So richten Sie ein kostenloses Wartungsticketsystem ein [Vorlagen enthalten]

Jedes Unternehmen, egal wie groß oder klein, muss sich mit einem gewissen Grad an betrieblichen Problemen auseinandersetzen. In den meisten Fällen sind diese Betriebsprobleme eine direkte Folge von Fehlfunktionen oder defekten physischen Vermögenswerten und Infrastruktur.

Sei es eine undichte Klimaanlage, ein kaputter Bulldozer oder ein Förderbandproblem, das die Produktionslinie stoppte, der schnellste Weg zur Lösung von Asset-Management-Problemen ist die Verwendung eines effizienten Wartungsticketsystems.

Damit ein Ticketing-System als „effizient“ gelten kann, muss es digital sein. Im Idealfall würde ein Unternehmen in ein CMMS oder eine Flottenmanagement-Software investieren, da beide Lösungen Ticketing-Systeme als eine ihrer Kernfunktionen haben.

Leider ist eine kostenpflichtige Lösung derzeit nicht für jeden eine Option. Für diese Organisationen haben wir ein kostenloses Ticketsystem für Wartungstickets basierend auf Google Sheets erstellt .

In der Fortsetzung dieses Artikels werden wir beschreiben, wie wir unsere Vorlagen für diejenigen entwickelt haben, die ihre eigenen erstellen möchten.

Für alle anderen können Sie einfach unseren Ticketing-Leitfaden unten herunterladen. Es enthält die benötigten Vorlagen und detaillierte Anweisungen zu deren Verwendung.

Der Lebenszyklus eines Wartungstickets

Die Lebensreise eines Standard-Wartungstickets verläuft ungefähr so:

1. (Miss-)Gebrauch der Ausrüstung führt zu einer Fehlfunktion der Ausrüstung.
2. Jemand meldet das Problem durch Einreichen eines Wartungstickets/einer Anfrage.
3. Der Wartungsmanager/Planer/Supervisor überprüft das Ticket und weist es einem Wartungstechniker zu.
4. Der Wartungstechniker kommt, um das Problem zu diagnostizieren und zu beheben.
5. Wenn das Asset/das Element repariert wurde, wird das Ticket geschlossen und der Wartungsanforderer wurde benachrichtigt, dass das Problem behoben wurde (falls erforderlich).

Sie können den gleichen Vorgang wie in der Abbildung unten beschrieben sehen.

Die Erstellung eines Ticketsystems in Microsoft Excel oder Google Sheets für einen so einfachen Vorgang klingt einfacher, als es ist. Das liegt daran, dass nicht immer alles nach Plan läuft. Einige Tickets werden abgelehnt, einige Arbeiten müssen verschoben werden, einige andere einzigartige Situationen können auftreten. Das Ticketing-System muss einfach zu bedienen sein, aber dennoch eine Möglichkeit bieten, diese Abweichungen vom Standardprozess zu bewältigen. Das Ticketsystem muss vor allem ein nützliches Werkzeug für alle Beteiligten sein, keine zusätzliche Belastung .

Warum haben wir Google Tabellen für unsere Vorlagen verwendet?

Wir haben Google Tabellen aus folgenden Gründen verwendet:

• Es ist kostenlos. Das einzige, was Sie zum Bearbeiten eines Dokuments benötigen, ist ein kostenloses Gmail-Konto.
• Es ist einfach zu bedienen. Es braucht nicht viel Training, um zu lernen, wie man ein Feld auswählt und Text hineinschreibt.
• Es ist Cloud-basiert. Jeder, der über den Link verfügt, kann auf die Vorlagen zugreifen und die Änderungen in Echtzeit sehen. Dies ist der Schlüssel zur Teamzusammenarbeit.
• Es kann bearbeitet werden. Unterschiedliche Organisationen haben unterschiedliche Arbeitsabläufe. Wartungsmanager und Vorgesetzte können je nach Bedarf bestimmte Felder und Spalten hinzufügen/entfernen.
• Es hat nützliche Formeln. Wir können bestimmte Aktionen automatisieren und sogar einfache Berichte erstellen, indem wir verfügbare Formeln verwenden.
• Damit können Sie verschiedene Zugriffsebenen gewähren. Einige Mitarbeiter sollten die Dokumente nur anzeigen können, während andere sowohl anzeigen als auch bearbeiten können sollten. Mit Google Tabellen können Sie verschiedenen Personen unterschiedliche Zugriffsebenen gewähren.

Diese Vorlagen sind kein Ersatz für ein CMMS-System . Wir sind uns jedoch bewusst, dass nicht alle Unternehmen bereit sind, CMMS-Software einzuführen, aber dennoch dringend ihre Wartungsaktivitäten besser organisieren müssen.

Diese Art von Barebone-Wartungs-Ticketing-System kann eine vorübergehende Lösung sein für:

• kleinere Wartungsteams (bis zu 10 Personen)
• Wartungsteams, die über kein Ticketsystem verfügen
• Wartungsteams, die immer noch auf Haftnotizen, Tafeln oder Smartboards angewiesen sind
• Wartungsteams, die besser organisiert sein möchten, aber noch nicht über die Fähigkeiten verfügen, ein modernes CMMS zu implementieren

Anforderungen für die Implementierung eines digitalen Wartungsticketsystems

Unabhängig von der Einfachheit dieses Wartungsticketsystems können Sie es nicht einfach auf die Mitarbeiter übertragen und sagen:"ab heute müssen Sie dieses System verwenden" . Das ist ein Rezept für eine Katastrophe.

Der Wechsel von Tafel- und Haftnotizen auf ein digitales System muss von entsprechenden Workflow-Änderungen eng begleitet werden. Und wir alle wissen, wie wechselhaft eine Wartungsabteilung sein kann.

Um diesen Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten, sollten Sie einige Dinge beachten, bevor Sie ein digitales Wartungsticketsystem implementieren.

Die notwendigen Buy-ins erhalten

Sie sollten nach Zustimmung und Engagement von drei verschiedenen Parteien suchen:

1. Top-Management
2. das Wartungsteam
3. Wartungsanforderer

Es ist unklug, ohne den Segen des Top-Managements größere Veränderungen in einer Abteilung vorzunehmen. Dies liegt in der Regel daran, dass Sie für das jeweilige Projekt eine angemessene Finanzierung sicherstellen möchten. Während wir hier über ein kostenloses Wartungsticketsystem sprechen, müssen Sie möglicherweise in mobile Geräte oder ein WLAN-Netzwerk investieren, um es vollständig nutzen zu können. Darüber hinaus führen Änderungen des Arbeitsablaufs zu einer Anpassungsphase, die kurzfristig zu einem gewissen Produktivitätsverlust führen muss. Daher ist es sinnvoll, den Verantwortlichen für das Wartungsbudget Ihre Pläne klar zu machen.

Ein Problem bei der Implementierung jeglicher Art von Wartungssoftware besteht darin, dass Wartungstechniker sie nie vollständig übernehmen werden. Wenn Sie Techniker haben, die die Lösung nicht verwenden oder missbrauchen, können Sie genauso gut zu Haftnotizen zurückkehren. Damit alle mit an Bord kommen, besprechen Sie die Umsetzung einige Wochen im Voraus. Zeigen Sie auf, welche Probleme Sie beseitigen möchten und warum dies der richtige Weg ist. Legen Sie schließlich in Zusammenarbeit mit den Technikern neue Workflows fest, damit sie in der Praxis sinnvoll sind und keine Engpässe entstehen.

Die letzte Partei, von der Sie das Buy-In erhalten sollten, sind die Leute, die Wartungsprobleme melden und Wartungstickets erstellen. Anstatt zum Telefon zu greifen oder eine E-Mail zu senden, haben sie jetzt Zugriff auf ein Google Sheet, mit dem sie ihr Wartungsproblem melden und den Fortschritt ihrer Arbeitsanfrage verfolgen können. Damit dies funktioniert, sollten sie tatsächlich die vorbereitete Vorlage verwenden.

Grundlegendes Verständnis von Google Tabellen (fortgeschritten, wenn Sie Vorlagen von Grund auf neu erstellen)

Um die in diesem Artikel bereitgestellten Vorlagen verwenden zu können, benötigen Sie nur ein sehr grundlegendes Verständnis von Google Sheets/Microsoft Excel. Die Auswahl eines Felds zum Schreiben eines Kommentars ist die einzige Aktion, die ein Techniker oder Wartungsanforderer wissen muss. Dies sollte selbst jemandem, der noch nie in seinem Leben eine Tabellenkalkulation gesehen hat, leicht zu erklären sein.

Als Wartungsmanager oder Facility Manager, der die Vorlagen verwaltet, ist es hilfreich, mehr Erfahrung mit der Erstellung erweiterter Formeln und Berechnungen zu haben, insbesondere wenn Sie bereitgestellte Vorlagen stark bearbeiten oder von Grund auf eigene erstellen möchten.

Mobilgeräte

Der Vorteil digitaler Wartungstickets besteht darin, dass Sie jederzeit und von überall darauf zugreifen können, solange Sie über ein mit dem Internet verbundenes Gerät verfügen. Um das neue System in vollem Umfang nutzen zu können, empfiehlt es sich, die Mitarbeiter mit mobilen Geräten auszustatten. Auf diese Weise können sie Arbeitsaufträge abschließen, Fertigstellungsnotizen hinterlassen und ihre nächste Wartungsarbeiten planen, ohne ständig zu diesem einen Computerterminal in der Fertigungshalle zurückkehren zu müssen.

Wenn Sie jemals zu einem CMMS wechseln, werden die Vorteile einer mobilen Wartungssoftware noch übertrieben.

Die grundlegende Funktionalität, die Sie benötigen (auch in einem kostenlosen Wartungsticketsystem)

Damit ein Wartungsticketsystem ordnungsgemäß funktioniert, benötigen Sie eine einfache und effiziente Möglichkeit, Tickets zu erhalten und zu verwalten. Idealerweise sollten Sie auch in der Lage sein, einige grundlegende Berichte zu erstellen.

Die von uns erstellten Vorlagen wurden von diesen Vorstellungen geleitet. Wenn Sie sich für unsere kostenlosen Vorlagen entscheiden, die Sie am Anfang dieses Artikels finden, erhalten Sie zwei Google Sheets. Einer ist für den Empfang von Tickets gedacht und der andere wird verwendet, um Arbeitsaufträge zu verwalten und Berichte zu erstellen.

Hier ist ein kleiner Einblick in ihre Funktionsweise.

Vorlage für Wartungstickets erhalten

Sie benötigen einen Ort, um alle eingehenden Wartungsanfragen aufzubewahren. Auf diese Weise ist es unwahrscheinlich, dass Sie welche verlieren und doppelte Wartungsanfragen werden leichter erkannt.

Wir haben uns entschieden, ein separates Blatt zum Einreichen von Wartungsanfragen zu erstellen, damit Sie den Link zu diesem Dokument mit allen teilen können, die möglicherweise ein Wartungsticket einreichen müssen.

So sieht die Vorlage „Ticket einreichen“ im Einsatz aus:

Sie haben alle Standardinformationen wie Datum, Problembeschreibung und Kontaktinformationen. Wir haben auch eine Spalte hinzugefügt, die den Wartungsanforderer über den Status seines Tickets informiert. Wir finden, es ist eine nette Ergänzung, aber Sie können diese Spalte löschen – wenn der Wartungsplaner/Supervisor/Manager sie nicht auf dem neuesten Stand halten kann, macht es überhaupt keinen Sinn, sie zu haben.

Vorlage für Wartungstickets verwalten

Die Verwaltung von Wartungstickets kann auf verschiedene Weise erfolgen. Wir haben die Vorlagen so entworfen, dass sie für die Planung aller Wartungsvorgänge verwendet werden können und nicht nur für eingehende Wartungsserviceanfragen. In diesem Sinne soll dies eher ein Arbeitsauftragsverwaltungssystem als nur ein Wartungsticketsystem sein.

In die Vorlage haben wir die folgenden Felder aufgenommen:

• Ticket-ID: Dient als eindeutige Kennung (ID) für jedes Ticket. Es wird automatisch ausgefüllt, nachdem Sie "Name der Aufgabe" eingegeben haben .
• Name der Aufgabe: Geben Sie jedem Ticket einen Namen, um einen besseren Überblick über die zugewiesene Arbeit zu erhalten.
• Werkbeschreibung: Ein Ort, um eine Beschreibung der auszuführenden Arbeit zu schreiben.
• Techniker: Eine Dropdown-Liste, aus der Sie einen Techniker auswählen können, dem Sie die Arbeit zuweisen möchten.
• Fälligkeitsdatum: Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, bis zu dem das zugewiesene Ticket/der zugewiesene Arbeitsauftrag abgeschlossen sein soll.
• Prioritätsstufe: Wählen Sie eine Prioritätsstufe für das Ticket. Es hilft Technikern bei der Entscheidung, welche Arbeit zuerst erledigt werden muss.
• Status des Tickets: Eine Dropdown-Liste, in der Sie den aktuellen Status des Tickets auswählen können.
• Abschlussnotizen: Hier können Techniker und/oder Vorgesetzte wichtige Notizen zu den gerade abgeschlossenen Arbeiten hinterlassen.
• Abschlussdatum: Markiert das Fertigstellungsdatum für den zugewiesenen Arbeitsauftrag. Wird automatisch ausgefüllt, nachdem der Status des Tickets auf „Abgeschlossen“ geändert wurde.
• Art der Arbeit: Wählen Sie aus, welche Art von Arbeit (reaktiv oder präventiv) durchgeführt werden soll. Es wird im Berichtsabschnitt verwendet.
• Zeitgerecht fertig?: Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, nachdem überprüft wurde, ob das Ticket rechtzeitig abgeschlossen wurde oder nicht. Es wird als „Ja“ oder „Nein“ angezeigt, nachdem das Ticket als abgeschlossen markiert wurde. Wir mussten dieses Feld implementieren, um den Prozentsatz der Arbeitskonformität im Berichtsabschnitt berechnen zu können.

Wir wollten den Prozess so weit wie möglich automatisieren. Aus diesem Grund haben wir einige verschiedene Dropdown-Listen integriert und Formeln erstellt, um bestimmte Felder automatisch auszufüllen. Wenn Sie vorhaben, eigene Vorlagen zu entwickeln, sollten Sie dies ebenfalls tun. Schließlich ist es das Endziel, die Wartungsabteilung so effizient wie möglich zu gestalten.

So sieht die Vorlage in der Praxis aus (das ist alles in einer Reihe, aber wir mussten sie in 2 Screenshots aufteilen, um sie lesbar zu machen):

Wartungsberichte erstellen

Bei dieser Art von Vorlagen wird die Berichterstellung eingeschränkt. Wir konnten drei benutzerdefinierte Berichte basierend auf den in der Tabelle verwendeten Daten erstellen:

• Aufteilung der Aufgabenpriorität: Ein einfacher Bericht, der zeigt, wie dringend die von Ihnen zugewiesenen Wartungsaufgaben im Durchschnitt sind. Es ist nichts Besonderes, aber manche finden es vielleicht nützlich.

• Aufschlüsselung nach Art der Arbeit: Ein Bericht, der zeigt, wie viele Ihrer Aufgaben geplant (im Rahmen der routinemäßigen oder vorbeugenden Wartung) und wie viele ungeplant (reaktiv) waren. Es zeigt auch, wie viele Aufgaben Sie bisher insgesamt erledigt haben.

• Prozentsatz der Arbeitskonformität insgesamt: Die allgemeine Arbeitskonformität zeigt den Prozentsatz der Aufgaben, die pünktlich abgeschlossen wurden.

Es könnte eine Möglichkeit geben, nützlichere Wartungsberichte zu erstellen. Dies bedeutet jedoch in der Regel, die Ticketverwaltungsvorlage um zusätzliche Felder zu erweitern. Wir glauben, dass der durchschnittliche Benutzer das nicht brauchen wird. Das Tolle an diesen Vorlagen ist jedoch, dass Sie sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

CMMS ist die ultimative Ticketing-Software für Wartung

Wir hoffen aufrichtig, dass einige von Ihnen dieses kostenlose Ticketsystem für Wartungszwecke sinnvoll nutzen können. Abgesehen davon können Sie mit Tabellenkalkulationen nur so weit kommen. Sie sind ein großer Schritt nach vorne, können aber keine langfristige Lösung sein. Schließlich müssen Sie zu einem mobilen CMMS wechseln, wenn Sie die betriebliche Effizienz maximieren, die Wartungskosten senken und Ihre Wartungs-KPIs erreichen möchten.

Für diejenigen, die bereit sind, diese Umstellung eher früher als später vorzunehmen, laden wir Sie ein, mit Limble CMMS herumzuspielen und seine Funktionen zu erkunden (ohne Verpflichtung). Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten:

• PLANEN SIE EINE DEMO : Kontaktieren Sie uns und jemand aus unserem Team wird Ihnen eine Anleitung geben und Sie mit allen wichtigen Funktionen vertraut machen.
• PROBIEREN SIE UNSERE SELBST-DEMO : Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird Ihr Browser-Tab aktualisiert und eine simulierte Testumgebung geladen, in der Sie in Ihrem eigenen Tempo überprüfen können, wie Limble funktioniert.
• KOSTENLOSE TESTVERSION STARTEN : Sie können sich für eine kostenlose 30-Tage-Testversion anmelden, um zu prüfen, ob Limble CMMS für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Haben Sie Fragen zu Limble oder zu den Vorlagen, die wir in diesem Artikel vorgestellt haben? Haben Sie Vorschläge, wie sie verbessert werden könnten? Zögern Sie nicht, eine Diskussion im Kommentarbereich unten zu beginnen!