Wie Sie Ihren CFO von einer Automatisierungsinvestition überzeugen: Ein strategischer Leitfaden

Stellen Sie sich vor, Sie haben dreißig Minuten mit Ihrem Chief Financial Officer (CFO), um den Business Case für eine Automatisierungstechnologie zu präsentieren. Die Investition wird in die Millionen gehen. Sie haben Ihre Hausaufgaben gemacht und haben breite Unterstützung in der Organisation. Ihre Einstellung ist, dass Sie nicht für ein IT-Projekt eintreten, sondern für eine Geschäftstransformation, die IT-Komponenten hat.

Um vor dem Meeting Bewusstsein zu schaffen, haben Sie dem CFO externe Benchmarks von Peer-Unternehmen und den McKinsey Digital Report gegeben, der zeigt, dass automatisierte Prozesse zu den „primären Treibern der Produktivität“ werden.

Trotzdem kann ich bestätigen, dass es einschüchternd sein kann, in solchen Situationen der Präsentator zu sein. Seien wir ehrlich: Sie haben nicht die gleiche finanzielle Expertise wie der CFO, aber Sie müssen eine Technologieinvestition in ein spezifisches finanzielles Ergebnis übersetzen.

Dieser Artikel ist der erste in einer dreiteiligen Serie, die Menschen helfen soll, die sich für eine Investition in Automatisierung in ihrer Organisation einsetzen. Teil eins (dieser Artikel) wird sich darauf konzentrieren, wie und wann man den CFO einbindet.

Wie man den CFO einbindet

Schritt eins bei der Förderung von Automatisierung mit Ihrem CFO ist, Ihr Publikum zu kennen. Es ist wichtig zu verstehen, durch welche Linse Ihr CFO bei Investitionsentscheidungen schaut. Um dies besser zu verstehen, habe ich kürzlich mit UiPath CFO Ashim Gupta gesprochen, um seine Perspektive zu gewinnen.

Im Video unten spricht er darüber, wie die unterschiedlichen Hintergründe von CFOs ihre Entscheidungskriterien beeinflussen:

• Die aus dem Controlling oder Rechnungswesen kommen, neigen dazu, über Governance und Risiken im Zusammenhang mit dem Programm nachzudenken
• Die von der operativen Seite des Unternehmens kommen, denken darüber nach, wie man Effizienz in das breitere Geschäft mit dem Programm bringt
• Die aus den Reihen der Finanzplanung und -analyse (FP&A) kommen, wollen die in den Annahmen verwendeten Daten prüfen und die Variablen im Return-on-Investment (ROI)-Modell belastungstesten

Unabhängig vom Hintergrund des CFO sind alle CFOs um Umsatzwachstum, Kosteneindämmung und Risiko besorgt. Wenn Sie den CFO einbinden, wären Sie gut beraten, die Automatisierungsinvestition in diesen Begriffen zu formulieren.

Wann man den CFO einbindet

Automatisierung ist eine unternehmensweite Fähigkeit. Selten wird der CFO der alleinige Entscheidungsträger sein. Angesichts des Gewichts dieser Entscheidungen gibt es oft ein Dutzend oder mehr Personen mit erheblichem Einfluss auf die Investition.

Ich habe drei Phasen beobachtet, die meine Kunden typischerweise durchlaufen, wenn sie mit ihrem CFO interagieren (wie im Diagramm unten dargestellt). Es beginnt mit der Schaffung von Bewusstsein und der Orchestrierung von Unterstützung für das Programm über viele Menschen in Business und IT, um Konsens zu erzielen.

Der CFO verpflichtet sich erstmals dem Programm, indem er Automatisierung in den jährlichen Budgetierungsprozess aufnimmt. Später, nach einer von Business- und IT-Stakeholdern geleiteten Evaluation, trifft der CFO oder ein Einkaufskomitee die Entscheidung, die Investitionsmittel freizugeben.

Quelle: UiPath

Unterschätzen Sie nicht den Wert, den Sie persönlich auf dieser Automatisierungsreise einbringen, indem Sie den Prozess durch jede Phase bis zur Entscheidung begleiten.

Sie sind das, was ich einen „Mobilisierer“ nenne, weil Sie wahrscheinlich von einem Team von Projektenthusiasten für Ihre Fähigkeit ausgewählt wurden, ein Budget zu schaffen, wo keines existiert. Als solches: Wer besser als Sie, um für dieses Projekt durch jede Frage zu kämpfen, die die drei Phasen markiert (im Detail unten erklärt)?

• Warum überhaupt etwas? Der Fall für etwas anderes zu tun beginnt mit den finanziellen Kosten, keine Veränderung vorzunehmen. Um sich auf die Diskussion der Vorteile von Automatisierung mit dem CFO vorzubereiten, versuchen Sie, diese Frage nur in Microsoft Excel zu beantworten. Nutzen Sie ein Spreadsheet, um die Geschichte der „Vorher vs. Nachher Automatisierung“-Verbesserungen durch Zahlen zu erzählen. Zu erklären, warum der Status Quo nicht gut genug ist, kann auch in Kunden- und Mitarbeitererfahrungszahlen verankert werden, die in Umfragen und Net Promoter Scores (NPS) auftauchen.
• Warum jetzt? Wie das obige Diagramm zeigt, ist Phase zwei der Bereich, in dem Sie den größten Einfluss auf die Entscheidung des CFO haben werden. Wie gut Sie argumentieren, dass ein Automatisierungsprogramm jetzt dringend zu prüfen ist, wird es Ihnen ermöglichen, Exekutiv-Sponsoring zu sichern, sicherzustellen, dass das Automatisierungsprogramm auf die breitere Strategie ausgerichtet ist, und einen Budgetposten zu sichern.
• Warum dies? Es gibt eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass bereits andere Projekte im Gange sind, die um dieselben Ressourcen konkurrieren und denselben Business Case machen. Ein sicherer Weg, CFO-Unterstützung zu verlieren, ist, eine undurchsichtige Sicht auf den zukünftigen Zustand nach der Investition in Automatisierung zu haben. Der CFO will ein klares Bild des projizierten Geschäftsergebnisses – typischerweise ausgedrückt in Umsatz, Kosten und/oder Risiko – und warum dies gegenüber konkurrierenden Projekten priorisiert werden sollte.

Auf drei Horizonte des Werts zielen

Eine häufige Falle bei Robotic Process Automation (RPA) ist zu denken, dass ein schneller ROI in wenigen ausgewählten Prozessen berechnet werden kann. Dies führt zu einem prozessweisen Finanzierungsansatz, bei dem jede Automatisierung ROI rechtfertigen muss. Ich habe gesehen, wie sich dieser Ansatz schnell in ein verwirrendes Sortiment von getrennten Projekten mit einer breiten Palette von Stakeholdern verschlechtert. Folglich kommt das RPA-Programm zum Stillstand oder, noch schlimmer, scheitert ganz.

Wie das RPA-Programm finanziert wird, beeinflusst das Innovationstempo.

Ich sehe erfolgreiche Mobilisierer in Unternehmen, die von Anfang an eine „Nordstern“-Vision eines digitalen Assistenten-Software-Roboters für jeden Mitarbeiter setzen. Als Nächstes bieten sie eine Roadmap mit Meilensteinen des Werts, die mit diesem Ehrgeiz verbunden sind, damit der CFO entscheiden kann, „groß einzusteigen“ und aggressiv zu ressourcieren oder jedes Investitionsniveau konservativer durchzuarbeiten.

Ich empfehle, dem CFO drei Horizonte der Innovation zu erklären, indem Sie die Stakeholder benennen, die von RPA profitieren werden. Wenn Sie jede Stakeholder-Gruppe erreichen und RPA auf dieser Ebene Wert liefert, kann das Programm auf den nächsten Horizont zielen.

Die ehrgeizigsten Unternehmen beginnen in dieser Reihenfolge, um die Organisation von Anfang an zu „großem Denken“ zu bewegen mit:

• Globale Prozesseigner, die Qualität und Compliance für komplexe Prozesse verbessern, die sich über viele Abteilungen, Geschäftsbereiche und Regionen erstrecken. Dies kann in einem Teil des End-to-End-Prozesses beginnen, wie Order Management innerhalb von Order-to-Cash. Aber es wird schnell stromaufwärts und stromabwärts des Startpunkts expandieren.
• Shared-Services-Eigner, die Effizienz für den Durchsatz von High-Volume-Transaktionen verbessern. Dies kann die Automatisierung von Prozessen umfassen, die früher in einem Business-Process-Outsourcing-Vertrag waren.
• Geschäftsbereichsleiter, die gesamte Funktionen in ihren Abteilungen automatisieren und die Produktivität jedes Mitarbeiters mit einem digitalen Assistenten steigern.

Diese Ambitionen werden durch ein Automatisierungs-Betriebsmodell unterstützt, das ein Steuerungskomitee etabliert. Das Steuerungskomitee bietet Governance beim Schutz der CFO-Investition, um sicherzustellen, dass Geschäftsführer den bei jedem Horizont versprochenen ROI erreichen.

Teil zwei dieser Serie wird tiefer in die drei Fragen eintauchen, die Ihrem CFO im Kopf sein werden, wenn Sie den Wert von Automatisierung präsentieren: wie bald erhalte ich diesen Wert, wie sicher sind wir, dass wir diesen Wert erreichen können, und wie viel wird es mich kosten. Sie sollten ihn lesen, wenn Sie nach einem sicheren Weg suchen, das volle Potenzial für Automatisierung in Ihrer Organisation zu erklären und eine greifbare Roadmap zu dessen Erreichung zu haben.

Weiterlesen: Wie Sie für Automatisierung bei Ihrem CFO eintreten (Teil Zwei)