5 gängige Missverständnisse über CMMS-Software-Nachteile widerlegt

Was ist CMMS-Software? Computerized Maintenance Management Systems (CMMS) werden von Organisationen seit den 70er Jahren eingesetzt. Ursprünglich nutzten Hersteller sie, um Ausrüstung, Personal und Lagerbestand zu überwachen, um Produktion zu optimieren und Geräteausfallzeiten zu reduzieren. Seit ihrer Einführung haben wir gesehen, dass immer mehr Branchen Wartungsmanagementsoftware einsetzen. Software wurde in den letzten Jahrzehnten benutzerfreundlicher, vielseitiger und skalierbarer, was sie für Krankenhäuser, Hochschulen, Bürogebäude, Einzelhändler, religiöse Institutionen und mehr anwendbar macht. Dennoch haben viele Wartungs- und Facility Manager starke Vorbehalte gegen die Implementierung eines CMMS in ihrem Unternehmen aufgrund negativer Vorstellungen. Dieser Artikel stellt die Fakten richtig, indem er Argumente liefert, die gängige Mythen und Missverständnisse rund um die Nachteile von CMMS-Software entkräften.

Mythos #1: CMMS hat eine hohe Ausfallrate

Zahlen zu CMMS-Erfolgsraten sind nicht vielversprechend. Die Forschung zur CMMS-Implementierung variiert, wobei einige Studien Ausfallraten ab 40 % berichten, andere sogar bis zu 80 %! Mit solchen Statistiken sind Vorbehalte gegen die Implementierung von Wartungsmanagementsoftware gerechtfertigt. Die Wahrheit ist, es gibt nicht viel aktuelle Forschung zu CMMS-Systemen, und was verfügbar ist, ist oft veraltet. Leider prägt diese kurzsichtige und nicht mehr aktuelle Information unser Gesamtverständnis vom CMMS-Erfolg.

Tatsächlich verbessern sich Wartungssoftwaresysteme kontinuierlich, und mehr Unternehmen in verschiedenen Sektoren suchen nach CMMS-Software. Mit technischer Innovation und signifikantem Wachstum erscheint eine 80%-Ausfallrate im heutigen Markt unwahrscheinlich. In der Vergangenheit umfassten CMMS-Installationen erheblichen Schulungsaufwand, Wartung und komplexe Systeme, die nicht leicht zu erlernen waren.

Mit der Weiterentwicklung der Branche haben wir einige Lektionen gelernt. Viele Faktoren sind für einen erfolgreichen Implementationserfolg notwendig:

• Verständnis des Projektumfangs
• Verständnis der CMMS-Erwartungen
• Management-Commitment
• Mitarbeiter, die auf Veränderung vorbereitet sind
• Gute Datensammlung und Dateneingabe
• Schulung und Anbietersupport

Heute bieten CMMS-Anbieter Käufern viele Möglichkeiten, sich vor dem Kauf mit neuer Software vertraut zu machen – darunter kostenlose Testversionen und Live-Demos. Diese Programme erlauben Käufern, die Software ohne Verpflichtung zu testen und verschiedene Systeme miteinander zu vergleichen.

Wir wissen heute mehr über CMMS als vor 20 Jahren. Es ist wichtig, vor dem Erwerb eines CMMS gründlich zu recherchieren und von Anfang an Zeit für Planung und Implementierung Ihres Systems einzuplanen. Dazu gehört, Buy-in von Ihrem Wartungsteam zu erhalten und angemessene Schulung zu erhalten, um die Funktionen Ihres Systems zu optimieren. Weitere Informationen zur ordnungsgemäßen CMMS-Software-Implementierung finden Sie in unserem Beitrag hier.

Mythos #2: CMMS ist für unsere Organisation zu teuer

Früher war Wartungssoftware sehr kostspielig in der Implementierung. Bei ihrer Einführung wurden CMMS on-premise bereitgestellt und erforderten viel Anpassung, Konfiguration, Schulung und Support. Wie bei den meisten Technologien sinken die Kosten im Laufe der Zeit. CMMS-Anbieter sind effizienter in Entwicklung und Bereitstellung geworden, und gestiegener Wettbewerb hat die Preise erheblich gesenkt.

Vor 25 Jahren konnten Unternehmen leicht 50.000 $ für die Implementierung einer Facility-Management-Software zahlen. Es gab Gebühren für Vor-Ort-Installation, Anpassung, Konfiguration, Beratung, Schulung und einzelne Benutzerlizenzen. Zusätzlich erwarteten Unternehmen laufende Gebühren für Software-Updates und technischen Support. Der CMMS-Markt hat signifikante Veränderungen erlebt, die die Kosten senkten:

• Es gibt derzeit weit über 200 verschiedene CMMS-Software-Optionen. Erhöhter Wettbewerb hat die Preise gesenkt.
• Anbieter bieten SaaS-Deployment (Software as a Service), das hohe Startkosten fast vollständig eliminiert. Bei webbasierter CMMS-Software sind Updates und Wartung gebündelt. Laufender technischer Support ist ebenfalls inklusive.
• Unbegrenzte Benutzerabonnements sind bei einigen Anbietern verfügbar, was Unternehmen mehr Flexibilität gibt und hohe Gebühren für mehrere Benutzer vermeidet.
• Durch mobile und webbasierte Technologie gibt es weniger Abhängigkeit von Hardware und mehr von Software.

Glauben Sie es oder nicht: Wenn Sie recherchieren, könnten Sie CMMS-Lösungen (mit unbegrenzten Benutzern) für 1.200 $/Jahr mit geringen oder keinen Einrichtungs- und Schulungskosten finden. Das war vor 25 Jahren nicht der Fall.

Mythos #3: CMMS-Nutzer müssen technikaffin sein

Als CMMS-Systeme aufkamen, war hohe Computerkompetenz ein Muss, wenn man sie nutzen wollte. Computer, ihre Betriebssysteme und Datenbankmanagement erforderten erhebliche Schulung und Wissen. Es lag viel Schwerpunkt auf Hardware. Das Computer-Know-how überstieg das, was typische Wartungsmitarbeiter (und die meisten Menschen insgesamt) besaßen.

Heute sehen wir ein völlig anderes CMMS. Softwareentwickler haben Zugriff auf Tools, die es ihnen ermöglichen, Software so zu gestalten, dass sie leicht zu erlernen ist. Durch webbasiertes Deployment sind IT-Abteilungen nicht mehr für die Systemwartung erforderlich. Updates erfolgen automatisch, und es gibt zahlreiche Schulungs- und Support-Instrumente für Endnutzer. Heutige Wartungssoftware ist überall dort zugänglich, wo eine Internetverbindung besteht, verfügt über eingebaute Video-Schulungsbibliotheken, Live-Chat mit technischem Support und On-Demand-Schulung durch Bildschirmfreigabe-Technologie wie GoToMeeting.

Heutiges CMMS bietet gut gestaltete Benutzeroberflächen, Dashboards, einfach zu bedienende Report-Generatoren, flexible Benutzeroptionen und mobilen Zugriff.

Mythos #4: CMMS eignet sich nicht für kleine Unternehmen

Wenn Sie früh mit Wartungsmanagementsoftware in Berührung kamen, denken Sie zweifellos, sie seien für kleine Unternehmen (unter 100 Mitarbeiter) nicht geeignet. Diese Ansicht rührt daher, dass CMMS-Systeme teuer waren, viel Zeit und Ressourcen für die Implementierung benötigten und sehr komplex waren – mit Funktionalitäten und Features, die auf große Operationen ausgerichtet waren.

Heute sehen wir viele kleine Unternehmen, die CMMS-Software nutzen. Der einzige treibende Faktor ist die Ineffektivität der Wartungsverfolgung mit Papier oder Tabellenkalkulationen. Sobald Manager spüren, dass sie diese Methoden überwachsen haben, schauen sie nach Wartungsmanagementsoftware. Heutige Anwendungen sind skalierbarer als vor 25 Jahren. Legacy-CMMS hatten den „One-Size-Fits-All“-Ansatz, hohe Startkosten und lange Installationszeiten, die sie für kleine Unternehmen unzugänglich machten. Käufer können heute Module, die sie nicht benötigen, ausklammern und später skalieren. Wir sehen häufig, dass kleine Unternehmen CMMS nur für präventive Wartung nutzen, während andere Korrekturwartung und Bestandsmanagement-Module verwenden. Die Flexibilität heutiger Software hat sie für kleine, mittlere und große Organisationen gleichermaßen zugänglich gemacht. Noch besser: Die Fähigkeit eines modernen CMMS, mit Ihrer Unternehmensgröße zu skalieren, ermöglicht es Ihrem CMMS, kontinuierlich mit Ihnen zu wachsen. Durch das Mischen und Anpassen wichtiger CMMS-Module haben wir endlich die Idee zur Ruhe gelegt, dass „CMMS ist mehr, als wir gerade brauchen.“

Mythos #5: Webbasiertes CMMS birgt hohe Risiken

Die größte Befürchtung bei der Nutzung webbasierter CMMS-Software bezieht sich direkt auf einen ihrer größten Vorteile – die Auslagerung der IT-Last an einen spezialisierten Anbieter. Dies wird von den meisten als riesiger Pluspunkt gesehen, aber wenn Sie sensible Kundendaten verarbeiten, wird Sicherheit zum Thema.

Sicherheitsrisiko wird minimiert, wenn Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllen. CMMS-Softwareanbieter, die SaaS-Deployment anbieten, sind bereit, jede Sicherheitsfrage zu beantworten und entsprechende Nachweise zu liefern. Tatsache ist, dass Softwareanbieter Kundendaten in hochmodernen Rechenzentren speichern, wo jede Vorsichtsmaßnahme getroffen wird, um Sicherheitsbedrohungen abzuwehren. Am Ende müssen Sie Nutzen gegen Kosten abwägen. Und die Vorteile sind zahlreich: keine Hardwarekosten, Backup und Disaster Recovery, geringe Wartung, Mobilität.

Wenn Ihre Organisation streng geheime Militäreinrichtungen und -ausrüstung wartet, ist webbasierte Wartungssoftware vielleicht keine Option, aber für andere Organisationen mit weniger „sensiblen“ Daten ist es definitiv eine Überlegung wert.

---

Wartungsmanagementsysteme haben sich in den letzten Jahrzehnten rasant weiterentwickelt. Preise sind signifikant gesunken und Systeme sind für den durchschnittlichen technischen Nutzer zugänglicher geworden. Systeme sind nicht mehr auf große Unternehmen mit riesigen Wartungsabteilungen beschränkt – vielmehr kann jede Organisation, ob groß oder klein, von einer straff organisierten Wartungsabteilung profitieren. Wir hören mehr Erfolgsgeschichten als Misserfolge. Und wir sehen, dass Cloud Computing eine unglaublich sichere Softwarebereitstellungsmethode ist. Je mehr Unternehmen sich für ein CMMS-System entscheiden, sehen Wartungsabteilungen aller Größen signifikante Kosteneinsparungen bei Wartungsreparaturen, was zu einem insgesamt Wettbewerbsvorteil durch ihr CMMS führt. Um mehr über die Vorteile von CMMS-Software zu erfahren, lesen Sie unseren Artikel hier.

Wenn Ihre Erfahrung mit CMMS-Software auf einer 15-20 Jahre alten Anwendung beruht, ist es an der Zeit, zu sehen, was es Neues gibt. Sie werden angenehm überrascht sein und einen Schritt näher an eine optimierte Wartungsabteilung herangerückt sein.

Quellen:

https://www.reliableplant.com/Read/28838/CMMS-implementation-keys