Digital Asset Management meistern: Umfassende Strategie für datengetriebene Asset-Exzellenz

Stellen Sie sich vor, Sie sollen einen Business Case für den Austausch eines alten Assets erstellen. Dafür benötigen Sie Alter, Originalkosten und aktuelle Sicherheitsaudits, die die Einhaltung aktueller Codes bestätigen.

Im CMMS finden Sie das Kostenfeld leer und ein Datum von 1991. Auditberichte fehlen. Die Finanzabteilung teilt mit, das Asset sei 1984 zu 1,5 Mio. $ erfasst worden.

Die Daten stimmen noch nicht. Sie fragen das Engineering nach den Originalprojektdokumenten. Ein Senior Engineer, der einzige, der sich an das Projekt erinnert, durchsucht sein privates Archiv und findet die Datei. Sie zeigt Kosten von 1,2 Mio. $ und ein Installationsdatum 1983.

Nun haben Sie widersprüchliche Alters- und Kostenangaben. Warum? Sie recherchieren weiter und entdecken: Das CMMS-Datum 1991 spiegelte das Jahr der Systemimplementierung wider, nicht die Asset-Installation. Die Finanzabteilung hatte 1984 bei einer Restrukturierung Hilfssysteme zum Asset-Record hinzugefügt, was die Kosten aufblähte. Das wahre Installationsdatum war 1983, der korrekte Kostenwert 1,2 Mio. $.

Aber wo ist der Auditbericht? Der Ingenieur, der ihn erstellt hatte, hat das Unternehmen verlassen, alle zugehörigen Dateien wurden vom Shared Drive gelöscht. Es dauerte drei Tage, die Informationen von einem Beratungspartner wiederzubeschaffen. Wie kann eine Organisation datengetriebene Entscheidungen treffen, wenn Daten nicht verfügbar sind?

Digital Asset Management (DAM) als Lösung

Hier setzt eine Digital Asset Management (DAM)-Strategie an – der Grundpfeiler jedes datenzentrischen Asset-Management-Systems. DAM stellt sicher, dass Dokumente, Bilder und andere Informationen konsistent gespeichert, gemanagt und abgerufen werden, und schafft eine Single Source of Truth, die ISO 55001-Compliance unterstützt.

Was umfasst eine DAM-Strategie?

Es ist ein systematischer Rahmen, der definiert:

• Datengeltungsbereich (z. B. Bilder, Handbücher, Zeichnungen, Zertifikate, Berichte, Projektdateien, Asset- und Betriebsdaten, Marktnachfrage-Insights)
• Data Ownership und Zugriffsrechte
• Aufbewahrungsfristen
• Integrationspfade zwischen Systemen zur Vermeidung doppelter Eingabe und Fehlerreduktion
• Readiness für Industry 4.0 und IIoT, um nahtlosen Datenfluss in zukünftige Analysen zu gewährleisten

Ohne klare Strategie sind Asset-Daten verstreut, Entscheidungen verzögern sich, und Compliance-Reporting wird mühsam. Eine gut gestaltete DAM-Strategie richtet die digitale Landschaft an der physischen Welt aus: jedes physische Dokument hat einen entsprechenden digitalen Datensatz, verknüpft mit seinem Asset.

Erstellung einer Digital Asset Management Strategie

Die Entwicklung einer DAM-Strategie geht über die Auswahl eines Softwarepakets hinaus. Sie erfordert:

• Cross-funktionale Zusammenarbeit mit einem Lenkungsausschuss aus Wartung, Engineering, Finanzen, IT und Operations
• Definition von Vision und Scope, um sicherzustellen, dass zukünftige IIoT-Daten ohne kostspielige Nacharbeit aufgenommen werden können
• Entscheidung, welche Daten gemanagt werden, abgewogen zwischen Wert und Managementkosten
• Etablierung von Sicherheitsberechtigungen für Erstellung, Bearbeitung und Ansicht, oft aufgeteilt zwischen globalen Data-Governance-Teams und lokalen funktionalen Ownern
• Verknüpfung der Strategy mit unterstützenden Dokumenten: Digital Asset Standard, Engineering Document Naming Conventions, Project Handover Standards u. v. m.
• Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems, das mit CMMS, CAD, ERP und anderen Schlüsselplattformen integriert ist und Mobile Access, Version Control und Change Management unterstützt
• Ermöglichung mobiler Lösungen durch Sicherstellung, dass alle Informationen organisiert und im Feld leicht abrufbar sind

Digital Asset Standard

Dieser Standard definiert die erforderlichen Daten, ihr Format und ihren Speicherort. Er umfasst oft ein Data Dictionary und referenziert breitere Standards wie:

• Asset Master Data Standard – Hierarchie, Benennung, Klassifikation, Attribute, Betriebsdaten
• Materials Master Data Standard – Teilebenennung, Attribute, Lieferzeiten, Preise
• Maintenance and Failure Data Standard – Ausfälle, korrektive, proaktive Tasks, Mannstunden, Downtime, Failure Codes
• Process and Operating Data Standard – Flüsse, Drücke, Geschwindigkeiten, Condition Monitoring, Integrationspunkte

Jeder Datenpunkt listet Feldname, Pflichtstatus und Formatierungsregeln (z. B. Datumsformat TT-MM-JJJJ).

Engineering Document Standard

Während der Digital Asset Standard auf Datenpunkte fokussiert, regelt der Engineering Document Standard, wie Dokumente identifiziert, benannt und gespeichert werden:

• Dokumenttyp (z. B. MTC, PTG) gefolgt von Beschreibung, Asset-Nummer und eindeutiger Kennung
• Beispiel: MTC – Centrifuge Maintenance Manual – 865732 – 01
• Elektronische Dokumente verknüpft im CMMS oder einem dedizierten Dokumentenmanagementsystem
• Hardcopies verwaltet in einer Onsite-Bibliothek mit Sign-in/out-Verfahren und Register

Document Management System

Das Herzstück von DAM ist ein robustes Dokumentenmanagementsystem, das alle Assets speichert, trackt und sichert. Kernfähigkeiten umfassen:

• Integration mit CMMS, CAD, ERP und anderen Tools
• Version Control und Audit Trails
• Mobile Access und Change-Control-Features
• Retention und Records Management Support

Beliebte Lösungen sind OpenText, EQMS und eFileCabinet.

Project Handover Standard

Datenintegrität bei der Übergabe ist kritisch. Der Standard verlangt:

• Sammeln, Bereinigen und Hochladen aller erforderlichen Informationen während des Projekts
• Verifikation und Freigabe durch Operations, Wartung, Finanzen und Safety-Teams
• Vendor- oder Contractor-Verantwortlichkeit für Datenvollständigkeit vor finaler Zahlung

Implementierung der Digital Asset Management Strategie

Sind Strategie und unterstützende Dokumente bereit, erfolgt die Implementierung in Stufen:

• Content Audit zur Identifikation von Lücken und Datenqualitätsproblemen
• Priorisierung der Datensammlung basierend auf Wert vs. Kosten und Risiko fehlender Daten
• Pilot in einem ausgewählten Bereich zur Prozessverfeinerung und Wertdemonstration
• Schrittweises Skalieren, Nutzung der Lessons Learned zur Beschleunigung der Adoption im gesamten Unternehmen

Zukunft des Digital Asset Management

Organisationen ohne DAM-Strategie hinken bei der Adoption von Industry 4.0, KI und IIoT hinterher. Eine robuste Strategie erschließt:

• Lifecycle Costing, Kapitalplanung und risikobasierte Inspektionen
• Datengetriebene Kapitalentscheidungen, die Vertrauen bei Stakeholdern und Regulatoren schaffen
• Agilität zur Integration neuer Technologien und Analysen bei deren Entstehung

Weiterführende Ressourcen

Zur Vertiefung konsultieren Sie das Global Forum on Maintenance & Asset Management (GFMAM) Asset Management Landscape Dokument, das mit ISO 55001-Anforderungen aligniert ist.

Referenzen:

• SAP. (2016). Digital Transformation of Asset Management. SAP.
• ISO. (2020). ISO 55001: Asset Management.

Dieser Artikel wurde zuvor in den Reliable Plant 2019 Conference Proceedings veröffentlicht.