Jahr wertvolle Ressourcen.

• Wenn es um Partnerschaften geht, gibt es in 45 Prozent der Lagerräume, die in den letzten fünf Jahren befragt wurden, Silos.

• Der Planer verbringt durchschnittlich fünf Stunden eines achtstündigen Tages damit, die Teile zu identifizieren und zu beschaffen, die für die geplante Arbeit erforderlich sind.

• Planer planen wirklich etwa 10 % ihres Tages.

• Fast 65 Prozent aller Lagerräume gaben an, dass die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen unzureichend ist, was zu hohen Kosten und verpassten Gelegenheiten führt.

• Mehr als 30 % der Lagerräume führen keine Zykluszählung durch.

• Fast 45 % der Lagerräume geben an, dass außer dem Lagerwert keine anderen Leistungskennzahlen (KPIs) verwendet werden.

• Im Durchschnitt verbringen Wartungstechniker 22 Prozent ihres Tages damit, Teile zu suchen, um die Arbeit zu erledigen.

• Die Mehrheit hat entweder die Geschäftsprozesse nicht dokumentiert und geschult oder die Dokumentation in die schwarzen Löcher eines digitalen Universums verbannt, wo niemand darauf zugreifen kann.

Leider gibt es für die meisten Organisationen noch viele weitere Beispiele. Ich wette, Sie können auch über einige Beispiele nachdenken, die Sie erlebt haben. Diese Liste hat mehrere Berührungspunkte. Es ist eine Arbeit, die Chancen zu nutzen, ähnlich wie beim Essen eines Elefanten. Wie das Klischee sagt:„Rom wurde nicht an einem Tag erbaut.“ Ihre Organisation wird die Disziplin benötigen, um die Probleme in mundgerechte Stücke zu zerlegen und im Laufe der Zeit jeden Bissen anzugehen. Sie benötigen eine Roadmap oder einen strategischen Plan, um dorthin zu gelangen.

An dieser Stelle fragen Sie sich vielleicht:„Wo fange ich an?“ Angesichts des Mangels an gut geschriebenen Verfahren und Prozessen navigieren die verschiedenen Funktionen ihren Weg und nutzen Stammeswissen, um Dinge zu erledigen. Dies ist ein großartiger Bereich, um Ihre Bemühungen zu beginnen.

Prozesse vor Tools

In den meisten Unternehmen kommunizieren Wartungs- und Lagerpersonal über ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) oder ein Enterprise Asset Management (EAM)-System. Diese Tools automatisieren die Prozesse. Idealerweise werden die Geschäftsprozesse im Vorfeld der Systemimplementierung entwickelt. Beachten Sie, dass ich idealerweise erwähnt habe, da dies oft nicht der Fall ist.

Ein weiterer Fehler besteht darin, die verschiedenen Prozesse nicht zu auditieren, um sicherzustellen, dass schlechte Gewohnheiten nicht zur Standardpraxis werden. Wenn ich feststelle, dass Menschen von den definierten Prozessen abweichen, gibt es oft triftige Gründe. Die Dinge können sich aus verschiedenen Gründen geändert haben und die Leute versuchen einfach, ihre Arbeit so gut wie möglich zu erledigen.

In bestimmten Abständen, d. h. alle 18 Monate, sollten Sie die Geschäftsprozesse überprüfen, um eine kontinuierliche Verbesserung sicherzustellen. Wie bereits erwähnt, können die Auditprozesse Sie dazu veranlassen, auch diese Prozesse zu überdenken. Aus einer schlanken Perspektive können Ihnen Tools wie die Wertstromanalyse helfen, auch die Chancen für die Prozesse zu erkennen.

Das ist der Sinn der Geschäftsprozesse. Wie soll man arbeiten? Wer macht was? Aus den mit den Geschäftsprozess-Mapping-Aktivitäten identifizierten Aufgaben können Sie ein RACI-Dokument (Verantwortung, Verantwortlichkeit, Beratung und Information) entwickeln. Auf diese Weise können Sie die Aufgaben für jede Position oder Rolle in funktionale Aktivitäten aufteilen. Sie können auch Stellenbeschreibungen aus den RACI-Dokumenten schreiben. Sie denken vielleicht:"Das ist eine Menge Arbeit." Lassen Sie mich erklären, warum es wichtig ist.

Auf einer Website sah ich zu, wie der Planer/Planer herumrief und verschiedene Anbieter per E-Mail kontaktierte, um die Preise für einen Artikel zu erfahren. Die Person nahm sorgfältig drei Angebote entgegen und leitete sie an den Lagereinkäufer weiter. Der Lagerraumkäufer warf die Angebote leise in den Papierkorb, als der Planer sein Büro verließ.

Der Käufer sah mich an und bemerkte:„Wir haben Händedruck-Beziehungen mit bestimmten Anbietern, und bei denen kaufe ich.“ Da die Zitate aus anderen Quellen stammten, war die Zeit des Planers verschwendet. Das Eintauchen in die Prozesse dient dazu, diese Probleme, in diesem Fall die Doppelarbeit, zu eliminieren. Beachten Sie, dass Auditing offenbart hat, was die Leute taten.

CMMS/EAM

Mit den definierten Prozessen können Sie diese in das CMMS implementieren. Über die Prozesse hinaus müssen Sie die CMMS-Tabellen richtig konfigurieren und auffüllen. In einem CMMS schlüsselt alles die Technische Platz- und Equipmenthierarchie ab. Die Gerätenummerierung sollte in den Eltern-Kind-Beziehungen aufhören, wenn die Wartungsstrategie endet. Tiefere Level sind nur Teile.

Wenn die Typenschilddatenvorlagen für die Ausrüstung erstellt werden, werden die Typenschilddaten auf einer detaillierten Ebene normalerweise nicht erfasst oder in den Anlagendatensatz eingegeben. In der Regel wird auch die Anlagenstückliste (BOM) nicht aus den Handbüchern und Projektzeichnungen der Gerätehersteller gesammelt oder in das CMMS eingegeben. Die Stückliste sollte Lager- und Nichtlagerartikel enthalten.

Diese Auslassungen werden die Wartung und den Lagerraum noch viele Jahre lang verfolgen. Obwohl zum Zeitpunkt der CMMS-Implementierung noch nicht alles bekannt ist, muss es einen fortlaufenden Prozess geben, um diese Daten zu sammeln und zu füllen. Dies trägt wesentlich dazu bei, den Zeitaufwand des Wartungs- und Lagerpersonals für die Suche nach Teilen für den Kauf oder die Ausgabe zu reduzieren.

Eine genaue Stückliste für die Assets ermöglicht es dem Lager auch, Entscheidungen über die Lagerhaltung zu treffen. Ich füge auch hinzu, dass ein Teil nicht im Lagerbestand vorhanden sein sollte, es sei denn, es ist ein "Verwendungszweck" für diesen Artikel aufgeführt.

Handshakes zur Kommunikation

Nach meiner Erfahrung tritt das Problem der schlechten Kommunikation häufig an die Oberfläche. Der Kommunikationsprozess ist oft nicht formalisiert. Ein CMMS ist das Werkzeug, mit dem Sie intern und mit Ihren Partnern kommunizieren können. Innerhalb der Prozesse sollten die Schnittstellen zwischen den verschiedenen Funktionen erfasst und implementiert sein. Ich ziehe es vor, Verknüpfungen als Kommunikations-Handshakes zu betrachten. Zu diesen Handshakes gehören:

• Von der Planung bis zur Beschaffung (wenn eine vom Lager getrennte Funktion) oder dem Lagereinkäufer

• Wenn die Beschaffung getrennt ist, dann von der Beschaffung bis zum Lager und den Planern

• Vom Lagerraum zur Planung, um anzuzeigen, dass ein Job zur Planung bereit ist

• Für die Bereitstellung von Bausätzen und die potenzielle Lieferung, von der Dispositionsfunktion bis zum Lagerraum

• Von der Wartungsfunktion zurück in den Lagerraum für unbenutzte Bausatzteile oder umbaubare Artikel

Für einige dieser Elemente können Sie die Statusflags im CMMS nutzen. Diese Status zeigen den Fortschritt des Prozesses, speziell für Teile und Materialien. Dazu gehören das Warten auf Materialien (Halten), Bereit zum Planen, Geplant, Abgeschlossen und Geschlossen.

Für andere Kommunikationshandshakes können Sie sich auf zusätzliche Tools wie verbale Kommunikation bei der Planung oder Besprechung von Backlog-Reviews und E-Mail verlassen. Idealerweise sollte eine Checkliste für Meetings existieren, um sicherzustellen, dass Sie den Ball nicht fallen lassen. In seinem Buch Leading Change , schlägt John Kotter vor, dass wir um den Faktor 10 bis 100 zu wenig kommunizieren.

Ich werde der Beschaffungsreise ein weiteres Konzept hinzufügen, nämlich den Einkauf auf der Grundlage des besten Werts gegenüber den geringsten Kosten. Wenn Silos vorhanden sind, kann die Wartung eine bestimmte Marke oder ein bestimmtes Material vorschreiben, da deren Erfahrung die besten Gesamtlebenszykluskosten zeigt. Der Einkauf kann dann abweichen, indem man bei einem anderen Anbieter kauft oder zumindest kostet.

Die Einkaufsfunktion kann zeigen, dass Geld gespart wurde, aber zu welchem ​​Preis? Es kann sein, dass der Ersatzartikel häufiger ausfällt und Wartung und Produktion Ausfallzeiten erleiden. Die Herausforderung besteht darin, sicherzustellen, dass alle Gruppen die Zuverlässigkeit der Vermögenswerte vorantreiben und in die gleiche Richtung gehen. Die Nutzung gemeinsamer Metriken ist eine Methode, um diesen Ansatz zu quantifizieren.

Einkauf außerhalb der Lagerräume

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass Artikel außerhalb des Lagerkaufprozesses gekauft werden. In einigen Organisationen existiert das Konzept des Kaufs oder der „P“-Karten aufgrund der Barrieren, die die Organisation den Prozessen auferlegt hat. Diese Verwendung von Karten oder ähnlichen Ansätzen kann aus folgenden Gründen problematisch sein:

• Käufe sind nicht immer an den einzelnen Vermögenswert gebunden oder können aus Bestandssicht nicht einem bestimmten „Artikelstamm“ zugeordnet werden. In den meisten CMMS-Konfigurationen wird bei der Ausgabe eines Teils an eine Anlage das Teil an die Anlagenstückliste angehängt. In Unternehmen, die die Stücklisten nicht in der CMMS-Implementierung ausfüllen, wird dieser Ansatz verwendet, um die Stücklisten im Laufe der Zeit zu erstellen.

• Wenn es nicht an einen Arbeitsauftrag gebunden ist, der das Teil wiederum einem Vermögenswert zuordnet, können die wahren Wartungskosten nicht ermittelt werden.

• Wenn es nicht mit dem Inventarartikel verknüpft ist, geht die Fähigkeit verloren, die Teileverwendung zu verstehen. Wenn Teile innerhalb des Systems gekauft werden, kann das Lager die Menge und Häufigkeit der Ausgaben bestimmen, um Lagerbestände und Sicherheitsbestandsanforderungen zu bestimmen.

• Der Lagerraum verliert die Fähigkeit, das Inventar zu „drehen“, da Lagerartikel gekauft werden können und niemals den Lagerraum passieren. In diesem Fall ist die Möglichkeit, das Material zu drehen, nicht verfügbar. Artikel mit einer definierten „Haltbarkeit“ können daher nicht zeitnah ausgelagert und verwertet werden. In diesem Fall können Lagerbestände wie Keilriemen und sogar Lager abgenutzt werden und im Regal verbleiben. Fallen Sie nicht in die Falle, zu glauben, dass Ersatzteile nur für Notfälle gedacht sind, da dies die Haltbarkeit beeinträchtigen und zu Überbeständen führen kann.

Alles zusammenbringen

Wie bereits erwähnt, besteht die Herausforderung für Organisationen darin, sich darauf zu konzentrieren, die Ziele der Organisation zu erreichen, wobei alle in die gleiche Richtung gehen. Diese Ziele sind oft eine Mischung aus Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit, niedrigeren Kosten, verbesserter Sicherheit und Umweltverträglichkeit sowie besserer Qualität. Insgesamt hängen die Wartungs- und Lagerraumfunktionen von gemeinsamen Zielen und gemeinsamen Zielen ab, um innerhalb der Organisation erfolgreich zu sein.

Wartung und Lagerraum können zwar als unterstützende Funktionen betrachtet werden, sie dürfen jedoch nicht in einem untergeordneten Verhältnis stehen. Wartungs- und Produktionsfunktionen sollten nicht als Kunden des Lagerraums betrachtet werden. Auch sollte die Produktionsfunktion kein Kunde der Instandhaltung sein. Alle müssen gemeinsame Partner sein, um den vollen Erfolg zu erzielen.

Weitere Informationen zur Wartungsplanung und -planung:

Das Was, Warum und Wie der Schraubenschlüsselzeit

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Wie ein Planer und Disponent mit einer dringenden Aufgabe umgehen sollte

Dieser Artikel wurde zuvor in den Konferenzberichten von Reliable Plant 2019 veröffentlicht.