Top CMMS-Funktionen zur Optimierung von Wartungsabläufen

CMMS-Software-Funktionen, die Sie benötigen

Eine zunehmende Anzahl von Unternehmen über ein breites Spektrum von Industrie-, Dienstleistungs- und Unternehmenssektoren hat erkannt, dass ihr „Bleistift-und-Papier“- oder Tabellenkalkulationsansatz zum Wartungsmanagement nicht mehr ausreicht. Erhöhter Marktplatzwettbewerb, wirtschaftliche Anforderungen und technologische Veränderungen sind die Hauptgründe, warum Unternehmen Wege suchen, ihre Wartungsstrategie zu verbessern. Mit dem Ziel, besser, schneller, intelligenter und leaner zu funktionieren, sind Unternehmen motiviert, Wege zu finden, die Betriebseffizienz durch Kostensenkung, Zeit- und Ressourceneinsparung und letztlich die Erreichung einer größeren Kapitalrendite (ROI) zu verbessern. Aus all diesen Gründen wenden sich Unternehmensinhaber zunehmend Computerized Maintenance Management Software (CMMS) als ihrer Wartungsmanagement-Lösung zu.

Für diejenigen, die ein automatisiertes Wartungssystem in Betracht ziehen, mag die Auswahl einer CMMS-Software zunächst etwas überwältigend erscheinen, besonders angesichts der wachsenden Anzahl von online gefundenen Anbietern. Ein guter Ausgangspunkt im Prozess ist, zunächst zu verstehen, was CMMS-Software ist, und dann mit den verfügbaren Systemfunktionen vertraut zu werden. Mit diesen Informationen können dann fundierte Entscheidungen darüber getroffen werden, ein System zu finden, das die richtige Passform für Ihr Unternehmen, seine Wartungsziele und Ihr Budget hat.

Was ist eine Computerized Maintenance Management Software (CMMS)?

Beginnen wir damit: CMMS-Software wird am besten als eine Gruppe hochentwickelter Softwaresysteme beschrieben, die Tausende von Datenpunkten nutzen, die zu jedem gegebenen Zeitpunkt einem Benutzer einen Überblick über den Betrieb einer Anlage oder alternativ den Status eines einzelnen Geräts liefern können. Diese leistungsstarken robusten Tools bieten Unternehmen die Möglichkeit, Arbeitsaufträge zu verfolgen, schnell präzise Berichte zu erstellen und sofort festzustellen, welche ihrer Assets präventive Wartung oder Reparaturen benötigen. Dieses letztere Feature – präventive Wartung (PM) – stellt das Hauptmerkmal der Wartungssoftware dar. Die Fähigkeit, PM-Arbeitsaufträge mit variablen und anpassbaren Einstellungen zu planen, Benachrichtigungen zu ausstehenden, laufenden oder überfälligen Arbeitsaufträgen remote zu senden und dann sofort PM-Berichte zu generieren, ist der Anziehungspunkt für die meisten Unternehmen, die nicht nur Effizienz verbessern und Kosten senken, sondern auch Entscheidungen über ihre Abläufe treffen möchten, während sie voranschreiten.

CMMS-Funktionsliste

Alle automatisierten Wartungsmanagementsysteme machen im Grunde etwa dasselbe, wie Bestandscontrolle, Arbeitsaufträge, PM-Pläne und Berichte. Die Unterschiede beziehen sich hauptsächlich darauf, wie das System bereitgestellt wird, sowie die Vielseitigkeit, mit der ihre Funktionen ausgeführt werden. Die folgende Liste enthält die am meisten nachgefragten CMMS-Softwarefunktionen von Unternehmensinhabern:

On-Premise vs. webbasierte CMMS-Software – CMMS-Systeme sind in zwei grundlegenden Formaten verfügbar: cloudbasierte Software und eigenständige, vor Ort installierte Software. Jedes ist ein ausgezeichnetes System, das sich nur in der Art unterscheidet, wie es verwaltet und bereitgestellt wird. Eigenständige Systeme erfordern die Installation der Software auf Unternehmenscomputern. Sie erfordern auch bestimmte Computersystemspezifikationen, Systemsicherheitssoftware sowie internen Tech-Support, um sich um Systemwartung und -Upgrades zu kümmern. Andererseits wird cloudbasierte Software über den Server des Anbieters mit allen Wartungen und Upgrades, die remote bereitgestellt werden, abgerufen. Abgesehen von den Kostenunterschieden zwischen den Systemen (mit höheren Anfangskosten für eigenständige Systeme und höheren langfristigen Kosten für cloudbasierte Systeme) können eigenständige Systeme mehr Kontrolle über Unternehmensdatensicherheit und -wartung bieten; aber zu zusätzlichen Kosten. Andererseits nehmen cloudbasierte Systeme die Arbeit, Sorge und zusätzlichen Kosten aus Wartung und Upgrades heraus.

Systemzugriffsfähigkeiten – Für Unternehmensinhaber mit großen Organisationen ist es wichtig, unterschiedliche Systemzugriffsebenen zuweisen zu können. Zum Beispiel können Wartungsmanager umfassenden Zugriff auf das System haben, während Wartungstechniker begrenzten Zugriff auf Funktionen oder bestimmte Bereiche des Systems haben.

Mobile Gerätezugänglichkeit – Eines der attraktivsten Features von CMMS-Software ist die Fähigkeit, Arbeitsaufträge zu platzieren, Bestände zu prüfen, Teile zu bestellen oder Berichte zu erstellen usw. unterwegs. In der Lage zu sein, ein CMMS-Dashboard auf jedem Gerät mit Internetzugang aufzurufen, ist ein riesiger Zeitgewinn im Vergleich dazu, zu einem Büro zurückkehren zu müssen, um diese Aufgaben zu erfüllen. CMMS-Software mit mobiler Zugänglichkeit reduziert unnötige Zeitverzögerungen auf vielen Fronten.

Barcode-Scanning- und Foto-Fähigkeiten – Zusammen mit der mobilen Gerätezugänglichkeit kommen zwei weitere wichtige integrierte Funktionen: Barcode-Scanning und Fotos. Beide Funktionen sind äußerst vorteilhaft, da sie unnötige Fehler und Verwirrung reduzieren. Wartungstechniker können ein Foto von Geräten machen, die reparaturbedürftig sind, und auch ein Bild eines Teils Barcode scannen, das ersetzt werden muss. Präzise Arbeitsaufträge und/oder Teilebestellungen können sofort ohne zeitliche Verzögerungen aufgrund von Fehlern, die durch Verwirrung darüber entstehen, welches Gerät gewartet werden muss oder das falsche Teil bestellt wird, erstellt werden.

Architektonische Zeichnungen – In der Lage zu sein, architektonische Zeichnungen (d. h. eine Darstellung eines architektonischen Designs als Plan- und/oder Ansichtsansichten eines Gebäudes oder einer Struktur) von einem CMMS-Dashboard abzurufen, bietet eine weitere Möglichkeit, den genauen Standort eines Geräts zu identifizieren, das gewartet werden muss. Darüber hinaus wird der Grundriss einer Einrichtung unter anderem alle elektrischen und sanitären Platzierungen notieren. Diese können lebenswichtig sein, wenn es darum geht, Änderungen an einem Gebäude vorzunehmen, die das Verschieben, Aufrüsten oder Ersetzen von Geräten beinhalten könnten.

Implementierung, Onboarding und laufender Support – Ein kritischer Aspekt jedes CMMS-Softwaresystems ist die Sicherstellung, dass das System so funktioniert, wie es vorgesehen ist, und dass das Wartungspersonal es angemessen nutzt. Hier kann der Zugang zu zuverlässigem und zeitnahem Support von einem CMMS-Anbieter den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg für ein Unternehmen ausmachen. Die Implementierungsphase eines automatisierten Systems ist kritisch und beinhaltet die Eingabe von Daten zu Inventar, Assets und Benutzern sowie die Konfiguration von PMs nach Bedarf. Wenn diese Phase nicht ordnungsgemäß durchgeführt wird, wird das System nicht gut funktionieren, unabhängig davon, wie gut informiert seine Benutzer sind. Aus diesem Grund bietet ein CMMS-Anbieter die Wahl zwischen internen Audits oder remote und telefonischem Tech-Support. Es gibt auch eine Vielzahl von Onboarding- und laufenden Ressourcen für Benutzer in Form von Online-Handbüchern, Videos, E-Mail, Chat und Webinar-Aufzeichnungen sowie telefonischem Support, um Betriebsbedenken der Benutzer anzusprechen oder eine Auffrischung für Aufgaben bereitzustellen, die nicht routinemäßig durchgeführt werden.

Fazit
Da die Bevölkerung der Wartungsmanagement-Softwarebenutzer weiter wächst, wächst auch die Anzahl der CMMS-Softwareanbieter. Aus diesem Grund sind Unternehmensinhaber am besten bedient, indem sie sich mit den Systemformaten, CMMS-Softwarefunktionen und Preismodellen vertraut machen, die eines vom anderen trennen. Der Schlüssel ist, die Wartungsmanagementziele Ihres Unternehmens mit dem richtigen Produkt, Preispunkt und Support-Services abzugleichen.