Die endgültige Liste der CMMS-Softwarefunktionen

Funktionen der CMMS-Software, die Sie benötigen

Immer mehr Unternehmen aus einem breiten Spektrum von Industrie-, Dienstleistungs- und Unternehmenssektoren haben erkannt, dass ihr „Bleistift und Papier“- oder Tabellenkalkulationsansatz für das Instandhaltungsmanagement nicht mehr ausreicht. Verstärkter Marktwettbewerb, wirtschaftliche Anforderungen und technologische Veränderungen sind die Hauptgründe, warum Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, ihre Instandhaltungsstrategie zu verbessern. Mit dem Ziel, besser, schneller, intelligenter und schlanker zu funktionieren, sind Unternehmen motiviert, Wege zu finden, um die Betriebseffizienz zu verbessern, indem sie Kosten senken, Zeit und Ressourcen sparen und letztendlich einen höheren Return on Investment (ROI) erzielen. Aus all diesen Gründen wenden sich Geschäftsinhaber zunehmend Computerized Maintenance Management Software (CMMS) als Wartungsmanagementlösung zu.

Für diejenigen, die ein automatisiertes Wartungssystem in Betracht ziehen, mag die Auswahl einer CMMS-Software zunächst etwas überwältigend erscheinen, insbesondere angesichts der wachsenden Zahl von Anbietern, die online gefunden werden. Ein guter Ausgangspunkt in diesem Prozess ist es, zunächst zu verstehen, was CMMS-Software ist, und sich dann mit den verfügbaren Systemfunktionen vertraut zu machen. Mit diesen Informationen können dann fundierte Entscheidungen getroffen werden, um ein System zu finden, das für Ihr Unternehmen, seine Wartungsziele und sein Budget geeignet ist.

Was ist eine Computerized Maintenance Management Software (CMMS)?

Zunächst lässt sich CMMS-Software am besten als eine Gruppe hochentwickelter Softwaresysteme beschreiben, die Tausende von Datenpunkten verwenden, die einem Benutzer jederzeit einen Überblick über den Betrieb einer Einrichtung oder alternativ über den Status eines einzelnen Geräts geben können. Diese leistungsstarken und robusten Tools bieten Unternehmen die Möglichkeit, Arbeitsaufträge zu verfolgen, schnell genaue Berichte zu erstellen und sofort festzustellen, welche ihrer Anlagen vorbeugende Wartung oder Reparaturen erfordern. Letztere Funktion – vorbeugende Wartung (PM) – ist die Hauptstütze der Wartungssoftware. Die Möglichkeit, PM-Arbeitsaufträge mit variablen und anpassbaren Einstellungen zu planen, Benachrichtigungen über ausstehende, laufende oder verspätete Arbeitsaufträge aus der Ferne zu senden und dann sofort PM-Berichte zu erstellen, ist der Anziehungspunkt für die meisten Unternehmen, die nicht nur die Effizienz verbessern und Kosten senken möchten, sondern treffen auch Entscheidungen über ihre Operationen, während sie voranschreiten.

CMMS-Funktionsliste

Alle automatisierten Wartungsmanagement-Software tun im Grunde die gleichen Dinge wie Bestandskontrolle, Arbeitsaufträge, PM-Zeitpläne und Berichte. Die Unterschiede beziehen sich hauptsächlich darauf, wie das System bereitgestellt wird, sowie auf die Vielseitigkeit, mit der ihre Funktionen ausgeführt werden. Im Folgenden finden Sie eine Liste der CMMS-Softwarefunktionen, die von Geschäftsinhabern am meisten nachgefragt werden:

Vor Ort vs. webbasierte CMMS-Software – CMMS-Systeme sind in zwei Grundformaten erhältlich; Cloud-basierte Software und eigenständige, vor Ort installierte Software. Jedes ist ein hervorragendes System, das sich nur darin unterscheidet, wie es verwaltet und bereitgestellt wird. Eigenständige Systeme erfordern die Installation der Software auf Firmenrechnern. Sie benötigen auch bestimmte Computersystemspezifikationen, Systemsicherheitssoftware sowie internen technischen Support, um sich um Systemwartung und Upgrades zu kümmern. Auf Cloud-basierte Software hingegen wird über den Server eines Anbieters zugegriffen, wobei alle Wartungsarbeiten und Upgrades aus der Ferne bereitgestellt werden. Abgesehen von den Kostenunterschieden zwischen den Systemen (wobei die anfänglichen Kosten für eigenständige Systeme höher und die langfristigen Kosten für Cloud-basierte Systeme höher sind), bieten eigenständige Systeme möglicherweise mehr Kontrolle über die Sicherheit und Wartung von Unternehmensdaten; aber gegen Aufpreis. Auf der anderen Seite nehmen Cloud-basierte Systeme die Arbeit, Sorgen und zusätzlichen Kosten für Wartung und Upgrades ab.

Systemzugriffsfunktionen – Für Geschäftsinhaber mit großen Organisationen ist es wichtig, verschiedene Ebenen des Systemzugriffs zuweisen zu können. Beispielsweise können Wartungsmanager umfassenden Zugriff auf das System haben, während Wartungstechniker eingeschränkten Zugriff auf Funktionen oder bestimmte Bereiche des Systems haben.

Zugänglichkeit für Mobilgeräte – Eines der attraktivsten Merkmale der CMMS-Software ist die Möglichkeit, unterwegs Arbeitsaufträge zu erteilen, Bestände zu überprüfen, Teile zu bestellen oder Berichte zu erstellen usw. Der Zugriff auf ein CMMS-Dashboard auf jedem Gerät mit Internetzugang ist eine enorme Zeitersparnis im Vergleich dazu, in ein Büro zurückkehren zu müssen, um diese Aufgaben zu erledigen. Die mobile Zugänglichkeit der CMMS-Software reduziert unnötige Zeitverzögerungen an vielen Fronten.

Barcode-Scannen und Fotofunktionen – Neben der Zugänglichkeit für Mobilgeräte gibt es zwei weitere wichtige integrierte Funktionen; Scannen von Barcodes und Fotos. Diese beiden Merkmale sind äußerst vorteilhaft, da sie unnötige Fehler und Verwirrung reduzieren. Wartungstechniker können ein Foto von reparaturbedürftigen Geräten machen und auch ein Bild des Barcodes eines Teils scannen, das ausgetauscht werden muss. Präzise Arbeitsaufträge und/oder Teilebestellungen können sofort ohne zeitliche Verzögerungen aufgrund von Fehlern durch Verwirrung darüber, welches Gerät gewartet werden muss, oder Bestellung des falschen Teils erfolgen.

Architekturzeichnungen – Der Zugriff auf Architekturzeichnungen (d. h. eine Wiedergabe eines Architekturentwurfs als Plan und/oder Ansichten eines Gebäudes oder einer Struktur) über ein CMMS-Dashboard bietet eine weitere Möglichkeit, den genauen Standort eines benötigten Ausrüstungsteils zu identifizieren Wartung. Darüber hinaus wird der Bauplan einer Einrichtung unter anderem alle Elektro- und Sanitärinstallationen vermerken. Diese können von entscheidender Bedeutung sein, wenn es darum geht, Änderungen an einem Gebäude vorzunehmen, die den Umzug, die Aufrüstung oder den Austausch von Geräten beinhalten könnten.

Implementierung, Onboarding und laufender Support – Ein kritischer Aspekt jedes CMMS-Softwaresystems ist sicherzustellen, dass das System wie beabsichtigt funktioniert und dass das Wartungspersonal es angemessen verwendet. Hier kann der Zugang zu zuverlässigem und zeitnahem Support durch einen CMMS-Anbieter die Grenze zwischen Erfolg und Misserfolg für ein Unternehmen ziehen. Die Implementierungsphase eines automatisierten Systems ist entscheidend und umfasst die Eingabe von Daten zu Inventar, Assets und Benutzern sowie die Konfiguration von PMs nach Bedarf. Wenn diese Phase nicht richtig durchgeführt wird, wird das System nicht gut funktionieren, unabhängig davon, wie gut seine Benutzer informiert sind. Aus diesem Grund bietet der CMMS-Anbieter die Wahl zwischen internen Audits oder technischem Fern- und Telefonsupport. Es gibt auch eine Vielzahl von Onboarding- und fortlaufenden Ressourcen für Benutzer in Form von Online-Handbüchern, Videos, E-Mail-, Chat- und Webinar-Aufzeichnungen sowie Telefonsupport, um die betrieblichen Bedenken der Benutzer anzusprechen oder eine Auffrischung für Aufgaben bereitzustellen, die möglicherweise nicht routinemäßig sind erledigt.

Fazit
Da die Zahl der Benutzer von Instandhaltungsmanagementsoftware weiter wächst, wächst auch die Zahl der Anbieter von CMMS-Software. Aus diesem Grund sind Geschäftsinhaber am besten damit bedient, sich mit den Systemformaten, CMMS-Softwarefunktionen und Preisplänen vertraut zu machen, die sich voneinander unterscheiden. Der Schlüssel liegt darin, die Wartungsmanagementziele Ihres Unternehmens mit dem richtigen Produkt, dem richtigen Preis und den richtigen Support-Services in Einklang zu bringen.