Wesentliches Maintenance Benchmarking: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Benchmarking ist ein schrittweiser Prozess, der Sie von dort, wo Sie sind, dorthin bringt, wo Sie hinwollen. Auf dem Weg sammeln Sie Schlüsselerkenntnisse in Ihre *eigenen* Operationen *und* die der Branchenführer.

Was ist Benchmarking im Instandhaltungsmanagement?

Schauen wir genauer hin: Was Benchmarking ist – und wie Sie es nutzen, um Facility- und Instandhaltungsmanagement zu verbessern.

Was benchmarken?

Hohe Ebene – was Sie im Instandhaltungsmanagement benchmarken sollten:

• Assets
• Einrichtungen (Facilities)
• Ausstattung (Equipment)

Sie können jedes Produkt, jede Dienstleistung, jeden Prozess benchmarken. Für Facility- und Instandhaltungsmanager: Meist Prozesse – *wie* Sie Assets reparieren und warten. Schlüssel: Quantitative Daten erfassbar. Wenn Sie es nicht *akkurat und zuverlässig* messen können → nicht benchmarkbar.

Auch scheinbar abstrakte Dinge sind benchmarkbar. Beispiel: Wie wird die Instandhaltungsabteilung von anderen Abteilungen wahrgenommen? Stimmungen messen? Gefühle und Meinungen wiegen? Brauchen Sie nur eine gut durchdachte Umfrage.

Arten des Benchmarkings in der Instandhaltung

Vier Basis-Typen, keine bestimmte Reihenfolge:

Internes Benchmarking

Wie der Name: Zwei Metriken *innerhalb* Ihrer Organisation vergleichen. Beispiel: Anzahl abgeschlossener Arbeitsaufträge durch Früh- vs. Spätschicht vergleichen.

Vorteil: Generell günstig & einfach. Arbeiten mit Daten an *einem* Ort – hoffentlich Ihrem CMMS. (Dazu später mehr.) Nachteil: Weniger große Verbesserungen wahrscheinlich. Beispiel: Frühschicht schließt 2 Aufträge/Tag, Spätschicht 3. Vergleichen Arbeitsweisen → Frühschicht auf 3 bringen. Aber objektiv: Zahlen immer noch sehr niedrig. Da Ihr „Bestes“ so niedrig startete, Ziel erreichen *ohne* wirklich viel besser zu werden.

Wettbewerbs-Benchmarking (Competitive Benchmarking)

Direkter Vergleich Sie vs. direkter Wettbewerber Ihrer Branche. Airline A vergleicht alle KPIs für Triebwerkswartung & Compliance mit Airline B.

Ziel: Industrie-Best-Practice-Level erreichen → dieser Weg. Aber Herausforderungen: Wissen wollen, wie Wettbewerber etwas macht → direkt fragen (hoffen auf ehrliche Antworten). Oder Infos anders beschaffen → rechtliche Risiken.

Funktionales Benchmarking (Functional Benchmarking)

Ähnliche/identische Funktionen, aber *außerhalb* Ihrer unmittelbaren Branche. Beispiel: Hotel vergleicht Check-in-KPIs mit Autovermieter. Gleiche Funktion, andere Branche. Oder: Wie Amazon Produkte im Lager pickt vs. wie Ihre Wartungstechniker Ersatzteile finden.

Schwer: Richtige Funktionen zum Vergleichen finden. Dann: Unterschiedliche Unternehmenskulturen erschweren Zusammenarbeit. Überwunden → große Verbesserungschancen.

Generisches Benchmarking (Generic Benchmarking)

Vergleich von KPIs für Funktionen, die *nicht gleich*, aber *verwandt* sind – weil sie dasselbe Grundkonzept teilen. Taxi-Unternehmen schaut auf Prozesse eines Rettungswagens. Taxi & Rettungswagen: Sehr unterschiedlich, nutzen Menschen aus sehr unterschiedlichen Gründen. Aber beide: Im Kern Menschen von A nach B bewegen.

Vorteil: Einfacher, andere Unternehmen anzusprechen. So weit außerhalb ihrer Branche → fühlen sich nicht bedroht. Aber: Distanz macht richtiges Matching schwerer. Auch: Schwieriger, „Best in Class“ zu identifizieren, da weit außerhalb Ihrer Branche.

Wie Instandhaltung benchmarken?

Gehen wir die Schritte des Wettbewerbs-Benchmarkings durch. Im Grunde: Unterschiedliche Fragen an jedem Schritt stellen.

Planen

Was ist der Prozess?
Was sind die KPIs?

Suchen & Beobachten

Welches Unternehmen gilt als das beste?
Was lernen wir, wenn wir *dieses* Unternehmen benchmarken?

Analysieren

Welche Merkmale machen deren Prozess überlegen?
Welche Aktivitäten müssen wir ändern, um Parität zu erreichen?

Anpassen (Adapt)

Wie befähigt uns das gewonnene Wissen, unseren Prozess zu verbessern?

Verbessern (Improve)

Wie setzen wir Änderungen im Prozess um?

Zusätzliche Schritte: Gap-Analyse – Abstand zwischen Ihren aktuellen Prozessen und dem, was Branchenführer tun. Einmal gesehen, wo Sie hinwollen → Kurs planen.

Wann aufhören zu benchmarken?

Nie. Ziel: Nicht „der Beste werden und aufhören“. Sie besteigen nicht den Mount Everest. Kein Gipfel. Stattdessen: Kontinuierliche Verbesserung. Einmal einen Prozess verankert → nächster. Jedes neue Asset → neue Chancen, neue Prozesse zu benchmarken.

Wie Maintenance Benchmarking berichten?

Denken Sie dran: Nicht messbar → nicht benchmarkbar. Brauchen zuverlässige Daten. Bester Weg zu zuverlässigen Daten zu Instandhaltungsoperationen: Wartungssoftware. Modernes cloud-basiertes CMMS sammelt Daten hervorragend – hält sie sicher, geschützt, *immer* aktuell. Sichert auch: Alle Instandhaltungs- & Arbeitsauftragsdaten von jedem Desktop oder mobilen CMMS-App zugänglich. Hat die Daten → Software fängt an, sie zu verarbeiten, KPI-Reihe für Sie zu berechnen. Benchmarking *ohne* CMMS möglich? Sicher. Aber das ist wie fragen: „Kann man von New York nach Las Vegas *laufen*?“ Antwort: Ja, möglich. Aber warum nicht fliegen? Viel schneller & einfacher.