5 bewährte Strategien zur effektiven Senkung von Wartungskosten

Achtung! Ihre Einrichtung hat ein ernsthaftes Leck, das sofort repariert werden muss.

Okay, vielleicht ist es kein Leck aus einem Rohr oder Chemikalien, aber die Chancen stehen gut, dass Ihre Wartungsabteilung dieses Leck schon erlebt hat. Das ernste Leck, das wir meinen, ist das in Ihrem Wartungsbudget. Es tritt oft als reaktive Reparatur, ein verlegtes Ersatzteil oder die Zeit auf, die Sie für die Erstellung jenes Wartungsberichts aufgewendet haben.

Ineffiziente Praktiken wie diese lassen wertvolle Ressourcen aus Ihrer Wartungsabteilung entweichen; sie kosten Sie mehr Geld und nutzen Zeit weniger effizient. Wenn Sie noch Tabellenkalkulationen nutzen, könnte Ihr Unternehmen Geld verlieren, ohne dass Sie es merken – der Einsatz von CMMS-Software statt Tabellenkalkulationen kann Ihr Geschäft optimieren.

Ausfälle und Reparaturen werden von Zeit zu Zeit auftreten. Hohe Reaktivwartungsniveaus können jedoch ein Zeichen dafür sein, dass Ihr Team hart arbeitet, um aufzuholen, statt richtig vorauszuplanen. Dies verschwendet oft Zeit auf Arten, die nicht immer offensichtlich sind.

Statt sich nur auf das Problem zu konzentrieren, ist es wichtig, Lösungen zu finden. Hier sind fünf Wege, wie Ihre Wartungsabteilung Geld verliert und wie Sie es lösen können.

1. Verbesserte Energieeffizienz in Einrichtungen

Das durchschnittliche Bürogebäude gibt etwa 19 % mehr für Strom und Gas aus als nötig. Es ist leicht, bestimmte Kosten als unvermeidlich anzusehen, aber in Wirklichkeit können einfache Wartungstechniken enorme Unterschiede im Energieverbrauch – und in den Kosten – bewirken.

Eine Studie des Pacific Northwest National Laboratory ergab, dass Gewerbegebäude ihre Heiz- und Kühlkosten um 38 % senken könnten, durch einfache Modifikationen an ihren Dach-HLK-Systemen.

Andere Faktoren wie schlechte Wartung oder der Einsatz veralteter Geräte können die Kosten für die Instandhaltung von HLK und Warmwasserbereitung weiter erhöhen. Weitere Faktoren, die die Energieeffizienz beeinträchtigen, sind unzureichende Dämmung, schlechte Abdichtung und alte oder unzureichend gewartete Geräte.

Ursprünglich versuchten einige Unternehmen, dies durch Reduzierung der Arbeitsstunden zu lösen, anstatt die zugewiesene Zeit zur Verbesserung der Arbeitsproduktivität zu nutzen.

Mit CMMS-Software legen Sie Zeitpläne für routinemäßige und präventive Wartungsaufgaben fest, wie das Warten von Heizungen und das Abdichten von Fenstern. So erhalten Einrichtungen automatisch Arbeitsaufträge und Erinnerungen. Dies hilft bei strategischeren Entscheidungen. Sie können Ihre Energiesparprojekte über die Zeit organisieren und gleichzeitig die M&R-Ausgaben kontrollieren.

Ein weiterer Einsatz von Wartungsmanagementsoftware ist das Festlegen saisonaler Aufgaben, einschließlich Installation von Warmwasserbereitern oder Wechsel von Luftfiltern. Dies hilft, diese Aufgaben in den bestehenden Zeitplan Ihrer Mitarbeiter – und Ihr Budget – einzupassen.

2. Standardisierte Arbeitsauftragsmanagement-Prozesse

Eine Organisation hängt stark von ihren Mitarbeitern ab, und klare Verfahren helfen dem Team, Arbeit erfolgreich abzuschließen. Doch je mehr Ihr Unternehmen wächst, wissen Sie oder Ihr Manager möglicherweise nicht immer, wer welchem Task zugewiesen ist.

Ohne standardisierte Wartungsverfahren nutzen einige Mitarbeiter möglicherweise ineffiziente Methoden, die Zeit und Ressourcen bei Arbeitsaufträgen verschwenden.

Noch wichtiger: Ein Mangel an Standardisierung kann Arbeitslücken, Job-Gefahren und Unregelmäßigkeiten in Ihre Wartungsverfahren einführen. Dies kann zu inkonsistenter Arbeitsqualität, verkürzter Lebensdauer von Assets oder arbeitsbedingten Verletzungen führen.

Was passiert, wenn einige Ihrer Wartungsabteilung einen Schritt bei einer Inspektion oder Reparatur überspringen? Was, wenn sie Dinge falsch zusammenbauen oder einen Messwert nicht regelmäßig prüfen?

Wartungsmanagementsoftware ermöglicht es Ihnen, die Werkzeuge für Wartungs-Best-Practices in Ihrer gesamten Organisation zu verteilen. Sie können Arbeitsvorlagen für präventive Wartung und Reparaturverfahren mit detaillierten Arbeitsaufträgen standardisieren.

Hippo CMMS sendet automatisierte Arbeitsaufträge an jedes Wartungspersonal basierend auf Datum oder Frequenz.

Nachverfolgen und verifizieren, dass alle ihre zugewiesenen Aufgaben erledigt haben, ohne durch zahlreiche Dateien und Tabellenkalkulationen zu wühlen.

Mit On-Demand-Arbeitsauftragsmanagement-Software können Sie Arbeitsaufträge sortieren und sehen, welche abgeschlossen wurden.

Vorgegebene Wartungsberichte führen alle Informationen zusammen, mit benutzerfreundlichen Diagrammen, die Produktivität, Kosten, Überstunden, Fertigstellungsdatum und andere wichtige Kennzahlen messen, um Ihnen tiefere Einblicke in Ihre Wartungshistorie zu geben und Problemzonen zu erkennen, die Aufmerksamkeit erfordern.

3. Zeitmanagement

Das Inspectioneering Journal veröffentlichte eine 2015er Studie, die zeigte, dass Organisationen, die Wartung nicht richtig planen oder terminieren, nur 35 % ihrer Zeit für Wartungsarbeit aufwenden – das sind 2 Stunden 48 Minuten in einer 8-Stunden-Schicht! Der Rest der Zeit wird (und manchmal verschwendet) anderswo verwendet – 33 % für Arbeitsverzögerungen, Wegezeiten und angepasste Stunden, 17 % für das Finden richtiger Ressourcen (Werkzeuge, Handbücher usw.) und 15 % für autorisierte Pausen und persönliche Zeit. Wenn Wartungsarbeitspläne weniger strukturiert sind, nimmt reaktive Wartung eine überraschende Menge an Zeit in Anspruch.

Von Matt Midas bei GenesisSolutions. Dieser Artikel erschien in der März/April 2015 Ausgabe des Inspectioneering Journal

Gute Planung und Terminierung können die Produktivität auf 65 % steigern, was bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter 5 Stunden 12 Minuten pro Schicht für Wartungsarbeit aufwenden. Nicht nur hilft dies, Personalkosten zu senken, sondern mit guter Planung kann Ihre Organisation:

• Wartungsrückstände reduzieren
• Zukünftige Geräteausfälle antizipieren und vermeiden
• Asset-Uptime erhöhen
• Asset- und Ersatzteilmanagement verbessern
• Intelligentere Asset-Reparatur- und Kaufentscheidungen treffen

Asset- und Gerätewartungssysteme speichern die Reparaturhistorie aller Geräte samt Zählerständen und verbessern das Ersatzteilmanagement, indem sie zugehörige Teile mit Assets verknüpfen.

Dies macht Reparaturen nicht nur schneller und effizienter, sondern lässt Sie auch aus Geräteausfällen lernen. Wenn ein Teil bricht, können Sie Warnsignale notieren und präventive Wartung an anderen Maschinen planen.

Suchen von Teilen und Informationen. Hippos Ersatzteilmanagement und Arbeitsauftragsmanagement stellen sicher, dass Arbeiter alle Werkzeuge und Informationen haben, um die für Reparaturen aufgewendete Zeit zu reduzieren. Sie können Jobs auch in logischerer Reihenfolge planen. Arbeitsaufträge, die dieselben Werkzeuge, Services oder Gerätetypen involvieren, können nach Standort oder Arbeitskategorie organisiert werden, um die Zeit zu reduzieren, die Arbeiter mit Hin- und Herlaufen durch Ihre Einrichtung verbringen.

4. Verbesserte Auswahl von Lieferanten und Auftragnehmern für die Facility-Wartung

Sie haben vielleicht ein aktuelles System, um den kosteneffektivsten Lieferanten auszuwählen. Doch manchmal kann der Prozess tatsächlich ziemlich schwierig sein. Die Auswahl des richtigen Lieferants beinhaltet oft das Abwägen mehrerer Faktoren, einschließlich Zuverlässigkeit, Lieferzeit, Mengenrabatte und Teilequalität. Bei Auftragnehmern kommen auch Preismodelle, Garantien und Track Records hinzu – für ein missionskritisches Asset könnte es sich lohnen, jemanden zu engagieren, dem Sie vertrauen, auch zu einem höheren Satz.

Und wenn Sie eine reaktive Wartungsabteilung sind, kann mangelnde Voraussicht Ihre Lieferanten- und Auftragnehmerausgaben weiter erhöhen. Wenn Ihnen ein essenzielles Teil ausgeht oder ein kritischer Asset-Ausfall auftritt, könnten Sie mit dem Lieferanten feststecken, der kurzfristig verfügbar ist, auch wenn er weniger Qualität bietet.

Mithilfe von Wartungsberichten können Sie Lieferanten direkt vergleichen. Bei jedem Lieferanten schauen Sie sich detaillierte Teile-, Liefer- und Preishistorie an, um zu sehen, wer Ihnen insgesamt das beste Angebot macht. Mit all Ihren Informationen in Diagrammen und Grafiken dargestellt, reduzieren Sie die Zeit, die Sie mit dem Durchforsten von Datenseiten verbringen, um die wirtschaftlichste Entscheidung zu treffen. Voreingestellte Bestandsberichtsfunktionen warnen Sie, wenn Teile zur Neige gehen, sodass Sie immer Zeit haben, Ersatz zu bestellen.

CMMS-Berichte ermöglichen auch den Vergleich von Auftragnehmern und Mitarbeitern. Sie können gearbeitete Stunden, Zeit für die Erledigung von Arbeitsaufträgen, Abschlussraten und andere wesentliche Daten betrachten. Es wird einfach, den kosteneffektivsten Auftragnehmer auszuwählen, das beste Personal für bestimmte Wartungsaufgaben zuzuweisen oder sogar zu entscheiden, welche Jobs ausgelagert werden sollten.

Ressourcen- und Lieferantenmanagementsysteme straffen die Zusammenarbeit mit Lieferanten weiter, indem sie Ihnen erlauben, ihnen Arbeitsaufträge direkt zu senden, über dasselbe System, das Sie für interne Mitarbeiter nutzen. Sie können sie nach Arbeitsauftragskategorie auswählen, detaillierte Arbeitsaufträge zuweisen und ihnen eine E-Mail mit Details weiterleiten, was sie für ihren Job brauchen. Kosten, Reaktionszeit und andere Metriken können nach Abschluss des Arbeitsauftrags protokolliert werden. Sie können dann die Lieferantenleistung bewerten und zukünftige Aufträge basierend auf Leistung vergeben, ohne zeitaufwändige Buchführung.

5. Unorganisiertes Bestandsmanagement

Ihre Einrichtungen benötigen oft viel Platz für die Lagerung von Inventar, Ersatzteilen und Geräten, die im Kerngeschäft verwendet werden. Bestandsmanagement beinhaltet die Verfolgung genauer Lagerbestände von Lagerartikeln oder Ersatzteilen für Reparaturen.

Wenn Informationen nicht genau sind, können Sie sich mit überhöhten Lagerbeständen, verpassten Einsparungsmöglichkeiten bei Nachbestellungen oder zu wenigen Ersatzteilen für Gerätereparaturen wiederfinden.

Eine intuitive Bestandsmanagement-Software macht das Ersatzteilmanagement intelligenter. Verfolgen Sie Teile nach Standort, Gerätemodell, Inventarnummer, Arbeitskategorie oder Lieferant. Das bedeutet, Sie können schnell den Bestand in Ihrer Organisation verstehen und redundante Teile und Geräte eliminieren.

Ein Bestandsmanagementsystem hilft bei Teileübertragungen zwischen Einrichtungen; legen Sie Mindest- und Höchstgrenzen fest, um Über- und Unterbestand zu verhindern.

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Geld sparen, indem man schlauer arbeitet, nicht härter

Organisationen können sich nicht mehr leisten, ihre Wartungsabteilung als reaktives Team zu betrachten, das Dinge repariert, wobei CMMS-Softwarekosten den notwendigen ROI zeigen.

Unternehmen haben nun Wartungsprogramme entworfen, die den Wartungsbetrieb effizienter und zuverlässiger machen.

Indem Sie lernen, Ihre Bemühungen effektiv zu organisieren, Assets, Geräte und Teile zu verwalten und Arbeit zu priorisieren, verbringen Sie weniger Zeit mit Notfallreparaturen und mehr Zeit mit dem Aufbau einer Facility-Management-Software.

CMMS-Software reduziert Wartungskosten und ist zum häufigsten Element im Erfolg der Facility-Wartung geworden.