Kosten senken mit MRO-Datenbereinigung

Da sich Wettbewerb und Technologie in der heutigen Industrie- und Fertigungsindustrie ständig weiterentwickeln, stehen Unternehmen vor der ständig wachsenden Herausforderung, Kosten zu senken und die Effizienz zu verbessern und gleichzeitig die Produktionsqualität aufrechtzuerhalten. Diese Fertigungsunternehmen haben oft mehrere Standorte, die über große geografische Regionen verteilt sind, und jeder mit Tausenden von Wartungs-, Reparatur- und Betriebsersatzteilen (MRO) vorrätig, um den Betrieb am Laufen zu halten. In solch großen Unternehmen geben mehrere verschiedene Mitarbeiter an jedem Standort Elemente in verschiedene Enterprise Asset Management (EAM)-Systeme ein, ohne oder mit nur wenigen Standardrichtlinien und oft in mehreren Sprachen. Im Laufe der Zeit führt dieser Mangel an Standardisierung dazu, dass Materialdaten inkonsistent und ungenau werden, was zu vielen negativen Auswirkungen führt, die in allen Unternehmensbereichen spürbar sind.

Zu den häufigsten Auswirkungen, die durch beschädigte Materialdaten verursacht werden, gehören:

• Nicht identifizierbare Gegenstände
• Überschüssiges Inventar
• Duplizierung
• Falsche Lagerbestände
• Ausfallzeit der Ausrüstung
• Ineffiziente Teilesuche
• Mehr Einzelgängerkäufe (Direktkäufe)
• Eingeschränkte Vorteile von EAM-Systemen

Diese Ineffizienzen können Unternehmen viel Zeit und Geld kosten und sie gleichzeitig daran hindern, kritische datengesteuerte Entscheidungen zu treffen.

Der Datenbereinigungsprozess

Um beschädigte Daten in konsistente Qualitätsdaten umzuwandeln, muss ein Datenbereinigungsprozess implementiert werden, um einen gemeinsamen Unternehmenskatalog zu erstellen, der im gesamten Unternehmen verwaltet werden kann.

Obwohl der Datenbereinigungsprozess von Natur aus sehr einfach erscheinen mag, erfordert er eine sehr einzigartige und spezialisierte Reihe von Software, Personen und Verfahren. Einige Datenbereinigungsunternehmen sind stolz auf ihre Effizienz und Geschwindigkeit durch den Einsatz automatisierter Software, aber in Wirklichkeit gibt es keine Softwareanwendung, die Massendatendateien ohne menschliches Eingreifen genau bereinigen kann. Der Datenbereinigungsprozess ist tatsächlich viel detaillierter und erfordert für die genauesten Ergebnisse den Einsatz automatisierter Softwareanwendungen in Kombination mit der Einbeziehung von Bereinigungsspezialisten, um Konsistenz, Genauigkeit und Effizienz zu gewährleisten.

Um den Datenbereinigungsprozess von Anfang bis Ende zu veranschaulichen, wurde er in neun Schritte unterteilt. Obwohl jedes Projekt aufgrund spezifischer Kundenanforderungen anders ist, decken diese neun Schritte die Standardverfahren ab, die bei jedem Datenbereinigungsprojekt anfallen.

Schritt 1 – Trennen und standardisieren Sie den Herstellernamen und die Teilenummer

Mittels automatisierter Software werden Herstellername und Teilenummer extrahiert und von der unstrukturierten Freitextbeschreibung getrennt. Nach der Trennung werden Herstellername und Teilenummer korrigiert und standardisiert, um sicherzustellen, dass jeder eindeutige Herstellername und jede einzelne Teilenummer in der gesamten Datenbank eine einheitliche Struktur behält.

Schritt 2 – Substantiv-Modifikator und erforderliche Attribute zuweisen

Nach der Trennung und Standardisierung von Herstellernamen und Teilenummern wird ein Nomen-Modifikator-Wörterbuch verwendet, um jedem Artikel die richtigen Kennungen und beschreibenden Eigenschaften zuzuweisen. Wie unten dargestellt, wird jedem Element unter Verwendung des Nomen-Modifikator-Wörterbuchs ein Nomen-Modifikator-Paar zugewiesen, wobei das Nomen der primäre Bezeichner und der Modifikator der sekundäre Bezeichner ist. Jedes Nomen-Modifikator-Paar enthält außerdem im Durchschnitt fünf bis sieben zugehörige Attribute, die die Eigenschaften dieses Elements näher beschreiben.

Schritt 3 – Attribute ausfüllen

Nach dem Standardisieren und Füllen der in der Rohbeschreibung des Kunden bereitgestellten Informationen werden die verbleibenden Attribute mit internen und externen Tools wie der Master-Teilebibliothek gefüllt, die Millionen von vorstandardisierten Artikeln enthält. Ein Online-Recherchetool unterstützt bei der Suche und Sammlung zusätzlicher Teileinformationen. Mithilfe dieser leistungsstarken Tools werden Artikelbeschreibungen präzise und effizient mit Informationen ergänzt, die direkt aus den Herstellerkatalogen abgerufen werden.

Schritt 4 – Klassifizierungscodes zuweisen

Nachdem alle Artikel durch ein Nomen, einen Modifikator und entsprechende Attribute korrekt beschrieben wurden, können ihnen kundenspezifische Klassifizierungscodes zugewiesen werden. Die Klassifizierungscodes werden in der Regel für die Warensegmentierung, Ausgabenanalyse und andere benutzerdefinierte Berichte verwendet, die es Unternehmen ermöglichen, Käufe zu nutzen und Erkenntnisse für eine verbesserte beschaffungsbezogene Effizienz zu gewinnen.

Schritt 5 – Identifizieren Sie doppelte Elemente

Nach der Bereinigung und Klassifizierung werden doppelte Artikel innerhalb der Datenbank durch direktes Duplikat (gleicher Herstellername und Teilenummer) oder durch Formschlussfunktion (anderer Herstellername und Teilenummer, aber identisch nach Typ, Größe und Material) identifiziert. Sobald Duplikate identifiziert wurden, wird ihnen eine gemeinsame Unternehmensteilenummer zugewiesen, die Beschreibungen werden dupliziert, um in der gesamten Datenbank identisch zu sein, und die Artikel werden zur Überprüfung durch den Kunden gekennzeichnet.

Schritt 6 – Überprüfung der Qualitätskontrolle

Aufgrund der Betonung von Qualität und Konsistenz beinhaltet der nächste Schritt eine abschließende menschliche Überprüfung aller Elemente, die normalerweise von einem zugewiesenen Projektleiter oder einer engagierten Person für die Qualitätskontrolle durchgeführt wird. Der Qualitätskontrollprozess stellt sicher, dass jeder Artikel dem richtigen Format und der richtigen Nomenklatur gemäß vordefinierten Kundenstandards entspricht, während gleichzeitig überprüft wird, ob die erweiterten Beschreibungen richtig, genau und vollständig sind.

Schritt 7 – Bewertungsliste an den Kunden senden

Durchschnittlich sind 10 Prozent der Materialdatenbank normalerweise Überprüfungsartikel, d. h. Artikel, denen wichtige Informationen für eine genaue Teileidentifikation fehlen, wie beispielsweise Herstellername oder Teilenummer. Während des Datenbereinigungsprozesses werden diese Elemente gekennzeichnet und in einer Kundenbewertungsliste zusammengestellt. Die Überprüfungsliste wird an den Kunden zurückgegeben, der dann den Artikel physisch im Lagerraum lokalisieren und die erforderlichen Teileinformationen erfassen muss, die in den Materialstamm eingefügt werden.

Schritt 8 – Formatieren von Daten für das ERP-System des Kunden

Sobald die fehlenden Informationen für alle Review-Items gesammelt und die gesamte bereinigte Datenbank durch die Qualitätskontrolle freigegeben wurde, gilt sie als vollständig und wird an die IT-Abteilung übergeben. In dieser Phase formatieren IT-Spezialisten die Daten für das kundeneigene Enterprise Resource Planning (ERP)-System und extrahieren sie in eine Rücksendedatei. Die Formatierungsphase ist entscheidend, um das gewünschte Endergebnis zu erzielen, da jedes ERP-System sein eigenes einzigartiges Layout, Kopfzeilen und Feldbeschränkungen hat.

Schritt 9 – Gesäuberte Datei zurückgeben

Nachdem die gesamte Datendatei bereinigt, standardisiert, verbessert, dedupliziert, überprüft und im ERP-System des Kunden formatiert wurde, wird sie dem Kunden elektronisch zugestellt. Zu diesem Zeitpunkt können die Daten nun direkt in das ERP-System des Kunden hochgeladen werden.

Die Ergebnisse

Ästhetisch sind die Ergebnisse der Datenbereinigung offensichtlich, da die Daten nun eindeutig ein einheitliches Format und eine einheitliche Nomenklatur im gesamten Unternehmen beibehalten und gleichzeitig erweiterte Informationen für eine verbesserte Teileidentifikation enthalten. Die wirklichen Vorteile sind jedoch diejenigen, die möglicherweise nicht so offensichtlich sind, aber die größte Kapitalrendite bieten. Die wertvollsten Vorteile ergeben sich aus der Möglichkeit, überschüssige, veraltete und doppelte Artikel zu identifizieren und zu entfernen, während gleichzeitig die Möglichkeit verbessert wird, Teile schnell zu suchen und zu finden, wenn die Zeit knapp ist und die Minimierung von Geräteausfallzeiten entscheidend ist. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:

1. Kostensenkung

• Identifizierung von übermäßig aktivem und veraltetem Inventar
• Identifizierung und Beseitigung von doppelten Artikeln
• Reduzierung von Geräteausfallzeiten
• Reduzierung von Einzelgängern
• Reduzierung der beschleunigten Teilebestellungen

2. Verbesserte Wartungseffizienz

• Effiziente Teilesuche

3. Maximale ERP/EAM-Vorteile

• Verbesserte Berichtsfunktionen

Aus langfristiger Sicht sind hochwertige Materialdaten der Schlüssel zur Aufrechterhaltung der Betriebskosten und -effizienz. Dieser Prozess ist nicht beendet, wenn das Datenbereinigungsprojekt abgeschlossen ist. Um die kontinuierliche Datenqualität aufrechtzuerhalten, sind strenge Katalogverwaltungsverfahren erforderlich, um Genauigkeit und Konsistenz sicherzustellen, wenn neue Elemente hinzugefügt und vorhandene Elemente geändert oder ausgesetzt werden. Die meisten Datenbereinigungsunternehmen bieten Kunden irgendeine Art von Katalogverwaltungssoftware oder -service an, um die Qualität ihres bereinigten Katalogs aufrechtzuerhalten. Wenn der Kunde jedoch nicht in der Lage ist, eine interne Ressource für die Verwaltung des Katalogs bereitzustellen, wird die Auslagerung dieser Aktivität an die Experten, die die Datenbank ursprünglich bereinigt haben, immer die besten Ergebnisse liefern.

Über den Autor

Jocelyn Facciotti ist Marketingmanagerin bei I.M.A. Ltd., ein auf die MRO-Datenbereinigung und damit verbundene Dienstleistungen spezialisiertes Unternehmen. Für weitere Informationen besuchen Sie www.imaltd.com oder kontaktieren Sie [email protected].