Wie Facility-Management-Software religiöse Einrichtungen unterstützt

Nicht jede Kirche kann die Sixtinische Kapelle sein. Aber auch bescheidene Gotteshäuser profitieren von einer ordnungsgemäß implementierten Facility-Management-Software.

Anders als viele kommerzielle Unternehmen müssen religiöse Organisationen oft mit erhöhter finanzieller Unsicherheit und einer Belegschaft umgehen, die aus begeisterten, aber wechselnden Freiwilligen besteht. In beiden Fällen hilft Ihnen Facility-Management-Software, auf den richtigen Weg zu kommen.

Geld sparen

Wenn Menschen einen Haushaltsplan aufstellen, addieren sie zuerst alle monatlichen Einnahmen. Dann verteilen sie diese Summe auf die verschiedenen Ausgaben, der Rest geht in die Sparrücklage. Aber das durchschnittliche Gotteshaus hat oft nicht den Luxus, monatlich planbare Einnahmen zu haben. Der Inhalt der Kollektenbox schwankt ständig. Manchmal ist der Kuchenbasar ein großer Erfolg, manchmal bleibt die Beteiligung hinter den Erwartungen zurück. Familien in der Gemeinde benötigen plötzlich finanzielle Unterstützung. Oder ein Mitglied erfährt einen unerwarteten Geldsegen und spendet großzügig.

Weil sich ihre finanzielle Lage schnell ändern kann, müssen Gotteshäuser stets sparsam sein – heute sparen gegen die Unsicherheit von morgen. Gotteshäuser sparen mit einem Facility-Management-System durch:

• Verlängerung der Anlagenlebensdauer durch vorbeugende Wartung
• Kostensenkung durch Inventarverfolgung
• Vorausschauende Budgetierung für Reparaturen und Austausch

Anlagenlebensdauer verlängern

Eine der großen Stärken einer voll ausgestatteten Facility-Management-Software ist die Möglichkeit, vorbeugende Wartungsaufträge (PMs) zu planen. Statt darauf zu warten, dass Dinge kaputtgehen, bleibt das vorbeugende Wartungsmodell einen Schritt voraus – es ermöglicht, kleine Probleme zu finden und zu beheben, bevor sie zu großen, kostspieligen werden. Das ist dasselbe Prinzip wie Ölprüfung und Reifenwechsel beim Auto.

Ein gutes Beispiel sind die Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen in Ihrem Gebäude. Sie erfordern regelmäßige Inspektionen und in den meisten Fällen saisonale Reinigungen. Sie können PMs einrichten, die Sie per E-Mail-Benachrichtigung an fällige Arbeiten erinnern. Die Software kann PMs auch an externe Dienstleister senden.

Kosten durch Inventarverfolgung senken

Selbst der Austausch eines kleinen, günstigen Teils kann teuer werden, wenn er über Nacht per Express versendet werden muss. Inventarverfolgung vermeidet dieses Problem, indem sie sicherstellt, dass Sie haben, was Sie brauchen, wenn Sie es brauchen. Bei der Ersteinrichtung Ihres Facility-Management-Systems führen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Teile und Materialien durch und laden diese Zahlen in die Software. Jedes Mal, wenn Sie einen Arbeitsauftrag erstellen, listen Sie die geplanten Materialien auf. Beim Abschluss des Auftrags werden Teile und Materialien automatisch von Ihren Beständen abgezogen. Der Clou: Sie können für jedes Teil Schwellenwerte festlegen. Sobald der Bestand unter den Sollwert fällt, erhalten Sie eine E-Mail-Warnung. In einem voll ausgestatteten System können Sie die Software so einstellen, dass sie automatisch Nachschub bei Lieferanten bestellt.

Eine Kirchen-Facility-Management-Software stellt auch sicher, dass Sie nicht mehr haben als nötig. Es ist leicht zu vergessen, dass zu viel Inventar genauso kostspielig sein kann wie zu wenig. Nehmen Sie Staubsaugerbeutel: Sie wollen nie ohne dastehen, also bestellen Sie so viele, wie das Budget zulässt. Sie haben ein Problem gelöst, aber zwei neue geschaffen. Erstens müssen Sie nun einen Platz für all die Beutel finden – der Fachbegriff dafür ist Lagerhaltungskosten. Zweitens riskieren Sie, dass der alte Staubsauger ersetzt wird, bevor Sie die Vorräte aufgebraucht haben. Und denken Sie daran: Die Beutel passen nur zu diesem einen Modell. Sobald Sie das alte Gerät durch ein neueres, schöneres ersetzen, werden die Beutel nutzlos.

Mit einem automatisierten System sehen Sie, wie viele Beutel Sie im Durchschnitt verbrauchen (und wie viel Lebensdauer dem alten Staubsauger wahrscheinlich noch bleibt) und bestellen entsprechend. Mit etwas Glück füllen Sie den letzten Beutel gerade, als der Staubsauger seinen letzten Atemzug tut.

Vorausschauend für Reparaturen und Austausch budgetieren

Im Kern eines Facility-Management-Systems stehen Arbeitsaufträge, die eine Problembeschreibung und alle für die Reparatur oder den Austausch erforderlichen Zusatzinformationen enthalten. Da das System eine Historie aller durchgeführten Arbeiten speichert, ist es viel einfacher, für ein einzelnes Asset vorherzusagen, wann es ersetzt werden muss.

Nehmen Sie die Beschallungsanlage. In den Arbeitsaufträgen für dieses Asset erkennen Sie einen klaren Trend. In den ersten drei Jahren mussten Sie nur hier und da ein ausgefranstes Kabel ersetzen. Aber in den letzten sechs Monaten gab es Probleme mit dem Mikrofon, und einer der Lautsprecher fällt während der Gottesdienste aus. Mit der Arbeitsauftragshistorie vor Augen können Sie vorhersagen, dass ein Austausch bald nötig sein wird, und anfangen zu sparen. Statt von einer unerwarteten Rechnung getroffen zu werden, die Sie vielleicht durch einen Kredit oder Kürzungen anderswo decken müssten, sind Sie finanziell vorbereitet.

Freiwillige organisieren

Das durchschnittliche gewinnorientierte Unternehmen genießt eine stabile Belegschaft, die konsistente Workflows ermöglicht. Gotteshäuser hingegen sind oft stark auf Freiwillige angewiesen. Diese Organisationen brauchen einfache Prozesse, die ihrer wechselnden Belegschaft viel Orientierung geben.

Facility-Management-Software hilft Gotteshäusern, Arbeit zu erledigen, indem sie Arbeitsaufträge konsistent verwaltet und institutionelles Gedächtnis bewahrt.

Arbeitsaufträge konsistent verwalten

Wenn ein Gemeindemitglied eine defekte Glühbirne an der Hintertür bemerkt – gibt es einen einfachen, konsistenten Weg, es Ihnen mitzuteilen? Oder wird es der Leiterin des Frauenkreises gesagt, die verspricht, es ihrem Mann zu sagen, dem Leiter der Jugendarbeit, der es prompt vergisst?

Facility-Management-Software löst dieses Problem, indem sie ein einfaches, zuverlässiges System zur Problemmeldung schafft. Über ein offenes Webportal, das über die Website der Organisation zugänglich ist, können Gemeindemitglieder ein Ticket einreichen – eine kurze Beschreibung des Problems und dessen Ort. Alternativ können Tickets von dem Mitarbeiter erstellt werden, der zuerst vom Problem erfährt. Nach Einreichung wird das Ticket automatisch an den Wartungsverantwortlichen weitergeleitet. Es kann dann zu einem vollständigen Arbeitsauftrag ausgebaut werden, mit Zusatzinformationen wie interaktiven Grundrissen, Checklisten und benötigten Materialien und Teilen. Der Arbeitsauftrag ist bereit für Zuweisung, Annahme und nach Abschluss der Arbeit für den Abschluss.

Institutionelles Gedächtnis bewahren

Bei so vielen kommenden und gehenden Freiwilligen vergisst eine Organisation leicht kollektiv, wie bestimmte Aufgaben zu erledigen sind. Da Sie jedoch so viele Informationen in Arbeitsaufträge packen können, schafft Facility-Management-Software dauerhaftes kollektives Know-how.

Zurück zur defekten Glühbirne an der Hintertür: Wenn ein Freiwilliger den Arbeitsauftrag öffnet, sieht er die spezifischen Schritte in einer Checkliste. Es gibt Informationen zum Ort der defekten Birne, aber auch wo die Ersatzbirnen lagern. Wenn es zwei Leitern im Gebäude gibt und nur die kleinere in den Hinterflur passt, kann auch diese Information im Arbeitsauftrag stehen.

Nächste Schritte

Die Implementierung von Facility-Management-Software mag zunächst einschüchternd wirken, aber die Vorteile sind klar. Ihr Einsatz wird belohnt und verschafft Ihnen mehr Zeit, sich auf die Teile der Mission Ihrer Organisation zu konzentrieren, die Ihnen am meisten am Herzen liegen.