Was ist CAFM? Computer-Aided Facility Management Software erklärt

Facility Management ist viel Arbeit. CAFM-Software ist hier, um zu helfen, indem sie es Unternehmen ermöglicht, Facility-Management-Aufgaben in die digitale Sphäre zu verlagern.

Obwohl es sich schick anhört, hat diese Einführung sicherlich nicht viele Ihrer Fragen beantwortet.

Was genau decken CAFM-Systeme ab? Was sind ihre Hauptmerkmale und Vorteile? Wie schneiden sie im Vergleich zu anderer FM-Software wie CMMS, IWMS und ERP ab?

Das sind alles gute Fragen, die nicht in ein paar Absätzen beantwortet werden können.

Lass uns direkt eintauchen. 

Was ist CAFM?

CAFM steht für Computer-Aided Facility Management. Wenn es so geschrieben wird, ist es viel einfacher zu verstehen, was die CAFM-Software bewirken soll – sie hilft Ihnen, das Facility Management zu rationalisieren, indem alle relevanten Informationen an einem Ort aufbewahrt werden.

Die CAFM-Technologie kombiniert Betriebswirtschaftslehre, Verhaltenswissenschaften, Architektur und technische Konzepte, um die organisatorische Funktionalität zu verbessern. Es hilft Facility Managern, den täglichen Geschäftsbetrieb in ihrer Einrichtung zu verfolgen, zu verwalten und darüber Bericht zu erstatten.

Obwohl CAFM viele verschiedene Facetten hat, ist es sinnvoll, es als umfassendes kommerzielles Facility- oder Gebäudemanagement-Tool zu betrachten.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie immer noch nicht verstehen, was CAFM-Software tatsächlich tut. Um ein vollständiges Bild zu erhalten, müssen Sie sich die Kernfunktionen ansehen (die wir später in diesem Artikel behandeln werden).

Wer benötigt ein CAFM-System?

Nun, jeder, der eine komplexe Anlage führen muss und das Gefühl hat, dass ihm die Dinge aus den Händen gleiten.

Ständige Beschwerden, Berge von Papierkram, keine Möglichkeit, Betriebskosten und andere kritische Informationen abzuschätzen, Betriebsverluste aufgrund ineffizienter Prozesse, Geräteausfälle oder schlechter Platz- und Anlagenauslastung – dies sind nur einige der Probleme, die CAFM zu lösen versucht.

Computergestütztes Facility Management ist nützlich, um das Puzzle aus Finanzen, Personalwesen, Management und logistischen physischen Belangen zusammenzusetzen.

Unternehmen beginnen sogar damit, CAFM-Administratoren einzustellen, da sie weit verbreitet sind. Sie kümmern sich um die verfahrenstechnischen Details, damit Facility Manager sich auf das Gesamtbild konzentrieren und entsprechend planen können.

Hauptfunktionen der Computer Aided Facility Management Software

Unterschiedliche CAFM-Systeme bieten unterschiedliche Funktionen. Davon abgesehen sollten die Kernfunktionen, die wir unten besprechen, in jeder besseren CAFM-Lösung zu finden sein.

Raumplanung und -management

Integrierte CAFM-Systeme geben Ihnen ein rundes Bild von der Nutzung Ihrer Anlagen. Dies geschieht, indem sie eine bequeme Möglichkeit bieten, Anlageninformationen, Grundrisse, Gerätestandorte und mehr zu speichern.

Die meisten dieser Tools wurden entwickelt, um die Raumplanung und -verwaltung zu optimieren. Sie können die besten Layouts basierend auf dem zugewiesenen Platz vorschreiben. Einige von ihnen gehen sogar so weit, zu skizzieren, wie Geräte zur Optimierung von Prozessen eingesetzt werden sollten.

Wartungsmanagement

Mit CAFM können Sie Wartungsarbeiten in verschiedenen Zeitintervallen oder basierend auf der Geräteleistung direkt in der Software planen. Diese vorbeugenden Wartungs-Checks halten die Kosten viel niedriger als Notreparaturen oder (schlechterer) Austausch kosten würden. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen die Software, Ihre Assets während ihres gesamten Lebenszyklus zu verwalten.

Wenn Sie fortgeschrittene Wartungsstrategien wie die vorausschauende Wartung planen oder einen detaillierteren Einblick in Ihre Wartungsvorgänge benötigen, verwenden Sie am besten ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS).

Physische Gebäudeverwaltung

CAFM-Software kann sich mit HLK-Einheiten, Beleuchtung, Schließsystemen und anderen Geräten in Ihren Gebäuden verbinden. Mit diesen Funktionen können Facility Manager Geräte ein- und ausschalten, ohne dass sie unbedingt anwesend sein müssen. Die meisten CAFM-Systeme überwachen auch Ihre Zählerstände und benachrichtigen Sie, wenn ein Gerät überwacht werden muss.

Platzreservierungen

Mit einer computergestützten Facility-Management-Software können Sie Teile von Einrichtungen an Kunden vermieten. Manager generieren zusätzliche Einnahmen für ihre Organisationen, indem sie die Nutzung jedes Raums in Ihren Einrichtungen in Rechnung stellen. CAFM kann den Raum Ihrer Einrichtung auch für geschäftliche Zwecke optimieren. Die Software ermöglicht jedem Immobilienverwalter die Navigation durch das Leasing- und Immobilienmanagement durch:

• Verwaltung langfristiger Mietverträge
• Vertragsstatus verfolgen
• Vermietung von Räumlichkeiten
• Überwachung der Bedürfnisse der Mieter 

Vorfall-/Ereignisverfolgung

CAFM-Lösungen können auch als Datenbanken zum Verfolgen und Speichern von Ereignisberichten fungieren. Jedes Mal, wenn in Ihrer Einrichtung ein Sicherheitsproblem gemeldet wird, können Sie es zu den Berichten hinzufügen und es jederzeit in der Zukunft abrufen. Dies hilft Managern, sich auf Audits und Inspektionen vorzubereiten.

Energieleistungsanalyse

CAFM-Software hilft bei der Verfolgung Ihres Energieverbrauchs und Ihrer Leistung durch die Überwachung von Stromrechnungsdaten. Diese Daten umfassen Energie- und Nichtenergiequellen. CAFM vergleicht dies dann mit Ihren konkurrierenden Einrichtungen derselben Größe, um Ihren ökologischen Fußabdruck besser zu bewerten.

Anhand dieser Erkenntnisse können Sie beurteilen, ob Ihre Nachhaltigkeitsprojekte gut umgesetzt werden. Sie ermöglichen es jedem Manager auch zu bestimmen, ob weitere Nachhaltigkeitsprojekte umgesetzt werden müssen, um die Leistung zu verbessern und reduzierbare Kosten zu steuern.

Vorteile der Verwendung von CAFM-Software

Während Sie die meisten aus allem, was wir bisher behandelt haben, ableiten könnten, finden Sie hier einen kurzen Überblick über die Vorteile, die Sie durch die Verwendung von CAFM-Software erzielen können.

Verlängerte Lebensdauer von Assets

CAFM bietet einige grundlegende Wartungsmanagementfunktionen, die Ihnen helfen, Ihre physischen Vermögenswerte (Ausrüstung, Möbel, Infrastruktur…) in gutem Zustand zu halten. Dies kann auch zu einer spürbaren Steigerung der Anlagenleistung, -nutzung und -lebensdauer führen.

Erhöhte Sicherheit

Bei ordnungsgemäß gewarteten und gepflegten Geräten ist die Wahrscheinlichkeit von Ausfällen oder Fehlfunktionen exponentiell geringer. Allein im Jahr 2019 meldete die OSHA rund 3.500 tödliche Arbeitsunfälle, die durch eine Gefährdung oder eine Sicherheitsverletzung verursacht wurden.

CAFM-Systeme helfen Anlagen- und Gebäudemanagern, alle Arten von Sicherheitsvorfällen zu verfolgen, die mit einer Gerätefehlfunktion zusammenhängen können, aber nicht müssen.

Alle Anlagendaten an einem Ort

Da Sie weiterhin ein CAFM-System verwenden, werden Ihre Daten weiterhin auf einer zentralen Plattform gesammelt und gespeichert. Dies sind Daten zu all Ihren Geräten und Sachwerten, Gebäuden und Flächen, Investitionsprojekten und mehr.

Sie können benutzerdefinierte Dashboards einrichten, um die Daten anzuzeigen und wichtige Leistungsindikatoren zu verfolgen. Sie können schnell und einfach Berichte für genaue und detaillierte Einblicke erstellen. Damit ist es viel einfacher, Ihre internen Ressourcen zu optimieren.

Kosteneinsparungen 

CAFM-Software ist nicht nur äußerst funktional, sondern hat auch enorme Kosteneinsparungen:

• Weniger Geräteausfälle =weniger Geld für Reparaturen und den Kauf von Ersatzgeräten
• Bessere organisierte Räume =bessere Raum- und Anlagennutzung, ohne Geld für ungenutzte Räume zu verlieren
• Kontrolle Ihres Energieverbrauchs =mehr Geld für andere Ausgaben in Ihrer Tasche.

CAFM, IWMS, CMMS oder EAM:Welches ist das Richtige für Sie?

Die Welt des Facility Managements ist voller Abkürzungen. Für jeden, der gerade erst als Facility Manager beginnt, kann es wirklich verwirrend sein. Sogar erfahrene Manager müssen möglicherweise ihr Akronymspiel auffrischen.

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Es gibt unzählige verschiedene Anbieter von Wartungssoftware. Die Verwirrung entsteht aufgrund der erheblichen Überschneidungen zwischen den angebotenen Funktionen.

Deshalb haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, eine sehr vernünftige Frage zu beantworten:Was ist der Unterschied zwischen IWMS, CMMS, CAFM und EAM?

IWMS

Ein integriertes Arbeitsplatzmanagementsystem (IWMS) ist eine Softwareplattform zur Verwaltung und Optimierung von Arbeitsplatzressourcen, einschließlich Immobilien, Infrastruktur und Einrichtungen.

Der einfachste Weg, IWMS zu beschreiben, ist, dass es normalerweise alles bietet, was Sie in einer CAFM-Software finden können, und noch mehr. Ein CAFM auf Steroiden, wenn Sie so wollen.

Neben den oben aufgeführten CAFM-Funktionen kann IWMS auch Folgendes umfassen:

• flexible Immobilien- und Mietverwaltungsfunktionen
• Projektmanagementfunktionen
• Umweltmanagementfunktionen
• Verwaltungsfunktionen für Poststellen
• Besucherverwaltungsfunktionen

CMMS

Ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) ist eine zentralisierte digitale Plattform, mit der Sie alle Ihre Wartungsvorgänge automatisieren, rationalisieren und vereinfachen können. Dies geschieht, indem alle relevanten Informationen zu Ihren Wartungsressourcen (Arbeit, Vermögenswerte, Inventar) an einem Ort aufbewahrt werden.

CMMS-Software wird verwendet, um:

• Arbeitsanfragen verwalten 
• Planen und überwachen Sie alle Wartungsarbeiten
• Ersatzteilbestand verfolgen und zukünftigen Lagerbedarf prognostizieren
• Effiziente Verwaltung von Vermögenswerten
• Verwalten Sie Verträge und Wartungsanbieter
• Verfolgen und verwalten Sie die Wartungskosten im Zusammenhang mit Anlagen, Teilen, Auftragnehmern, Lieferanten usw.
• Verfolgen und berichten Sie über alle Aspekte der Wartungsarbeiten

CMMS kann von jeder Organisation verwendet werden, die ihre physischen Vermögenswerte proaktiv pflegen möchte. Es ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen, die über komplexe Vermögenswerte verfügen und dringend unerwartete Geräteausfälle minimieren müssen.

EAM/ERP-Software

Enterprise Asset Management wird von produktionsorientierten Organisationen verwendet, um alle Wartungsaktivitäten mit den zugehörigen Prioritäten, Fähigkeiten, Materialien, Werkzeugen und Kosten zu planen, zu optimieren, auszuführen und zu verfolgen. Und die EAM-Software wurde entwickelt, um diese Idee zu unterstützen.

Direkter Funktionsvergleich

Verwenden Sie diese Tabelle als Richtlinie, nicht in der Regel in Stein gemeißelt. Die Tabelle soll darstellen, was Sie in einer durchschnittlichen Software finden können. Das bedeutet nicht, dass Sie keine robuste CMMS-Lösung finden können, die Funktionen bietet, die spezifisch für CAFM-Software sind und umgekehrt.

Vor jedem Kauf müssen Sie sich zunächst Ihre organisatorischen Anforderungen ansehen. Was sind Ihre Herausforderungen im Moment? Was soll die Software lösen können? Wie hoch ist Ihr Budget?

Wenn Sie das wissen, müssen Sie etwas recherchieren. Führen Sie Anbieter in die engere Wahl, indem Sie deren verfügbare Funktionen mit Ihren Anforderungen vergleichen. Machen Sie danach eine Demo oder eine Testversion, damit Sie praktische Erfahrungen sammeln können. Die meisten Autos haben vier Räder, aber sie fahren nicht gleich. Nur so lässt sich testen, ob die Software benutzerfreundlich ist.

Vor einiger Zeit haben wir eine Anleitung zur Überprüfung und Auswahl einer Wartungssoftware geschrieben. Für alle Interessierten beschreibt dieser Leitfaden den obigen Prozess viel detaillierter.

Ein falsches Dilemma

Ein falsches Dilemma ist ein logischer Trugschluss, der besagt, dass Sie zwischen zwei Optionen wählen müssen, obwohl Sie tatsächlich mehr haben. Laufen Sie noch nicht weg, wir starten keinen Philosophiekurs, das wird in einer Minute einen Sinn ergeben.

Viele Facility Manager könnten in diese Falle tappen und denken, dass ihre einzigen beiden Möglichkeiten darin bestehen, eine dieser Softwarelösungen zu kaufen oder einfach keine zu verwenden. Das ist einfach nicht der Fall.

Auch wenn es zwangsläufig zu kleinen Überschneidungen kommt, ist es meistens die optimale Wahl, sich für eine Kombination zu entscheiden.

Viele ERP- und CAFM-Lösungen verfügen beispielsweise über eine sehr eingeschränkte Funktionalität zur Verwaltung von Wartungsarbeiten. In diesem Szenario kann eine Organisation ein CMMS in ihre ERP/CAFM-Lösung integrieren um umfassende Unterstützung für alle ihre Wartungsmanagement-Aktivitäten anzubieten.

Limble CMMS kann beispielsweise in Ihr SAP integriert werden, um eine allumfassende Facility-Management-Lösung für große und kleine Hersteller gleichermaßen zu bilden.

Letztendlich hängt alles von den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation ab.

Einrichtungsmanagement in der neuen Ära

Das Facility Management der Moderne ist heute nicht mehr nur für den Arbeitsplatz zuständig. Es geht um die Nutzung von Vermögenswerten, physische und Cybersicherheit, das Wohlbefinden der Mitarbeiter, den Ressourcenverbrauch und das Risikomanagement.

Ihre Arbeit und Ihr Wissen als Facility Manager sind entscheidend für die Zukunft Ihrer Einrichtung. Nutzen Sie CAFM, CMMS und andere verfügbare Ressourcen, um Ihre tägliche Arbeit zu unterstützen und den bestmöglichen Service zu bieten.