Outsourcing von Wartungsdienstleistungen als Unternehmen:So finden Sie zuverlässige Partner

Unsere Studie zu den Wartungstrends 2021 zeigt, dass 90 % der Einrichtungen sich dafür entscheiden, Teile ihrer industriellen und Gebäudewartungsaufgaben auszulagern.

Obwohl die meisten Unternehmen bestrebt sind, die Wartung der Anlagen im eigenen Haus zu halten, fehlen vielen die erforderlichen Fähigkeiten und Ressourcen, um dies alles selbst zu tun. Sie brauchen einen zuverlässigen Partner, der bezahlbare Wartungsleistungen anbietet.

Bevor wir diskutieren, wie man einen findet, wollen wir dem Outsourcing-Prozess den richtigen Kontext geben.

Warum überhaupt Wartungsdienste auslagern?

Lassen Sie uns nicht um den heißen Brei herumreden. Es gibt viele gute Gründe, warum Unternehmen Wartungsdienste auslagern:

• Fokus auf ihr Kerngeschäft . Obwohl sie über ein bedeutendes Portfolio an physischen Vermögenswerten verfügen, gehört die Wartung nicht zu ihren Kerngeschäftsfeldern.
• Effizienz und Kostenersparnis. Vom Fachwissen und der Ausstattung ausgelagerter Partner profitieren, ohne zusätzliche Investitionen tätigen zu müssen, mit dem letztendlichen Ziel, die Wartungskosten zu senken.
• Personalflexibilität. Kompetentes Wartungspersonal zu finden ist eine ständige Herausforderung. Outsourcing ermöglicht es Unternehmen, bei Bedarf zusätzliche Arbeitskräfte einzustellen und nach Abschluss des Auftrags freizugeben.
• Geschäftskontinuität und besseres Risikomanagement. Mindern Sie die Risiken von unterbrochenen Diensten aufgrund interner Probleme.
• Entwicklung ihres internen Personals. Durch die Zusammenarbeit mit ausgelagerten Spezialisten können die Mitarbeiter eines Unternehmens ihr eigenes wartungsbezogenes Wissen erlernen, entwickeln und aktualisieren.

Dies spiegelt sich in unserem oben genannten Wartungsbericht wider:

Die Unterschiede, die Sie sehen, sind auf unsere Umfrage mit verschiedenen Teilnehmern aus der Industrie zurückzuführen.

Eine Industrieanlage und eine Gewerbe-/Wohnimmobilie haben unterschiedliche Wartungsanforderungen. Das Hauptunterscheidungsmerkmal ist die Art der verwendeten Assets, die die Art der Wartungsprobleme bestimmen, mit denen sie konfrontiert sind. Alles in allem ist es kein Weltunterschied, aber genug, um separate Übersichten zu rechtfertigen.

Welche Art von Gebäudewartungsdienstleistungen können Sie auslagern?

Liegenschaftsverwaltung für Gebäude, die gewerblich oder zu Wohnzwecken genutzt werden, kümmert sich das Eigentümer- und Wartungsteam in erster Linie um die Sicherheit und den Komfort der Bewohner, Besucher und aller Gebäudenutzer.

Zu diesem Zweck sind einige häufig ausgelagerte Gebäudewartungsaufgaben:

• allgemeine Reinigungs-/Hausmeisterdienste 
• Physische Zugangskontrolle
• Schwimmbadwartung
• Wasseraufbereitung und Wasserversorgung
• Entsorgung verweigern
• Wartungsdienste für IT-Geräte
• Geländepflege (hauptsächlich Landschafts- und Rasenpflege, Parkplätze etc.)
• HVAC-Wartung, Energieeffizienz
• die Wartung von spezialisierten Gebäudesystemen (z. B. Aufzugswartung) 
• Renovationen und Restaurierungen

Schulen, Kirchen, Krankenhäuser, Zoos, Rathäuser und praktisch alle Gewerbeimmobilien mit Büroflächen sind alle Arten von Einrichtungen, die einen proaktiven Gebäudewartungsplan erfordern, der durch regelmäßige Wartung ergänzt wird.

Welche Art von industriellen Wartungsdienstleistungen können Sie auslagern?

Effizienz, optimale Produktivität, Reduzierung von Ausfallzeiten und Kosteneinsparungen sind die wichtigsten Ziele für Unternehmen in der heutigen wettbewerbsorientierten Industrielandschaft.

Wartungsmanager in der Bau-, Fertigungs-, Luftfahrt- und anderen anlagenlastigen Industrien suchen normalerweise zusätzliche Unterstützung in den folgenden Bereichen:

• Implementierung fortschrittlicher Wartungstechnologien und -techniken (sie können Berater für die Implementierung von vorgeschriebenen, vorschreibenden, vorausschauenden oder präventiven Wartungen einstellen, RCM, RCA, FMEA usw. ausführen)
• Spezialreinigungsdienste (z. B. Reinigung und Entsorgung von Öl und gefährlichen Chemikalien)
• Wasseraufbereitung und Wasserversorgung
• Wartungs- und Reparaturdienste für Spezialgeräte (da Sie häufig spezielle Werkzeuge, Software und Kenntnisse für die Fehlerbehebung und Reparaturen benötigen)
• Flottenmanagement
• Industrielle Automatisierung (z. B. Reparatur und Wartung von speicherprogrammierbaren Steuerungen, Industriesteuerungssystemen und Robotersystemen)
• Renovierungen und Restaurierungen

Empfohlene Lektüre, um mehr zu erfahren:Eine einfache Anleitung zur industriellen Wartung und 12 Möglichkeiten zur Verbesserung der Anlagenwartung.

5 Tipps, um zuverlässige Wartungsanbieter zu finden

Treffen Sie bei der Partnersuche keine vorschnellen Entscheidungen auf der Grundlage der von ihnen angebotenen Preise. Achten Sie stattdessen mehr darauf, was Sie aufgrund des Feedbacks ihrer bestehenden oder früheren Kundschaft über sie erfahren können.

Wenn Sie Geschäftspartner haben, die in der Vergangenheit wartungsbezogene Geschäfte hatten, sollten Sie diese ebenfalls um Empfehlungen bitten.

Hier sind einige zusätzliche Tipps, damit Sie in die richtige Richtung gehen.

1) Achten Sie auf einen etablierten Marktruf

Der erste Bewertungspunkt kann darin bestehen, zu lesen, was Kunden auf ihren Social-Media-Seiten über einen potenziellen Dienstleister sagen, und Bewertungen auf unabhängigen Websites wie Better Business Bureau und Trustpilot zu lesen.

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Nachdem Sie den Ruf des Unternehmens geprüft haben, können Sie es für weitere Diskussionen und Bewertungen in die engere Wahl ziehen.

2) Wissen, wo Sie suchen müssen

Wenn Sie sich die oben aufgeführten häufig ausgelagerten Wartungsdienste ansehen, werden Sie feststellen, dass viele dieser Dienste hochspezialisiert und nischenspezifisch sind. Generische Online-Suchen führen möglicherweise nicht zu den gewünschten Ergebnissen oder es kann länger dauern, bis eine genaue Übereinstimmung für den gewünschten Dienstanbieter gefunden wird. Versuchen Sie Folgendes, um Ihre Suche zu beschleunigen.

Zunächst können standortbasierte Suchen auf Online-Plattformen wie Merchant Circle, Thomasnet und Yelp helfen, Ihre edle Suche deutlich einzugrenzen.

Ein weiterer Tipp ist, Inserenten und Anbieter in beliebten Fachzeitschriften und Blogs für Bau- oder Industriewartung zu besuchen, wie zum Beispiel:

• Zuverlässige Anlage
• Buildings.com
• Wartungswelt
• Facility Management Journal

…. um nur einige zu nennen.

Denken Sie wie immer daran, Ihre Hausaufgaben zu den Kandidaten zu machen, bevor Sie mit einem Unternehmen Geschäfte machen.

3) Auf Flexibilität und agile Prozesse prüfen

Suchen Sie nach Unternehmen, die sich an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen können und in der Lage sind, relevante moderne Technologien zu nutzen, um Ihre Arbeit zu erledigen.

Die Idee ist, einen Partner zu wählen, der darauf vertrauen kann, genau das zu liefern, was Sie brauchen – sei es eine vorausschauende Wartung oder einmalige Serviceanfragen – im erforderlichen Zeitrahmen.

Sie sollten beispielsweise überprüfen, welche Art von Software sie verwenden (falls vorhanden) und ihr relevantes Fachwissen. Bitten Sie sie um Beweise für frühere Projekte, die Ihrem ähnlich waren (durch Videos, Bilder und nach Möglichkeit physische oder virtuelle Besuche vor Ort usw.) 

Achten Sie darauf, wie gut sie mit Ihnen kommunizieren und wie schnell sie auf Ihre Telefon- und E-Mail-Anfragen reagieren. Gibt es eine Hotline oder andere Unterstützungsangebote für Notfälle? Langsame Kommunikation und schlechte Antwortquoten können zu einer großen Hürde werden.

Wenn sie eine einfache Frage nicht rechtzeitig beantworten können, wie lange wird ihre Reaktionszeit für Notfallwartungsanfragen sein?

4) Bewerten Sie ihre technischen Fähigkeiten

Unabhängig von ihren Referenzen und Aufzeichnungen sollten potenzielle Wartungsdienstleister in der Lage sein, ihr Verständnis und ihre Fähigkeiten für alle Besonderheiten Ihres Projekts in Bezug auf Umfang, Qualität der angebotenen Dienstleistungen und den Umgang mit potenziellen Herausforderungen unter Beweis zu stellen.

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Idealerweise sollte Ihr Wartungs-Outsourcing-Partner in den Bereichen Qualitätskontrolle und Projektmanagement akkreditiert sein.

Um die Mitarbeiter, die an Ihren Projekten arbeiten, zu schützen, sollten Sie auch überprüfen, ob die Geräte und Tools Ihres ausgelagerten Partners auf dem neuesten Stand sind und für die erforderlichen Aufgaben ausreichend funktionieren. Um dies zu tun, können Sie Vorkehrungen treffen, um Folgendes zu überprüfen:

• gesprungene, gespaltene, gebrochene oder lose Werkzeuggriffe
• fehlende Maschinenschutzvorrichtungen und Schilde
• zerrissene, abgenutzte und veraltete PSA
• Pilzköpfe an Meißeln, Schlagbohrmaschinen usw.
• Leitern mit gebrochenen, fehlenden oder losen Sprossen
• Digitalmultimeter-Messwerte ihrer elektrischen Ausrüstung, z.B. Bohrmaschinen.

Seien Sie vorsichtig bei der Zusammenarbeit mit Dienstleistern, die zu viele Probleme mit ihren Geräten haben. Wenn sie bereit sind, Kompromisse bei der Sicherheit zu machen, was hindert sie daran, bei allgemeinen Wartungsarbeiten Abstriche zu machen?

Wenn Sie eine technische Rolle auslagern, ist es eine gute Idee, direkt mit dem Ihrem Projekt zugewiesenen technischen Leiter zu sprechen und zu verstehen, wie er Ihre Aufgaben bearbeiten möchte. Eine praktische Möglichkeit, um zu sehen, ob sie mithalten, besteht darin, sie um ein schnelles Modell zu bitten oder einen grundlegenden Überblick über ihren Arbeitsplan zu geben.

5) Ihre finanzielle Stabilität einschätzen

Ziel ist es, einen langfristigen Partner zu finden. Ein finanziell stabiles Unternehmen ist einfach eine bessere Perspektive und eine sicherere Sache. Natürlich ist dies für Handwerker oder kleine lokale Auftragnehmer nicht so relevant wie für große Wartungsdienstleistungsunternehmen, die die meisten Arbeiten in Ihrer Einrichtung erledigen. Finden Sie ein Gleichgewicht zwischen diesem und wettbewerbsfähigen Preisen.

Es gibt viele Metriken zur Bewertung der finanziellen Gesundheit. Sie können ihren Jahresabschluss, insbesondere ihre Bilanz, einsehen. So erhalten Sie einen Überblick über deren Aktiva und Passiva. Darüber hinaus kann die Überprüfung der Kreditwürdigkeit des Unternehmens helfen, frühere Pfandrechte, Gerichtsurteile, Insolvenzen und das finanzielle Risiko des Geschäfts des Verkäufers zu identifizieren.

Ausgewählte Anbieter mit Limble CMMS verwalten

Inzwischen haben Sie vielleicht entschieden, dass das Outsourcing der Instandhaltung der nächste logische Schritt für Ihr Unternehmen ist. In diesem Fall benötigen Sie eine nachhaltige All-in-One-Wartungsmanagementlösung wie Limble CMMS, um Ihre ausgewählten Anbieter zu verwalten und sie nahtlos in Ihre internen Arbeitsabläufe einzubinden.

Sehen wir uns an, was die Limble CMMS-Anbieterverwaltungsfunktionen in dieser Hinsicht für Sie tun können:

• Verfolgen Sie Vertragsinformationen, Zeitpläne, Rechnungen und den Arbeitsverlauf für mehrere Lieferanten gleichzeitig.
• Verknüpfen Sie Lieferanten mit den von ihnen gewarteten Anlagen oder den von ihnen gelieferten Ersatzteilen.
• Führen Sie eine Echtzeitaufzeichnung der Daten jedes Anbieters wie verwendeter Teile, Rechnungen usw. ein.
• Erhalten Sie Einblick in Ihre Gesamtausgaben für jeden Anbieter.
• Zugriff auf alle Arbeitsaufträge, die der Lieferant für Ihr Unternehmen abgeschlossen hat, und pflegen diese.
• Kommunizieren Sie mühelos mit jedem Anbieter über automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen, detaillierte Anweisungen und Kommentare.
• Arbeiten Sie nahtlos zusammen und optimieren Sie den Arbeitsablauf, indem Sie Arbeitsaufträge direkt mit Ihren Wartungsdienstleistern teilen. Weisen Sie bei Bedarf eines Ihrer Teammitglieder zu, die Arbeit des Anbieters zu überwachen und zu genehmigen.
• Die Lieferanten ihrerseits können die Arbeitsaufträge mit Nachweisen über die geleistete Arbeit aktualisieren und ihre Rechnung nach Abschluss der Arbeit anhängen.

Hier ist ein kurzes Video, das zeigt, wie Sie Wartungsaufgaben mit anderen Personen außerhalb Ihrer Organisation teilen können.

Die Suche nach zuverlässigen Anbietern ist nur der erste Schritt. Sie müssen eine einfache und effiziente Möglichkeit haben, mit ihnen zusammenzuarbeiten. Limble CMMS bietet Funktionen, die diesen Prozess zum Kinderspiel machen.

Wenn Sie auf der Suche nach einem CMMS sind, besuchen Sie unsere Preisseite, auf der Sie auch eine 30-tägige Testversion starten können. Bei Fragen kontaktieren Sie uns per E-Mail oder Live-Chat.

Ansonsten viel Glück bei deiner Händlerjagd!