Ein vollständiger Leitfaden zur Instandhaltung von Immobilien

Jeder möchte in einer sicheren und funktionalen Umgebung leben und arbeiten, was einer der Hauptfaktoren für unsere Lebensqualität ist.

Als Immobilienbesitzer fragen Sie sich vielleicht, welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, um sicherzustellen, dass Ihre Immobilie diese Erwartungen erfüllt. Um die Antwort zu finden, sollten Sie sich zunächst mit den Innen- und Außenbereichen der Objektpflege vertraut machen.

Ein guter Anfang ist, den Rest dieses Artikels zu lesen, da wir:

• besprechen Sie, was die Immobilienwartung umfasst
• erklären Sie, was ein internationaler Code für die Instandhaltung von Immobilien ist
• Vergleichen Sie die Instandhaltung von Gewerbeimmobilien mit dem Aufbau eines hauseigenen Instandhaltungsteams
• Räumen Sie 4 wichtige Tipps auf, um Ihre Immobilie in Topform zu halten

Was ist Eigentumsverwaltung?

Hauswartung ist der Prozess, ein Wohn- oder Gastgewerbegebäude und seine unmittelbare Umgebung durch eine Reihe spezifischer Instandhaltungsmaßnahmen in einem optimalen Zustand zu erhalten.

Es bezieht sich auf die verschiedenen Aktivitäten, die für die Funktionsfähigkeit und den Komfort eines Gebäudes für seine Bewohner unerlässlich sind (deshalb wird es oft synonym mit dem Begriff Gebäudeinstandhaltung verwendet).

Zu den Aktivitäten zur Immobilienwartung gehören:

• Reinigung der internen und externen Gemeinschaftsbereiche des Gebäudes (einschließlich Abflüsse, Dachrinnen, Korridore usw.)
• Bekämpfung und Entfernung von Nagetieren
• Garten- und Landschaftsbau
• Mülltrennung und -entsorgung
• Wartung, Reparatur und Austausch aller mechanischen und elektrischen Systeme (Beleuchtung, HLK, Wasserversorgung, Warmwasserbereitung usw.)
• Sicherheitschecks (proaktive Routineinspektionen von mechanischen und elektrischen Systemen, Feuerlöschanlagen und Sicherheitsinspektionen des gesamten Betriebsgeländes).

Die Instandhaltung der Immobilie ist sowohl für die Bewohner als auch für den Eigentümer von Vorteil, da sie dafür sorgt, dass alle zufrieden sind.

Von einem Bewohner möchten Sie nach einem anstrengenden Tag nach Hause kommen und wissen, dass Sie sich entspannen können, ohne sich über Probleme wie eine verstopfte Küchenspüle, eine schmutzige, schlecht beleuchtete und fettige Treppe, über die Ihre Kinder stolpern und sich verletzen könnten, Sorgen machen zu müssen, oder Toiletten, die nicht spülen. Kleinere Aufgaben wie Glühbirnenwechsel können jedoch von den Mietern selbst übernommen werden. Es ist immer eine gute Idee, die Verantwortlichkeiten zwischen Mieter und Vermieter klar abzugrenzen, insbesondere bei Mietobjekten.

Für den Immobilieneigentümer möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Mietobjekt über Jahre hinweg seinen Wert behält und Sie nicht den größten Teil des Tages damit verbringen, sich um den einen oder anderen unzufriedenen Mieter zu kümmern. Sie möchten auch Haftungsprobleme vermeiden, wenn jemand auf dem Gelände verletzt wird.

Nach dem International Property Maintenance Code (IPMC)

Die Instandhaltung der Immobilie sollte kein zufälliger Prozess sein, da eine schlechte oder unzureichende Instandhaltung ernsthafte Probleme für jeden, der diese bestimmte Immobilie nutzt, verursachen kann. Um solche Situationen zu vermeiden, gibt es verschiedene Vorschriften und Kodizes, die Immobilienbesitzer und -verwalter befolgen können.

Einer dieser Codes ist der International Property Maintenance Code (IPMC) . Es handelt sich um ein Regelwerk, das die Mindestwartungsanforderungen für bestehende Gebäude festlegt. Der International Property Maintenance Code ist ein Wartungsdokument, das erstellt wurde, um den Bedarf an einem modernen und aktualisierten Property Maintenance Code zu decken. Es umfasst die folgenden Kapitel:

Sein Zweck besteht darin, Mindeststandards für die Instandhaltung von Gebäudekomponenten wie das Äußere des Gebäudes, Sanitäranlagen, mechanische, elektrische Einrichtungen, sanitäre Installationen und Feuerlöscheinrichtungen festzulegen. Es enthält zum Beispiel spezifische Empfehlungen für Warmwasserbereiter, die ideale Temperatur des erhitzten Wassers, wie dieses Wasser zirkuliert werden sollte usw.

Das IPMC wird alle 3 Jahre erneuert und steht zur Annahme und Verwendung durch internationale Rechtsordnungen zur Verfügung. Sie können hier alle Details zu den Inhalten des IPMC einsehen.

Wartung von gewerblichen Immobilien im Vergleich zu einem internen Team

Eine wichtige Entscheidung, die Sie treffen müssen, ist die Auslagerung dieser Aufgabe an ein Wartungsteam für gewerbliche Immobilien oder ein internes Team aufbauen . Wir besprechen beide Optionen unten.

Professionelle Immobilienwartungsdienste nutzen

Wenn Sie sich für die Beauftragung eines professionellen Immobilienwartungsunternehmens entscheiden, profitieren Sie von einem strukturierteren Wartungsansatz, den sie im Laufe der Jahre entwickelt haben. Einige der von ihnen normalerweise angebotenen Dienstleistungen umfassen:

1) Vorbeugende Wartungsplanung und -planung
Ein professionelles Immobilienwartungsunternehmen verfügt in der Regel über ein etabliertes System zur Planung und Planung aller Wartungsaufgaben, die Ihre Immobilie erfordert. Ein solches System sollte mindestens Folgendes umfassen:

• Regelmäßige Wartungschecks, Inspektionen und Besuche.
• Dokumentation aller durchgeführten Wartungsarbeiten.
• Empfehlungen für Upgrades und Verbesserungen.
• Standardverfahren für die Einstellung und Verwaltung von Anbietern und Auftragnehmern.

Ein hochwertiger Wartungsservice für Gewerbeimmobilien wird Ihre Mieter zufrieden stellen und gleichzeitig den Zustand Ihrer Vermögenswerte erhalten und verbessern.

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2) Finanzberichterstattung
Es wird erwartet, dass eine ihrer ersten Aufgaben darin besteht, ein Wartungsbudget für Ihre Immobilie zu erstellen. Sie werden Ihnen auch Berichte über den Wartungsaufwand auf dem Gelände vorlegen – mindestens jeden Monat.

3) Umgang mit Mieterkommunikation
Wenn jede E-Mail oder SMS von Mietern direkt zu Ihnen kommt, haben Sie wahrscheinlich keine Zeit für viel anderes. Zu den Aufgaben eines professionellen Immobilien-Instandhaltungsunternehmens gehört es, mit Ihren Mietern zu kommunizieren und Ihnen nur die Angelegenheiten weiterzugeben, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

4) Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Ähnlich wie bei der IPMC, die wir bereits erwähnt haben, gibt es mehrere andere Anforderungen, die Ihre örtliche Gerichtsbarkeit möglicherweise für Immobilieneigentümer vorschreibt. Es kann schwierig sein, den Überblick zu behalten. Von einem Instandhaltungsunternehmen für Gewerbeimmobilien wird erwartet, dass es in Ihrem Namen bestehende und neue Vorschriften überwacht und deren Einhaltung sicherstellt.

Das hört sich alles gut an, aber Sie fragen sich vielleicht:Wo finde ich ein anständiges Unternehmen für die Instandhaltung von Gewerbeimmobilien?

Nun, es gibt ein paar verschiedene Ansätze, die Sie hier verfolgen können. Wenn es Ihnen gut geht, selbst Hand anlegen zu können, können Sie nach gewerblichen Immobilienverwaltungsgesellschaften suchen und einer von ihnen die Führung überlassen (da die Immobilienverwaltung auch das Instandhaltungsmanagement umfasst).

Wenn Sie nur jemanden brauchen, der sich um die erforderlichen Wartungsarbeiten kümmert, können Sie bei Google nach Immobilienwartungsdiensten in Ihrer Nähe suchen und/oder sich mit anderen Ihnen bekannten Immobilienbesitzern in Verbindung setzen und nach jemandem fragen, den Sie empfehlen können.

Schließlich schadet es nicht, wenn Sie mit einem Auftragnehmer verhandeln, die Dinge aus seiner Perspektive zu sehen. Hier ist beispielsweise, worauf sich ein professionelles Reinigungsunternehmen konzentrieren könnte, wenn es versucht, Ihnen seinen Service zu verkaufen.

Mit einem hauseigenen Immobilienwartungsteam arbeiten

Wenn Sie sich für ein internes Wartungsteam entscheiden, sind Sie für alles verantwortlich, was wir im letzten Kapitel beschrieben haben, aber der Unterschied besteht darin, dass Sie eine direkte Aufsicht über das Personal und die Qualität der ausgeführten Arbeiten haben, a flexibleres Wartungsbudget, das unter Ihrer Kontrolle steht, und einen insgesamt besseren Einblick in alle Probleme und Wartungsaktivitäten, die in Ihrem Objekt stattfinden .

Die Organisation einer Wartungsabteilung erfordert jedoch ein gewisses Maß an Planung. Hier sind die Schritte, die Sie befolgen können, um Ihr internes Immobilienwartungsteam aufzubauen:

1. Bestimmen Sie die Fähigkeiten und die Größe des Teams, das Sie einstellen möchten. Beginnen Sie mit der Auflistung aller Wartungsaktivitäten, die Ihre Immobilie erfordert (von der Reinigung bis zur Reparatur der Ausrüstung). So können Sie feststellen, wen Sie brauchen, z.B. Reinigungskräfte, Gärtner, HLK- und Elektrotechniker usw.
2. Überlegen Sie danach, wie viele Stunden jede Person durchschnittlich pro Schicht arbeiten kann und wie viele Schichten Sie pro Tag benötigen, um abzuschätzen, wie viele Personen Sie einstellen werden. Abhängig von der Größe des Grundstücks benötigen Sie möglicherweise einen Facility Manager oder zumindest einen Supervisor um das Personal zu koordinieren.
3. Beeilen Sie sich nicht mit der Einstellung. Führen Sie gründliche Vorstellungsgespräche und prüfen Sie, ob Ihre potenziellen Handwerker für die vorgesehenen Aufgaben qualifiziert sind. Sie können diesen Prozess auch sicher beschleunigen, indem Sie diesen Schritt an eine seriöse Personalvermittlungsagentur auslagern.
4. Es gibt einige Stellen, deren interne Besetzung normalerweise nicht wirtschaftlich ist Eliminieren Sie also das Outsourcing nicht vollständig. Sie werden beispielsweise keinen Vollzeit-Aufzugstechniker einstellen, wenn Aufzüge normalerweise nicht so oft gewartet werden müssen wie andere Systeme.

Die Vor- und Nachteile der einzelnen Ansätze

Welchen Ansatz Sie auch wählen, Sie sollten KPIs für die Immobilienpflege definieren und verfolgen, um sicherzustellen, dass alle Ihre Instandhaltungsaktivitäten auf die gleichen Ziele hinarbeiten.

4 Tipps, um Ihre Immobilie in Topform zu halten

Ergänzend zu dem oben Erwähnten hier noch ein paar Tipps, die Ihnen dabei helfen, sicherzustellen, dass Ihre Immobilie stets in bestem Zustand bleibt:

#1) Priorisierung der Instandhaltungsfinanzierung

Wenn so viele andere Probleme in Ihrer Immobilie eine Finanzierung erfordern, kann es verlockend sein, die Wartungsausgaben zu kürzen. Dies kann jedoch zu einer schnellen Verschlechterung der Anlage und einer unkontrollierbaren Liste aufgeschobener Wartungen führen, die eine ideale Umgebung für Sicherheitsrisiken schafft.

Um diese und noch mehr Probleme zu vermeiden, müssen Sie die Betriebskosten- und Investitionskostenwartung jährlich proaktiv schätzen und budgetieren. Normalerweise ist es ratsam, für Ihr jährliches Wartungsbudget mindestens 2 – 4 % des aktuellen Wiederbeschaffungswertes Ihrer Immobilie einzuplanen. Laut einigen internen Daten sparen Sie mit jedem Dollar, den Sie für die Wartung ausgeben, auf lange Sicht 5 USD.

#2) Beschaffen und verwenden Sie langlebige Komponenten

Um Ihre Immobilie in Topform zu halten, sollten Sie Ersatzteile verwenden, die sicher funktionieren und so lange wie möglich halten. Wenn Sie einen hochwertigen Ersatzteilbestand (mit Keilriemen, HLK-Teilen, Glühbirnen, Motoren, Pumpen usw.) vorrätig haben, investieren Sie in die Langlebigkeit Ihrer Immobilie.

Obwohl sehr langlebige Artikel anfangs etwas mehr kosten können, helfen sie Ihnen, zukünftige Reparaturen zu sparen und häufige Nacharbeitsprobleme zu minimieren.

#3) Wartungsmanagement automatisieren

Unabhängig von der Kompetenz Ihres Wartungsteams/Dienstleisters kann es schnell zur Herausforderung werden, bei jeder einzelnen Wartungsaufgabe den Überblick zu behalten. Vor allem in großen Immobilien mit mehreren Einheiten kann die manuelle Verfolgung von allem schnell zu Ineffizienz führen und Platz für verschwendete Zeit und Ressourcen lassen.

Aus diesem Grund sind immer mehr Immobilienverwalter daran interessiert, das Instandhaltungsmanagement durch den Einsatz eines computergestützten Instandhaltungsmanagementsystems zu automatisieren. Ein mobiles CMMS hilft Ihnen, jeden Aspekt der Wartung zu rationalisieren und zu optimieren, sich wiederholende Verwaltungsaufgaben zu erledigen, die Sicherheit zu verfolgen, die Leistung zu messen, die Wartungskosten zu senken und vieles mehr.

Wenn Sie nicht wissen, was ein CMMS ist, lesen Sie unseren Leitfaden Was ist ein CMMS-System und wie es funktioniert.

Ein zusätzlicher Vorteil eines CMMS wie Limble ist die Aufsicht über ausgelagerte Wartungsdienste. Sie können Technikern der Wartungsfirma für Gewerbeimmobilien eingeschränkten Zugriff auf Ihr Konto gewähren und ihnen über Limble Arbeitsaufträge zuweisen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Arbeiten tatsächlich und zeitnah ausgeführt werden.

#4) Regelmäßige Eigentumsprüfungen aktivieren

Eine weitere grundlegende Vorgehensweise, um Ihr Eigentum in einem optimalen Zustand zu halten, ist die regelmäßige Durchführung von Facility Condition Assessments (FCA). Eine FCA versorgt Sie mit umfassenden Basisdaten über die Leistung der gesamten Immobilie und ihrer Systeme. Diese Informationen helfen dabei, Verbesserungspotenziale aufzuzeigen.

Während einer FCA überprüft das Inspektionsteam beispielsweise den aktuellen Zustand aller Anlagen und identifiziert Sicherheitsrisiken für schnelle Korrekturmaßnahmen.

Schlüssel zum Mitnehmen

Wenn Sie derzeit eine Wohnimmobilie besitzen oder verwalten, dürfen Sie die Instandhaltung der Immobilie nicht übersehen. Es ist in den meisten Gerichtsbarkeiten gesetzlich vorgeschrieben und geregelt.

Abgesehen von der Einhaltung des Gesetzes sind die Vorteile der Eigentumsverwaltung jedoch zu zahlreich, um sie zu ignorieren.

Zum Glück muss es nicht allzu viel Zeit in Anspruch nehmen. Unabhängig davon, ob Sie sich für die Beauftragung eines Instandhaltungsunternehmens für gewerbliche Immobilien oder die Einrichtung eines internen Instandhaltungsteams entscheiden, ist es am wichtigsten, sicherzustellen, dass die Instandhaltung fortlaufend ist und dass die für die Instandhaltung Ihrer Immobilie Verantwortlichen über die erforderlichen Fähigkeiten, Finanzmittel und Werkzeuge verfügen ordnungsgemäße Ausführung.

Wenn Sie darüber nachdenken, CMMS-Software zu verwenden, um verschiedene Aspekte Ihrer Immobilienwartung zu verbessern, sind wir immer bereit für ein Gespräch.

1 Kommentare

• FASASI MUTIUN ABIOLA KEHINDE 15.07.2021, 11:58

  das ist fantastisch

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