So erreichen Sie eine Business-IT-Ausrichtung für den Automatisierungserfolg

Die Finanzabteilung von Applied Materials – dem weltgrößten Unternehmen für Halbleiter- und Anzeigegeräte – stand vor einer schwierigen Aufgabe. Das Unternehmen wuchs schnell, und die Finanzabteilung musste nicht nur Schritt halten, sondern dem Unternehmen verstärkt Geschäftspartner- und Analyseunterstützung bieten. Ein Problem:Sie mussten ohne materielle Erhöhung der Finanzmittel auskommen.

Auf dem kürzlichen Reboot Work Festival erklärten Junaid Ahmed, Corporate Vice President (VP) of Finance von Applied Material, und Ted Hanson, VP of IT, wie sie an die Lösung dieses Problems herangegangen waren.

Ihre Lösung:Sie brauchten Automatisierung, und zwar schnell. Viele Unternehmen gehen dieses Problem möglicherweise lauwarm an und führen neue Technologien und Prozesse stückweise und in einem rasanten Tempo ein. Nicht Applied Materials, da sie eine groß angelegte, schnelle robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) als Mittel sahen, um in kurzer Zeit die dringend benötigte zusätzliche Bandbreite der Finanzorganisation zu schaffen. Dieser Ansatz ermöglichte es der Finanzabteilung, sich (von Anfang an) eine ganzheitliche Sicht auf die Auswirkungen der Automatisierung auf das Unternehmen vorzustellen und eine Strategie und einen Fahrplan zu entwickeln, um diese Vision zu erreichen. Ein Schlüssel zum Erreichen von Skalierbarkeit und Nachhaltigkeit bei der Automatisierung wäre eine starke Abstimmung zwischen Geschäft und IT von Anfang an.

Applied Materials erzielte Automatisierungserfolge in einem Ausmaß und mit einer Geschwindigkeit, um die die meisten Unternehmen beneiden würden, weil sie vom ersten Tag an alles gegeben haben.

Business und IT von oben nach unten ausrichten

Applied Materials war sich der Bedeutung einer frühzeitigen Geschäfts- und IT-Ausrichtung bewusst und hatte dies als Best Practice in früheren agilen Finanztransformationsprojekten eingesetzt, die vor der Einführung des Automatisierungsprogramms abgeschlossen wurden. Dazu gehörte die Abstimmung starker Chief Financial Officer (CFO) und Chief Information Officer (CIO) und der jeweiligen Führungsteams oder der Bemühungen, und das erwies sich als hilfreich.

Aufbauend auf ihren bisherigen Erfahrungen bildete Applied Materials ein funktionsübergreifendes Team aus Finanzen und IT. Ahmed und Hanson betonten, dass die Ausrichtung von Anfang an vorhanden war – und sein musste. Das kleine Team aus Finanzen und IT nahm sich die Zeit, sich zunächst auf die Erforschung der RPA-Technologie und die Bewertung der Fähigkeiten der führenden RPA-Anbieter zu konzentrieren. Anschließend führten sie ihre eigene Feldforschung durch Referenzanrufe mit anderen Finanzorganisationen durch, um die Durchführbarkeit und Wirksamkeit von RPA zu untersuchen.

Die Abstimmung zwischen Business und IT kann schwer zu erreichen und manchmal sogar noch schwieriger aufrechtzuerhalten sein. Junaid konzentrierte sich auf drei Dinge, die sein Team tat, um die Ausrichtung aufrechtzuerhalten:

1. Sie luden die IT frühzeitig ein, damit jeder die Geschäftsziele und Strategieanforderungen verstehen konnte. Insbesondere brachten sie IT-Führungskräfte ein, die über Wissen und Einfluss in der gesamten IT verfügten.

2. Sie erkannten sofort, dass es Wissenslücken im Zusammenhang mit RPA geben würde, insbesondere in Bezug auf IT-Infrastruktur, Sicherheit und andere Prozesse, die IT und Finanzen umfassen. Sie stellten sicher, dass sie wussten, „was sie nicht wussten“, und arbeiteten dann daran, diese kritischen Wissenslücken durch Implementierungspartner und den Anbieter der RPA-Plattform zu schließen.

3. Intern begannen sie auf einer starken Basis zwischen Finanzen und IT, indem sie die richtigen Erfahrungen in das Automatisierungsprogrammteam einbrachten, um die RPA-Implementierung zu erleichtern.

Diese Ebene der Business-IT-Ausrichtung erstreckte sich über alle Organisationen. Mit diesen drei Taktiken erreichten sie eine umfassende Abstimmung in der gesamten IT-Organisation. Dazu gehörten das Infrastrukturteam, das Anwendungsteam, das Identitätsverwaltungsteam, das Informationssicherheitsteam, die interne Revisionsorganisation, die Rechtsabteilung und das Ökosystem des IT-Dienstleisters.

Machen Sie große und schnelle Schritte, um Nachhaltigkeit zu erreichen

Nachhaltigkeit war ein Nordstern für die Finanz- und IT-Teams, seit sie mit der Planung begannen. Sie stellten fest, dass entgegen der Annahme einiger traditioneller Unternehmen der beste Weg zur Nachhaltigkeit über eine frühzeitige Skalierung führt. Sie beschleunigten ihren Zeitplan und zielten darauf ab, erhebliche Mengen an neuen Kapazitäten zu schaffen. Um groß und schnell voranzukommen, mussten sowohl die Finanz- als auch die IT-Teams einen Schritt zurücktreten und darüber nachdenken, welche Wirkung sie mit RPA wirklich erzielen wollten. Dies gab ihnen die Perspektive, die sie brauchten, um eine Grundlage für Stabilität und Nachhaltigkeit zu schaffen.

Die Wurzeln dieses Projekts lagen in der Notwendigkeit der Finanzorganisation, schnell viel Kapazität zu schaffen. Ohne Skalierung würde sich die Investition von Zeit und Geld einfach nicht lohnen.

Ahmed stellte fest, dass ihr Fokus auf Skalierung sie zwang, sorgfältig über die ihnen zur Verfügung stehenden Automatisierungslösungen nachzudenken. Da sie wussten, dass die Auswirkungen groß sein würden, wählten sie nicht die erstbeste Lösung, die sie sahen. Stattdessen untersuchten sie die Landschaft und wählten die am besten geeignete aus. Insbesondere empfahlen sie anderen Organisationen, nicht nur in Bezug auf die Automatisierungsplattform, sondern auch in Bezug auf die Kundensupport-Infrastruktur und das Partner-Ökosystem sorgfältig vorzugehen. Und bei der Auswahl eines Implementierungspartners legte Ahmed vor allem Wert auf Erfahrung. Ihm zufolge möchten Sie jemanden, der „da war und das getan hat.“

Die Gesamtperspektive half auch der IT-Seite. Hanson erklärte, dass die IT eine ganzheitliche Sicht auf die erforderliche Automatisierungsinfrastruktur, Entwicklungs- und Supportprozesse, Kontrollen, Skalierung und Leistung einnehmen muss, um groß und schnell zu werden.

Die Erfahrung der IT hat ihnen gezeigt, dass eine enge Perspektive von Anfang an zu mehreren iterativen Zyklen von inkrementellen Infrastruktur- und Prozessänderungen führen kann, wenn mehr Anwendungen und Prozesse in die RPA-Falte gebracht werden. Ein enger Plan, der sich beispielsweise nur auf SAP konzentriert, könnte wichtige grundlegende Überlegungen übersehen, die für andere Anwendungen wie E-Mail und Microsoft SharePoint berücksichtigt werden müssten. Ein größerer Überblick brachte jedoch taktischen und strategischen Erfolg.

Geben Sie der Geschwindigkeit Vorrang vor der Standardisierung

Organisationen, die Automatisierung implementieren, stehen oft vor einer scheinbar klar definierten Wahl:Standardisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse und automatisieren Sie sie dann oder automatisieren Sie sie unverändert. Applied Materials hat einen dritten Weg gefunden.

Applied Materials entschied sich für Standardisierung durch Automatisierung. Die Standardisierung von Prozessen in großen Unternehmen ist schwierig, weil sie komplex und zeitaufwändig ist. Niemand hat wirklich die Zeit, es zu erledigen – selbst wenn es wichtig ist und selbst wenn die Leute signalisieren, dass sie es wollen.

Applied Materials begann damit, alle Interessengruppen zu sammeln, die für einen bestimmten Anwendungsfall relevant sind. Sie sagten den Stakeholdern, dass sie ihre Prozesse unverändert automatisieren würden, und sagten ihnen auch, dass dies ihre Chance sei, Standardisierungsmöglichkeiten zu prüfen. Sie boten Automatisierung als Belohnung an. Anstatt beispielsweise drei Automatisierungen für drei Teams, motivierten sie die Beteiligten zur Standardisierung. Wenn sie standardisiert würden, könnten diese drei Teams schneller automatisiert werden, da nur eine Automatisierung für die drei jetzt standardisierten Prozesse erforderlich wäre.

Ahmed betonte, wie wichtig es sei, der Geschwindigkeit Priorität einzuräumen. Standardisierung ist hilfreich, aber es ist ein großes Risiko, Standardisierung zur Voraussetzung für die Automatisierung zu machen. Das Errichten dieser Barrikade kann die Ausführung erschweren und die überaus wichtige Dynamik verlangsamen, die RPA-Projekte benötigen, um erfolgreich zu sein.

Halten Sie die Dynamik aufrecht, indem Sie die Vorteile hervorheben

Das Vorschlagen von RPA und das Bereitstellen Ihrer ersten Software-Roboter sind Zeiten, in denen Ihre Organisation wahrscheinlich am meisten von RPA begeistert sein wird. Die Herausforderung besteht darin, die Dynamik nach dieser frühen Aufregung aufrechtzuerhalten und zu beschleunigen. Applied Materials fand heraus, dass der beste Weg, die Dynamik voranzutreiben, darin bestand, greifbare Vorteile vor einflussreichen Stakeholdern zu präsentieren.

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Applied Materials folgte einem Grundprinzip:Wenn Menschen Vorteile sehen, wollen sie mitmachen. Daher legen sie besonderen Wert darauf, zunächst hochwertige Anwendungsfälle auszuwählen, die erhebliche Vorteile bieten würden. Das Unternehmen wusste, dass seine frühen Anwendungsfälle den Rest des Automatisierungsprogramms tonangeben würden.

Diese frühen hochwertigen Anwendungsfälle hatten die beabsichtigten Ergebnisse. Das RPA-Team richtete Prozesse ein, um Daten zu sammeln und Metriken und Dashboards zu erstellen, die die Anzahl der automatisierten Transaktionen und die eingesparten Stunden nachverfolgten. Diese Metriken lieferten Beweispunkte für den Wert, den RPA bot. Die Beweispunkte wiederum erzeugten mehr Zugkraft für die Automatisierung innerhalb der Finanzorganisation sowie ein starkes Interesse von anderen Organisationen innerhalb von Applied Materials.

Business-IT-Alignment ist die Grundlage für eine ehrgeizige RPA-Initiative

Die Bedeutung des Business-IT-Alignments kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Applied Materials hatte das scheinbar unmögliche Ziel, mit weniger mehr zu erreichen, aber aufgrund ihres Ansatzes zur Automatisierung gelang ihnen dies.

Es lohnt sich, sich an die Lektionen hier zu erinnern, gerade weil sie nicht offensichtlich sind. Traditionelle Organisationen könnten vorsichtig und langsam vorgehen. Die Aussicht, ein vollautomatisiertes Unternehmen™ zu werden, erfordert jedoch mehr Ehrgeiz. Für Applied Materials bedeutete das, sich schnell zu bewegen, groß zu skalieren und Nachhaltigkeit zu priorisieren.

Auf dem Reboot Work Festival haben wir von vielen weiteren ambitionierten Kunden und Partnern gehört. Wenn Sie es verpasst haben, stellen Sie sicher, dass Sie immer noch auf die Aufzeichnungen zugreifen (nachdem Sie sich für den Zugriff registriert haben, finden Sie die aufgezeichnete Session von Applied Materials im großen Zelt auf dem virtuellen Festivalgelände).

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