Umstieg auf CMMS-Software mit Steve Ricard (PODCAST)

So implementieren Sie ein CMMS mit Fiix und dem Podcast Rooted in Reliability

Alles an Veränderungen ist schwierig, von der Frage, wann eine Umstellung erforderlich ist, bis hin zur Sicherstellung, dass sich jeder mit einer neuen Arbeitsweise wohl fühlt. Die Einführung eines CMMS und die Änderung der Art und Weise, wie Sie die Wartung durchführen, ist nicht anders. Dieser Übergang kann eine Herausforderung darstellen, auch wenn er sich letztendlich lohnt.

Der Implementierungsteammanager von Fiix, Steve Ricard, besuchte den Podcast Rooted in Reliability, um über die Herausforderungen, Vorteile und Best Practices bei der Implementierung von CMMS-Software zu sprechen. Steve und Moderator James Kovacevic diskutieren:

• Der richtige Zeitpunkt, um nach einem CMMS zu suchen
• So planen Sie eine gute Implementierung
• Tipps zum Umgang mit Daten
• Wie Sie Veränderungen managen, damit Ihr Team engagiert, informiert und erfolgreich ist

Hören Sie sich die Podcast-Episode hier an (auch auf der Website von Accendio Reliability verfügbar) oder lesen Sie das Transkript unten.

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Episodentranskript

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James Kovacevic :Es ist mir eine Freude, Steve Ricard begrüßen zu dürfen. Willkommen, Steve.

Steve Ricard :Hey James, wie läuft's?

JK :Mir gehts gut danke. Steve, für diejenigen, die Sie nicht kennen, Sie sind ein Implementierungsteam-Manager bei Fiix Software. Wir hatten schon viele Leute von Fiix, also ist es ein CMMS, das viele Leute verwenden, mit dem viele Leute vertraut sind. Sie sind auch eine CRL und haben auch Ihr CFM. Nun eine sehr kurze Einführung, was können Sie tun, um die Lücken für uns auszufüllen?

SR :Sicher. Ich begann meine Wartungskarriere im Jahr 1986. Meine erste Implementierung eines CMMS führte ich während meiner Tätigkeit bei einer Hausverwaltung durch. Damals waren es Datenströme und ein brandneues, gerade eingeführtes MP2-Produkt, das, um Ihnen einen Hinweis darauf zu geben, wie alt ich bin, veraltet ist, und manchmal habe ich das Gefühl, dass ich mich dem Obsoleten nähere mich selbst inszenieren.

Ich habe meine Karriere beibehalten und mich zu diesem Zeitpunkt wirklich in Computer verliebt und die Wartungskarriere bis zu einer Zertifizierung für Netzwerkadministratoren beibehalten. Dann habe ich, wie Sie erwähnt haben, meine Zertifizierung in Facility Management von der Northeastern University erhalten. Ich entschied, dass ich Computer so sehr mochte, dass ich mehr machen wollte, als nur für die Hausverwaltung, für die ich arbeitete, zu implementieren. Also wechselte ich im Jahr 2000 zu einem anderen CMMS-Anbieter und habe seitdem so ziemlich in diesem Bereich gearbeitet.

JK :Es ist also ziemlich einfach zu sagen, dass Sie sich schon seit einiger Zeit mit CMMS beschäftigen, wenn MP2 neu war, als Sie damit begannen. Ich kenne noch einige Organisationen, die es betreiben. Davon abgesehen beschäftigen Sie sich schon lange mit CMMS in den unterschiedlichsten Branchen. Was ist nun in Ihren Worten ein CMMS?

SR :Also, ich fange es mit dem Akronym an. Ich bin sicher, dass fast alle Ihre Hörer wissen, dass es für computerisiertes Wartungsmanagementsystem steht. Manche Leute werden dieses „System“ durch Software ersetzen.

Im Grunde ist es ein zweiteiliges System. Der erste Teil ist eine Datenbank, in der alle Informationen der Instandhaltungsorganisation eines Unternehmens gespeichert werden. Wenn Sie schon einmal mit mehreren Excel-Arbeitsblättern, -Arbeitsmappen oder einer Datenbank gearbeitet haben, wissen Sie, dass es nicht immer benutzerfreundlich ist, die gewünschten Daten abzurufen. Das CMMS hat also einen zweiten Teil und das ist, was der Endbenutzer sieht, und wir nennen das das Frontend.

Die Rolle des Frontends besteht darin, die Daten so zu organisieren, dass Benutzer alle Informationen anzeigen können, die sonst durcheinander geraten könnten. Darüber hinaus enthält das Frontend Computercode, in dem einige komplexe Berechnungen der Daten durchgeführt werden, und hilft den Wartungsteams dabei, ihre Wartungsarbeiten besser zu planen und Teile und Materialien im Auge zu behalten. Ein CMMS sollte auch über ein gutes, starkes Berichtstool verfügen, damit Sie diese Daten in einem Bericht erhalten, der für alle innerhalb der Organisation sinnvoll ist.

JK :Exzellent. Also, eine sehr gute Definition dessen, was ein CMMS ist. Und sie gibt es schon eine ganze Weile, wie Sie bereits erwähnt haben. Aber woher wissen Unternehmen, ob ihr aktuelles CMMS veraltet oder veraltet ist oder wann es Zeit ist, nach etwas Neuem zu suchen?

SR :Ob Sie es glauben oder nicht, das erste CMMS kam ungefähr 1965 auf den Markt und war ein Lochkartensystem. Die Prinzipien, wie ein CMMS funktionieren sollte, gibt es also seit über 50 Jahren.

Wenn ich evaluiere, würde ich unter anderem darauf achten, ob die Benutzeroberfläche modern aussieht? Mit den Fortschritten bei den Programmierentwicklungstools konnten Softwareunternehmen die Benutzererfahrung wirklich vereinfachen und gleichzeitig die komplexen Berechnungen beibehalten, die ich zuvor erwähnt habe. Wenn ein System nicht benutzerfreundlich ist, verlieren Unternehmen möglicherweise etwas an Produktivität und die Benutzerakzeptanz könnte schwierig sein. Dies ist ein Bereich, den Sie möglicherweise ersetzen möchten.

Verfügt das von uns derzeit verwendete System über eine robuste mobile Lösung? Wollen wir versuchen, weg von Stift und Papier und papierlos zu werden? Dann brauchen Sie dafür eine robuste mobile Lösung.

Wie wäre es mit einigen erweiterten Funktionen? In den älteren CMMSs basierte so ziemlich die gesamte geplante Wartung auf einem Zeitraum. Ermöglicht Ihr System eine zählerbasierte und/oder zustandsbasierte Überwachung?

Als letztes würde ich mir dann die Hardwareanforderungen des Systems ansehen. Läuft der Kunde auf veralteten Servern und alten Betriebssystemen, weil die Software selbst nicht auf neueren Geräten läuft?

Ich vermute noch etwas. Wenn jemand noch ein Lochkarten-CMMS verwendet, dann sollte er auf jeden Fall ein Upgrade in Betracht ziehen.

JK :Ja absolut. Und wissen Sie, die alten Server, die Sie erwähnt haben, sind aus verschiedenen Gründen ein Problem. Es ist nicht nur die Tatsache, dass sie alt sind, sondern dass es Sicherheitspatches gibt, die nicht mehr auf sie angewendet werden, die ein Cybersicherheitsrisiko darstellen. Sie sind unzuverlässig und wir können aus IT-Sicht nicht mehr unterstützen. Es gibt viele verschiedene Dinge zu beachten.

SR :Absolut. Und Sie müssen auch bedenken, dass die älteren Server möglicherweise nicht die Speicherkapazität hatten. Die neueren CMMS fördern das Anhängen elektronischer Dateien, seien es Bilder oder Videos oder vielleicht Autocad-Zeichnungen, die alle ziemlich viel Platz beanspruchen. Die älteren Server haben diese Kapazität einfach nicht.

Möglicherweise verfügten sie auch nicht über die RAM- oder Prozessorkapazität, um in einer schnelllebigen Umgebung zu funktionieren. Also, abgesehen von den Sicherheitsproblemen, gibt es eine ganze Reihe von Dingen zu beachten, wenn Sie sich Ihre Hardware ansehen.

JK :Die andere wichtige Sache, die wir im Hinterkopf behalten sollten, ist, dass wir bei all den Informationen und allen anderen Systemen da draußen ein CMMS wollen, das sich in andere Systeme integrieren lässt, egal ob es sich um ein GIS oder eine Zustandsüberwachung oder jede Art von Lösung handelt wir haben. Wir möchten, dass diese miteinander kommunizieren können, damit Sie nicht ständig 18 verschiedene Systeme in 18 verschiedenen Fenstern auf Ihrem Computer verwalten müssen.

SR :Wissen Sie, das ist ein großartiger Punkt und eines der Dinge, die ich früher hätte ansprechen sollen, als ich Ihnen einige Dinge sagte, die Sie sich ansehen sollten, ist, kann sich Ihr System integrieren und hat Ihr System eine geschlossene App , was bedeutet, dass keine Verbindung nach außen möglich ist, oder setzen Sie einige der neuen Technologien wie APIs ein? Beispielsweise verwenden wir bei Fiix eine offene API-Plattform. Wir können uns mit fast allem verbinden, was auch API-Verbindungen ermöglicht.

Wir können jetzt die Buchhaltungsmitarbeiter und die Einkaufsmitarbeiter in ihrer Einkaufssoftware, die Wartungsmitarbeiter in der Wartungssoftware halten und diese API oder diese Brücke verwenden, um zwischen den beiden zu kommunizieren. Sie können die Informationen von speicherprogrammierbaren Steuerungen übernehmen und automatisch in Ihr CMMS einspeisen. Dies ist ein weiteres Beispiel für einige Pakete, die möglicherweise veraltet sind, weil sie diese Hooks nicht zulassen

JK :Ja absolut. Jetzt haben wir einige Gründe für Unternehmen behandelt – woran erkennen Unternehmen, dass ihr System veraltet ist. Aber wann sollten sie eigentlich den Sprung wagen und von diesem veralteten System zu einem neuen System wechseln? Was treibt sie dazu an?

SR :Nun, das ist interessant. Als ich in der Branche anfing, gab es keine Cloud-basierte Software. Wir haben also über die Hardware gesprochen, die sie berücksichtigen müssen. Sollten sie also in Betracht ziehen, auf Software as a Service oder SaaS umzusteigen?

Außerdem müssen sie ihr bestehendes System genau unter die Lupe nehmen, vielleicht einen forensischen Ansatz verfolgen. Was funktionierte mit ihrem ursprünglichen System und was nicht und wie können sie sich verbessern?

Ich möchte den Leuten wirklich sagen, dass sie sich der Five P-Philosophie anschließen sollen, d. h. eine richtige Planung verhindert eine schlechte Leistung. Wenn Sie sich ein System ansehen oder erwägen, eines zu ersetzen, müssen Sie wirklich gut evaluieren und richtig planen, damit Sie beim Wechsel aufstehen können.

JK :Okay, ausgezeichnet. Was müssen Unternehmen nun bei der Vorbereitung der Umstellung von diesem veralteten CMMS auf ein neues beachten? Was müssen sie wirklich beachten? Ist es Cloud vs. gehostet? Was müssen sie noch beachten?

SR :Früher mussten wir uns auch mit unseren Druckertechnologien befassen. Wissen Sie, wenn Sie ein altes System verwenden, sind Sie möglicherweise durch die von Ihnen verwendeten Drucker eingeschränkt. Normalerweise ist das heute kein Thema. Wenn Sie sich für eine webbasierte Lösung entscheiden, hat der Kunde nicht wirklich Bedenken hinsichtlich der Workstation oder des Servers. Wenn sie eine Möglichkeit haben, auf das Internet zuzugreifen, können sie praktisch von überall auf die Software zugreifen.

Wie werden sie ihre Techniker mit den Fortschritten bei Smartphones und Tablets bewaffnen? Werden sie sie mit mobilen Lösungen ausstatten? Oder ein Arbeitsplatz? Oder werden sie es auf die altmodische Art und Weise machen und Papier verarbeiten? Nun empfehlen wir Ihnen natürlich, von Papier und Stift Abstand zu nehmen. Es ist schwer zu speichern, es ist schwer zu übersetzen, und Sie sehen wirklich einige Effizienzgewinne, wenn Sie auf ein vollelektronisches System umsteigen.

JK :Okay, ausgezeichnet. Wie sieht es nun mit dem Trainingsanteil aus? Ist das eine Überlegung, wenn wir von einem älteren System zu einem neueren System schauen? Was sind die Leute gewohnt, werden sie ein neueres System übernehmen? So etwas?

SR :Absolut. In so vielen Fällen bin ich ausgegangen und die Entscheidung, eine Softwarelösung zu ersetzen oder eine Softwarelösung zu installieren, wenn sie nicht etwas Altes ersetzt, ist von oben ohne Beteiligung des Endbenutzers getroffen worden.

Die Endbenutzer sind wirklich diejenigen, die ein System aufbauen oder zerstören. Es kann eine Anweisung von oben geben, aber wenn die Endbenutzer eine, die Ziele des Unternehmens und zwei die Verwendung der Software nicht verstehen, wird ihre Benutzerakzeptanz sehr gering sein. Wenn die Benutzerakzeptanz gering ist, wird es für das System sehr schwierig, sich durchzusetzen. Sie werden wahrscheinlich Leute haben, die Daten mit inkonsistenten Methoden eingeben, und das führt dazu, dass Daten schwieriger abzurufen sind. Schwerer abzurufende Daten bedeutet schwierigere Ausführung von Berichten, was so ziemlich ein ausgefallenes System bedeutet.

Was wir wirklich tun möchten, ist die Zustimmung der Endbenutzer von Anfang an. Der beste Weg, dies zu erreichen, besteht darin, sicherzustellen, dass sie geschult sind und die Software so komfortabel wie möglich verwenden.

JK :Okay, ausgezeichnet. Wir müssen also all diese menschlichen Dinge zusätzlich zu den technologischen Überlegungen, den Software-Überlegungen und all diesen Dingen berücksichtigen. Nun, eine der Fragen, die ich oft bekomme, lautet:Wie entscheiden Unternehmen, ob sie diese alte Historie aus dem alten CMMS, dem veralteten CMMS, in das neue importieren oder nicht? Wie entscheiden wir das und lohnt sich der Aufwand?

SR :Es kann sein. Dies ist eine gute Frage, denn so oft haben wir Kunden, die Daten in ihrem Altsystem haben und ihre sofortige Reaktion ist:Hey, lass uns alles in das neue System bringen.

Nun, wir müssen uns zunächst einmal fragen, warum? Warum wechselst du auf das neue System um? Ist das alte System veraltet? Oder gibt es neue Features oder Funktionen, die Sie bereitstellen möchten? Oder sind Sie zusätzlich zu den anderen Faktoren, die ich gerade angesprochen habe, mit der Konfiguration unzufrieden? Sind alle Daten in Ihrem alten System in Ordnung? Ist es sauber? Wo möchten Sie Verbesserungen und Anpassungen vornehmen? Das müssen wir bei der Einbringung berücksichtigen.

Ein großes Problem ist, dass wir herausfinden müssen, ob ihnen die Daten gehören, wenn sie ihr altes System verlassen. Verlieren sie den Zugriff darauf? Waren die Daten auf einer eigenen Datenbankplattform? Nun, wenn sie den Zugriff darauf verlieren, würden wir diese Daten sicherlich einbringen wollen. Wenn sie jedoch auf die Daten zugreifen können, empfehle ich im Allgemeinen , dass sie ihre Anlagendatensätze und ihre Teile mitbringen , ihre PM-Zeitpläne sowie alle offenen Arbeitsaufträge. Dann empfehlen wir im Allgemeinen, dass sie ihre historischen Aufzeichnungen in ihrem historischen System aufbewahren. Auch hier:Wenn ein Kunde nach der Migration keinen Zugriff auf sein altes System hat, möchten wir unbedingt die historischen Daten überprüfen, die importiert werden müssen.

JK :In Ordung. Ich habe einige Organisationen gesehen, die keinen Zugriff auf dieses alte System haben werden, also exportieren sie es nach Excel, alle Datensätze und behalten es in Excel, wenn sie es jemals wiedersehen müssen. Ich habe gesehen, wie einige alles in eine zugängliche Datenbank verschoben haben, und ich habe andere gesehen, die es tatsächlich in das CMMS verschoben haben. Sie alle haben ihre Vor- und Nachteile, aber die Zusammenfassung ist, dass wir sicherstellen möchten, dass wir Zugriff auf die Daten haben. Richtig?

SR :Absolut. Solange Sie darauf zugreifen können. Und vergessen Sie nicht, dass viele dieser alten Daten wahrscheinlich von Leuten eingegeben werden, die nicht mehr im Unternehmen sind. Wollen wir diese Art von Informationen in das neue System einbringen? Wie Sie zusammenfassend gesagt haben, müssen wir nur sicherstellen, dass Sie immer darauf zugreifen können.

JK :Okay, ausgezeichnet. Wir haben uns also entschieden, was wir mit unseren Daten machen und für welche Plattform wir uns entscheiden. Was müssen wir im Umfeld der Menschen tun, um sicherzustellen, dass es angenommen wird? Ist es eine Erstausbildung und das wars? Ist es eine umfassende Sensibilisierungskampagne und eine Schulung? Ist es etwas zum Anfassen. Was müssen wir tun, um unsere Mitarbeiter auf die Umstellung vorzubereiten? Weil es ein großer Übergang von einem alten, veralteten System zu einem neuen, benutzerfreundlichen System sein wird.

SR :Na sicher. Veränderung ist schwierig. Menschen kämpfen mit Veränderungen. Wir mögen es bequem. Wenn Sie also Veränderungen einführen, kann es für die Leute schwierig sein.

Das Wichtigste ist zuallererst, dass wir kommunizieren müssen. Wir müssen den Endnutzer über Änderungen informieren und im Idealfall die Mitarbeiter in den Auswahlprozess einbeziehen.

Ich habe mit einer Reihe von Unternehmen zusammengearbeitet und gesagt, wissen Sie was, bringen Sie die Person mit, die Ihr größter Neinsager sein wird, bringen Sie sie sehr früh ein und lassen Sie uns die Bedenken dieser Person ansprechen. Wenn wir sie glücklich machen können, wissen alle anderen in der Organisation, dass sie die Neinsager sind. Wenn sie also an Bord geholt werden, wird die Annahme einfacher.

Dann möchten wir Endbenutzerschulungen durchführen, um sicherzustellen, dass alle geschult sind, aber wir möchten an diesem Punkt nicht weggehen. Wir wollen dabei bleiben. Wir möchten regelmäßig Anrufe und Webinare mit den Kunden durchführen, um sicherzustellen, dass sich alle wohl fühlen. Sobald sich jemand unwohl fühlt, auch nur geringfügig, wollen wir diese Situation sofort in den Griff bekommen. Wir wollen uns auf sie einlassen, bevor es zu groß wird und sie von unbequem zu verärgert werden.

JK :Okay, ausgezeichnet. Und wissen Sie, manchmal sind diese größten Neinsager die informellen Führungskräfte innerhalb der Organisation. Sie möchten also sicherstellen, dass Sie sie ergreifen, denn wenn sie diese Änderung mit Ihnen vornehmen, werden normalerweise andere folgen.

SR :Absolut. Wie ich schon sagte, wenn Sie die Neinsager an Bord holen können, werden die meisten anderen Leute einspringen.

JK :Nehmen wir an, wir holen diese Neinsager an Bord. Welche anderen Vorbereitungen müssen Organisationen treffen, um auf diesen Übergang vorbereitet zu sein?

SR :Eine Sache, die ich nicht genug empfehlen kann, ist die Erstellung eines Standardarbeitshandbuchs. Eine SOP.

Es erstaunt mich immer, wenn ich auftauche und Leute SOPs für absolut jede Wartung herausziehen, die sie durchführen, aber sie haben keine für ihre Wartungsaktivitätssoftware, ihr CMMS.

Entwickeln Sie eine SOP. Es sollte klar definieren, wie das System verwendet werden soll, und es sollte auch ein lebendiges, atmendes Dokument sein. Sie können es nicht einmal erstellen und dann weggehen. Sie müssen das System ständig überprüfen und wenn Sie Änderungen vornehmen, stellen Sie sicher, dass Sie diese SOP aktualisieren. Die Leute, die das tun, sind diejenigen, die ich immer am erfolgreichsten sehe.

JK :Ich denke, diese SOPs stellen sicher, dass jeder die Daten auf die richtige Weise, im richtigen Format und mit den richtigen Berichten eingibt. Es sind all diese Dinge, die die Konsistenz der Datenqualität in diesem CMMS wirklich vorantreiben.

Eines der Dinge, die ich auch oft sehe, ist, dass Organisationen die SOP entwickeln, Leute darin schulen, wenn das CMMS auf die Einführung vorbereitet wird, und es normalerweise eine Verzögerung gibt, also gibt es Leute, die das System noch nicht gesehen oder angefasst haben eine gewisse Zeit und wird ohne weitere Nachschulung oder Weiterbildung ausgerollt. Es beginnt also, sich zu verschlechtern und rückwärts zu gehen, weil niemand diese SOP verwendet, niemand diese Standards verwendet, die für das CMMS entwickelt wurden.

SR :Richtig, und wenn Sie mit ihnen sprechen, haben sie ihre ursprüngliche SOP, um ihre Wartungsaufgaben auszuführen, und hinten an diese SOP haben sie einige technische Service-Bulletins angehängt. Also, sagt der Hersteller, hey, wir müssen einige Änderungen an einigen Wartungsaufgaben vornehmen, hier ist ein Update, und sie sind sehr schnell dabei, diese Updates ihrer Wartungsaufgaben-SOP hinzuzufügen. Nun, wir müssen dasselbe mit Ihrer CMMS-SOP tun.

JK :Absolut. Wenn Sie neben SOPs einen Zauberstab hätten, was würden Sie bei Organisationen, die ihr CMMS aktualisieren möchten, anders machen?

SR :Ich denke, ich würde diesen Zauberstab lieber über die Leute schwenken als über die Technologie oder den Prozess. Wie ich bereits erwähnt habe, können Veränderungen schwierig und Veränderungen herausfordernd sein. Ich möchte die Bedenken der Leute wirklich zerstreuen und ihnen helfen zu verstehen, dass Veränderungen manchmal eine gute Sache sein können. Wir treffen oft auf Leute, die sich so unwohl fühlen, dass ihr Unbehagen das Projekt wirklich verlangsamt. Als guter Berater müssen wir wirklich da sein, um ihre Hand zu halten und es ihnen so angenehm wie möglich zu machen, was den Prozess so viel einfacher macht.

JK :Okay, ausgezeichnet. Was möchten unsere Hörer nun aus dieser Unterhaltung über die Aktualisierung von CMMS und den Übergang zu aktualisierten mitnehmen? Was möchtest du ihnen mitnehmen und morgen oder nächste Woche anders machen?

SR :Wenn ich kann, möchte ich dir zwei Dinge zum Mitnehmen geben.

JK :Okay, ich nehme zwei.

SR :In Ordung. Nummer eins, schau mal. Sehen Sie sich Ihr System genau an. Macht es alles, was Sie brauchen? Betrachten Sie es, als wäre es Ihr erster Arbeitstag. Ist es einfach zu bedienen, ist es benutzerfreundlich? Holst du heraus, was du dafür brauchst?

Nummer zwei, hör zu. Dies geht auf die Kommunikation zurück, über die ich vorhin gesprochen habe. Hören Sie wirklich auf Ihre Endbenutzer. Hören Sie sie nicht nur, sondern hören Sie zu. Sie sind es, die es schaffen oder brechen werden. Haben sie berechtigte Beschwerden? Was können Sie tun, um ihre Arbeit zu erleichtern? Wenn du ihnen die Arbeit erleichtern kannst, wirst du viel dazu beitragen, ihre Moral zu verbessern, was natürlich die allgemeine Produktivität und Leistung verbessern kann.

JK :Okay, ausgezeichnet. Zwei tolle Imbissbuden dort. Ich möchte Ihnen danken, Steve, dass Sie sich die Zeit genommen haben, heute mit uns über den Übergang von veralteten CMMSs zu sprechen.

SR :Überhaupt kein Problem James, es war mir ein Vergnügen.